workflow learns from You

Transkrypt

1 workflow learns from You Astrafox sp. z o.o. Tel Faks Warszawa ul. Taborowa 8

2 Spis treści Spis treści Wprowadzenie 1 AMODIT 2 Wybrane wdrożenia AMODIT 6 Zespół i metodyka 7 Korzyści 9 Dla kierownictwa najwyższego szczebla: 9 Dla menedżerów średniego szczebla 9 Dla wszystkich: 9 Kontakt 10

3 Str. 01 Wprowadzenie Wprowadzenie Niniejszy opis stanowi przegląd możliwości systemu AMODIT workflow learns from You, którego zadaniem jest usprawnienie przepływu informacji oraz pracy bez względu na przedmiot procesowanych spraw, czy branże w których znajduje zastosowanie. Wdrożenie rozwiązania w oparciu o AMODIT pozwala na: centralizację procesów biznesowych automatyzację procesów biznesowych ustandaryzowanie procedur związanych z czynnościami na różnych etapach procesów optymalizację czasu wykonania poszczególnych czynności usprawnienie procesu dystrybucji dokumentów w obrębie organizacji analizę i usprawnianie procesów w celu osiągania lepszych efektów oszczędności procesowe tj. redukcję kosztów procesowania spraw Przy wdrażaniu systemów elektronicznego obiegu dokumentów istotne jest aby przedsiębiorstwo otrzymało rozwiązanie spełniające zarówno bieżące potrzeby w zakresie automatyzacji wybranych procesów biznesowych, ale jednocześnie aby rozwiązanie dynamicznie podążało za rozwojem i zmianami w organizacji.

4 Str. 02 AMODIT AMODIT AMODIT to innowacyjny system obiegu dokumentów, który stosuje unikalną, autorską metodę adaptacyjnego modelowania procesów. Dzięki zastosowaniu elementów sztucznej inteligencji takich jak przewidywanie zachowań użytkowników, analiza tekstu załączonych dokumentów, wykrywanie nietypowych sytuacji, pozwala w łatwy sposób zarządzać przepływem informacji niezależnie od wielkości organizacji i liczby procesów. Innowacyjna technologia ogranicza do minimum, a w niektórych przypadkach eliminuje całkowicie, konieczności wykonywania klasycznej analizy przedwdrożeniowej, co znacząco obniża koszty wdrożenia i znacząco skraca czas produkcyjnego uruchomienia. Narzędzie jest łatwe, zrozumiałe i jak do tej pory nie natrafiliśmy na sytuację, w której coś byłoby niemożliwe Maciej Buba, PMO & Solutions Manager w AmRest Holdings Wiele wymagań jedno rozwiązanie Tworzenie zaawansowanych i spersonalizowanych procesów wspomagających działalność biznesową Klienta nigdy nie było tak proste. Platforma AMODIT integruje procesy biznesowe o różnorodnych stopniach interakcji samych procesów, jak i integracji z systemami IT wykorzystywanymi przez Klienta. Umożliwia realizację wielu funkcji wsparcia na jednej platformie workflow ze szczególnym uwzględnieniem określonych wymagań takich jak np: Rejestracja i ewidencja spraw i dokumentów różnego typu Automatyzacja inicjowania spraw na podstawie określonych zdarzeń np. wpłynięcia maila, pojawienia się skanu itp Archiwizacja dokumentów elektronicznych Szybkie pełno tekstowe wyszukiwanie dowolnych dokumentów lub spraw Pełna kontrola nad przebiegiem procesów Pełna kontrola dostępu do spraw i dokumentów Prosty w obsłudze, dostępny przez przeglądarki, zunifikowany i wygodny interfejs użytkownika Dynamicznie tworzone lub modyfikowane formularze opisujące dowolną sprawę lub dokument Dynamicznie tworzone etapy/kroki procesu podążające za potrzebami użytkowników Pełna historia zmian wprowadzanych przez uczestników procesu na każdym etapie sprawy Możliwość dodawania dowolnej liczby załączników do sprawy Przechowywanie dowolnych typów dokumentów Automatyczny OCR Obsługa jedno i dwu wymiarowych kodów kreskowych

5 Str. 03 AMODIT Rozbudowany mechanizm powiadomień, eskalacji spraw, informowania o stanie realizacji, opóźnieniach, anomaliach itp. Obsługa nieobecności i zastępstw Obsługa podpisu elektronicznego Szerokie możliwości raportowe Unikalna technologia AMODIT dostarcza unikalną technologię która pozwala na: Ograniczenie do minimum lub eliminację etapu analizy i projektowania procesów dzięki technologii dynamicznego tworzenia procesów w oparciu o zachowania użytkowników Ograniczenie do minimum lub eliminację etapu szkoleń użytkowników dzięki technologii uczenia się systemu na podstawie zachowań użytkowników i rodzajów procesowanych spraw i dokumentów Przyspieszenie realizacji spraw przez użytkowników dzięki technologii text mining i decision trees pozwalającej na podpowiadanie użytkownikom kolejnych czynności i osób do których sprawa powinna być skierowana, Zdefiniowanie nawet najbardziej złożonych procesów i zależności pomiędzy procesami dzięki zastosowaniu unikalnego silnika reguł biznesowych sterujących przepływem zdarzeń w procesie Łatwą integrację z systemami zewnętrznymi dzięki wbudowanym mechanizmom synchronizacji słowników oraz bogatemu interfejsowi API. Modyfikację i tworzenie nowych procesów przez właścicieli biznesowych nie mających doświadczenia w obszarze IT. Pełne bezpieczeństwo danych AMODIT zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych i udostępnianych informacji spełniając m.in. wymogi bezpieczeństwa wg wytycznych GIODO: Dostęp tylko dla użytkowników posiadających aktywne konto w systemie AMODIT System wymaga unikalnych nazw użytkowników Autoryzacja (akceptacja) przez administratora każdego nowego konta Prosta integracja z Active Directory i bieżąca synchronizacja. Kontrola siły hasła (wymuszanie zastosowania kombinacji znaków) Kontrola wieku hasła (wymuszanie zmiany) Blokowania konta po kilku próbach wprowadzenia błędnego hasła Dostęp do aplikacji przy użyciu protokołu SSL z 128 bitowym kluczem szyfrującym.

6 Str. 04 AMODIT Rejestrowanie zmian we wprowadzanych danych dla każdego uczestnika procesu Uprawnienia do pojedynczych pól i sekcji formularza oraz etapów sprawy Wszelkie metody uwierzytelnienia wykonywane są po stronie serwera. Uwierzytelnianie dla wszystkich stron, które tego wymagają. Zarządzanie sesją po wylogowaniu się użytkownika Żadne wrażliwe dane nie są przechowywane w Cookies. System nie przesyła danych sensytywnych jako parametr URL. Odporność na ataki (XSS, SQLInjection) Zarząd uzyskał narzędzie do kontroli przepływu informacji i szybkiego dostępu do dokumentów. Andrzej Ciupa Członek Zarządu, BMM Sp. z o.o. Analiza i optymalizacja AMODIT zapewnia praktycznie nieograniczone możliwości raportowe, a tym samym dostarcza narzędzi do ciągłego doskonalenia procesów i podnoszenia efektywności organizacji: Wizualizacja przebiegu spraw dla wszystkich procesów ze wskazaniem wąskich gardeł, czasów realizacji poszczególnych kroków zarówno w konkretnym przebiegu procesu jak i czasów średnich. Analiza najwolniejszych/najszybszych spraw/uczestników/etapów Analiza ilościowa na wszystkich etapach wszystkich procesów i uczestników Wbudowany generator zestawień i widoków z dostępem do wszystkich definiowanych dynamicznie pól formularza i zawartych w nich danych Grupowe zarządzanie sprawami, np. masowe podpisywanie, edycja danych bez konieczności otwierania każdej sprawy osobno z uwzględnieniem uprawnień użytkownika. Automatyczne tworzenie widoków/zapytań SQL umożliwiających poszerzenie analizy z zastosowaniem zewnętrznych, wykorzystywanych w przedsiębiorstwie systemów raportowych Export do plików Excel, wszelkich zestawień tworzonych w AMODIT Funkcje administracji systemem AMODIT AMODIT dostarcza kompletny zestaw funkcji, umożliwiający konfigurację systemu zgodnie z wymaganiami organizacji. Nie są potrzebne żadne inne narzędzia do zarządzania i konfigurowania systemu AMODIT. W szczególności funkcje administracyjne umożliwiają: Zarządzanie strukturą organizacyjną wraz z możliwością przypisywania pracowników do danych jednostek organizacyjnych czy działów. Zarządzanie użytkownikami, grupami i uprawnieniami

7 Str. 05 AMODIT Samodzielne modelowanie procesów biznesowych zarówno nowych jak i modyfikacji istniejących Pełna kontrola nad każdym aspektem procesu, formularza, sekcji, tabel, podformularzy czy pojedynczych pól do wprowadzania danych. Tworzenie, modyfikacja, zarządzanie słownikami wewnętrznymi Synchronizacja ze słownikami zewnętrznymi Uzupełnianie list słownikowych w sposób manualny lub automatyczny.

8 Str. 06 Wybrane wdrożenia AMODIT Wybrane wdrożenia AMODIT AmRest Holdings jest firmą prowadzącą największą sieć restauracji w Europie Środkowo Wschodniej. Po kilkumiesięcznym procesie wyboru partnera, AmRest zdecydował, że kwestie usprawniania procesów biznesowych powierzy Astrafox i oprze swoje rozwiązania o system AMODIT. Narzędzie jest łatwe, zrozumiałe i jak do tej pory nie natrafiliśmy na sytuację, w której coś byłoby niemożliwe Maciej Buba, PMO & Solutions Manager Ministerstwo Sportu i Turystyki - AMODIT jest podstawowym systemem składania, obsługi i akceptacji wniosków o dofinansowanie w tzw programach wsparcia. Obecnie obsługuje ponad 50 różnych typów wniosków. Qualia Development. Wdrożenie AMODIT w modelu chmurowym skróciło czas akceptacji faktur. Faktury są skanowane w różnych lokalizacjach (np. hotelach), opisywane i przekazywane elektronicznie do akceptacji w centrali. Akademia Obrony Narodowej - Wdrożenie systemów AMODIT oraz SharePoint istotnie usprawniło zarządzanie przepływem informacji, co jest ważną zmianą jakościową w obszarze działalności Wydziału Zarządzania i Dowodzenia, i znacząco zwiększa naszą efektywność pracy mjr mgr inż. Bartosz Biernacik BMM - firma informatyczno-szkoleniowa Wdrożenie systemu AMODIT skróciło czas obsługi wybranych procesów biznesowych i zmniejszyło ich pracochłonność. Jednocześnie Zarząd uzyskał narzędzie do kontroli przepływu informacji i szybkiego dostępu do dokumentów. Andrzej Ciupa Członek Zarządu, BMM Sp. z o.o. (firma informatyczno-szkoleniowa) Networks! - AMODIT usprawnił obiegu dokumentów w ramach intranetu na platformie SharePoint. Wdrożenie objęło 800 użytkowników. Zaimplementowane zostały procesy kadrowe (wnioski urlopowe i delegacje). TrackTec S.A. - producent elementów nawierzchni kolejowej AMODIT umożliwił stałe monitorowania procesów zachodzących w obrębie organizacji oraz dostarczył narzędzi do ciągłego usprawniania działalności biznesowej dzięki czemu możliwy jest dynamiczny rozwój firmy. i kilkanaście innych

9 Str. 07 Zespół i metodyka Zespół i metodyka Astrafox jest kilkudziesięcio-osobową firmą informatyczno-konsultingową. Najwyższej klasy konsultanci, architekci rozwiązań IT, projektanci oraz programiści tworzą zespół przygotowany do wielu różnorodnych zadań opartych nie tylko na autorskim systemie do automatyzacji procesów biznesowych AMODIT, lecz także obejmujące zaawansowane rozwiązania z wykorzystaniem technologii Microsoft. Nasze doświadczenie we wdrożeniach systemów informatycznych zaowocowało wypracowaniem skutecznej, ale także przyjaznej użytkownikowi metodyki wdrożeń zgodnej ze standardami PMBOK, dostosowanej do wielkości projektów i nie narzucającej dużej ilości formalizmów. Dla rozwiązań opartych o AMODIT stosujemy autorskie podejście oparte głównie o tzw. metodyki zwinne. Pozwala to Klientowi na osiągnięcie w możliwie krótkim czasie postawionych celów. Krótki czas wdrożenia, możliwość ciągłego doskonalenia i usprawniania uruchomionych produkcyjnie procesów, ograniczona do minimum potrzeba szkolenia użytkowników, zwiększają gwarancję udanego i skutecznego wdrożenia. Główne kroki to: 1) Warsztaty AMODIT, podczas których powstaje ogólna koncepcja implementacji procesów biznesowych. Bezpośrednio w systemie AMODIT definiowane są etapy procesu oraz pola formularzy, które będą służyły do wprowadzania danych biznesowych na poszczególnych etapach. Ważną zaletą warsztatów jest to, że użytkownicy biznesowi, którzy uczestniczą w nich nabywają wiedzę, jak samodzielnie modelować procesy w systemie AMODIT. Warsztaty pozwalają również określić dodatkowe wymagania jak np. integrację z systemami IT wykorzystywanymi w organizacji (ERP, CRM itp.). W takim przypadku wdrożenie będzie obejmowało etap integracji i rozwoju. 2) Instalacja i konfiguracja środowiska AMODIT. Podczas tego kroku system AMODIT jest zainstalowany i konfigurowany w infrastrukturze IT organizacji. W większości przypadków po warsztatach [1] oraz instalacji i konfiguracji [2] system AMODIT jest gotowy do użytku. 3) Czasami mogą być wymagane szkolenia dla użytkowników, ale najczęściej pracownicy mogą rozpocząć pracę w systemie bez dodatkowych szkoleń ponieważ AMODIT posiada bardzo intuicyjny interfejs. 4) Integracja i rozwój - etap ten obejmuje wykonanie dodatkowych interfejsów umożliwiających dwukierunkowe komunikowanie się AMODIT z systemami zewnętrznymi w oparciu o ustalone z klientem mechanizmy np. WebService, tabele pośrednie, usługi, pliki tekstowe itp.

10 Str. 08 Zespół i metodyka 5) Ponieważ organizacje zmieniają się, może się zdarzyć, że niektóre zmiany powinny być wykonane w istniejących procesach biznesowych obsługiwanych przez AMODIT. Odbywa się to w ramach usługi wsparcia, ale zazwyczaj wykonywane jest przez przeszkolonych podczas warsztatów [1] użytkowników biznesowych.

11 Str. 09 Korzyści Korzyści Korzyści z wykorzystania systemu AMODIT pojawiają się na wszystkich poziomach organizacji Dla kierownictwa najwyższego szczebla: Szybki proces wdrożenia, który przekłada się na: o minimalny czas oddelegowania pracowników do realizacji projektu o niższe koszty wdrożenia po stronie organizacji o natychmiastowe efekty biznesowe dzięki uruchomieniu produkcyjnemu nawet w ciągu kilku dni od startu projektu Usprawnienie procesów biznesowych poprzez odkrywanie wąskich gardeł lub innych zaburzenia lub anomalii w organizacji pracy; Dynamiczne dostosowanie do zmian organizacyjnych. Dla menedżerów średniego szczebla Wgląd w sposób wykonywania zadań przez pracowników; Możliwości usprawniania przepływów pracy i procesów; Wzrost efektywności Lepszy podział pracy pomiędzy pracowników; Dla wszystkich: Możliwość podejmowania decyzji w konkretnej sprawie w oparciu o wyniki działania sztucznej inteligencji wykorzystywanej w AMODIT Szybkie i wygodne wyszukiwanie dokumentów i spraw; Wygodny mechanizm przekierowania spraw w nietypowych sytuacjach, nie przewidzianych w trakcie wdrożenia. możliwość poszerzania zastosowania we własnym zakresie (nowe procesy, modyfikacja istniejących) obsługa przez osoby nie mające żadnego przygotowania informatycznego uporządkowany, centralny dostęp do informacji i dokumentów wzrost bezpieczeństwa informacji wgląd w prawdziwy przepływ pracy i informacji oraz możliwość optymalizacji wsparcie dla kierownictwa ( system samouczący, analiza zachowań, wykrywanie anomalii, OCR i text mining itp.)

12 Str. 10 Kontakt Kontakt Astrafox sp. z o.o Warszawa ul. Taborowa 8 Tel Faks