Moduł Finanse w systemie Integra 7 Moduł Finanse pozwala na ewidencję kosztów firmy takich jak: płace, energia, telefony, czynsz oraz innych bieżących wydatków wprowadzanych do systemu na podstawie dokumentów zakupu. Koszty firmy można podzielić na różne kategorie, które można wykorzystać przy analizowaniu wydatków firmy. Dzięki temu możemy np. porównać jak wyglądały opłaty za telefony czy energię elektryczną w ostatnich kilku miesiącach. Z dokumentów zakupu można także korzystać w przypadku ewidencji zakupów części zamiennych. W przypadku zwrotu części mamy możliwość wystawienia korekty dok. zakupu, a nawet wystawienia kilku korekt w przypadku, gdy dokument zakupu korygowany jest wielokrotnie. Moduł zapewnia obsługę dok. typu KW, KP, BW, BP oraz zawiera wiele raportów dot. należności i zobowiązań firmy, które zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także pozwalają orientacyjnie ustalić dochody firmy oraz podatek VAT. Opcjonalnie jest możliwa współpraca z programami Finansowo Księgowymi i systemami bankowymi (PKO Inteligo, PekaoBIZNES24, PKO24). 1. Wystawienie faktury zakupu (towary na magazyn) Dodajemy nową fakturę zakupu Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwoty zostaną obliczone na podstawie wpisów w zakładce Dodatkowe. W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu. W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu. Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb. Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe przedstawia Rys. 1-1. - 1 -
Rys. 1-1 Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Podstawowe" Uzupełniamy zakładkę Dodatkowe tworzymy dok. przyjęcia zewnętrznego PZ (przyciskiem Utwórz PZ ) lub go dołączamy (jeśli był wystawiony wcześniej) Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. świece, paski, oleje, opony itp.). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem [ ] Dołączamy dokumenty kasowe Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe przedstawia Rys. 1-2. Rys. 1-2 Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Dodatkowe" 2. Wystawienie faktury zakupu (koszty firmy) Dodajemy nową fakturę zakupu Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwoty zostaną obliczone na podstawie wpisów w zakładce Dodatkowe. W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu. W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu. Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb. Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawiono na Rys. 2-1. - 2 -
Rys. 2-1 Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Podstawowe" Uzupełniamy zakładkę Dodatkowe Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Koszty (np. odzież robocza, energia elektryczna, czynsz, wynagrodzenia, usługi transportowe itp.). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem [ ] Można również przypisać udział w kosztach do różnych punktów sprzedaży. W tym celu wciskamy Utwórz w sekcji Udział w kosztach, a następnie wybieramy punkt sprzedaży i przypisujemy do niego udział procentowy. Wpisujemy wartość zakupu Dołączamy dokumenty kasowe Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawia Rys. 2-2. - 3 -
Rys. 2-2 Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Dodatkowe" Na rys. 2-3 przedstawiono listę faktur zakupu Rys. 2-3 Przykładowa lista faktur zakupu 3. Wystawienie faktury zakupu korygującej (FZK) W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, należy wykonać korektę odpowiedniej faktury zakupu. Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy skorygować i wybieramy Utwórz korektę albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu Korygujących (Rys. 3-1) - 4 -
Rys. 3-1 Sposób dodania korekty faktury zakupu Wypełniamy zakładkę Podstawowe zgodnie z opisem w punktach 1 i 2. Wypełniamy zakładkę Dodatkowe Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość dokumentu (Rys. 3-2) Rys. 3-2 Wpisanie kwoty korekty dotyczącej kosztów Dla faktur zakupu dot. towarów na magazyn tworzymy dok. PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące) za pomocą przycisku Utwórz PZK lub dołączamy przyciskiem Dołącz, jeśli PZK utworzono wcześniej (Rys. 3-3) Rys. 3-3 Przyciski tworzenia i dołączania dokumentów PZK W dok. PZK, w sekcji Powinno być, edytujemy wybrane pozycje poprzez dwukrotne kliknięcie myszą lub wciśnięcie przycisku Edytuj (Rys 3-4). Następnie wpisujemy poprawną ilość i/lub kwotę w oknie Towar Edycja (Rys. 3-5) - 5 -
Rys. 3-4 Tworzenie dokumentu PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące) Rys. 3-5 Okno edycji pozycji korygowanej w PZK Po zaakceptowaniu przyciskiem Zapisz wprowadzona zmiana zostanie uwidoczniona w dok. PZK (Rys. 3-6) - 6 -
Rys. 3-6 Zmiana w PZK wprowadzona po korekcie Po skorygowaniu poszczególnych pozycji wystawiamy dok. PZK przyciskiem Zapisz (przy zaznaczonym polu Wystaw ). Dok. PZK po wystawieniu/dołączeniu zostanie uwidoczniony w sekcji Dołączone dok. magazynowe, a kwota korekty zostanie wpisana do pól Wartość (Rys. 3-7). Rys. 3-7 Wygląd karty FZK po dodaniu PZK W następnej kolejności należy dołączyć dokumenty kasowe w sekcji Dołączone dok. kasowe. Jeśli nie zostały dołączone, a forma płatności w dok. FZK to gotówka, wówczas program zaproponuje wystawienie dok. kasowego. Uwaga! Jeśli korekta ma dotyczyć dokumentu już wcześniej korygowanego, to kolejną korektę należy wystawić do poprzedniej. Przykład: wystawiono fakturę zakupu nr 1/FZ/07. Do tego dok. wystawiono korektę nr 3/FZK/07. Zaistniała potrzeba ponownego skorygowania tego samego dok. zakupu, zatem kolejną korektę wystawiamy do korekty nr 3/FZK/07, a nie do faktury 1/FZ/07. - 7 -