Program - Faktury. Opis działania

Transkrypt

1 Wiadomości ogólne. Program - Faktury Opis działania tel: biuro@soft-tom.pl Program podzielony jest na moduły: - Dokumenty - Klienci - Artykuły / usługi - Raporty - Słowniki - Ustawienia Moduły są reprezentowane przez zakładki o takich samych nazwach. Do prawidłowej pracy należy wprowadzić odpowiednie wartości do odpowiednich tabel, w słownikach, w bazie artykułów, klientów i wybrać odpowiednie ustawienia. Zaczniemy od modułu Słowniki 1. Typy dokumentów. Możemy tu wpisać odpowiednie wartości i ustalić sposób numeracji dokumentów. 2. Formy płatności. Definiujemy formy płatności, przypisując wartości w polu Ilość dni 3. Stawki VAT

2 4.Jednostki miary 5.Grupy towarowe

3 Jest to tabela z artykułami i usługami. Moduł Artykuły / Usługi Okno składa się z trzech części: 1. Panel z klawiszami 2. Tabela z rekordami 3. Panel dolny, ze szczegółami. W oknie tym możemy dodawać, edytować i usuwać artykuły a także wydrukować tabelę lub wyeksportować dane z tabeli do excel a Wygląd i zachowanie większości tabel (jeśli ma to sens) możemy zmienić wybierając odpowiednią opcję z listy dostępnych. Możemy również klawiszem Ukryj panel dolny ukryć, tabela wtedy będzie lepiej widoczna. Wysokość panelu w sposób płynny zmieniamy za pomocą belki pomiędzy tabelą i panelem.

4 W panelu dolnym mamy dostęp do szczegółów danego rekordu. Możemy też zobaczyć dzienne podliczenie sprzedaży w postaci tabeli jak i wykresu Dodawanie i edycja danych artykułu. Należy wypełnić odpowiednie pola. Zawartość list Stawka VAT, Jednostka masowa i Grupa towarowa pochodzą ze słowników.

5 Pola Stawka VAT i Jednostka masowa w momencie dodawania nowego rekordu mogą być wypełnione automatycznie, jeżeli wcześniej zdefiniujemy wartości domyślne. Dobrze jest wprowadzić wcześniej pozycje do tabeli Artykuły / usługi, ale nie jest to konieczne. Możemy potrzebną pozycję wprowadzić w momencie wystawiania faktury lub innego dokumentu. Opisane to jest w dalszej części tego podręcznika.

6 Moduł Klienci Podział, wygląd i zachowanie okna jest taki jak w module Artykuły / Usługi. Nie ma też potrzeby wpisywania wcześniej klientów, można to zrobić też przy wystawianiu faktury. Dodawanie nowego klienta i edycja danych. Wypełniamy odpowiednie pola. Jeżeli źle wypełnimy pola NIP i REGON ukaże się ostrzeżenie Wymagane pola to: Symbol i Nazwa firmy Pole Symbol powinno mieć unikalną wartość dla każdego klienta Wypełniając adres firmy zaczynamy od kodu pocztowego, np. wpisujemy i wciskamy klawisz enter na klawiaturze lub klawisz szukaj, program uzupełni pola: Miejscowość, Kraj i Województwo.

7 Do każdego klienta możemy przypisać domyślną formę płatności, limit kredytowy i zablokować możliwość sprzedaży jeśli klient ma niezapłacone faktury. Korzystają z klawisza Ustawienia możemy zdefiniować wartości domyślne, które mogą ułatwić wprowadzanie danych. W dolnym panelu, możemy zobaczyć wszystkie faktury - dokumentu wystawione na danego klienta. Na dole jest też podliczenie ilości i wartości faktur. W zakładce mamy podliczoną miesięczną sprzedaż dla danego klienta w formie wykresu. Rożne rodzaje wykresów.

8 Moduł Dokumenty Wystawianie dokumentów - faktur. To okno też jak poprzednie omawiane składa się z trzech części, tylko trochę bardziej rozbudowane. Pasek z klawiszami - omówienie. Klawisze edycyjne, z pomocą, których możemy dodawać nowe dokumenty, edytować istniejące lub usuwać niepotrzebne. Klawisze nawigacyjne. Pomagają wyfiltrować w tabeli poniżej tylko te dokumenty które mieszczą się w zakresie wybranych dat. Klawisz Wybór daty powoduje, że dostępne są pola wyboru dat.

9 Klawisz funkcyjne - Wydruki. Za pomocą tych klawiszy można wydrukować dokument, wydrukować tabelę lub wyeksportować ją do Excel Klawisze funkcyjne. Można ukryć lub pokazać dolny panel, zmienić ustawienia lub zamknąć program. Tu możemy zmienić wygląd i funkcjonalność tabeli z danymi. W tym okienku możemy zdefiniować wartości domyślne: - domyślny dokument - domyślną formę płatności - czy dokumenty będą numerowane automatyczne - czy sprzedajemy wg cen netto czy brutto - kto będzie wpisany jako wystawiający dokument Listwa filtrująca, służy do filtrowania danych w tabeli Filtrowanie z listy zwieszanej polega na filtrowani danych poprzez wybór opcji z listy Widoczność klawiszy nawigacyjnych Dostępne są jeszcze opcje: - Ukrywanie kolumn - pozwala na ukrywanie kolumn lub blokuje tą możliwość. - Automatyczna szerokość kolumn - zaznaczenie tej opcji powoduje dopasowanie szerokości kolumn do całego wolnego miejsca, jeśli takowe istnieje. Np. jeśli mamy widoczną małą ilość kolumn i jest wolne miejsce to dopasowanie ma sens, ale jeśli mamy widoczną dużą ilość kolumn to dopasowanie zwęzi wszystkie przez co będą mniej czytelne, ale za to będziemy widzieć je wszystkie. - Zmiana kolejności kolumn - pozwala na zmianę kolejności kolumn lub blokuje tą możliwość.

10 - Sortowanie kolumn - pozwala poprzez kliknięcie na nagłówek kolumny posortowanie danych kolumn. Może sortować rosnąco lub malejąco (jeśli sortujemy wg jednej kolumny) albo rosnąco i malejąco (jeśli sortujemy wg wielu kolumn). Kolumny nie sortowane. Sortowanie rosnące wg. jednej kolumny. Sortowanie wg wielu kolumn 1 - rosnąco 2- malejąco. Żeby sortować wg wielu kolumn, klikamy po kolei nagłówki kolumn z wciśniętym klawiszem Shift na klawiaturze. Żeby zdjąć sortowane klikamy kolumnę z klawiszem Ctrl Sposoby filtrowania danych w tabeli Filtrowanie danych w tabeli może być przeprowadzone na wiele sposobów. Filtrowanie za pomocą listwy filtrującej Dane tekstowe: po wpisaniu liter: ak widzimy tylko odbierających zaczynających od liter Ak Nagłówek kolumny wg której filtrujemy ma pogrubioną czcionkę i symbol filtra. Dodatkowo na pasku narzędziowym jest widoczny klawisz Usuń filtr Naciśnięcie tego klawisza powoduje usunięcie wszystkich filtrów. Jeżeli chcemy, żeby wyszukiwanie w danych tekstowych było na zasadzie: pokaż dane zawierające tekst ak gdziekolwiek w nazwie, wpisujemy *ak. Znalezione zostaną nazwy: ślim ak, Abstrakcja, Paker jak i wszystkie zaczynające się na Ak Usunięcie wszystkich znaków z listwy, zdejmuje filtr z danego pola

11 Filtrowanie danych będących datą: Po kliknięciu w pole, mamy możliwość wybrania daty z kalendarza. Możemy też wpisać datę ręcznie, w formacie Gdybyśmy chcieli usunąć filtr, możemy skorzystać z klawisza Wyczyść Filtrowanie danych typu tak / nie: Wystarczy kliknąć w pole i wybrać potrzebną opcję. Wybór: Tak Nie Filtrowanie za pomocą listy zwieszanej Wybieramy odpowiednią opcję z listy. Jeśli chcemy usunąć filtr wybieramy opcję (Wszystkie rekordy) Wybranie opcji (Ustaw...) daje możliwość sprecyzowania filtra. Usunąć wszystkie filtry można za pomocą klawisza Usuń filtr

12 Wystawienie dokumentu sprzedaży Część pól może być wypełniona automatycznie, dzięki ustawieniom domyślnym. Pozostałe musimy wypełnić sami, proponuję zacząć od wybrania klienta. Jeżeli nie ma w bazie klienta to możemy go dodać lub zmienić dane jeżeli są nieaktualne Wybieranie klienta zaczynamy od kliknięcia w przycisk listy, ukazuję się okno wyszukiwania klientów Mamy możliwość zdefiniowania kryteriów wyszukiwania klientów Po wybraniu klienta zostanie on przypisany do dokumentu, zostanie wybrana zdefiniowana wcześniej forma płatności, a jeśli nie była zdefiniowana to zostanie wybrana Gotówka Mogą też zostać wyświetlone ostrzeżenia o: nieprawidłowej konstrukcji numeru NIP, przekroczonym limicie kredytowym i nie zapłaconych fakturach.

13 Klikając w przycisk możemy zobaczyć listę niezapłaconych faktur i wszystkich faktur tego klienta, obie z podsumowaniem. Dodawanie nowej pozycji do faktury Tabela jest filtrowana, widać tylko artykuły zdefiniowane jako dostępne. Można to zmienić klikając w klawisz Usuń filtr Możemy wybrać cenę zmieniając cennik, cenę też możemy zmienić na dowolną, ręcznie. Wyszukiwanie art. w tabeli możemy przeprowadzić za pomocą filtrowania lub klikając na odpowiednią kolumnę i wpisując początek nazwy art. np. Ziem, a program automatycznie ustawi się na pierwszej pasującej nazwie Jeżeli w bazie nie ma potrzebnego artykułu czy usługi możemy w tym miejscu dodać go. Lub zmienić parametry jeśli nie są aktualne.

14 Jeżeli przycisk Pozycja z cennika jest wciśnięty, to pobieramy dane z bazy danych Jeżeli zmienimy na Wpis ręczny to możemy zmienić wszystkie dane nie zachowując ich. Kiedy skończymy dopisywanie pozycji, kończymy wystawianie dokumentu przyciskiem Jeżeli jako formę płatności wybraliśmy Gotówka to dokument uznany zostanie za zapłacony i rozliczony W dolnym panelu, w zakładce Rozliczenie płatności, wygenerowany został wpis Wpłata gotówkowa

15 Rozliczanie płatności Wypełniamy wg potrzeb odpowiednie pola i wciskamy klawisz Zapisz Uwaga! Gdyby przeszkadzały nam ikonki przy opisach pól, to możemy to zmienić w ustawieniach programu. Wtedy powyższe okienko wyglądać będzie jak poniżej. Dotyczy to wszystkich okien.

16 Raporty i zestawienia Sprzedaż wg asortymentu. Sprzedaż wg klientów. Bilans dokumentów.

17 Sprzedaż dzienna Sprzedaż miesięczna Raport ogólny Raport podlicza następujące wartości:

18 Tabela raportu ma wiele kolumn, które wydają się niepotrzebne, które możemy ukryć za pomocą przycisku Łatwo też możemy zmienić szerokość kolumn przy pomocy myszki, po prostu przeciągając prawą krawędź do potrzebnej szerokości. Kolejność kolumn ustalamy przeciągając myszką nagłówek w odpowiednie miejsce Przykładowy raport Ustawiamy widoczność kolumn jak poniżej, wybieramy zakres dat i wciskamy przycisk Grupuj Ukazuje się nam specjalna belka, służąca do umieszczania na niej nagłówków kolumn wg których będziemy grupować i podliczać rekordy. Umieszczamy na belce pole Symbol klienta i otrzymujemy tabelę w której mamy pogrupowane i podliczone faktury klientów.

19 Zmiana nagłówka na Wystawił i dodanie kolumny Zapłacono daje nam raport mówiący ile faktur wystawił każdy nasz pracownik i które są niezapłacone, a na czerwono zaznaczone są niezapłacone i przeterminowane. A obok mamy niezapłacone faktury pogrupowane wg pracowników. Raport dzienny za wybrany okres. Raporty są tworzone błyskawicznie i wg potrzeb. Stosując filtry mamy duże możliwości raportowania wielu sytuacji w firmie.

20 Klawisz Filtr dodatkowo rozszerza możliwości filtrowania. Po wciśnięciu ukazuje się dodatkowa wstęga. I tak chcąc sprawdzić którzy klienci wpłacili za faktury więcej niż powinni wybieramy warunek: pokaż rekordy gdzie kolumna Pozostało ma wartość większą niż 0. W tej kolumnie wartość większa niż 0 czyli 278,29 zł znaczy że nie zapłacono tej sumy, 0 znaczy, że faktura została rozliczona a zł znaczy, że klient o tyle wpłacił więcej. Otrzymujemy zestawienie firm, którym trzeba zwrócić pieniądze.

21 Ustawienia i parametry W tym miejscu wpisujemy dane firmy, które będą w drukowane w nagłówku faktury. To z kolei możemy zmienić ustawienia programu

22 Wybierając którąś z ikonek możemy zmienić wygląd okien.

23