Eksport dokumentów do systemu ECOD

Transkrypt

1 System Comarch OPT!MA v Eksport dokumentów do systemu ECOD Comarch SA Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) , fax (12) Dział Wsparcia Klienta i Partnera: tel. (12) info.erp@comarch.pl Pomyśl o środowisku zanim zdecydujesz się wydrukować ten dokument!

2 1 Comarch OPT!MA eksport/import faktur do/z systemu ECOD Dla użytkowników programu Comarch OPT!MA, którzy współpracują z siecią sklepów obsługiwaną przez system ECOD firmy COMARCH została stworzona dodatkowa funkcja, która pozwala na wymianę danych między systemami zgodnie z przyjętymi standardami elektronicznej wymiany dokumentów. Wymiana danych dotyczy takich dokumentów jak: Faktury VAT (liczone algorytmem od netto) i korekty do Faktur VAT (korekty ilości i wartości). 1.1 Przygotowanie programu Comarch OPT!MA do współpracy z systemem ECOD Aby eksport przebiegł poprawnie spełnione muszą być następujące warunki: 1. W System/Konfiguracja/Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy należy uzupełnić pola: ILN/GLN własny swój numer ILN/ GLN ILN/ GLN centrali jeśli rozliczenia odbywają się przez centralę należy tam wpisać jej numer, jeśli firma jest niezależna należy ponownie wpisać swój numer ILN/GLN 2. Dla każdego z odbiorców obsługiwanych w systemie EDI należy wpisać jego numer ILN/GLN na karcie ewidencyjnej (formularz kontrahenta: zakładka Ogólne) 1.2 Eksport faktur Eksport faktur jest możliwy z poziomu listy faktur. Jeśli użytkownik posiada licencję na funkcję odpowiedzialną za eksport do systemu ECOD na liście faktur widoczny jest przycisk. Po zaznaczeniu faktur, które mają być wyeksportowane należy wcisnąć przycisk. W wyświetlonym oknie należy wskazać katalog, w którym zostaną zapisane pliki z fakturami. Katalog można również wskazać posługując się przyciskiem. Rys.1 Eksport faktur w formacie ECOD Faktury zostaną wyeksportowane po wciśnięciu przycisku. Zasady eksportu faktur 1. każda faktura zapisywana jest do odrębnego pliku XML 2. do wersji 9.2 programu, nazwa pliku jest skojarzona z ID nagłówka faktury w bazie danych, natomiast od wersji 10.0 nazwą pliku jest numer dokumentu z listy faktur. 3. eksport nie obejmuje korekt VAT 4. formą płatności musi być przelew 5. numer faktury nie może przekraczać 16 znaków 6. numer rachunku bankowego nie może przekraczać 30 znaków 7. faktury muszą być liczone algorytmem od netto 8. faktury muszą być wystawione w walucie PLN 9. na eksportowanych fakturach podana ilość nie powinna przekraczać dwóch miejsc po przecinku 10. konieczne jest wypełnienie kodu EAN dla sprzedawanych towarów (na karcie ewidencyjnej), a jeśli dany produkt nie posiada kodu paskowego w polu EAN należy wprowadzić 5-cyfrowy kod AAP (nadawany przez supermarket) 11. Jeśli Rezerwacja Odbiorcy jest przekształcana do Faktury Sprzedaży, to następnie przy eksporcie faktury do systemu ECOD w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu RO: Numer zamówienia,data rezerwacji Comarch OPT!MA 2012, eksport do systemu ECOD Strona 2 z 6

3 12. Jeśli do Faktury Sprzedaży jest utworzone Wydanie Zewnętrzne, to następnie przy eksporcie faktury do systemu ECOD w pliku zapisywane są dodatkowo dwie informacje, pobierane z dokumentu WZ: Numer dostawy, Data dostawy. Dodatkowo jeśli na karcie kontrahenta, będącego nabywcą na fakturze sprzedaży, dodany jest atrybut DELIVERYADDRESS (typu lista) o wartości Tak to w pliku zostanie zapisany adres miejsca dostawy (adres Odbiorcy z dokumentu WZ) Dodatkowo dla sieci MAKRO Sieć MAKRO wymaga dodatkowej informacji w Fakturze, która będzie zawierała tzw. kod towaru u kupującego, Kod kontrahenta u kupującego, Numer zamówienia lub noty korygującej, Data zamówienia lub noty korygującej aby program zapisywał takie informacje w pliku, należy skorzystać z funkcjonalności atrybutów. 1. Kod towaru u kupującego w menu Ogólne/Atrybuty, stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, zależny od kontrahenta na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut BUYERITEMCODE ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć MAKRO po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany Uwaga: Jeżeli atrybut o kodzie BUYERITEMCODE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany kontrahentowi z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana zawsze pusta wartość pola kod wg. kupującego 2. Kod kontrahenta u kupującego Aby w pliku XML zawarta była informacja o kodzie, pod jakim firma dostawcy jest zarejestrowana u kupującego, należy wykorzystać funkcję atrybutów kontrahenta: w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER na karcie kontrahenta (kupującego) dodać atrybut jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego 3. Numer zamówienia lub noty korygującej w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERNUMBER podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut jako wartość atrybutu wpisać numer wymagany przez sieć MAKRO Uwaga: Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERNUMBER nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywany numer zamówienia skojarzonego dokumentu RO. 4. Data zamówienia lub noty korygującej w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERDATE typu Data podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut jako wartość atrybutu podać datę wymaganą przez sieć MAKRO Uwaga: Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERDATE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana data wystawienia skojarzonego dokumentu RO Comarch OPT!MA 2012, eksport do systemu ECOD Strona 3 z 6

4 1.3 Import zamówień Zamówienia od odbiorcy mogą być w systemie importowane jako dokumenty Rezerwacji Odbiorcy. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy rezerwacji. Po wciśnięciu przycisku należy wskazać plik z zamówieniem. Import nagłówka: 1. Numer zamówienia z pliku jest przepisywany w pole Nr zamówienia na dokumencie rezerwacji. 2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta. 3. Data wystawienia i data rezerwacji są importowane z pliku z zamówieniem. 4. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto. 5. Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocji dla nagłówka (pole PromotionReference w sekcji Order- Header) to zostanie przeniesiony w pole Opis (zakładka Dodatkowe) na dokumencie rezerwacji Import pozycji: 1. Towary są rozpoznawane wg kodu EAN z karty towaru. 2. Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na zamówieniu nie zostanie zaimportowany cały dokument. 3. Jeśli na zamówieniu są podane ceny towaru zostaną one przepisane na dokument Rezerwacji Odbiorcy w systemie Comarch OPT!MA. 4. Jeśli na zamówieniu nie ma podanych cen lub są ceny zerowe program na dokumencie RO zaproponuje ceny sprzedaży przypisane kontrahentowi (z uwzględnieniem rabatów). 5. Jeżeli w pliku uzupełniony jest kod promocji dla pozycji (pole PromotionReference w sekcji Line-Item) to zostanie przeniesiony w pole Opis dla danej pozycji dokumentu rezerwacji odbiorcy (zakładka Ogólne na formularzu pozycji dokumentu) 1.4 Import faktur zakupu Faktury sprzedaży mogą być w systemie importowane jako faktury zakupu. Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku zapisywany jest do bufora. należy wskazać plik z fakturą sprzedaży. Dokument po imporcie Import nagłówka: 1. Numer faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie faktury zakupu. 2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta. 3. Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku. 4. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto. 5. Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty Import pozycji: 1. Towary są rozpoznawane wg kodu EAN z karty towaru. 2. Ceny pobierane są z pliku. 3. Informacja zawarta w tagu BuyerItemCode zapisywana jest w polu opis na elemencie pozycji Comarch OPT!MA 2012, eksport do systemu ECOD Strona 4 z 6

5 1.5 Import korekt do faktur zakupu Korekty do faktur sprzedaży mogą być w systemie importowane jako korekty do faktur zakupu. W pliku zapisana jest informacja do jakiego dokumentu źródłowego jest wystawiona korekta (numer obcy dla faktury zakupu). Funkcja importu jest dostępna z poziomu listy faktur zakupu. Po wciśnięciu przycisku faktury sprzedaży. Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora. Import nagłówka: Import pozycji: należy wskazać plik z korektą do 1. Numer korekty faktury z pliku przepisywany jest w pole Numer obcy na dokumencie korekty faktury zakupu. 2. Kontrahent jest rozpoznawany na podstawie numeru ILN/GLN z karty ewidencyjnej kontrahenta. 3. Data wystawienia i data zakupu są importowane z pliku. 4. Dokument jest zawsze liczony algorytmem od netto. 5. Numer zamówienia (wartość pola BuyerOrderNumber) przenoszony jest na zakładkę Płatności do pola Opis/Atrybuty 1. Towary są rozpoznawane wg kodu EAN z karty towaru. 2. Ceny pobierane są z pliku. Uwaga: Korekty muszą być importowane w kolejności w jakiej zostały wystawion e 1.6 Eksport cennika w formacie ECOD Funkcja eksportu cennika w formacie ECOD jest dostępna z poziomu okna wywołanego przy standardowym eksporcie cennika (Ogólne/ Cennik), pod przyciskiem kontrahenta w pliku xml., z zakładki ECOD. Funkcja służy zapisaniu cennika dla wybranego Uwaga: wybranie konkretnego kontrahenta jest koniczne do wykonania eksportu Rys.2 Eksport cennika w formacie ECOD Podczas eksportu należy określić: podmiot, któremu wysyłamy cennik. zakres towarów, które mają być ujęte w pliku cennika (wybrana grupa/ wszystkie, aktywny/ nieaktywny) Comarch OPT!MA 2012, eksport do systemu ECOD Strona 5 z 6

6 grupę cenową, która będzie zapisana w cenniku (na liście dostępne są wszystkie ceny sprzedaży netto) Uwaga: w przypadku, gdy w oknie zostanie wybrany konkretny kontrahent do pliku wysyłane są ceny uwzględniające wszystkie przydzielone rabaty: Jeśli kontrahent ma rabat typu stała cena zostaje ona wysłana do pliku, niezależnie od wybranej w oknie grupy cenowej. Jeśli kontrahent ma przypisany rabat procentowy (standardowy lub na wybrane pozycje) w pliku zostaną zapisane ceny ze wskazanej grupy cenowej, pomniejszone o przydzielony upust. Cennik jest zapisywany w pliku XML we wskazanej lokalizacji. Comarch OPT!MA 2012, eksport do systemu ECOD Strona 6 z 6