X2Hotel Adith Technologies 2009/2010 [INSTRUKCJA OBSŁUGI]
S t r o n a 2 SŁOWO WSTĘPNE...3 ZAKŁADANIE SŁOWNIKÓW I PODSTAWOWE PARAMETRY DLA X2HOTEL...4 DEFINIOWANIE KRAJÓW...4 USTAWIANIE DOBY HOTELOWEJ...5 STATUSY POKOI...5 STANDARDY POKOI...6 POKOJE...7 STAWKI VAT I OPISY UŻYWANE PRZY GRUPOWANIU POZYCJI NA FAKTURACH... 10 KSIĘGA MELDUNKÓW I REZERWACJI... 12 STATUSY MELDUNKÓW I REZERWACJI NA GRAFIE... 12 DOKONYWANIE REZERWACJI NA POKÓJ... 13 DOKONYWANIE MELDUNKU NA POKÓJ... 14 EDYCJA MELDUNKU / REZERWACJI... 15 ROZLICZANIE MELDUNKU... 17 WYDRUKI W KSIĘDZE MELDUNKOWEJ I REZERWACJI... 19 WYSTAWIANIE FAKTUR SPRZEDAŻOWYCH... 20 Faktura do paragony lub rachunku... 20 Faktura ręczna... 22 Faktura ręczna proforma... 24 KONFIGURACJA FUNKCJI DODATKOWYCH... 24 KONFIGURACJA CENTRALI TELEFONICZNEJ... 24 WŁAŚCIWOŚCI PROGRAMU X2HOTEL... 25
S t r o n a 3 Słowo wstępne Dziękujemy i gratulujemy wyboru naszego produktu. Mamy nadzieję, że spełni Paostwa oczekiwania i przyczyni się do zwiększenia efektywności Paostwa pracy. Niniejsza instrukcja jest traktowana jako dodatek do instrukcji obsługi programu X2Manager ponieważ program X2Hotel jest wzbogaconą o funkcje hotelowe aplikacją programu X2Manager. Prosimy o uważne przeczytanie tej instrukcji. Pozwoli to nie tylko na efektywne wykorzystanie naszego systemu ale przede wszystkim zapewni maksimum bezpieczeostwa oraz oszczędzi ewentualnych kłopotów podczas użytkowania. Posługiwanie się programem X2Hotel nie jest wcale skomplikowane. Jednak z uwagi na mnogośd funkcjii jakie posiada, wskazana jest ich chociaż podstawowa znajomośd co pozwoli na sprawne zarządzanie Paostwa placówką hotelową. Zespół Adith Technologies dołożył wszelkich starao aby niniejsza instrukcja była prosta nawet dla osób z podstawową wiedzą informatyczną. Życzymy przyjemnej lektury.
S t r o n a 4 Zakładanie słowników i podstawowe parametry dla X2Hotel Przed rozpoczęciem pracy z programem X2Hotel należy zdefiniowad podstawowe słowniki które będą używane podczas codziennej pracy. Definiowanie krajów W systemie należy zdefiniowad kraje które będą obsługiwane w systemie. Aby dodad nowy kraj wybieramy menu Słowniki > Kraje W celu dodania nowego kraju należy użyd klawisza nowy kraj w wywołanym oknie edycji kraju należy uzupełnid dane kraju wg poniższego wzorca: Wprowadzone zmiany potwierdzamy klawiszem zapisz
S t r o n a 5 Ustawianie doby hotelowej Aby ustawid zakres doby hotelowej należy w menu słowniki > lokalizacje (F11) za pomocą prawego klawisza myszy wywoład funkcję ustaw dobę hotelową : Po wybraniu powyższej funkcju zosanie wywołane okno wprowadzania zakresu doby hotelowej : Należy w powyższym oknie ustawid odpowiedni zakres godzin w ramach doby hotelowej a następnie zmiany zatwierdzic klawiszem (zapisz). Statusy pokoi W systemie należy dodad statusy pokoi które będą służyły do codziennej pracy z księgą rezerwacji Aby zdefiniowad statusy należy użyd menu Hotel>Pokoje statusy
S t r o n a 6 W celu zdefiniowania nowego statusu pokoju należy użyd klawisza nowy status Zostanie wywołane okno edycji statusu które trzeba wypełnid wg poniższego wzorca: Przy wprowadzaniu statusów pokoi należy pamiętad że przynajmniej jeden ze statusów powinien byd statusem domyślnym (sugerujemy by był to status WOLNY do dyspozycji). Standardy pokoi Każdy pokój zdefiniowany w systemie musi byd przypisany do konkretnego standardu takiego pokoju. Aby dodad nowy standard pokoju należy użyd menu słowniki>towary. Jako że standard pokoju jest w systemie pewnym specyficznym rodzajem towaru i swoje miejsce ma w kartotece towarowej to sugerujemy aby dla tego celu założyd osobne menu np. hotel tak jak jest to zobrazowane na obrazku powyżej. W celu założenia nowego standardu pokoju należy użyd klawisza nowy towar w wywołanym oknie edycji towaru należy zaznaczyd iż będzie to standard pokoju oraz uzupełnid dodatkowe dane takiego standardu tak jak jest to pokazane na obrazkach poniżej:
S t r o n a 7 Zakładka ceny: Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich wartości należy zapisad standard pokoju klawiszem zapisz Pokoje Aby założyd nowy pokój należy użyd menu Hotel>pokoje.
S t r o n a 8 Przed założeniem pokoju hotelowego należy zdefiniowad budynek hotelowy oraz piętro Aby założyd nowe piętro należy użyd prawego klawisza myszy klikając na nazwie hotelu Wywołane w ten sposób okno edycji budynku należy wypełnid wg poniższego wzorca: Wprowadzone zmiany potwierdzamy klawiszem zapisz. Tak dodane piętro pojawi się na drzewie budynków i pięter.
S t r o n a 9 Kolejnym krokiem jest dodanie pokoju do danego piętra aby to zrealizowad należy użyd funkcji dodaj piętro która znajduje się pod prawym klawiszem myszy (klikając na budynku hotelowym) W wywołanym oknie dodawania nowego piętra należy uzupełnid dane wg poniższego wzorca: Wprowadzone dane zatwierdzamy klawiszem zapisz W momencie kiedy już mamy utworzony chociaż jeden budynek oraz piętro możemy przystąpid do założenia pokoju hotelowego. Aby założyd pokój hotelowy należy użyd klawisza nowy pokój w oknie edycji pokoi. W wywołanym w ten sposób oknie edycji nowego pokoju należy uzupełnid dane wg poniższego wzorca:
S t r o n a 10 Wprowadzone zmiany potwierdzamy klawiszem zapisz W analogiczny sposób zakładamy wszystkie dodatkowe budynki, piętra czy pokoje hotelowe. Ilośd zakładanych pokoi jest ograniczona posiadaną przez Paostwa licencją na oprogramowanie X2Hotel, ograniczenie nie dotyczy programu X2Hotel z licencją PREMIUM Stawki VAT i opisy używane przy grupowaniu pozycji na fakturach Aby definiowad lub modyfikowad stawki VAT używane w X2System należy użyd menu słowniki > stawki VAT X2System domyślnie posiada zaprogramowane podstawowe stawki VAT wykorzystywane w polskim handlu tj. Stawka 22,7,0 i 3 %
S t r o n a 11 Aby dodad nową stawkę VAT należy w tym celu użyd klawisza nowa stawka VAT stawek VAT. na belce głównej okna Po wywołaniu powyższej funkcji zostanie wyświetlone okno edycji nowej stawki VAT które należy uzupełnid zgodnie z poniższym wzorcem: Powyższy wzorzec zakłada iż gdy produkt który będzie miał ustawioną powyższą stawkę VAT i do transakcji sprzedaży takiego produktu zostanie wystawiona faktura VAT to w momencie pogrupowania takich pozycji jej nazwa zostanie zamieniona odpowiednio na Usługe gastronomiczną lub Usługę hotelową. Więcej o grupowaniu pozycji na fakturach znajduje się w dziale wystawiania faktur niniejszej instrukcji (str.20).
S t r o n a 12 Księga meldunków i rezerwacji Codzienna praca w dużej mierze opiera się na zarządzaniu księgą meldunków i rezerwacji. Aby wywoład okno księgi rezerwacji należy użyd ikony księga rezerwacji na pasku narzędzi programu X2Hotel lub wywoład funkcje z menu hotel > księga rezerwacji (klawisz F12). Statusy meldunków i rezerwacji na grafie Każda rezerwacja czy meldunek jest zobrazowany w postaci linii czasu na grafie rezerwacji za pomocą konkretnego koloru tej linii co jest uzależnione od stanu danego pokoju w danym momencie i tak: Kolor czerwony oznacza meldunek na danym pokoju hotelowy Kolor zielony oznacza rezerwacje niepotwierdzoną która nie blokuje pokoju Kolor niebieski oznacza rezerwacje potwierdzoną która blokuje dany pokój Kolor pomaraoczowy oznacza zamknięty meldunek w danym pokoju
S t r o n a 13 Nazwy skrócone wyświetlane na polach rezerwacji mogą byd odpowiednio skonfigurowane patrz str. 25 Właściwości programu X2Hotel Dokonywanie rezerwacji na pokój Aby dokonad rezerwacji na dany pokój w księdze rezerwacji należy wskazad dany pokój na grafie księgi rezerwacji i używając prawego klawisza myszy wywoład funkcję Zarezerwuj pokój. Po wybraniu funkcji zostanie wywołane okno realizowania nowej rezerwacji w którym należy uzupełnid wszelkie niezbędne dane związane z rezerwacją. Za pomocą klawisza dodaj rezerwacja. na liście pokoi należy wybrad pokój/pokoje na który realizowana jest Za pomocą belki głównej okna należy ustawid parametry rezerwacji zgodnie z wzorcem poniżej:
S t r o n a 14 Do każdego pokoju znajdującego się na danej rezerwacji istnieje możliwośd przypisania osób rezerwujących dany pokój. W tym celu należy po wybraniu danego pokoju z listy wskazad za pomocą klawisza dodaj osoby które będą meldowane w danym pokoju, przykład poniżej: Po zapisaniu rezerwacji zostanie ona odzwierciedlona na grafie rezerwacji w postaci graficznej: Każdą założoną rezerwację można edytowad poprzez dwukrotne kliknięcie danej rezerwacji na grafie księgi rezerwacji. Dokonywanie meldunku na pokój Meldunku na nowy pokój można dokonad po wcześniejszej rezerwacji pokoju. Aby zameldowad istniejącą rezerwacje należy wskazad daną rezerwację na grafie rezerwacji a następnie poprzez wywołanie menu prawym klawiszem myszy wybrad funkcję Zamelduj pokój. W wywołanym oknie dokonywania rezerwacji należy wypełnid dane wg poniższego wzorca:
S t r o n a 15 Jeśli istnieje taka potrzeba to w oknie dokonywania meldunku można poprawid dane danej rezerwacji, aby to uczynid należy z paska głównego okna wybrad ikonę edytuj rezerwacje Po wypełnieniu okna meldunku wprowadzone zmiany należy potwierdzid klawiszem zapisz. Po zameldowaniu rezerwacji na grafie meldunków i rezerwacji zostanie zmieniony kolor takiej rezerwacji na czerwony, co oznacza iż rezerwacja została zameldowana. Edycja meldunku / rezerwacji Każdy meldunek i rezerwacja posiada okno edycji w którym możemy ustalad dodatkowe parametry dotyczące danego meldunku czy rezerwacji. Aby wywoład okno edycji należy w oknie danego meldunku czy rezerwacji (dwukrotne kliknięcie na danym meldunku czy rezerwacji na grafie) wybrad opcję edytuj meldunek / rezerwację Po wywołaniu tej funkcji zostanie wyświetlone okno edycji meldunku / rezerwacji :
S t r o n a 16 Górna belka okna odpowiada za podstawowe parametry danej rezerwacji takie jak : Kto rezerwuje Od kiedy Do kiedy Ilośd dni Status rezerwacji Wartośd rezerwacji wyliczona na podstawie cennika standardów pokoi. Kolejna częśd okna została podzielona na zakładki, i tak w zależności od danej zakładki możemy definiowad: Dane ogólne o Pokoje w danej rezerwacji o Osoby biorące udział w danej rezerwacji o Dodatkowe pozycje sprzedażowe przyłączone do danej rezerwacji
S t r o n a 17 Dane dodatkowe o Pole opisowe służące do wpisywania uwag dla danej rezerwacji Przeniesienia z kasy o Zakładka zawiera rachunki które zostały przeniesione do pokoju hotelowego za pomocą programu X2Kasa (częśd gastronomiczna). Połączenia telefoniczne o Zakładka zawiera listę połączeo telefonicznych wykonanych w ramach pobytu gościa w hotelu (dane pobierane są automatycznie z centrali telefonicznej). Rozliczanie meldunku Aby dokonad rozliczenia danego meldunku należy wywoład kartę meldunku/rezerwacji poprzez wskazanie danego meldunku na grafie rezerwacji dwukrotnym kliknięciem.
S t r o n a 18 Zostanie wywołane okno podglądu pokoju: Do rozliczania meldunku służy klawisz rozlicz meldunek w oknie edycji meldunku/rezerwacji Po wywołaniu funkcji rozliczenia meldunku zostanie wywołane okno zamknięcia meldunku: Niniejsze okno należy wypełnid wg poniższego wzorca:
S t r o n a 19 Po wypełnieniu okna zamknięcia meldunku można rozliczyd taki meldunek na 3 różne sposoby za pomocą ikon funkcyjnych na głównej belce tego okna i tak : - zamknięcie meldunku na paragon fiskalny (aby paragon fiskalny wydrukował się prawidłowo należy dobrze skonfigurowad obsługę programu X2Sys w X2Hotel gdyż aplikacja X2Sys odpowiada za realizację wydruków fiskalnych w całym X2System. - zamknięcie meldunku na rachunek - zamknięcie meldunku na fakturę VAT Wydruki w księdze meldunkowej i rezerwacji Za pomocą funkcji drukowania w oknie meldunków i rezerwacji możemy realizowad wydruki związane z codzienną pracą hotelu. Do realizacji konkretnego wydruku służą ikonki drukarek na pasku głównym okna meldunków i rezerwacji : Lista rezerwacji w tygodniu Lista rezerwacji w miesiącu Raport o stanach pokoi Istnieje również możliwośd wydruku karty pobytu gościa dla danej rezerwacji aby to uczynid należy przejśd do edycji listy rezerwacji danego pokoju poprzez dwukrotne kliknięcie danego meldunku czy rezerwacji na grafie. Zostanie wywołane okno z listą rezerwacji dla wybranego pokoju: Następnie w oknie listy rezerwacji danego pokoju należy użyd klawisza druk karty pobytu
S t r o n a 20 Wystawianie faktur sprzedażowych Program X2Hotel pozwala na wystawianie faktur sprzedażowych różnego rodzaju. Typ wystawianej faktury jest zależny od wybranej funkcji wystawiania nowej faktury na belce głównej okna meldunków i rezerwacji: Nowa faktura proforma ręczna Nowa faktura ręczna Nowa faktura do paragonu lub rachunku Faktura do paragony lub rachunku Po wywołaniu funkcji wystawienia nowej faktury do paragonu lub rachunku należy w oknie wystawiania takiej faktury wypełnid wszelkie niezbędne dane zgodnie z poniższym wzorcem: Dolna częśd okna wystawiania faktury służy do wyboru formy w jakiej zostanie wydrukowana faktura. Fakturę możemy pogrupowad względem rodzaju towaru lub usługi która znajduje się na takiej fakturze. Do tego celu służą funkcje grupowania pozycji które zostały opisane na poniższych przykładach:
S t r o n a 21 Powyżej przykład faktury która nie została pogrupowana Powyżej przykład faktury która została pogrupowana względem stawek VAT Powyżej przykład faktury która została pogrupowana względem stawek VAT oraz rodzaju towarów i usług na wybranym rachunku. Do przełączania się między konkretnym rodzajem grupowania służą klawisze grupowania: Po wprowadzeniu wszelkich niezbędnych danych do wystawienia faktury może ona zostad zatwierdzona i wydrukowana, służy do tego klawisz zapisz i wydrukuj w oknie wystawiania nowej faktury.
S t r o n a 22 Jeżeli do wybranego rachunku była już wcześniej wystawiana faktura to system poinformuje o tym stosownym komunikatem : Na koocu procesu wystawiania faktury zostanie wywołane okno wyboru rodzaju wydruku w którym należy wybrad odpowiedni format w jakim ma zostad wydrukowana faktura oraz ilośd kopii dokumentu: Po dokonaniu wyboru wystarczy zatwierdzid swój wybór klawiszem drukuj. Jeśli przed wydrukowaniem dokumentu chcemy zobaczyd podgląd na ekranie komputera należy w tym celu użyd funkcji podgląd Faktura ręczna Po wywołaniu funkcji wystawienia nowej faktury do paragonu lub rachunku należy w oknie wystawiania takiej faktury wypełnid wszelkie niezbędne dane. Faktura ręczna wymaga podania nazw towarów stawek VAT oraz cen w momencie dodawania danej pozycji do dokumentu. Aby dodad nową pozycję na fakturę ręczną należy użyd w tym celu klawisza doda pozycję znajdującego się w części pozycji rachunku okna wystawiania nowej faktury ręcznej.
S t r o n a 23 Po wywołaniu powyższej funkcji zostanie otworzone okno dodawania nowej pozycji które należy wypełnid wg poniższego wzorca: Jeżeli w dodawanej pozycji ustalimy stawkę na poziomie innym niż 22% to należy również uzupełnid pole PKWiU. Wprowadzoną pozycję zatwierdzamy klawiszem zapisz. Jeżeli na fakturze ma się znaleźd więcej niż jedna pozycja sprzedażowa należy postępowad w analogiczny sposób do powyższego przykładu. Po uzupełnieniu faktury o pozycje sprzedażowe należy podad kontrahenta oraz typ płatności dla danego dokumentu wg poniższego wzorca:
S t r o n a 24 Faktura ręczna proforma Fakturę ręczną proforma wystawia się analogicznie do faktury ręcznej, różnicą pomiędzy fakturą zwykła a fakturą proformą jest to iż posiada ona niezależny numer. Konfiguracja funkcji dodatkowych Konfiguracja centrali telefonicznej X2Hotel obsługuje odczyt rozmów telefonicznych realizowanych w pokojach hotelowych aby można było odczytywad dane o wykonanych połączeniach należy skonfigurowad centralę telefoniczną w systemie. Dodawanie centrali która będzie obsługiwana przez program realizowane jest w lokalizacjach programu (menu Słowniki>Lokalizacje). Aby dodad nową centralę która ma byd obsługiwana w programie należy wybrad lokalizację do której ma byd przypisana centrala a następnie za pomocą prawego klawisza myszy wybrad funkcję dodaj X2Tel: W oknie dialogowym wywołanym przez funkcję należy wpisad nazwę dla centrali która będzie obsługiwana w programie.
S t r o n a 25 Tak dodana centrala telefoniczna pojawi się na drzewie danej lokalizacji. Aby dokonad konfiguracji nowo dodanej centrali należy wskazad ją na drzewie lokalizacji a następnie za pomocą funkcji Właściwości pod prawym klawiszem myszy wywoład okno konfiguracyjne: Konfiguracje należy ustawid wg poniższego wzorca: Symbol usługi to symbol dla towaru usługowego który będzie używany do rozliczeo klientów z usług telefonicznych realizowanych przez daną centralę, przed wpisaniem takiego symbolu należy go zdefiniowad w kartotece towarowej programu. Właściwości programu X2Hotel Program X2Hotel posiada szereg właściwości które można zdefiniowad wywołując okno właściwości na drzewie lokalizacji systemu. Po wybraniu powyższej funkcji zostanie wywołane okno właściwości programu X2Hotel w którym możemy zdefiniowad takie funkcje jak:
S t r o n a 26 1. Wysyład emaile z raportami Funkcja służy do wykonywania się operacji wysłania email a z raportem podczas zamknięcia zmiany głównej w systemie. 2. Drukowad numer paragonu na fakturze VAT Funkcja określa czy na fakturze VAT wystawianej z programu X2Hotel ma byd drukowany numer paragonu (o ile faktura została wystawiona do paragonu) 3. Zamknięcie zmiany przy zamkniętych wszystkich stolikach Funkcja określa czy program ma pozwolid na zamknięcie zmiany w momencie gdy istnieją otwarte rachunki czy też nie. 4. Pokazywad status serwera Funkcja pozwala na włączenie graficznego wykresu obciążenia serwera POSTGRESQL na którym pracuje baza danych programu. 5. Rozliczanie inwentaryzacji wg FIFO Funkcja określa czy inwentaryzacje w systemie mają byd prowadzone wg Zasady FIFO czy wg Ostatnich cen zakupu towarów. 6. Tryb sprzedaży detalicznej Funkcja pozwala na wyłączenie wyświetlania pełnej listy towarów w kartotece towarowej, towary pokazują się dopiero po wpisaniu fragmentu nazwy w polu wyszukiwania towaru (funkcja powinna byd wykorzystywana podczas gdy kartoteka towarowa zawiera więcej niż 10k pozycji). 7. Wyszukiwanie wiadomości funkcja pozwala na odbieranie wiadomości wysłanych w ramach X2System. 8. Księga pokazuje nazwisko (nie zaznaczone status) Funkcja służy do wyboru prezentacji nazwy na grafie rezerwacji tj. nazwisko osoby rezerwującej / zameldowanej lub status pokoju.