Baza (kartoteka) pokoi/pomieszczeń.

Transkrypt

1 Baza (kartoteka) pokoi/pomieszczeń. * dodawanie, edycja i usuwanie pokoi, * dowolna numeracja/nazewnictwo, * określenie piętra, pojemności (ilość osób) i dowolnych elementów dodatkowych (łazienka,taras, widok, itp.), * określenie ceny za wynajem (cena za pokój bądź od osoby) z uwzględnieniem dzieci w trzech przedziałach wiekowych, * moŝliwość zamieszczenia zdjęcia pokoju, które moŝe być wykorzystane jako prezentacja dla klienta, * prosty i skuteczny system wyszukiwania pokoi (np. ze względu na ilość osób, piętro, itp) Kartoteka klientów * dodawanie, edycja i usuwanie, * podstawowe dane o klientach (telefony, adres zamieszkania, numer dowodu toŝsamości, e- mail, itp), * prosty, skuteczny system wyszukiwania klientów, * moŝliwość szybkiego wysłania maila do klienta. Grafik pokoi * przejrzysta tabela pokazująca w jakie dni dane pokoje są zajęte/wolne z uwzględnieniem róŝnych typów rezerwacji, * moŝliwość ustawienia konkretnych dni pokazywanych w tabeli (np. weekendy), * moŝliwość ustawienia pojemności pokoi, które będą pokazywane, * ustawienie przedziału czasowego, * moŝliwość szybkiej rezerwacji z poziomu grafika (wystarczy przeciągnięcie myszki), * kliknięcie myszy na danej rezerwacji ukazuje szczegółowe dane o wynajmie/rezerwacji, * moŝliwość pełnej edycji oraz szybkiej zmiany typu istniejącej rezerwacji, * wystawianie faktur, rachunków, * moŝliwość wydruku lub zapisania grafiku jako obrazka (.jpg,.png). Rezerwuj * prosty formularz, w którym ustalane są dane rezerwującego oraz inne szczegóły rezerwacji obejmujące: typ rezerwacji (wstępna, potwierdzona, online), okres pobytu, liczbę osób (dorośli, dzieci) oraz kwota za pobyt, * moŝliwość wynajmu grupowego - tj. jeden klient wynajmuje/rezerwuje kilka pokoi. * opcja meldowania osób, * moŝliwość zamieszczania dodatkowych informacji związanych z rezerwacją/wynajmem, * kalkulator ceny pozwalający szczegółowo zdefiniować sposób naliczania ceny za pobyt, * opcja druku (wysłania em) potwierdzenia rejestracji. Recepcja * tutaj wyświetlane są informacje o stanach pokoi w danym dniu (wybór dnia z kalendarza) - domyślnie: dziś, * przejrzysta lista pokazująca czy dany pokój jest wolny czy zarezerwowany (z uwzględnieniem 3 typów rezerwacji), * informacje na temat płatności (wartość do zapłaty, wpłacona zaliczka, informacja o uregulowaniu), moŝliwość wystawienia rachunku/faktury,

2 * dla pokojów zarezerwowanych: podgląd, edycja, dodawanie i usuwanie zdarzeń (np. kolacja, podwieczorek, itp) oraz system informowania o ustalonej porze przed zajściem zdarzenia * moŝliwość szybkiej zmiany dat rezerwacji, ewentualnie usunięcia rezerwacji. Księga meldunkowa * lista meldunków z bogatymi moŝliwościami filtrowania (wg dat, pokoi,osób, itp.), * moŝliwość edycji, usuwania lub dodawania zameldowanych osób, * wydruk księgi meldunkowej według obowiązujących przepisów Finanse Tworzenie Nowego Dokumentu * wbudowane szablony dokumentów (faktury: vat, vat+odcinek płatności, vat pro-forma, vat korekta; rachunek, rachunek+odcinek płatności, oferta), * ręczna/automatyczna numeracja dokumentów, * moŝliwość zdefiniowania własnego schematu automatycznej numeracji, * moŝliwość wystawiania faktury w dowolnej walucie, * pole z informacją o osobie wystawiającej dokument, * moŝliwość wstawienia nabywcy/odbiorcy dokumentu bezpośrednio z istniejącej bazy klientów, lub ręczne wypełnienie wymaganych pól, * kontrola poprawności NIP * opcja "odbiorca ten sam co nabywca" przyspieszająca proces tworzenia nowego dokumentu, * błyskawiczne wyszukiwanie, wstawianie i edycja towarów/usług, * przejrzysta lista zakupywanych towarów/usług, * moŝliwość zatwierdzenia dokumentu jako kopii roboczej (z moŝliwością późniejszej jej edycji), * rozbudowana opcja zatwierdzania dokumentu (zapisz i drukuj, zapisz i eksportuj do.pdf, zapisz i wyślij em do klienta, zapisz i wyświetl podgląd wydruku, opcja automatycznego wydruku kopii i oryginału. Dokumenty/Dokumenty wg klientów * szybkie wyszukiwanie wg wybranej kategorii, * wyświetlanie z podziałem na typy dokumentów, * wyświetlanie według klientów, * wyświetlanie skrócone lub pełne, * moŝliwość szybkiego wydruku, eksportu do.pdf lub wysłania dokumentu em, * edycja i usuwanie dokumentów, * konfigurowalny wydruk listy dokumentów, * moŝliwość utworzenia dokumentu na podstawie istniejącego w bazie. Raporty i podsumowania Program oferuje rozbudowaną listę raportów: * zestawienie klientów, * usługi według dat z podsumowaniem, * usługi według pokoi, * usługi - zestawienie, * aktualnie zarezerwowane pokoje, * zestawienie zarezerwowanych pokoi według klientów,

3 * miesięczne porównanie obłoŝenia pokoi, * dzienne porównanie obłoŝenia pokoi, * zestawienie zarezerwowanych pokoi * zestawienie rezerwacji i usług, Zarządzanie bazą danych * wykonywanie kopii zapasowej bazy danych, * wgrywanie bazy z istniejącej kopii zapasowej, * opcja tworzenie archiwów (umoŝliwia przeniesienie do archiwum wszystkich rezerwacji oraz dokumentów finansowych), * odtwarzanie zaarchiwizowanego okresu. Rezerwacje * wgląd na informacje o wszystkich rezerwacjach, z kolorystycznym rozróŝnieniem poszczególnych jej typów, * moŝliwość szybkiej zmiany typu rezerwacji, * moŝliwość zastosowania róŝnych rodzajów filtrów sortujących listę rezerwacji, * podgląd, usuwanie, dodawanie oraz edytowanie rezerwacji, * generowanie dokumentów sprzedaŝy, wystawianie faktur, rachunków, paragonów dla poszczególnych rezerwacji, Sprzątanie pokoi (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) * definiowanie liczby dni wstecz branych pod uwagę przy generowaniu listy pokoi do posprzątania (domyślnie 1 dzień), * ustawienie bieŝącej daty, * moŝliwość określenia pokojów posprzątanych lub do posprzątania, * szybka zmiana statusu pokoju z "Do posprzątania" na "Posprzątane", * wydruk listy pokoi do posprzątania/posprzątanych. Ustawienia Z poziomu tego modułu dokonujemy wszystkich podstawowych ustawień m.in.: * określenie scieŝek dostępu do bazy danych oraz katalogu ze zdjęciami pokoi, * konfiguracja ustawień związanych z informowaniem o usługach, * określanie godziny wykwaterowania w obiekcie, * metoda obliczania ceny za wynajem (od pokoju lub od osoby), * ustawienia dotyczące sprzątania pokoi, * ustawienia druku powierdzenia rezerwacji, * ustalenie metody numerowania rezerwacji, * ustawienia dotyczące modułu fakturującego (numeracja dokumentów, nazewnictwo na dokumentach, rozliczanie i rejestrowanie sprzedaŝy), * konfiguracja drukarki fiskalnej, * dodawanie, usuwanie opcji pokoi, * zarządzanie usługami (określanie nazwy, ceny, stawki VAT, PKWiU), * zarządzanie słownikami (grupy towarów/usług, formy płatności, stawki Vat, jednostki).

4 Organizer (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) * dodawanie/podgląd i edycja notatek w poręcznym kalendarzu, * ustawienie widoku, od 1 do 30 dni, * wyświetlanie usług przypisanych do pokoi, * skalowanie. Zarezerwowane pokoje (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) * róŝne rodzaje filtrów sortujących listę zarezerwowanych pokoi, * moŝliwość: podglądu, usuwania oraz edytowania poszczególnych rezerwacji, * wystawiania faktur, rachunków, paragonów, * opcja wydruku listy zarezerwowanych pokoi. Sklep, czyli sprzedaŝ towarów (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) Obsługa popularnych kas fiskalnych daje uŝytkownikom programu mpensjonat moŝliwość prowadzenia sprzedaŝy rejestrowanej: * definiowalne formy płatności (np. gotówka, przelew, karta płatnicza, przelew z terminem płatności), * wybór towarów z bazy, * przypisanie paragonu zakupu do unikalnego identyfikatora rezerwacji, * pełna edycja bazy towarów/usług (dodawanie, usuwanie, przypisywanie do kategorii, edycja grup towarów), * szybkie przeszukiwanie bazy wg wybranej kategorii. Rejestrowanie sprzedaŝy towarów i usług (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) Dzięki tej funkcji istnieje moŝliwość rejestrowania rezerwacji lub dodatkowych usług świadczonych przez ośrodek w formie paragonów (uproszczona forma sprzedaŝy). Dzięki tej funkcji istnieje moŝliwość rejestrowania rezerwacji lub dodatkowych usług świadczonych przez ośrodek w formie paragonów (uproszczona forma sprzedaŝy). Raporty sprzedaŝy rejestrowanej (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) * sumaryczny raport ogólny, * miesięczne porównanie sprzedaŝy, * sprzedaŝ w podanym okresie, * sprzedaŝ wg stawek VAT, * sprzedaŝ sumaryczna wg stawek VAT, * sprzedaŝ wg produktów, * sprzedaŝ sumaryczna wg produktów, * sprzedaŝ wg grup towarów/usług, * sprzedaŝ sumaryczna wg towarów/usług, * sprzedaŝ wg personelu, * sprzedaŝ sumaryczna wg personelu z podziałem na VAT, * sprzedaŝ sumaryczna wg personelu z podziałem na formy płatności, * sprzedaŝ wg form płatności, * sprzedaŝ sumaryczna wg form płatności, * zwrócone paragony.

5 Obsługa kasy fiskalnej (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) Z poziomu tego modułu mamy do dyspozycji następujące opcje dot. kasy fiskalnej: * raport dobowy, * raport dobowy z wypłatą z kasy, * raport miesięczny - szczegóły, * raport miesięczny - podsumowanie, * raport okresowy - szczegóły, * raport okresowy - podsumowanie, * raport kasy/zmiany czytający, * raport kasy/zmiany zerujący z wypłatą, * raport kasy/zmiany zerujący, * drukuj stan kasy, * wpłać do kasy, * wypłać z kasy, * zeruj kwotę na kasie. Zarządzanie kontami uŝytkowników (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) * tworzenia kont/grup uŝytkowników oraz przypisywanie im odpowiednich uprawnień, * system logowania personelu, * panel administratora pozwalający zarządzać kontami uŝytkowników. Zmiany (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) Program umoŝliwia nie tylko tworzenia kont/grup uŝytkowników oraz przypisywać im odpowiednie uprawnienia, daje takŝe umoŝliwia generowanie zmian personelu: * określanie uŝytkowników/personelu tworzących daną zmianę, * konfiguracja czasu trwania (oraz nazwy) zmiany, * generowanie raportów dla wybranej zmiany. Zaawansowany cennik za pokoje (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) Moduł pozwalający na zaawansowane naliczanie opłat za pobyt przy uwzględnieniu róŝnych sezonów, czy opłat za pobyt dzieci w róŝnych grupach wiekowych. Współpraca z systemami rezerwacji NOWOŚĆ! (TYLKO WERSJE PROFESSIONAL) Moduł pozwalający skonfigurować program mpensjonat do współpracy z systemami rezerwacji online - z jednym lub kilkoma jednocześnie. Pomocne pliki.pdf : Obecne systemy współpracujące z programem mpensjonat : * hotel24h.com