wersja 1.17 czyli program służący do sporządzania i ewidencji: faktur, towarów, usług, kontrahentów V.M.C. Soft & Hardware, mgr inż. Krzysztof Stępień Szczecinek 1995-2001
UMOWA LICENCYJNA Zawarta pomiędzy V.M.C. Soft & Hardware zwanym dalej VMC, a kupującym zwanym dalej UŻYTKOWNIKIEM, dotycząca produktu o nazwie FAKTURA 2001 zwanego dalej PRODUKTEM (jako PRODUKT rozumie się właściwy program komputerowy i współpracujące z nim podprogramy oraz dostarczoną wraz z nim instrukcję użytkowania). Zgoda na instalację PRODUKTU jest równoznaczna z zaakceptowaniem warunków niniejszej umowy. Licencja 1 VMC jest autorem i producentem PRODUKTU. Jest on też jedyną instytucją uprawnioną do bezpośredniej sprzedaży PRODUKTU. Nabyty przez użytkownika PRODUKT jest w całości własnością VMC. PRODUKT i jego poszczególne elementy są chronione ustawą oprawie autorskim i prawach pokrewnych. 2 Użytkownik ma prawo do korzystania z PRODUKTU wyłącznie do własnego użytku, używania PRODUKTU wyłącznie na jednym stanowisku komputerowym, używania PRODUKTU tylko do celu, który został sprecyzowany w instrukcji obsługi. Stworzone przy użyciu PRODUKTU przez UŻYTKOWNIKA bazy danych i wydruki są w całości własnością UŻYTKOWNIKA. 3 4 Zabrania się UŻYTKOWNIKOWI korzystania z PRODUKTU w sposób inny niż opisany w 2, w szczególności: kopiowania programu komputerowego na jakikolwiek inny nośnik (z wyłączeniem prawa do wykonania jednej kopii archiwalnej programu komputerowego), modyfikacji programu komputerowego lub jego kopii, wykorzystywania PRODUKTU lub jego fragmentów do produkcji innych programów, wynajmowania, wydzierżawiania oraz użyczania PRODUKTU. Nie wolno PRODUKTU używać w sieci na wielu stanowiskach lub w jakikolwiek sposób na więcej niż jednym komputerze. Na wielostanowiskowe korzystanie z produktu należy wykupić specjalną licencję od VMC. 5 Jedynym wiarygodnym dokumentem potwierdzającym legalność PRODUKTU jest niniejsza umowa oraz dołączony do niej dowód zakupu (np. faktura). Ograniczona gwarancja VMC gwarantuje poprawne zainstalowanie produktu oraz że dostarczone przez niego nośniki z kopią będą wolne od wad materiałowych w okresie dwunastu miesięcy od daty zakupu potwierdzonej rachunkiem, pod warunkiem, że były one użytkowane zgodnie z ich przeznaczeniem. W przypadku stwierdzenia wad nośnika lub jego niekompletności VMC wymieni wadliwy egzemplarz na egzemplarz wolny od wad pod warunkiem przedstawienia dokumentów stwierdzających legalność PRODUKTU. VMC nie gwarantuje, że PRODUKT spełni wymagania i oczekiwania UŻYTKOWNIKA, że działanie produktu będzie przebiegać bez zakłóceń i będzie wolne od wszelkich błędów. Zrzeczenie się odpowiedzialności za straty i uszkodzenia VMC nie będzie w żadnym przypadku odpowiadać za jakiekolwiek przypadkowe lub nieprzypadkowe straty i szkody, w tym utratę dochodów, oszczędności lub innych korzyści, zakłócenia w pracy przedsiębiorstwa, utratę informacji handlowych lub danych, jak również za wszelkie sytuacje, które nie zostały wyszczególnione z osobna, powstałe w wyniku użycia lub niemożności użycia PRODUKTU, nawet gdy VMC zostanie powiadomione o możliwości powstania takich szkód.
Wprowadzenie Program FAKTURA 2001 przeznaczony jest do wystawiania faktur VAT, Rachunków Uproszczonych oraz ewidencjonowania ww. dokumentów. Wymagania sprzętowe komputer klasy PC z zainstalowanym poprawnie systemem Windows 95 lub Windows 98 co najmniej 16 MB RAM HDD: 5MB do instalacji plus miejsce potrzebne na wprowadzane dane monitor: VGA mono lub lepszy; najlepiej pracujący w rozdzielczości 800x600 mysz nie jest obowiązkowa, ale się przydaje drukarka najlepiej laserowa lub atramentowa, formatu A4, najlepiej wyposażona w automatyczny podajnik papieru oraz sterowniki do systemu Windows Praca z programem Pracę rozpoczynamy od instalacji programu. W tym celu wkładamy płytę instalacyjną do napędu CD-ROM. Jeżeli włączone jest automatyczne powiadamianie o włożeniu to instalator uruchomi się automatycznie, w wypadku przeciwnym z płyty instalacyjnej uruchamiamy program Setup.exe. Aby zainstalować program z domyślnymi ustawieniami na zadawane przez instalatora pytania naciskamy kilkakrotnie ENTER. Po instalacji standardowej program tworzy w menu Start -> Programy folder Faktura 2001 a w nim ikonę z odnośnikiem do programu Faktura 2001. Dla wygodnej pracy dobrze jest wyciągnąć ww. ikonę na pulpit. Aby uruchomić program klikamy dwukrotnie na ww. ikonkę Faktura 2001. Gdy pojawi się okienko login (jeżeli instalujemy program po raz pierwszy) klikamy OK.!. Konfiguracja Po pierwszym uruchomieniu powinniśmy program skonfigurować. W tym celu z menu System wybieramy opcję Preferencje. Otworzy się okienko jak na rys. 1. Opis pól jest następujący: Rys.1
Prefix numeru to tekst, który będzie dodany przed numerem kolejnym faktury; Kolejny numer to numer następnej wystawionej faktury, program automatycznie zwiększa ten numer o 1 po wystawieniu dokumentu; Sufiks numeru to tekst, który będzie dodany po numerze kolejnym faktury; Forma płatności - domyślna forma płatności np.: gotówka, przelew, czek itp. Miejsce wystawienia - domyślne miejsce wystawienia faktury - nazwa miejscowości Domyślnie zamknięta - określa czy nowo wystawiana faktura jest domyślnie zamknięta czy otwarta Jednostka miary - domyślna jednostka miary przy wprowadzaniu nowego towaru Podatek VAT - domyślny podatek VAT, wyrażony w [%] przy wprowadzaniu nowego towaru Marża - domyślna marża, wyrażona w [%] ceny zakupu netto towaru potrzebna przy wprowadzaniu nowego towaru tylko jeżeli ustalamy cenę handlową towaru jako cena zakupu netto + marża Wprowadzanie cen wg: - wybieramy sposób wprowadzania ceny nowego towaru; gdy wybierzemy wg ceny netto to cena brutto zostanie obliczona automatycznie jako cena netto * (1 + VAT); gdy wybierzemy wg ceny brutto to cena netto zostanie obliczona automatycznie jako cena brutto / (1 + VAT) Komis - domyślne ustawienie kontrolki Komis przy wprowadzaniu nowego towaru Ewidencja towarów - jeżeli opcja jest włączona program prowadzi ewidencję towarów tzn. kontroluje dodatkowo stany magazynowe Kopie - określa w ilu egzemplarzach dokument zostanie wydrukowany: oryginał / kopia - 1 egzemplarz, dobre dla drukarki igłowej i papieru z kalką oryginał i kopia - 2 egzemplarze oryginał i 2 kopie - 3 egzemplarze Nazwa, Ulica, Kod, Miasto, Bank i NIP to pola informacyjne o firmie, pierwsze trzy można modyfikować, NIP jest wpisany na stałe Wygląd faktury: Elegancki i Prosty określa czy faktura będzie drukowana z ramkami czy bez, w wersji 1.10 opcja jest niedostępna Drukuj logo firmy jeżeli użytkownik sporządzi obrazek o rozmiarach 677x207 będzie on drukowany w lewym górnym rogu faktury przy wybranym wyglądzie faktury eleganckim. Lewy i górny margines przeznaczone są do celów eksperymentalnych Czcionka faktury używana jest do wyboru kodowania polskich znaków, w Windows 95, 98, 2000 powinna być wybrana pozycja pierwsza, w NT4.0 pozycja druga Po uzupełnieniu potrzebnych pól wybieramy OK. aby zapamiętać konfigurację. Wprowadzanie, edycja i usuwanie towarów Mając skonfigurowany program możemy przystąpić do wprowadzania towarów. W tym celu klikamy na guzik Towary. Otworzy się okienko jak na rys 2. Rys. 2
Aby dopisać nowy towar klikamy na guzik Dopisz. Otworzy się okienko podobne do tego z rys. 3. Pola których opis wyszczególniony jest kolorem czerwonym MUSZĄ zostać wypełnione. Kod to kod kontrahenta, który w przyszłości ułatwi nam jego wyszukanie. Może mieć długość do 15 znaków i musi być unikalny tzn. nie może się powtarzać. Nazwa towaru to jego nazwa wraz z ewentualnym opisem drukowana na fakturze. Począwszy do wersji 1.17 może mieć dowolną długość złożoną z wielu linii. Jest to wygodne zwłaszcza przy sprzedaży usług. W tabelach informacyjnych oraz zestawieniach wyświetlana jest jednak tylko pierwsza linia, a na fakturze drukowane są wszystkie linie ale ich długość ograniczona jest do obszaru wyświetlanego na ekranie. Towar określa, że mamy do czynienia z towarem i przy wystawianiu faktury i włączonej w preferencjach opcji ewidencja towarów stan będzie zmniejszany przy wystawieniu każdej faktury; w przypadku usługi wyłączamy tę opcję Komis określa, że towar ma pochodzenie komisowe i ceny netto i brutto zostaną skalkulowane na podstawie ceny zakupu, marży i podatku VAT. Wartość podatku VAT zostanie naliczona tylko od wartości marży. Wartość zakupu jest zwolniona z VAT. Na fakturze w kolumnie VAT drukowany jest symbol KM a pod fakturą legenda: KM - Komis SWW to symbol SWW, maks. 10 znaków. Stan magazynowy - ilość towaru w magazynie J.m. to jednostka miary np. szt., l. m. Cena zakupu - to cena zakupu towaru, jest obowiązkowa gdy włączona jest kontrolka komis, pozostałe ceny obliczane są na podstawie marży i stawki podatku VAT Marża - przydatna j.w. Cena netto musi być wypełniona obowiązkowo, jeżeli na guziku z napisem cena netto jest symbol strzałki to cena brutto obliczona zostanie automatycznie. VAT to wartość podatku VAT. Cena brutto musi być wypełniona obowiązkowo, jeżeli na guziku z napisem cena bruto jest symbol strzałki to cena netto obliczona zostanie automatycznie. Klikając na guzik Cena netto lub Cena brutto (jeżeli opcja Komis wyłączona) wybieramy, którą z nich wprowadzimy ręcznie, a która zostanie obliczona automatycznie. Jeżeli dane są wprowadzone klikamy na guzik Dopisz jeżeli chcemy dopisać tylko tę jedną pozycję, jeżeli zamierzamy dopisywać kolejne wygodniej jest kliknąć na guzik Dopisz i Nowy co spowoduje dopisanie pozycji do bazy i przygotowanie okienka do wprowadzania kolejnej. Pomiędzy poszczególnymi polami poruszamy się jak w MSOffice używając klawisza TAB - do przodu lub kombinacji klawiszy SHIFT+TAB - wstecz. Aby nie odrywać rąk od klawiatury do zatwierdzania danych można wykorzystać kombinację klawisza Lewy ALT i literki podkreślonej w opisie guzika np. zamiast klikać na Dopisz naciskamy Lewy ALT + D lub ENTER, zamiast Dopisz i Nowy naciskamy Lewy ALT + N, zamiast Anuluj - Lewy ALT + A lub ESC. Rys. 3
Aby poprawić błędnie wprowadzone dane lub np. dokonać przeceny - w okienku jak na rys. 2 wybieramy interesującą nas pozycję klikając na nią lewym guzikiem myszy. Zostanie ona podświetlona - na rys. 2 kolorem żółtym. Następnie klikamy na guzik Popraw. Można też od razu kliknąć na daną pozycję dwukrotnie co od razu otworzy ją w okienku edycji - rys. 3. Poprawiamy dane i klikamy na guzik Popraw w okienku edycji. Aby usunąć pozycję z podobnie jak wyżej podświetlamy ją i klikamy na guzik Usuń. Program zapyta czy usunąć pozycję, jeżeli odpowiemy naciskając na guzik Tak zostanie ona usunięta. Jeżeli wprowadziliśmy wszystkie interesujące nas dane zamykamy okienko z rys. 2. Wszystkie powyższe operacje można przeprowadzić również podczas wystawiania faktury, ale o tym w dalszej części instrukcji. Opcja Drukuj w okienku Towary i usługi (rys. 2) służy do drukowania stanów magazynowych. Program umożliwia wydruk pełnych stanów magazynowych (opcja domyślna) lub odpowiednio towarów komisowych i niekomisowych. Możliwy jest też tylko podgląd wydruku (opcja domyślna). Wprowadzanie, edycja i usuwanie kontrahentów W okienku głównym programu klikamy na guzik Kontrahenci. Aby wprowadzić informację o naszych klientach podobnie jak w przypadku towarów klikamy na guzki Dopisz. Otwiera się okienko podobne do tego z rys. 4. Pola z opisem w kolorze czerwonym należy wypełnić obowiązkowo. Większość z nich jest tak oczywista, że nie wymaga opisu. Dlatego też poniżej opisano tylko niektóre: Rabat - pole jeszcze nie wykorzystane, przewidziane do użytku w późniejszej wersji programu Termin płatności przelewem - podajemy go w dniach np. 14. Jeżeli przy wystawianiu faktury dla klienta ze zdefiniowanym terminem płatności jako formę zapłaty wybierzemy przelew to do bieżącej daty zostanie dodana wartość z pola termin płatności kontrahenta i wyliczona w ten sposób data zostanie wpisana do pola termin płatności na fakturze. Płatnik VAT - jeżeli zaznaczymy to pole to przy wystawianiu dokumentu program automatycznie ustawi domyślny typ dokumentu jako faktura VAT. Rys. 4 Poprawa i usuwanie kontrahentów odbywa się na takich samych zasadach jak edycja towarów. Wprowadzanie, edycja i usuwanie faktur Aby wystawić nowy dokument w okienku głównym klikamy na guzik Nowa faktura. Otworzy się okno jak na rysunku 5. Wypełniamy kolejno brakujące pola: Nr - opisuje numer faktury, składa się z trzech pól: prefix, numer kolejny i sufix. Z powyższych pól jedynie środkowe pole musi być wypełnione, musi ono zawierać liczbę będącą numerem kolejnym faktury. Numer musi być niepowtarzalny. Jeżeli podamy numer, który już istnieje to program zgłosi błąd i nie pozwoli dopisać faktury do bazy. Numer wstawiany jest automatycznie i po wystawieniu każdego dokumentu jest zwiększany o jeden. Typ to typ dokumentu, należy wybrać VAT dla faktury VAT lub RU dla Rachunku Uproszczonego, program wypełnia automatycznie to pole w zależności od ustawienia w preferencjach i od tego czy zaznaczono pozycję Płatnik VAT przy kontrahencie.
Data wystawienia to data wystawienia dokumentu - wypełniana jest automatycznie bieżącą datą ale może być ręcznie poprawiona. Data sprzedaży to data sprzedaży towaru - wypełniana jest automatycznie bieżącą datą ale może być ręcznie poprawiona. Forma to forma płatności. Można wybrać pomiędzy gotówką i przelewem lub wpisać ręcznie coś innego np. czek. Termin to termin płatności za fakturę Wartość NETTO, Wartość VAT i Wartość BRUTTO to pola tylko do odczytu, pokazują one łączną wartość towarów na fakturze. Zapłacono, Do zapłaty - to pozycje, które pozwalają określi dług - w przypadku np. wpłacenia zaliczki lub sprzedaży ratalnej Kod, Nazwa, Adres, NIP i Odbierający to dane dotyczące kontrahenta. Możemy wpisać je ręcznie lub klikając na guzik Kontrahent wybrać go z istniejącej bazy. Po kliknięciu na guzik Kontrahent otworzy się okienko z kontrahentami. Właściwego kontrahenta możemy wybrać na kilka sposobów: Wpisując jego kod lub fragment kodu do okienka Szukaj wg kodu, program automatycznie podświetla wybranego kontrahenta, jeżeli wyświetla już tego, któremu wystawiamy dokument to naciskamy ENTER. Wpisując NIP w okienku Szukaj wg NIP, reszta j.w. Podświetlając kontrahenta myszą i klikając na guzik Wybierz (Lewy ALT + W). Dwukrotnie klikając na wybranym kontrahencie. Uwagi to dowolny tekst zawierający uwagi do faktury. Zamknięta - określa czy faktura jest zamknięta czy otwarta. Jeżeli faktura jest zamknięta usunięcie jej nie powoduje zwrotu towarów do magazynu, jeżeli jest otwarta usunięcie jej powoduje zwrot towaru do magazynu pod warunkiem, że w magazynie istnieje jeszcze kod towaru z faktury. UWAGA! Zamkniętej faktury nie można otworzyć! Jeżeli wszystkie powyższe dane są już wpisane to wybieramy towary. Robimy to klikając na guzik Nowy towar. Tu uwaga! Po kliknięciu na nowy towar późniejsza poprawa numeru faktury będzie już niemożliwa. Automatycznie otworzy się okienko z towarami. Towar wybieramy podobnie jak kontrahenta używając klawiatury lub myszy. Jeżeli zamierzamy sprzedać towar, którego nie ma w bazie możemy od razu dopisać go do niej lub wybrać zamknij i dopisać w okienku Dodawanie towarów i usług, które ukaże się po wybraniu towaru lub kliknięciu na guzik Zamknij (rys. 6). Tu kolejna uwaga! Indeksowane towarów odbywa się według pierwszej linii opisu, dlatego też należy uważać by każda pierwsza linia towarów wprowadzanych na jednej fakturze była inna. Wypełniamy obowiązkowo pola z czerwonym opisem. Ilość możemy wpisać ręcznie lub wybrać myszą. Aby dodać towar do faktury klikamy na guzik OK lub naciskamy ENTER. Pozycja zostanie dopisana do faktury a wartości netto, vat i brutto odpowiednio skorygowane. Aby dodać kolejną ponownie klikamy na guzik Nowy towar itd. Aby usunąć towar z faktury podświetlamy go myszą i klikamy na guzik Usuń towar. Towar zostanie usunięty a wartości faktury skorygowane. Nie ma możliwości bezpośredniej edycji towaru na fakturze. Aby to zrobić należy towar z niej usunąć i dopisać ponownie. Jeżeli faktura jest już przygotowana klikamy na guzik Dodaj fakturę (Lewy ALT + D). Faktura zostanie dopisana do bazy i wyświetlona w okienku głównym. Jeżeli zamierzamy ją wydrukować to wygodniej jest nacisnąć Dodaj i drukuj fakturę (Lewy ALT + R). Faktura przed dodaniem zostanie wydrukowana. Aby poprawić wystawiony już dokument podświetlamy go w okienku głównym i klikamy na guzik Popraw, aby usunąć klikamy na Usuń, aby wydrukować na Drukuj.
Rys. 5 Rys. 6
Dodatkowo program posiada następujące funkcje: podgląd dłużników, faktur otwartych i zamkniętych. Wykonujemy to wybierając odpowiednią funkcję z menu Widok. Kliknięcie na guzik Przelew umożliwia wydruk formularza przelewu. Istnieje możliwość wyboru drukowanego nagłówka pomiędzy "Poleceniem przelewu" a "Bankowym dowodem wpłaty". Wybranie z menu Faktura pozycji Raport sprzedaży umożliwia sporządzenie szczegółowego raportu sprzedaży za dany okres. Opcja jest tak prosta w użyciu, że nie wymaga szczegółowych wyjaśnień. Wybieramy okres raportu - dwie daty i klikamy na guzik Raprot. W menu System dostępna jest opcja Zmień hasło umożliwiająca zmianę hasła, o które pyta program przy starcie. Podajemy stare hasło (za pierwszym razem brak) oraz dwukrotnie wpisujemy nowe hasło. Po zatwierdzeniu guzikiem OK! każdorazowo przed uruchomieniem programu poprosi on o hasło, gdy będzie nieprawidłowe program nie uruchomi się. Pracę z programem kończymy klikając na ikonę Zakończ. Uwagi końcowe Jeżeli szanowny Użytkowniku zauważyłeś w programie jakieś błędy czy wady lub jeśli chciałbyś bym coś w nim usprawnił lub dopisał nowe opcje nie wahaj się tylko skontaktuj się natychmiast z autorem. V.M.C. Soft & Hardware mgr inż. Krzysztof Stępień ul. Warszawska 4a/9 PL 78-400 Szczecinek tel. 094 37-40-184, tel. kom. 0606 88 78 99 e-mail: krzysztof@krzynio.net www: www.krzynio.net