FORMY DZIAŁALNOŚCI ZAWODOWEJ

Krzysztof Olbrycht FORMY DZIAŁALNOŚCI ZAWODOWEJ Gdy wpada mam do głowy pomysł na biznes lub ktoś ze znajomych proponuje nam założenie spółki, to zaczynamy się zastanawiać w jakiej formie prawnej podjąć naszą nową aktywność zawodową. Od tej ważnej decyzji zależy w dużej mierze nasz sukces. Kierowanie się wskazówką, aby zrobić tak jak robi większość nie zawsze jest optymalne. Opieranie swojej decyzji na obiegowych opiniach też nie zawsze opłaci się. Przeważnie z wyborem formy prawnej naszego biznesu wiąże się wybór formy opodatkowania. Ale sam wybór formy działalności gospodarczej nie niesie wyłącznie skutków podatkowych. Rozpoczynający działalność gospodarczą winni wnikliwie rozważyć decyzję co do wyboru formy prawnej biznesu. Błąd w tej sprawie może przykładowo skutkować: - opłacaniem podatku dochodowego od straty (np. wybór zryczałtowanego podatku dla działalności, która przez dłuższy czas przynosi straty), - utratą całego materialnego dorobku rodziny w skutek jednego błędu w biznesie (wybór spółki cywilnej do działalności opartej na wysokich kredytach kupieckich), - zahamowaniem rozwoju firmy (np. zakaz zatrudniania ponad limit w przypadku karty podatkowej). Decyzja dotycząca formalno-prawnego ustawienia biznesu, jak i naszej nawet jednoosobowej aktywności zawodowej jest bardzo ważna, a dokładne rozważenie problemu z pewnością opłaci się w przyszłości. Poniższy tekst ma ułatwić czytelnikom ten ważny wybór. Nie zawsze właściwa decyzja po prostu nasunie się po lekturze. Zwykle warto własne przemyślenia skonfrontować ze specjalistami. Poniżej omówię podstawowe, najczęściej spotykane formy prawne, zarówno działalności gospodarczej, jak i osobistej działalności zawodowej. DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZA OSOBY FIZYCZNEJ Najprostszą formą prawną jest indywidualna działalność gospodarcza. Podstawa prawna tej formy działalności jest ujęta w ustawie z 19.11.1999 roku Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. nr 101 z 1999 roku, pozycja 1178). Polega ona na prowadzeniu działalności zarobkowej pod swoim nazwiskiem. Oznacza to pełną i nieograniczoną odpowiedzialność majątkiem prywatnym za zobowiązania. Zasada odpowiedzialności materialnej dotyczy także podatków, składek ZUS oraz innych obciążeń publicznych. Ta forma prawna jest dostępna dla pełnoletnich obywateli polskich, jak również dla cudzoziemców, którzy otrzymali w Polsce kartę stałego pobytu. Rejestracja Procedura jest prosta. Polega na zgłoszeniu zamiaru działalności do ewidencji działalności gospodarczej, którą prowadzą urzędy gmin, właściwe według miejsca zamieszkania (lub zameldowania) przedsiębiorcy. Jest to najprostsza forma działalności. Nie trzeba wnosić wkładów kapitałowych ani ponosić dużych kosztów. Ten kto ma pomysł na biznes i zna się na czymś, może rozpocząć zarobkowanie od zaraz. Przedsiębiorca osoba fizyczna może zgłosić jako siedzibę swoje miejsce zamieszkania. W urzędzie gminy (lub dzielnicy) podaje się takie dane jak: imiona i nazwisko przedsiębiorcy, nazwę rejestrowanej działalności (czyli firmę, pod którą przedsiębiorca występować będzie w obrocie gospodarczym), adres siedziby, określenie przedmiotu działalności oraz datę jej rozpoczęcia. Urząd wydaje zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Kopię 1

zaświadczenia gmina przesyła do urzędu skarbowego i ZUS. Zgodnie z ustawą z 20.08.1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym, od 01.01.2004 roku przedsiębiorcy będą rejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym, prowadzonym przez sądy rejonowe, a nie jak obecnie w ewidencji urzędów gmin i miast. Istnieje propozycja nowelizacji prawa, na mocy której do Krajowego Rejestru Sądowego byliby wpisywane tylko ci, którzy osiągaliby obroty w wysokości ponad 800 000 EURO. SAMOZATRUDNIENIE Jednoosobowa działalność gospodarcza częstrokroć jest wykorzystywana do tzw. samozatrudnienia, zwłaszcza przy stosunkowo wysokich wynagrodzeniach z umowy o pracę. Pracodawcy i pracownicy dochodzą do wniosku, że lepiej zamiast umowy o pracę stosować układ firma w firmie. Forma zarobkowania na podstawie umowy o pracę jest rozwiązaniem kosztownym dla stron, ze względu na obowiązkowe obciążenie wynagrodzenia za pracę składkami ZUS i podatkiem dochodowym. Opisana tu forma prawna działalności jest alternatywą wobec umowy o pracę. Przeważnie młodzi ludzie uciekają od wysokich składek ZUS, zależnych od wysokości wynagrodzenia, rejestrują działalność gospodarczą w gminie i płacą względnie stałą, małą składkę na ubezpieczenia społeczne. Przy zadowoleniu pracodawców, a częstokroć w wyniku ich perswazji, zawierają jako podmioty gospodarcze umowy o stałej współpracy. Zamiast kodeksu pracy, strony łączą się na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Strony czują się wolniej i swobodnie ukształtują zapisy umowy. W zasadzie wszystkie prawa pracownika, teraz działającego jako przedsiębiorca, można przenieść z umowy o pracę, regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania do umowy cywilnej. Trzeba tylko zadbać, aby współpraca stron faktycznie nie miała charakteru pracy, bo istnieje ryzyko uznania umowy cywilnej jako pozornej. Zamiast wynagrodzenia brutto z tytułu umowy o pracę współpracownik (podmiot gospodarczy) otrzymuje od kontrahenta należność z faktury. Zwykle, były pracodawca (kontrahent) godzi się na cenę usług współpracownika w wysokości przynajmniej dotychczasowych kosztów pracy, czyli wynagrodzenia brutto i składek ZUS pracodawcy łącznie. Ewentualny VAT doliczany do faktury zwykle jest obojętny finansowo dla zamawiającego usługę. Taka forma zarobkowania jest nazywana potocznie samozatrudnieniem. Wydawało się, że zmiana ustaw podatkowych od 01.01.2003 roku uniemożliwi stosowanie tej formy działalności. Ministerstwo Finansów w oficjalnym komunikacie potwierdziło możliwość takiej pracy. Przepisy przecież tego nie zabraniają. Współpracownik świadczący usługi rozlicza się z podatku dochodowego według skali podatkowej. Działalność taka przeważnie podlega podatkowi VAT (jeżeli nie jest zwolniona na mocy ustawy o VAT). SPÓŁKI CYWILNE OSÓB FIZYCZNYCH Spółka cywilna - jest to umowa pomiędzy przedsiębiorcami, dotycząca prowadzenia przez nich wspólnej działalności gospodarczej. Umowa może dotyczyć prowadzenia stałej działalności gospodarczej, jak również jednorazowego przedsięwzięcia. Wspólnicy zobowiązują się do współdziałania oraz do wniesienia do spółki wkładu majątkowego albo wkładu własnej pracy. Wkład majątkowy może być bardzo mały, gdyż nie ma jego dolnej granicy. Prawa i obowiązki wspólników są uregulowane w art. 860. i następnych ustawy z 23.04.1964 r. Kodeks Cywilny oraz w umowie spółki. Majątek spółki cywilnej stanowi niepodzielną wspólną własność wspólników. Nie może on być podzielony w czasie trwania spółki. Dlatego wszystkie prawa i obowiązki, zobowiązania i należności w obrocie gospodarczym należą wspólnie do wszystkich wspólników. W przypadku 2

sprawy sądowej wszyscy wspólnicy będą jednocześnie albo wierzycielami - powodami albo dłużnikami pozwanymi. Za zobowiązania spółki cywilnej odpowiadają wszyscy wspólnicy bez ograniczenia, nie tylko swoim majątkiem gospodarczym, ale i prywatnym. Przy dużych obrotach spółki cywilnej jej wspólnicy mają obowiązek zgłoszenia spółki do sądu rejonowego prowadzącego KRS. Sąd wpisuje taką spółkę do rejestru i w momencie wpisu dochodzi do jej przekształcenia w spółkę jawną. Obowiązek tego przekształcenia powstaje, jeżeli przychody netto spółki cywilnej w każdym z dwóch kolejnych lat obrotowych osiągnęły wartość 400 tys. EURO (art.26.paragraf 4. Kodeksu spółek handlowych). Wspólnicy rozliczają się osobno z podatku dochodowego, ale spółka jest podatnikiem VAT. Zatem wszelkie prawa i obowiązki VAT przysługują spółce (w tym celu spółka uzyskuje Numer Identyfikacji Podatkowej). Również numer statystyczny REGON jest przyznawany spółce, mimo, że to wspólnicy, a nie spółka są przedsiębiorcami. Rejestracja. Spółka cywilna nie jest samodzielnym przedsiębiorcą. Przedsiębiorcą jest każdy ze wspólników. Dlatego każdy z nich powinien zgłosić rozpoczęcie działalności gospodarczej w swojej gminie lub urzędzie miasta. Prawidłowa nazwa spółki cywilnej zawsze powinna zawierać wszystkie nazwiska wspólników. ZALETY I WADY SPÓŁKI CYWILNEJ Prosty charakter spółki Zalety Brak wymogu minimalnego kapitału Wspólnicy spółki są wiarygodnymi kredytobiorcami i kontrahentami Wady Odpowiedzialność za długi i podatki spółki majątkiem prywatnym wspólników Odpowiedzialność wspólnika za błędne decyzje drugiego wspólnika Utrudnione zmiany właścicielskie SPÓŁKA JAWNA OSÓB FIZYCZNYCH Art. 22. paragraf 1. ustawy z 15.09.200 roku Kodeks spółek handlowych stanowi, że: Spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółką handlową. Osoby fizyczne mogą zawiązać spółkę jawną w drodze pisemnej umowy (bez udziału notariusza). Spółka jawna jest podobna do spółki cywilnej, a równi ją przede wszystkim fakt, że jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez sąd. Każdy wspólnik może prowadzić sprawy spółki i reprezentować ją w obrocie handlowym. Nie wymaga się minimalnego dopuszczalnego wkładu w spółkę. Odpowiedzialność wspólnika za długi spółki jest nieograniczona, podobnie jak w spółce cywilnej. Wspólnik spółki jawnej odpowiada również za zaległości podatkowe tej spółki. Spółka jawna jest przedsiębiorcą i prowadzi interesy pod własną firmą, czyli nazwą. Dla prowadzenia interesów oraz zaspokojenia wierzycieli ma swój majątek (art. 8. oraz art. 28. Kodeksu spółek handlowych). Spółka jawna nie jest osobą prawną. Spółka występuje w sądzie jako strona procesu, a w jej imieniu działają wspólnicy. 3

Prawa i obowiązki wspólników są uregulowane w art. 22. i następnych Kodeksu spółek handlowych oraz w umowie spółki jawnej. Spółka rozlicza się z podatku VAT. Każdy ze wspólników płaci samodzielnie podatek dochodowy. Spółka jawna podlega zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego. ZALETY I WADY SPÓŁKI JAWNEJ Prosty charakter spółki Zalety Brak wymogu minimalnego kapitału Zachowanie ulgi inwestycyjnej przy przekształceniu spółki cywilnej w jawną Wady Odpowiedzialność za długi i podatki spółki majątkiem prywatnym wspólników Zgłaszanie zmian do KRS, opłaty WOLNY ZAWÓD Osoby fizyczne mogą również zarobkować wykorzystując instytucje tzw. wolnego zawodu. Warto zastanowić się, czy czasem nie jest wygodniej zrezygnować z rejestracji podmiotu gospodarczego. Cała plejada zawodów, takich jak: dziennikarze, graficy, fotograficy, projektanci, programiści, naukowcy, wykładowcy, szkoleniowcy, prawnicy, ekonomiści, inżynierowie, geodeci, architekci, tłumacze, księgowi, doradcy, rzeczoznawcy, eksperci, biegli, informatycy, brokerzy ubezpieczeniowi, księgowi, itp. może korzystać z tej formy zarobkowania, otrzymując wynagrodzenie z tytułu działalności wykonywanej osobiście. Obecnie coraz większa liczba zawodów kwalifikuje się do takiego zarobkowania, a zwłaszcza nowe zawody, powstające w wyniku postępu cywilizacyjnego. Dlatego katalog tych zawodów jest wciąż otwarty: jest to wszelka praca wymagająca wysokich czy szczególnych kwalifikacji, powodująca konieczność twórczego wytężenia umysłu. Działalność osobista Istotną cechą wolnego zawodu jest to, że jest to działalność wykonywana osobiście. W artykule 13. ustawy z 26.07.1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176. ze zmianami) można znaleźć interesujące nas definicje działalności wykonywanej osobiście. Działalność wykonywana osobiście, to m.in.: 1)przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej (...), 2)przychody otrzymane przez osoby (...) należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych, 3)przychody z tytułu osobistego wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej lub przedsiębiorcy jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb tych podmiotów i tego samego rodzaju usług nie wykonuje na rzecz ludności (...), 4)przychody z tytułu osobiście wykonywanej działalności na podstawie kontraktu menedżerskiego lub umów o podobnym charakterze. Warunki wolnego zawodu 4

Działalność wykonywana osobiście wyklucza zatrudnianie pracowników do pomocy merytorycznej (ale można zatrudniać osoby wykonujące prace pomocnicze). Z tego powodu nie można też zlecać wykonanie usług podwykonawcom. Działalność na podstawie umów zlecenia i o dzieło musi być wykonywana wyłącznie na rzecz osób wymienionych wyżej w pkt.3., czyli osób prawnych, jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej lub przedsiębiorców. Jeżeli będzie wykonywana również na rzecz ludności, tj. na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej, to takie przychody zostaną zakwalifikowane jako przychody z działalności gospodarczej. Wiąże się to m.in. z obowiązkiem prowadzenia ewidencji podatkowej oraz obowiązkiem płacenia VAT. Wolny zawód nie może mieć cech działalności gospodarczej. Dlatego podatnik planujący korzystanie z przepisu o przychodach z osobiście wykonywanej działalności nie może prowadzić zakładu usługowego, zatrudniać pracowników wykonujących za niego merytoryczne, fachowe czynności, prowadzić akcji reklamowej swoich usług, itp. Nie może to być firma, zakład ani zorganizowane przedsiębiorstwo. Ustawa prawo działalności gospodarczej definiuje działalność gospodarczą jako zarobkową działalność wytwórczą, handlową, budowlaną, usługową oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i eksploatacja zasobów naturalnych, wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły. Osoba podejmująca taką działalność jest przedsiębiorcą. Tak więc wolny zawód nie powinien być zorganizowany, czyli prowadzony w formie zakładu z wyodrębnionym, niekoniecznie w sposób prawny, majątkiem. Rozliczenie podatku dochodowego Wykonywanie wolnego zawodu przynosi konkretne korzyści. Wysokość składek na ZUS można istotnie ograniczyć, nie trzeba prowadzić ewidencji podatkowej, a w niektórych przypadkach podatki będą mniejsze. Osoba wykonująca zawód rozlicza się z podatku dochodowego raz do roku, składając roczny PIT. Zaliczki na podatek od każdej wykonanej umowy o dzieło lub zlecenia pobierają płatnicy czyli kontrahenci dla których usługi są świadczone. Dokonują tego w dniu wypłaty wynagrodzenia. Na nich spoczywa obowiązek wysłania deklaracji i zaliczki na podatek do urzędu skarbowego. Odciąża to wykonawcę usług od papierkowej pracy. Płatnik uwzględnia przy poborze zaliczki zryczałtowane koszty podatkowe w wysokości 20% przychodu (art.22.ust.9.pkt.4. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeżeli wykonawca poniósł wyższe koszty, niż uwzględnione przez płatnika, wówczas trzeba je udokumentować i można uwzględnić w kwocie faktycznie poniesionej w zeznaniu rocznym. Podatek obliczany jest na zasadach ogólnych, według skali podatkowej. Zwolnienie z VAT Przychody z działalności wykonywanej osobiście nie podlegają VAT. Jest to korzystne, bo skomplikowane przepisy o VAT częstokroć są niebezpieczną finansową pułapką dla podatników. Artykuł 7. ust.1. pkt. 6. ustawy o VAT zwalnia od podatku od towarów i usług przychody, o których mowa w art. 13. punkt od 2. do 8. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie trzeba płacić VAT, wystawiać faktur VAT ani prowadzić ewidencji sprzedaży i zakupów. Umowa o dzieło Działalność wykonywana osobiście może być prowadzona m.in. na podstawie mowy o dzieło. Według przepisów prawa autorskiego dziełem jest utwór stanowiący rezultat działalności twórczej o indywidualnym charakterze. Jeżeli powstające dzieło, np. projekt, ekspertyza, artykuł prasowy, opinia prawna, operat szacunkowy, wykład, raport, rysunek, fotografia, tłumaczenie, itp. 5

jest chronione przepisami prawa autorskiego, to na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art.22 ust.9. pkt.3) koszty uzyskania przychodu wynoszą 50 %! Można stwierdzić, że w takiej sytuacji, przy stosunkowo dużych przychodach, opodatkowanie jest w przybliżeniu dwa razy mniejsze niż w wypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Nadto umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS, jeśli zawarta jest z podmiotem, z którym twórca nie ma umowy o pracę. Umowa zlecenia Wykonywanie wolnego zawodu na podstawie umowy zlecenia może rodzić obowiązki w zakresie składek ZUS. Uczniowie i studenci do 25 roku życia są zwolnieni. Osoby zatrudnione jednocześnie (u innego pracodawcy) na podstawie umowy o pracę, osiągające przychody z tego tytułu minimum w wysokości najniższego wynagrodzenia i nie przebywające w czasie realizacji umowy zlecenia na urlopie opłacają jedynie składki na kasę chorych, które w większej części sfinansowane są z podatku dochodowego. A zatem etat gdzieś na boku, na minimalne wynagrodzenie, załatwia sprawę. Osoby nigdzie na pracujące na podstawie umowy o pracę zapłacą (i ich zleceniodawcy również) składki ZUS, liczone od przychodu z umowy zlecenia. Korzystne rozwiązanie Osoba, której zawód polega na tworzeniu dzieł i utworów może w zasadzie zarobkować wyłącznie na podstawie umów o dzieło. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie. Prowadzenie działalności gospodarczej lub zawieranie umów o pracę nie jest konieczne. Nie ma składek ZUS liczonych od wysokości wynagrodzenia, nie ma ewidencji podatkowych, rozliczenie podatkowe raz w roku. Obowiązek poboru zaliczek na podatek obciąża płatnika, z wyjątkiem, gdy kontrahentem jest osoba zagraniczna nierezydent. Jest zwolnienie z VAT. ZALETY I WADY WOLNEGO ZAWODU Zalety Ograniczenie wysokości składek ZUS (umowa o dzieło i zlecenia) Brak dokumentacji podatkowej Wady Forma prawna dotyczy tylko specjalistów Zakaz wykonywania usług dla ludności Pobór zaliczek na podatek przez kontrahentów Rozliczenie podatkowe raz na rok Ograniczony zakres działalności: tylko osobiste świadczenie usług Zakaz zatrudniania lub zlecania usług podwykonawcy Prawo do stosowania 50 % kosztów przy umowie Brak prawa do odliczania VAT w zakupach o dzieło z prawami autorskimi Możliwość zaliczenia wyższych kosztów, jeśli je poniesiono i udokumentowano Zwolnienie z VAT SPÓŁKI KAPITAŁOWE 6

Spółki kapitałowe charakteryzują się tym, że wspólnicy lub akcjonariusze nie odpowiadają za długi spółki swoim majątkiem prywatnym. Spółka ma własny majątek, którym odpowiada za zobowiązania. Wierzyciele spółki zaspokajają swoje roszczenia z jej majątku i nie mają prawa sięgnąć po prywatny majątek wspólników. Wspólnicy (akcjonariusze) nie odpowiadają za długi, ale członkowie zarządu, w pewnych okolicznościach mogą odpowiadać swoim prywatnym majątkiem. Zarząd powinien dochować stosownych procedur, jak na przykład zgłoszenie na czas upadłości spółki. Członkom zarządu grozi odpowiedzialność cywilna, podatkowa i karna jeżeli przekroczyli przepisy prawa. Zarząd może odpowiadać materialnie wobec spółki, wspólników (akcjonariuszy), wierzycieli, ZUS i fiskusa. Postępowanie członków zarządu zgodnie z prawem upadłościowym, kodeksem spółek handlowych, kodeksem cywilnym, prawem bilansowym (ustawa o rachunkowości) i prawem podatkowym uchroni przed osobistą odpowiedzialnością materialną i karną. Zmiany własnościowe w spółkach kapitałowych są szybkie i względnie tanie. Wystarczy zbyć udziały (akcje) lub ich część innej osobie. Nie trzeba zmieniać umowy spółki ani likwidować spółki, wystarczy zaktualizować księgę udziałów lub księgę akcyjną. Przeniesienie praw do udziału w spółce z o. o. wymaga notarialnego poświadczenia podpisów. Wspólnicy (akcjonariusze) posiadający ponad 10% kapitału spółki podlegają ujawnieniu w rejestrze sądowym. W spółce akcyjnej akcje są papierami wartościowymi - imiennymi lub na okaziciela. Akcje imienne mogą być sprzedawane bez udziału notariusza, w formie pisemnej umowy lub adnotacji na akcji, połączonej z wydaniem dokumentu akcji. Prawa do akcji na okaziciela są przenoszone wskutek wydania akcji nabywcy. Podatki i dokumentacja Spółki kapitałowe płacą podatek dochodowy od osób prawnych według stałej, a nie progresywnej stopy podatku (CIT). Stawka podatku dochodowego wynosi obecnie 27 %. Spółki płacą podatek VAT, a także inne podatki i opłaty na ogólnych zasadach. Wymaga się prowadzenia ksiąg rachunkowych. Sprawozdanie finansowe spółek akcyjnych i niektórych spółek z o.o. winno być badane przez biegłego rewidenta. Kodeksu spółek handlowych reguluje zasady funkcjonowania spółek kapitałowych. Spółki są zobowiązane do zatwierdzania rocznych wyników finansowych i zgłoszenia ich do sądu, zgłaszania zmian we władzach spółki jak również innych zmian do Krajowego Rejestru Sądowego. Do niektórych czynności potrzebny jest notariusz, na przykład do zmiany umowy (statutu) spółki. Rejestracja Spółki kapitałowe podlegają wpisowi do KRS Krajowego Rejestru Sądowego. Do powstania spółki potrzeba zawarciu umowy (statutu) w formie aktu notarialnego, wniesienia wkładów majątkowych na pokrycie kapitału zakładowego (akcyjnego), ustanowienia organów spółki, wpisania spółki do rejestru KRS. Koszty założenia spółki i jej funkcjonowania są większe, niż w przypadku spółki cywilnej lub jawnej. Wymagane jest zaangażowanie minimalnego kapitału. W przypadku spółki z o. o. jest to kwota 50.000 złotych, a w przypadku spółki akcyjnej 500.000 złotych. ZALETY I WADY SPÓŁEK KAPITAŁOWYCH Zalety Wspólnik (akcjonariusz) nie odpowiada za cywilne ani podatkowe zobowiązania spółki Wady Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych 7

Zalety Stała stopa podatku dochodowego Łatwość i szybkość zmian własnościowych Stabilność działania bez względu na skład właścicieli Możliwość rozwoju poprzez pozyskiwanie kapitału Wady Konieczność stosowania procedur zgodnych z Kodeksem spółek handlowych (dokumentacja) Ograniczone zaufanie dostawców i banków Utrudniony swobodny przepływ pieniędzy pomiędzy spółką a wspólnikami Większe koszty założenia, wymagany minimalny kapitał Ograniczone zaufanie dostawców i banków Konieczność zgłaszania zmian do KRS (opłaty) PODATEK DOCHODOWY Podatek według skali podatkowej Osoby fizyczne płacą podatek dochodowy zgodnie z ustawą z dnia 26.07.1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podatek ten płacą także wspólnicy spółek cywilnych i spółek jawnych. Jest to tzw. opodatkowanie na zasadach ogólnych. Podatek ten jest obliczany od sumy dochodów przedsiębiorcy według wzrastającej skali podatkowej: 19%, 30%, 40%. Uwzględnia się wszelkie koszty poniesione w związku z działalnością przedsiębiorcy, które pomniejszają podstawę opodatkowania. Co miesiąc trzeba odprowadzać zaliczki na podatek i składać odpowiednie deklaracje podatkowe (PIT -5). Na koniec roku trzeba złożyć zeznanie roczne PIT, w którym m. in. można rozliczyć ulgi podatkowe. Obowiązkowe ewidencje to: podatkowa książka przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe. Podatkowa księga przychodów i rozchodów Jest to dokumentacja wyłącznie dla celów podatkowych, właściwa dla przedsiębiorców rozliczających się z podatku na zasadach ogólnych, tj. według skali podatkowej. Obowiązek jej prowadzenia dotyczy tych podmiotów, które nie prowadzą pełnych ksiąg rachunkowych. A więc dotyczy to osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych, spółek jawnych, które nie mają obowiązku prowadzenia pełnej rachunkowości. Podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księgi rachunkowe Księgi rachunkowe odzwierciedlają pełny stan ekonomiczny i wszystkie operacje gospodarcze konkretnego podmiotu. Wymaga to gromadzenia wszystkich informacji o źródłach finansowania działalności podmiotu (w odróżnieniu od księgi przychodów i rozchodów, w której ewidencjonuje się jedynie sprzedaż i zakupy ). Zatem mimo uciążliwości związanych z pełną księgowością, jej zaleta polega na tym, że właściciel ma pełny obraz ekonomicznej sytuacji przedsiębiorstwa. Ustawa z 29.09.1994 o rachunkowości (art. 2. tej ustawy) określa jakie dane należy 8

zawierać i gromadzić w księgach rachunkowych. Przedsiębiorcy - osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne z udziałem osób fizycznych, które osiągnęły w poprzednim roku obrotowym kwotę przychodów netto (tj. bez kwoty VAT) 800 000 EURO mają obowiązek założenia ksiąg rachunkowych. Te same podmioty mogą dobrowolnie wybrać prowadzenie ksiąg rachunkowych, zgodnie z art.2.ustawy o rachunkowości, nawet jeśli mają znacznie mniejsze obroty od kwoty 800 tys. EURO. Ma to znaczenie zwłaszcza w sytuacji, kiedy przedsiębiorcy chcą mieć kompletną informację o swoim przedsiębiorstwie. Spółki kapitałowe spółka z o. o. i akcyjna zawsze mają obowiązek stosowania ksiąg rachunkowych, bez względu na kwotę swoich przychodów. Księgi rachunkowe pozwalają na sporządzenie kompletnego sprawozdania finansowego, składającego sie przede wszystkim z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Taki komplet dokumentów obrazuje pełen stan finansowy przedsiębiorstwa. Podatek dochodowy od osób prawnych Podatek ten płacą osoby prawne spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne. Podstawą prawną jest ustawa z dnia 15.02.1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatek ten jest obliczany od dochodu osoby prawnej według stałej stopy podatkowej 27 %. Uwzględnia się wszelkie koszty poniesione w związku z działalnością spółki, które pomniejszają podstawę opodatkowania. Co miesiąc trzeba odprowadzać zaliczki na podatek i składać miesięczne deklaracje podatkowe (CIT-2). Na koniec roku trzeba złożyć zeznanie roczne (CIT-8). ZRYCZAŁTOWANE FORMY OPODATKOWANIA W podatku dochodowym, możliwe są zryczałtowane formy opodatkowania, takie jak karta podatkowa oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Opisane są one w ustawie z 20.11.1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Ryczałt Ta forma opodatkowania jest dostępna dla osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą, dla spółek cywilnych oraz jawnych, które nie osiągnęły w zeszłym roku podatkowym limitu przychodów 250 000 EURO. Ponad tę kwotę przychodów ryczałt nie przysługuje. Również przedsiębiorcy rozpoczynający działalność w 2003 roku mogą skorzystać z ryczałtu, jeżeli nie korzystają z karty podatkowej bez względu na kwotę ich przychodów w tym roku. Nie mogą korzystać z ryczałtu osoby i spółki, które osiągają przychody z prowadzenia aptek i kantorów. Z ryczałtu wyłączono wolne zawody, oprócz kilku zawodów medycznych wymienionych w ustawie. Ryczałt jest możliwy także dla osób osiągających przychody z najmu, dzierżawy, wynajmujących lokale i nieruchomości bez zarejestrowanej działalności gospodarczej. Ryczałt polega na ustalaniu kwoty podatku jako procentu od przychodu. Nie uwzględnia się kosztów poniesionych w związku z prowadzoną działalnością. Bez względu na to, czy podatnik zarobił czy poniósł stratę, jest zobowiązany do opłacenia ryczałtu. Przychodów z działalności poddanej ryczałtowi nie sumuje się z innymi dochodami. Wybór opodatkowania 9

Przedsiębiorca osoba fizyczna ma prawo wyboru: ryczałt albo opodatkowanie według skali podatkowej. Decyzja zależy od wielkości przychodów, ponoszonych kosztów, innych dochodów podatnika, itp. Wybór ryczałtu polega na złożeniu do urzędu skarbowego, właściwego według miejsca swojego zamieszkania, pisemnego oświadczenia o wyborze ryczałtu w odpowiednim terminie. Nie przewidziano w tym celu specjalnej podatkowej deklaracji, dlatego wystarczy zwykłe oświadczenie na piśmie. Powinno ono zawierać dane personalne podatnika i oświadczenie o wyborze ryczałtu. Dokumentacja Dokumentacja przy opodatkowaniu ryczałtem jest uproszczona. Nie trzeba prowadzić skomplikowanej księgowości. Wymagane jest przede wszystkim prowadzenie ewidencji kwoty faktycznie otrzymanych przychodów. Rezygnacja z ryczałtu Podatnik ma prawo rezygnacji z ryczałtu i wyboru formy opodatkowania według skali podatkowej. Wówczas powinien założyć potrzebną ewidencję: książkę przychodów i rozchodów lub pełne księgi rachunkowe. Trzeba złożyć w urzędzie skarbowym pisemne oświadczenie w tej sprawie, w terminie do 20 stycznia tego roku, w którym podatnik chce rozliczać się według skali podatkowej Rezygnacja z ryczałtu jest ekonomiczne uzasadniona, jeżeli podatek od dochodu na zasadach ogólnych byłby mniejszy od podatku zryczałtowanego. Mając konkretne dane o rocznych przychodach, kosztach działalności gospodarczej oraz o poziomie rocznych dochodów, można dokonać oszacowania opłacalności ryczałtu. Opodatkowanie według skali progresywnej (wzrastającej) powoduje, że dochody z poszczególnych rodzajów działalności sumuje się w celu obliczenia podatku dochodowego. Może to spowodować wyższą stawkę podatku od sumy dochodów. Karta podatkowa Drugą formą zryczałtowanego opodatkowania stanowi karta podatkowa. Jest to forma opodatkowania dostępna dla osób fizycznych. Jej istotą jest opłacanie stałej, zwykle stosunkowo niskiej opłaty miesięcznej, bez względu na wielkość przychodów i ponoszone koszty. Przysługuje ona na mocy wspomnianej ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym tym przedsiębiorcom, którzy prowadzą określoną w tej ustawie działalność gospodarczą (art.23. tej ustawy). Jest to działalność usługowa i wytwórcza, handel detaliczny żywnością, jak na przykład napojami niealkoholowymi, wyrobami tytoniowymi i kwiatami, handel niektórymi wyrobami przemysłowymi, usługi w zakresie gastronomii, usługi taksówek osobowych i bagażowych oraz inna działalność opisana w ustawie. Również może być objęta kartą podatkową między innymi taka działalność jak udzielanie korepetycji, usługi zdrowotne lekarzy, stomatologów, pielęgniarek i weterynaryjne. Aby opodatkować się kartą, trzeba spełniać warunki ustawowe, szczegółowo wymienione w ustawie i załącznikach do niej. Wysokość opłaty zależy od liczby mieszkańców w konkretnej miejscowości i od liczby zatrudnionych pracowników w danym przedsiębiorstwie. Dokumentacja Dokumentacja jest uproszczona. Nie trzeba prowadzić ksiąg rachunkowych ani podatkowej księgi przychodów. Na prośbę klienta należy wystawiać rachunki, których kopie trzeba 10

przechowywać przez 5 lat. Jeśli ktoś zatrudnia pracowników, powinien ewidencjonować dane o pracownikach i kwocie wypłaconego im wynagrodzenia (ewidencja zatrudnienia). Opodatkowania w formie karty można się zrzec. PODATEK OD TOWARÓW I USŁUG (VAT) Zgodnie z art. 5. ustawy z 8.01.1993 roku o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (ustawa o VAT) częstotliwe i powtarzające się świadczenie usług oraz sprzedaż towarów stanowią czynności opodatkowane VAT. Zgodnie z ustawą podatnikami są osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne, spółki kapitałowe, które we własnym imieniu i na własny rachunek wykonują czynności sprzedaży lub odpłatnego świadczenia usług z zamiarem ich częstotliwego wykonywania, nawet jeśli czynności te wykonano jednorazowo. Jest to bardzo szeroka definicja, dlatego praktycznie każdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, ale niektóre podmioty mogą korzystać ze zwolnienia. Oprócz sprzedaży, opodatkowaniu podlegają także takie czynności jak: świadczenie usług lub przekazanie towarów na cele reprezentacji i reklamy, świadczenie usług lub przekazanie towarów dla swoich pracowników, zamiana towarów i usług, darowizny towarów oraz inne czynności, wymienione w art.2. ustawy o VAT. Opodatkowany jest także eksport towarów i usług oraz import towarów i usług. W zasadzie każde wydanie towaru oraz wykonanie usługi jest obciążone VAT. Stawki podatku są różne. Podstawowa stawka wynosi 22%, a obniżone: 12%, 7%, 3% oraz 0% (stawka zero). Zgodnie z art.4. ustawy o VAT towarami są wszystkie rzeczy ruchome, nieruchomości takie jak budynki i lokale (ale nie grunty), budowle, wszelkie postacie energii, które są wymienione w klasyfikacjach statystycznych. Jest to przede wszystkim klasyfikacja PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług), ale stosowane są też inne: SWW (Systematyczny Wykaz Wyrobów) i KOB (Klasyfikacja Obiektów Budowlanych). Obowiązki podatnika VAT Przedsiębiorca powinien zarejestrować się jako podatnik VAT w swoim urzędzie skarbowym. W tym celu należy złożyć formularz VAT-R. Oznacza to, że nie wybiera on zwolnienia i chce płacić podatek, ale i korzystać z możliwości odliczania VAT. Bez tej rejestracji podatnik nie będzie miał prawa obniżać swojego podatku należnego z tytułu sprzedaży o kwotę podatku naliczonego w zakupach. Zarejestrowany podatnik VAT ma obowiązek wystawiać faktury VAT przy świadczeniu usług i sprzedaży towarów. Powinien prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów VAT, obliczać i wpłacać podatek, składać miesięczne deklaracje VAT-7. Kasy fiskalne Specjalnym rodzajem ewidencji sprzedaży dla celów VAT są kasy fiskalne. Obowiązek ich zainstalowania mają przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz dla rolników. Sprzedawca wydaje wówczas klientowi jako dowód zakupu paragon fiskalny. Fakturę VAT wystawia się tylko tedy, jeśli klient o to prosi. Poza zastosowaniem kas w celach fiskalnych są one częstokroć przydatne do kontroli pracowników przez pracodawcę. Odliczanie VAT 11

Podstawowym prawem podatnika VAT jest prawo do obniżenia podatku należnego z tytułu sprzedaży o kwotę podatku naliczonego, czyli zapłaconego przy zakupie towarów i usług. Sprzedaż towarów na eksport poza granice Polski podlega podatkowi VAT 0%. Podatnik wówczas ma prawo ubiegać się w urzędzie skarbowym o zwrot na swoje konto bankowe podatku naliczonego w zakupach. Gotówkowy zwrot VAT jest dopuszczalny również w przypadku zakupu środków trwałych bez względu na stawkę VAT z tytułu sprzedaży. Zwolnienie podatkowe Przedsiębiorca może wybrać zwolnienie z VAT. Przysługuje ono wtedy, gdy kwota z tytułu sprzedaży podatnika nie przekroczyła w poprzednim roku równowartości w złotówkach kwoty 10 000 EURO. Podatnik, który rozpoczyna działalność ma prawo do zwolnienia, jeżeli przewidywana przez niego kwota sprzedaży nie przekroczy w tym roku równowartości w złotych 10 000 EURO. Podatnik utraci to zwolnienie w momencie przekroczenia tej kwoty. Podatnik zwolniony z VAT nie może odliczać podatku naliczonego w zakupach, co może być niekorzystne finansowo. Nie zawsze zwolnienie z VAT jest korzystne. Poza tym sprzedaż niektórych towarów i świadczenie niektórych usług jest zwolniona z mocy ustawy, niezależnie od woli podatnika. Przykładem jest wynajem budynków i lokali mieszkalnych zgodnie z ich przeznaczeniem, na cele mieszkaniowe. REJESTRACJA Po tym, jak przedsiębiorca uzyskał wpis w ewidencji działalności gospodarczej gminy, miasta lub w Krajowym Rejestrze Sądowym, powinien zgłosić się jeszcze do urzędu statystycznego, urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Urząd Statystyczny Każdemu podmiotowi gospodarczemu nadaje się numer statystyczny REGON. W tym celu należy udać się do wojewódzkiego urzędu statystycznego, wypełnić wniosek, przedstawić zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (lub postanowienie o wpisie do KRS, ewentualnie, aktualny odpis z KRS). Urząd statystyczny wpisuje nowy podmiot gospodarczy do Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON) i wydaje zaświadczenie o wpisie. Na tym zaświadczeniu urząd statystyczny wpisuje tylko jeden rodzaj działalności przedsiębiorcy. Dlatego warto wcześniej zdecydować, którą z zamierzonych działalności zgłosić jako główną. O późniejszych zmianach w zgłoszonych danych trzeba powiadamiać urząd. Wyrobienie pieczęci W prawdzie chyba nie ma przepisu, który nakazywałby posiadanie pieczątki, ale w polskiej praktyce nie można się bez niej obejść. Powinny się na niej znaleźć: nazwa (firma) przedsiębiorcy, imię i nazwisko (gdy osoba fizyczna), numer REGON (banki wymagają), adres, telefon. Bank Kolejnym krokiem jest wybór banku i założenie w nim konta bankowego. Zgodnie z ustawą Prawo działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca powinien rozliczać się w obrocie gospodarczym przy pomocy konta bankowego. Przedsiębiorcą jest podmiot, który prowadzi przynajmniej księgę przychodów i rozchodów. Osoby opodatkowane w formie karty podatkowej 12

lub ryczałtu nie musza posiadać konta bankowego. Urząd Skarbowy Następnie trzeba zarejestrować się w swoim urzędzie skarbowym, według miejsca zamieszkania lub siedziby spółki kapitałowej. Trzeba dokonać zgłoszenia w celu uzyskania Numeru Identyfikacji Podatkowej (na formularzu NIP-1 lub NIP-2) oraz zarejestrować się także dla celów podatku dochodowego. Do zgłoszenia trzeba dołączyć kopie dokumentów rejestracyjnych przedsiębiorcy: zaświadczenie o wpisie do ewidencji podmiotów gospodarczych lub odpis KRS, zaświadczenia REGON, umowę spółki, dowód tytułu prawnego do lokalu, dowód na numer konta bankowego, itp. Przeważnie działalność gospodarcza podlega VAT. Jeżeli przedsiębiorca nie wybiera zwolnienia z VAT, powinien złożyć druk VAT-R i wybrać opodatkowanie. Dopiero wówczas będzie mógł wystawiać faktury VAT sprzedaży i odliczać VAT zawarty w fakturach VAT zakupu. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Przedsiębiorca osoba fizyczna oraz osoba prawna z chwilą zatrudnienia pracowników lub zleceniobiorców jest zobowiązany zarejestrować się jako płatnik składek ZUS. Istnieje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu prowadzenia zakładu na własny rachunek oraz z tytułu zatrudniania innych osób. Podsumowując opis procedur rejestracyjnych można stwierdzić, że w zasadzie zarejestrowanie działalności gospodarczej na osobę fizyczną lub spółkę cywilną nie jest skomplikowane. Rejestracje osoby prawnej najlepiej zlecić specjalistom. Poniżej przedstawiam dostępne formy prawne działalności gospodarczej i zawodowej oraz możliwe dla każdej z nich formy opodatkowania. DOSTĘPNE FORMY OPODATKOWANIA Forma działalności zarobkowej Działalność gospodarcza osoby fizycznej Spółka cywilna osób fizycznych Spółka jawna osób fizycznych Wolny zawód Spółka kapitałowa (spółka z o. o. oraz spółka Możliwe formy opodatkowania Zasady ogólne - podatek wzrastający według skali podatkowej; Ryczałt podatkowy procent od przychodów; Karta podatkowa - stała kwota miesięczna Podatek według skali podatkowej; Ryczałt podatkowy; Podatek według skali podatkowej; Ryczałt podatkowy; Podatek według skali podatkowej; Ryczałt podatkowy lub karta podatkowa dla niektórych wolnych zawodów; 1. Podatek dochodowy od osób prawnych 27% od 13

akcyjna) Forma działalności zarobkowej dochodu; Możliwe formy opodatkowania EWIDENCJE PODATKOWE Forma opodatkowania Zasady ogólne - podatek według wzrastającej skali podatkowej Podatek dochodowy od osób prawnych 27% dochodu Ryczałt podatkowy Karta podatkowa Rodzaj ewidencji podatkowej* Podatkowa księga przychodów i rozchodów; Księgi rachunkowe od kwoty przychodów netto 800 000 EURO Księgi rachunkowe - dobrowolny wybór Księgi rachunkowe Ewidencja przychodów Brak ewidencji, w przypadku zatrudniania pracowników ewidencja zatrudnienia * niezależnie od ewidencji w zakresie podatku dochodowego przeważnie istnieje obowiązek ewidencji na potrzeby VAT WYBÓR FORMY PRAWNEJ Jest oczywiste, że planując świadczenie usług zegarmistrzowskich nie zdecydujemy się na założenie spółki akcyjnej. Zegarmistrz raczej zarejestruje się w gminie jako osoba fizyczna i wybierze kartę podatkową, jako najdogodniejszą formę opodatkowania. W mniej drastycznych przykładach rozwiązania nie sa w cale tak oczywiste. W sprawie bardziej szczegółowych wskazówek trzeba w swojej konkretnej sytuacji zasięgnąć porady specjalistów. Należy rozważyć kilka czynników, na przykład odpowiedzialność za długi, charakter samej działalności, specyfikę branży. Czasem przepisy prawa dyktują określoną formę prawną działalności gospodarczej jako jedyną dozwoloną. Poniżej przedstawiam tabelę, która pomoże w dokonaniu wyboru. Charakterystyka działalności gospodarczej Spółka kapitałowa. Osoba prawna. Spółka Cywilna, Jawna, Osoba fizyczna Finansowanie kredytami przy niskich wkładach właścicielskich TAK NIE Ryzykowna działalność, niepewne rynki TAK NIE Planowany krótki okres działalności NIE TAK Wysokie zyski, duże inwestycje TAK NIE Planowane zmiany właścicielskie, inwestorzy TAK NIE Przedsiębiorstwo rodzinne NIE TAK 14

Charakterystyka działalności gospodarczej Spółka kapitałowa. Osoba prawna. Spółka Cywilna, Jawna, Osoba fizyczna Właściciele nie prowadzą osobiście interesów TAK NIE Planowane jest inwestowanie w interes przez kilka lat TAK NIE Opłacalność ryczałtu podatkowego lub karty podatkowej NIE TAK Bankowość, ubezpieczenia - ustawowy wymóg NIE TAK Adwokatura, radcy prawni - ustawowy wymóg NIE TAK Notka o autorze: Krzysztof Olbrycht, doradca podatkowy, 18 lat doświadczeń w prywatnej działalności gospodarczej, w tym 8 lat w usługach księgowych i doradztwie podatkowym, ekspert podatkowy Centrum im. Adama Smitha, absolwent zarządzania (AGH) oraz finansów (SGH), www.valor.pl, k.olbrycht@valor.pl, tel. 0602 23 23 37 lub 615 84 74. 15