Warszawa, 02.01.2015 r. NIP: 521-32-79-750 Założenia projektowe dla zapytania ofertowego SKR_ZA_01/2015 I. Wstęp W związku z realizacją projektu Wdrożenie i świadczenie usługi w modelu SaaS System Konsolidacji Raportów na bazie platformy informatycznej automatyzującej procesy i relacje biznesowe przedsiębiorstw., dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, umowa o dofinansowanie nr: UDA-POIG.08.02.00-14- 112/14-00, zamieszczamy poniżej założenia projektowe dla zapytania ofertowego SKR_ZA_01/2015. Dokument Założenia projektowe obejmuje szczegółowe informacje udostępnione dla tych oferentów, którzy zdecydują się przystąpić do procesu ofertowego zgodnie z założeniami opisanymi w Zapytaniu ofertowym nr SKR_ZA_01/2015. II. Opis funkcjonalności System B2B będzie udostępniał funkcjonalności związane z generowaniem raportów (ręcznym i cyklicznym) i ich konsolidacją, przy czym jego główną wartość dodaną stanowić będą: mobilny interfejs, możliwość wyboru różnych źródeł danych dla generowanych raportów, szerokie możliwości konfiguracji usług raportowania oraz konsolidacji raportów przez użytkownika biznesowego, nie będącego developerem, możliwość integracji systemu z korporacyjnym systemem pocztowym, konfigurowalny moduł Informowania Kierownictwa. Dostarczone oprogramowanie będzie składało się z: Oprogramowania, w którym będzie świadczona usługa SaaS System Konsolidacji Raportów (SKR), automatyzująca procesy biznesowe w organizacji Partnera. Oprogramowania odpowiadające za automatyzację procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą i Partnerami związane z użytkowaniem aplikacji w modelu SaaS..
API pozwalające na integrację z innymi systemami informatycznymi klasy ERP oraz CRM, lub innymi aplikacjami dziedzinowymi użytkowanymi w przedsiębiorstwie Dostępne moduły MODUŁ / FUNKCJONALNOŚĆ WERSJA OPIS Moduł Administracja D,S,E Moduł odpowiedzialny za czynności administracyjne.. System będzie pracował w trybie kontekstowym kontekst będzie konfigurowalny per klient/firma. Pozwoli to na odseparowanie od siebie danych poszczególnych firm /klientów. Kontekst Supervisor, pozwalający na zarządzanie wszystkimi kontekstami w systemie. W tym kontekście widoczne będą wszystkie obiekty i dane
zdefiniowane w systemie. W każdym kontekście będzie dostępna rola Administratora, który będzie miał nieograniczone uprawnienia (ale tylko w danym kontekście czyli w zakresie danych konkretnego klienta/firmy). System będzie dawał możliwość zdefiniowania ról określających dostęp do poszczególnych funkcjonalności i danych per kontekst. Możliwość indywidualnego konfigurowania uprawnień do poszczególnych elementów systemu, funkcjonalności i danych Role będą mogły być grupowane w profile, co ułatwi zarządzanie nimi. Profile będą przypisywane użytkownikom. System umożliwi pracę wielu firm na jednej instancji aplikacji i bazy danych z zapewnieniem bezpieczeństwa i separacji danych. System umożliwi pracę w trybie wielofirmowym, tj. dla podmiotów, które posiadają szereg spółek wzajemnie powiązanych. System umożliwi zdefiniowanie personalnych uprawnień. Autoryzacja/Autentykacja D,S,E Logowanie użytkownika Uprawnienia D,S,,E Moduł uprawnień użytkownika. Konfigurowalne role - Możliwość indywidualnego konfigurowania uprawnień do poszczególnych elementów systemu, funkcjonalności i danych. Pozwoli to na zachowanie zasad bezpieczeństwa. Daje też możliwość udostępnienia systemu bardzo szerokiej rzeszy pracowników Klienta, dzięki zdefiniowaniu nawet personalnie dedykowanych uprawnień Zarządzanie poziomem usług D,S,E Obsługa zgłoszeń klientów dotyczących ich oczekiwań i spostrzeżeń
Zarządzanie procesami zamówień D,S,E Rejestracja w systemie Rejestr kontrahentów Uzupełnienie danych dotyczących profilu firmy, w tym strukturę organizacyjną Definiowanie parametrów utrzymania i obsługi serwisowej systemu Składanie zamówień na usługi Akceptacja umowy Moduł Płatności D,S,E Integracja z serwisem płatności dotpay lub podobny. Moduł Definiowanie źródeł danych Moduł definiowania źródeł danych. System będzie dawał możliwość wyboru i konfiguracji alternatywnych, dostosowanych do indywidualnych potrzeb klienta/firmy, źródeł danych dla generowanych raportów bazą danych systemu, zewnętrzną bazą/hurtownią danych (np. ORACLE, DB2 oraz innymi powszechnie dostępnymi na rynku), plikami płaskimi w określonym formacie (import danych do raportów z plików płaskich) własne formularze system zapewni możliwość pozyskania danych do skonsolidowanych raportów poprzez generator formularzy, który zapewni możliwość rejestracji danych przez użytkowników. Moduł Raporty Moduł raportowy. System będzie zapewniał: Definiowanie szablonów raportów - dowolne definiowanie przez użytkownika biznesowego (księgowa, analityk, kontroler, itp.). System będzie dawał możliwość definiowania szablonów raportów w zakresie ich wyglądu (layout) i zawartości przez użytkownika końcowego nie będącego developerem. Pozwoli to bez ponoszenia kosztów development u dostosowywać na bieżąco system do zmieniających się potrzeb raportowych i zmieniającego się otoczenia, a to wpłynie korzystnie na koszty rozwoju i utrzymania rozwiązania ponoszone przez Klienta
Agregowanie (konsolidacja raportów) dawał możliwość: - System będzie definiowania raportów zagregowanych, będących agregatami raportów cząstkowych np. raportów tego samego typu pochodzących z różnych oddziałów firmy/od różnych przedstawicieli oraz z różnych firm (w przypadku struktur wielofirmowych) definiowania raportów zagregowanych, których źródłem będą inne, wcześniej wygenerowane raporty różnych typów, bez konieczności ponownego przeliczania danych/sięgania do zewnętrznego źródła danych. Określenia warunków, które mają być sprawdzane przed wykonaniem agregacji np. kompletność danych w raportach cząstkowych. Konfigurowanie raportów - System zapewni szerokie możliwości konfiguracji usług raportowania oraz konsolidacji raportów przez użytkownika biznesowego, nie będącego developerem Generowanie raportów system zapewni generowanie raportów w oparciu zdefiniowane źródła danych, konfigurację i agregację z możliwością prezentacji na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych. Wskaźniki KPI system umożliwi definiowanie i konfigurację wskaźników KPI dla kierownictwa. Moduł Powiadomienia i dystrybucja Notyfikacja D,S,E Moduł notyfikacji. System będzie umożliwiał dystrybucję wygenerowanych raportów /informacji o dostępności wygenerowanych raportów oraz wartości KPI per e-mail do zdefiniowanej, konfigurowalnej per raport/grupa raportów/ KPI listy odbiorców.
Będzie to stanowiło istotny element informowania kadry kierowniczej i innych odbiorców raportów o ich dostępności, co zaoszczędzi im czasu, który musieliby spędzić nad sprawdzaniem dostępności interesujących ich danych w systemie. W przypadku notyfikacji o KPI będzie to stanowiło istotny element informowania kadry zarządzającej o bieżącym stanie/kondycji firmy/innych aspektach w zależności od zdefiniowanych wskaźników, co pozwoli na bieżący dostęp do istotnych w procesie podejmowania decyzji informacji, pozwoli na podejmowanie działań prewencyjnych ( w przypadku notyfikacji o zagrożeniach w niedotrzymaniu KPI). Zaoszczędzi to również nakładów pracy związanych ze zbieraniem, przeliczaniem i analizowaniem tych istotnych informacji. Możliwość wysyłania per e-mail przypomnień/ponagleń w zakresie płatności. Uwolni to klientów od konieczności pamiętania o terminach płatności. Informowanie Kierownictwa E Moduł Informowania Kierownictwa. System będzie dawał możliwości: Harmonogramowanie wykonania raportów - System będzie umożliwiał harmonogramowanie wykonania wskazanych, wcześniej zdefiniowanych raportów, z dokładnością co do dnia i godziny. Umożliwi też ustalenie ewentualnego cyklu, w którym dany harmonogram ma być wykonywany (np. w cyklu codziennym, tygodniowym, miesięcznym). Informowanie kierownictwa system umożliwi zdefiniowanie listy dystrybucyjnej dla danego harmonogramowanego raportu, tzn. wskazanie adresów mailowych odbiorców danego raportu lub informacji o tym, że taki raport został wygenerowany i jest dostępny w systemie. Moduł Informowania Kierownictwa będzie stanowił podstawowe narzędzie przeznaczone dla osób decyzyjnych,
które swoje decyzje będą opierać na danych pochodzących z systemu. Możliwości:: zdefiniowanie i skonfigurowanie wskaźników specyficznych dla danej firmy/klienta, automatyczne wyliczenia na podstawie danych pochodzących z systemu i zaprezentowanie w sposób graficzny tych wskaźników (KPI), automatyczne porównania ich osiągniętych wartości z wartościami zakładanymi. bieżące - łatwego monitorowanie KPI dzięki graficznej prezentacji dotrzymanie/niedotrzymanie zakładanych wielkości, jak również alarmowania o stanach zagrożenia (również per e-mail) Moduł Workflow akceptacyjne Moduł Workflow akceptacyjne System będzie dawał możliwości: Definiowanie ścieżki akceptacyjnej dla raportów Kontrola kompletności / poprawności wygenerowanych raportów przed udostępnieniem ich kierownictwu najwyższego szczebla. Moduł UI Interfejs użytkownika renderowany poprawnie w różnych urządzeniach. System będzie dostępny na urządzeniach mobilnych tj. tabletach, smartfonach, laptopach. Dostęp do raportów z urządzeń mobilnych bez konieczności dostępu do zasobów firmowych "on site". Szczególnie istotne jest to dla Klientów zatrudniających pracowników świadczących pracę w terenie np. przedstawicieli handlowych, którzy dzięki temu rozwiązaniu mogą korzystać z systemu za pośrednictwem użytkowanych urządzeń mobilnych w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. Istotne jest to również z punktu widzenia osób decyzyjnych, które swoje decyzje opierają na generowanych raportach/wyliczanych KPI i dla nich dostęp do systemu możliwy w każdej chwili i z każdego miejsca umacnia ich pozycję np. podczas spotkań negocjacyjnych/zarządu, gdzie na bieżąco mają dostęp do kluczowych informacji.
Renderowanie formularzy D,S,E Moduł odpowiedzialny za odpowiednie renderowanie formatek użytkownika w różnych urządzeniach oraz ich interpretacji / zapisu danych z formatek. Moduł Pomoc kontekstowa D,S,E Pomoc kontekstowa Moduł Bilingwalnie usług D,S,E Bilingowanie i fakturowanie usług Usługa dostępna będzie w wersjach STANDARD, DEMO lub ENTERPRISE (rozszerzona). Wybór wersji systemu oznaczać będzie aktywowanie PANELU ADMINISTRACYJNEGO i przekazanie uprawnień do zamówionej funkcjonalności MANAGEROWI usługi. Managerem domyślnie będzie osoba podana w formularzu rejestracyjnym, po aktywowaniu e-usługi wymagane będzie potwierdzenie KONTA MANAGERA bądź jego ZMIANA. Wersja DEMO nie wymaga od Managera rozbudowanej konfiguracji, system jest przygotowany do przetestowania podstawowej funkcjonalności. Dla wersji komercyjnych dostępny będzie czytelny interfejs pozwalający na konfigurację usługi o funkcjonalności właściwej do profilu firmy i potrzeb biznesowych. Na każdym etapie konfiguracji będzie możliwe zapoznanie się z daną funkcjonalnością korzystając z dostępnej pomocy kontekstowej wraz z asystentem multimedialnym prezentującym jej działanie. Dla wykupionej usługi w wersji komercyjnej możliwy będzie kontakt z bezpośrednim OPIEKUNEM Klienta (mailowy, telefoniczny, oraz przez wbudowany komunikator internetowy). Pomoc techniczna może też być świadczona zdalnie przy wykorzystaniu oprogramowania do zdalnego dostępu. Zamówiona usługa w wersji komercyjnej będzie płatna, rozliczana ABONAMENTEM. Wysokość abonamentu będzie wyliczana automatycznie w oparciu o obowiązujący cennik usługi. W umowie Manager Konta określi odpowiadający mu okres rozliczeniowy (miesięczny, kwartalny, półroczny i roczny). Moduł płatności wygeneruje fakturę VAT w oparciu o obowiązującą umowę przeliczając wybrany abonament przez ilość zdefiniowanych w systemie użytkowników. Faktura zostanie wygenerowana z terminem płatności 14 dni na indywidualny rachunek bankowy przypisany do danego konta Klienta. Dokument faktury będzie dostępny w formie elektronicznej w Panelu Managera Konta, możliwe będzie pobranie faktury w formie załącznika, wydrukowanie bądź przesłanie mailem. Wnioskodawca zintegruje usługę z zewnętrznym serwisem autoryzującym płatności (np. dotpay).
III. Założenia konstrukcji Wnioskodawca przyjął założenie, że w trakcie budowy aplikacji wykorzystane zostaną ogólnodostępne biblioteki i rozwiązania szkieletowe. W szczególności są to: Spring - stanowiący tzw. "lekki kontener" komponentów i zawierający wiele gotowych modułów pozwalających przyspieszyć prace programistyczne Hibernate - sprawdzone i rozbudowane rozwiązanie wspierające ORM (Object-relational mapping) Na etapie analizy technicznej poprzedzającej konstrukcję zostanie rozstrzygnięte, które rozwiązanie szkieletowe zostanie zastosowane przy budowie warstwy prezentacji. Analizowane rozwiązania będą obejmować m.in.: JSF (Java Server Faces) - zapewnia komponentowe podejście do budowy warstwy prezentacji aplikacji webowych Spring MVC - zaawansowane rozwiązanie wspierające wzorzec Model View Controller Aplikacja zarządzająca SaaS będzie uruchamiana na jednym z ogólnodostępnych serwerów aplikacji JEE sugerowane rozwiązanie to Tomcat w wersji 7.0 lub wyżej. Ze względu na konieczność zapewnienia odpowiedniej wydajności i dostępności usług, konieczna jest minimalizacja liczby odwołań do serwera aplikacji - nie wszystkie odwołania wymagają obsługi przez właściwy serwer aplikacji (np. wyżej wspomniany Tomcat). Dlatego planowane jest wykorzystanie serwera nginx lub analogicznego. Serwer ten obsługiwałby wszystkie żądania o zasoby statyczne (biblioteki stylów CSS, biblioteki JavaScript oraz zasoby graficzne). Dodatkowo serwer ten mógłby odpowiednio rozdzielać ruch przychodzący (load balancing). Żądania mogą docierać na jeden publiczny adres IP, ale na podstawie domeny do której kierowane było żądanie można rozpoznać do którego serwera aplikacji skierować ruch. Wnioskodawca przewiduje możliwość integracji systemu udostępnionego w modelu SaaS z systemami klasy ERP i CRM i innych aplikacjach dziedzinowyuch z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem wzbogacając ich funkcjonalność o możliwość integracji i konsolidacji informacji zawartych w systemach informatycznych Partnerów. Planowane jest udostępnienie dla systemów Partnera określonych funkcjonalności systemu przy pomocy WebService. W ramach projektu zostanie również wytworzona aplikacja automatyzujące procesy zachodzące pomiędzy Wnioskodawcą oraz Partnerami w zakresie serwisowania, dodatkowych zleceń i obsługę procesów związanych z eksploatacją aplikacji oferowanej w modelu SaaS System Konsolidacji Raportów (SKR).
Dostęp do aplikacji B2B oraz usług SaaS będzie realizowany poprzez przeglądarki internetowe. Partner oraz Wnioskodawca będzie realizował procesy biznesowe z wykorzystaniem ogólnodostępnych przeglądarek internetowych. System B2B będzie dostępny w sieci internetowej. System służący do automatyzacji procesów będzie się opierał na zdefiniowanym zbiorze wzorów dokumentów i formatek wymiany komunikatów, które będą wymieniane pomiędzy Wnioskodawcą oraz Partnerami z wykorzystaniem silnika workflow. Zastosowane rozwiązania pozwoli na skalowanie rozwiązań zarówno w zakresie wydajności jak również dostępności technologii. Wszystkie technologie są dostępne w modelu wolnego oprogramowania. Rozwiązanie jest również otwarte na inne systemy baz danych.