Warszawa, 8 luty 2012 ZAPYTANIE OFERTOWE Szanowni Państwo, OSEC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie, 01-497 przy ulicy Zeusa 41; NIP: 522-292-83-08, REGON: 141963261, KRS: 0000335057 realizuje projekt pt.: Dolnośląska Dolina Krzemowa - szkolenia dla programistów z firm regionu Dolnego Śląska, dofinansowany z Unii Europejskiej, ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt jest realizowany w ramach umowy Nr UDA-POKL.08.01.01-02-167/11-00. Mając na uwadze zachowanie zasady konkurencyjności, przy wyborze Wykonawców w ramach projektu, zapraszamy Państwa do złożenia oferty, w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe. I. ZAMAWIAJĄCY OSEC Sp. z o.o. ul. Zeusa 41 01-497 Warszawa II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA kod CPV według Wspólnego Słownika Zamówień: 70130000-1 - Wynajem nieruchomości stanowiących własność 70200000-3 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości stanowiących własność 70220000-9 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55521200-0 - Usługi dowożenia posiłków 55521100-9 - Usługi rozwożenia posiłków 55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków 55510000-8 - Usługi bufetowe 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków 55320000-9 - Usługi podawania posiłków 55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków Przedmiotem zamówienia jest: 1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal szkoleniowych na terenie województwa dolnośląskiego wraz z zapewnieniem obsługi cateringowej podczas przeprowadzenia szkoleń. Miejscem szkoleń w przeważającej części będzie najprawdopodobniej Wrocław, ale Zamawiający nie wyklucza, innych lokalizacji na terenie województwa, w zależności od potrzeb uczestników szkoleń. Wymagania dotyczące zamówienia: 1. Termin wykonania zamówienia luty 2012 listopad 2013. Szkolenia będą realizowane w modułach 3, 4, 5 dniowych, w sumie 320 dni szkoleniowych, w grupach 9 osobowych (8 uczestników + 1 trener). 1
2. Zajęcia będą odbywały się w dni powszednie, po 8 godzin dziennie, w godzinach między 9:00-17:00, wg poniższego harmonogramu, który może ulec zmianie w trakcie realizacji projektu: 27.02.-02.03.2012 19-23.03.2012 02-05.04.2012 10-13.04.2012 23-27.04.2012 07-09.05.2012 14-17.05.2012 21-23.05.2012 28.05.-01.06.2012 04-06.06.2012 11-14.06.2012 18-22.06.2012 25-28.06.2012 09-12.07.2012 16-19.07.2012 23-25.07.2012 01-03.08.2012 06-09.08.2012 20-24.08.2012 02-06.09.2012 10-13.09.2012 24-28.09.2012 01-05.10.2012 08-11.10.2012 15-17.10.2012 05-07.11.2012 12-15.11.2012 19-23.11.2012 26-29.11.2012 03-06.12.2012 10-13.12.2012 17-21.12.2012 07-10.01.2013 14-17.01.2013 21-23.01.2013 28-31.01.2013 04-08.02.2013 11-13.02.2013 18-21.02.2013 25-27.02.2013 04-07.03.2013 11-14.03.2013 18-21.03.2013 03-05.04.2013 08-10.04.2013 15-19.04.2013 22-26.04.2013 06-10.05.2013 13-16.05.2013 20-23.05.2013 03-07.06.2013 10-13.06.2013 17-19.06.2013 24-26.06.2013 01-04.07.2013 08-11.07.2013 15-18.07.2013 22-26.07.2013 29.07.-02.08.2013 05-08.08.2013 12-14.08.2013 19-22.08.2013 26-30.08.2013 02-05.09.2013 09-11.09.2013 16-19.09.2013 23-26.09.2013 01-04.10.2013 07-09.10.2013 14-16.10.2013 04-07.11.2013 12-15.11.2013 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany wskazanych terminów na 1 dzień przed rozpoczęciem planowanego szkolenia, bez ponoszenia kosztów z tym związanych. 4. Wykonawca zobowiązuje się udostępnić salę na godzinę przed rozpoczęciem i godzinę po zakończeniu szkolenia. 5. Sala dydaktyczna powinna być przystosowana do prowadzenia zajęć dla minimum 10 osób jednorazowo, wyposażona w ławki lub stoliki, krzesła, tablicę lub flipchart z kompletem mazaków oraz rzutnik multimedialny. Minimalna powierzchnia Sali to 30m 2. 6. Wykonawca powinien zapewnić zamawiającemu możliwość oznakowania i oplakatowania pomieszczeń, w których będą prowadzone zajęcia (zewnątrz, wewnątrz budynku oraz pomieszczenie, w którym będą odbywały się zajęcia dydaktyczne). 7. W pobliżu sali będzie dostępny węzeł sanitarny z min. dwiema toaletami. 8. Wykonawca, w ramach opłat za najem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku. 9. Wykonawca zapewnia oświetlenie naturalne i sztuczne, odpowiednią temperaturę w zależności od pory roku (tzn. pomiędzy +20 a +23 C), wymianę powietrza, zabezpieczenie przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem. 10. Sale powinny znajdować się w budynku zlokalizowanym w miejscu łatwo dostępnym dla osób dojeżdżających na szkolenie środkami komunikacji publicznej. 11. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wyżywienie poza salą szkoleniową dla odpowiedniej ilości osób biorących udział w szkoleniu, które będzie obejmowało każdego dnia szkolenia: Posiłek 1 (ciągła przerwa kawowa) w skład Posiłku 1 będzie wchodzić nie mniej niż (Produkty): kawa rozpuszczalna w termosie 4 filiżanki na osobę, herbata czarna tradycyjna w torebkach 4 sztuki na osobę, gorąca woda w termosie 4 filiżanki na osobę lub czajnik bezprzewodowy z zapewnieniem wody w ilości 4 filiżanek na osobę, woda mineralna po 1 litr na osobę, ciastka kruche po 150 g na osobę, cukier 50 gram na osobę, śmietanka do kawy w jednorazowych porcjach po 4 porcje na osobę, 2
cytryna do herbaty po 2 plasterki na osobę; sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem filiżanek, szklanek lub kubków na gorące i zimne napoje, talerzyków, łyżeczek i serwetek, mieszadełek jednokrotnego użytku oraz dekoracji stołu obrusy. Posiłek 1 powinien być dostępny dla uczestników szkoleń od godz.: 8:45 do 17:00 każdego dnia szkoleniowego. Posiłek 1 powinien być podany w ten sposób, że połowa wymaganych ilości produktów będzie dostępna od godz.: 8:45 każdego dnia szkoleń. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć drugą połowę produktów w trakcie przerwy obiadowej. Posiłek 2 (Obiad) w skład Posiłku 2 wchodzić będzie zestaw obiadowy w formie gorącego posiłku, tj.: danie główne mięsne lub bezmięsne. Wszystkie składniki obiadu podawane każdego dnia powinny różnić się od składników obiadu podawanych w pozostałych dniach szkolenia. Sposób podania: Obiad dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło w formie szwedzkiego stołu lub może być dostarczony jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podawania obiadu. 12. Wykonawca musi przewidzieć, że w grupie uczestników mogą pojawić się osoby nie spożywające mięsa lub uczulone na składniki pokarmowe. W przypadku przekazania przez Zamawiającego informacji o takich osobach w grupie na danym terminie Wykonawca dostarczy odpowiednią ilość Posiłku dla tych osób. 13. Wykonawca posiada możliwość zdeponowania materiałów szkoleniowych i informacyjnych oraz sprzętu komputerowego w okresach pomiędzy szkoleniami. 14. Wykonawca musi zapewniać dostęp do źródeł prądu (sala wyposażona w listwy zasilające). 15. Wykonawca musi zapewnić dostęp do Internetu. III. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający planuje zrealizować zamówienie do 20 listopada 2013r. IV. KRYTERIUM WYBORU OFERTY I ICH ZNACZENIE 1. Gwarancja zapewnienia przedmiotu zamówienia przez cały okres realizacji szkoleń (w okresie luty 2012 listopad 2013) waga 40% 40 pkt za zapewnienie zdolności do realizacji zamówienia przez cały okres realizacji szkoleń 2. Gwarancja możliwości zmiany terminu realizacji szkoleń na 1 dzień przed rozpoczęciem planowanego szkolenia, bez ponoszenia kosztów z tym związanych waga 40% 40 pkt za zobowiązanie do nieobciążania kosztami w przypadku odwołania terminu. 3. Cena waga 20% Cena oferty, która ma najniższą oferowaną cenę / Cena porównywanej oferty *20pkt = Liczba punktów. Maksymalna liczba punktów 100 pkt. V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna zawierać: 1. Podstawowe informacje o Oferencie (dokładna nazwa firmy, adres, numer telefonu i faksu, NIP, ogólny adres e-mail oraz imię i nazwisko osoby kontaktowej numer telefonu stacjonarnego i/lub komórkowego, bezpośredni adres mailowy) 2. Oświadczenie, o zapoznaniu się z treścią zapytania ofertowego i nie wnoszeniu do niego żadnych zastrzeżeń i zobowiązanie się w przypadku wyboru oferty do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3
3. Oświadczenie, że Oferent jest podmiotem w sytuacji finansowej i organizacyjnej pozwalającej na realizację usługi przez cały okres wskazany w zapytaniu. 4. Z uwagi na fakt, że OSEC Sp. z o.o., zwany w dalszej części Beneficjentem, nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia, do oferty, oświadczenia o braku ww. powiązań. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli 5. Oferent przedstawi w ofercie, w zapisie liczbowym i słownym, cenę całkowitą netto oraz cenę całkowitą brutto za całość zamówienia, oraz wyszczególni cenę netto i cenę brutto za jeden dzień wynajmu sali, oraz cenę netto i cenę brutto za catering dla jednej osoby w jednym dniu, czyli razem Posiłek 1 oraz Posiłek 2 dla jednej osoby dziennie. Cena ofertowa musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Cena oferty musi być wyrażona w polskich złotych. 6. Oferent zawrze w ofercie informację o tym czy posiłki przez niego dostarczane będą usługą cateringową czy usługą gastronomiczną. 7. Oświadczenie, iż ceny zawarte w Ofercie stanowią pełny koszt oraz że nie ulegną zmianie w trakcie trwania realizacji umowy. 8. Oświadczenie o zapewnieniu (niezapewnieniu) przedmiotu zamówienia przez cały okres realizacji szkoleń (tj.: w okresie luty 2012 listopad 2013). 9. Oświadczenie o możliwości (braku możliwości) zmiany terminu szkolenia na 1 dzień przed planowanym rozpoczęciem szkolenia bez ponoszenia kosztów z tym związanych. 10. Załącznikiem do oferty musi być: dokument stwierdzający status prawny - kopia aktualnego odpisu z KRS (z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia oferty) lub kopia wypisu z ewidencji działalności gospodarczej pełnomocnictwo jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika z dokumentu stwierdzającego status prawny VI. TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ostatecznym terminem składania ofert jest 23 lutego 2012 do godziny 12:00. Oferta powinny zostać dostarczone mailem na adres pokldolnyslask@osec.pl W przypadku braku zainteresowania z Państwa strony złożeniem oferty, uprzejmie prosimy o przesłanie informacji mailowo na adres: pokldolnyslask@osec.pl lub faksem na nr: +48 22 207 25 14. 4
VII. SPOSÓB ROZTRZYGNIĘCIA Wybór Wykonawcy zostanie dokonany spośród ofert przesłanych w terminie wskazanym w punkcie VI. w oparciu o kryteria wskazane z punkcie IV niniejszego zapytania ofertowego. Wyniki zostaną ogłoszone poprzez powiadomienie mailowe Oferentów w terminie do dnia 24 lutego 2012 r. VIII. TRYB ZAPYTANIA 1. OSEC Sp. z o.o. nie jest zobowiązany do wyboru wykonawcy z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2. Do niniejszego zapytania ofertowego stosowana jest zasada konkurencyjności określona w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 grudnia 2011 r. IX. ZASTRZEŻENIA 1. Wszystkie informacje potrzebne do przygotowania oferty zawarte są w zapytaniu ofertowym i dokumentach dotyczących realizacji projektów POKL, ze szczególnym uwzględnieniem Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2. Postępowanie realizowane jest za zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. 3. OSEC nie udziela indywidualnych odpowiedzi na pytania dotyczące niniejszego postępowania ofertowego, ponieważ w naszej ocenie naruszałoby to stosowaną zasadę. 4. OSEC Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru Oferenta według własnego uznania lub unieważnienia akcji w całości lub w części, bez podawania przyczyn. 5. OSEC Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. 6. OSEC Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zapraszającego. X. Tajemnica Spółki Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania Ofertowego jako tajemnicę Spółki. Informacje dotyczące faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Oferenta jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Spółki na przekazywanie osobom trzecim lub publikację takich informacji. OSEC Sp. z o.o.. wskazuje, iż zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późń. zm.) przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których Oferent podjął niezbędne działania w celu zachowania poufności - tj. nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. W związku z powyższym, wraz ze składaną ofertą, prosimy o jednoznaczne wskazanie która/-e część/-ci złożonej oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą zostać udostępnione pozostałym Oferentom. 5