System Muflon Wersja 1.4 Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon. 2009-02-09
SPIS TREŚCI 1. Firmy... 3 I. Informacje podstawowe.... 3 II. Wyszukiwanie.... 4 III. Dodawanie nowego kontrahenta.... 4 IV. Edycja kontrahenta.... 7 2. Sekretariat... 8 I. Korespondencja wychodząca - rejestracja.... 8 II. Rejestr korespondencji wychodzącej (archiwum) wyszukiwanie, książka nadawcza, raport.... 9 III. Korespondencja przychodząca - rejestracja.... 10 IV. Rejestr korespondencji przychodzącej (archiwum) wyszukiwanie, raport.... 11 V. Ustawienia użytkownika.... 12 3. Terminarz... 13 I. Informacje podstawowe... 13 II. Dodawanie nowego teminu / zadania.... 14 III. Edycja teminu / zadania.... 15 IV. Obsługa kalendarza.... 16 V. Zadania powiązane z korespondencją.... 17 VI. Wykaz zadań w głównym oknie systemu.... 18 2 S t r o n a
1. FIRMY I. INFORMACJE PODSTAWOWE. Kartoteka kontrahentów dostępna jest z poziomu panelu głównego systemu MUFLON. Aby otworzyć kartotekę należy kliknąć w ikonę Firmy RYSUNEK 1. WEJŚCIE DO KARTOTEKI KLIENTÓW. Kartoteka klientów dostępna jest także z poziomu innych modułów systemu np. Sekretariat, Faktury, CRM. Jej funkcjonalność jest wtedy dostosowana do potrzeb konkretnego modułu. Kontrahenci dodani za pomocą modułu Firmy, który wywołany jest z poziomu któregokolwiek innego modułu oprogramowania MUFLON, dostępni są w całym systemie. RYSUNEK 2. OKNO GŁÓWNE KARTOTEKI KONTRAHENTÓW. 3 S t r o n a
II. WYSZUKIWANIE. Kartoteka klientów umożliwia wyszukiwanie wg. zadanych argumentów. RYSUNEK 3. WYSZUKIWANIE. Argumenty mogą zawierać część oczekiwanej wartości (np. wpisując w pole Skrót/Nazwa słowo trans wyszukamy wszystkie firmy, które w nazwie mają tekst trans ). W trakcie wyszukiwania wielkość liter nie ma znaczenia. Argumenty wyszukiwania można ze sobą łączyć (np. wpisując w pole (np. wpisując w pole Skrót/Nazwa słowo trans oraz w pole Miasto Warszawa, wyszukamy wszystkie firmy z Warszawy, które w nazwie mają tekst trans ). III. DODAWANIE NOWEGO KONTRAHENTA. Aby dodać nowego kontrahenta należy wcisnąć przycisk Dodaj w górnym pasku narzędziowym. RYSUNEK 4. DODANIE NOWEJ FIRMY. Po wciśnięciu przycisku Dodaj pojawia się formatka dodawania kontrahenta, która zawiera jedną zakładkę Dane podstawowe. System Muflon pozwala wprowadzić do kartoteki kontrahentów firmy wraz z ich oddziałami. Do formatki, która się pojawiła zaraz po wciśnięciu klawisza Dodaj należy wpisać dane siedziby głównej wprowadzanego kontrahenta. Po uzupełnieniu pól należy wcisnąć przycisk Zapisz. 4 S t r o n a
RYSUNEK 5. FORMATKA DODAWANIA KONTRAHENTA. Po wykonaniu powyższych czynności kontrahent zostanie zapisany w bazie. Po dokonaniu zapisu obok zakładki Dane podstawowe pojawiają się także zakładki umożliwiające zapisanie dodatkowych informacji o firmie tj. Adresy wykaz oddziałów/działów firmy Konta bankowe wykaz kont bankowych Osoby lista pracowników kontrahenta wraz z danymi kontaktowymi, Właściwości firmy Adresy RYSUNEK 6. DODATKOWE ZAKŁADKI. System umożliwia zapisanie nieograniczonej ilości oddziałów/działów kontrahenta. Z poziomu tej zakładki możliwa jest także edycja wprowadzonych danych. Po wypełnieniu wszystkich pól należy wcisnąć przycisk Dodaj. 5 S t r o n a
Edycja danych polega na zaznaczeniu adresu na liście, wciśnięciu przycisku Edytuj następnie poprawieniu danych oraz wciśnięcie przycisku Aktualizuj. Po dodaniu pracowników kontrahenta na zakładce Osoby możliwe jest określenie kierownika/dyrektora działu/oddziału. Konta bankowe System umożliwia zapisanie nieograniczonej ilości kont bankowych kontrahenta. Dodawanie oraz edycja przebiega na zasadach identycznych jak na zakładce Adresy. W przeciwieństwie do zakładki Adresy konta bankowe można usuwać. Osoby. System umożliwia zapisanie nieograniczonej ilości pracowników kontrahenta.. Dodawanie oraz edycja przebiega na zasadach identycznych jak na zakładce Adresy. Po wprowadzeniu działów/oddziałów na zakładce Adresy możliwe jest określenie przynależności pracownika do określanego działu bądź oddziału firmy, RYSUNEK 7. WPROWADZANIE PRACOWNIKÓW KONTRAHENTA. 6 S t r o n a
Właściwości firmy RYSUNEK 8. OKREŚLANIE WŁAŚCIWOŚCI FIRMY. Zakładka pozwala określić właściwości firmy. Administrator systemu może dodać nowe właściwości firmy z poziomu panelu administratora. IV. EDYCJA KONTRAHENTA. Aby edytować dane istniejącego kontrahenta należy wcisnąć przycisk Edytuj w górnym pasku narzędziowym. Podczas edycji obowiązują zasady identyczne jak przy dodawaniu nowego kontrahenta RYSUNEK 9. EDYCJA. 7 S t r o n a
2. SEKRETARIAT I. KORESPONDENCJA WYCHODZĄCA - REJESTRACJA. Rejestracja korespondencji wychodzącej odbywa się na zakładce Korespondencja wychodząca. Zakładka ta pozwala przygotowywać tzw. serie wysyłek, drukowanie adresów na etykietach lub kopertach (można to zdefiniować w ustawieniach modułu Sekretariat ). Po przygotowaniu serii wysyłek zapisujemy ją w archiwum. Po zapisaniu w archiwum, przesyłki nie można już usunąć (można ją anulować). RYSUNEK 100. REJESTRACJA KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ. Aby dodać nową korespondencję należy najpierw określić na rzecz jakiego działu / oddziału jest ona wysyłana (1) (oddziały można dodawać w module Firmy -> edycja firmy -> zakładka Adresy administrator musi też nadać prawa poszczególnym użytkownikom do nowych oddziałów/działów) a następnie dodać adresata do listy wciskając przycisk Dodaj (2). Po wciśnięciu przycisku Dodaj pojawi się lista firm (adresatów). Dwukrotne szybkie kliknięcie na wybranej firmie spowoduje dodanie jej do listy wysyłkowej (3). Kolejnym krokiem jest ewentualne wpisanie danych nadawczych (4), które są drukowane w książce nadawczej (można ją drukować na zakładce Rejestr korespondencji wychodzącej ). Następnie przechodzimy do dodawania dokumentów wysyłanych do adresata wskazanego na liście Adresaci (3). Aby tego dokonać należy wpisać nazwę dokumentu w pole Rodzaj dokumentu lub wybrać ją z umieszczonej obok liście rozwijanej (najczęściej wysyłane nazwy dokumentów najlepiej dodać w ustawieniach modułu Sekretariat ). Następnie wpisujemy numer dokumentu w pole Numer(y) dokumentu oraz opcjonalnie określamy datę dokumentu i wpisujemy uwagi. Naciśnięcie przycisku Dodaj (5) spowoduje dodanie dokumentu do listy dokumentów wysyłanych do adresata zaznaczonego na liście Adresaci (3). Po dodaniu dokumentu do listy pola zostają wyczyszczone można dodawać kolejne dokumenty. W zakładce Uwagi (8) można opcjonalnie dodać uwagi, które dotyczą całej wysyłki!nie poszczególnego dokumentu!. Powyższe czynności należy powtarzać aby dodać wszystkie wysyłki i wszystkie związane z nimi dokumenty. 8 S t r o n a
Po wprowadzeniu wszystkich przesyłek można wydrukować etykiety na koperty lub drukować bezpośrednio na kopertach (ustawić to można w opcji Ustawienia (9). Jeśli ustawiona jest opcja drukowania na etykietach samoprzylepnych na koperty (opcja zalecana) to po wciśnięciu przycisku Drukuj pojawi się możliwość określenia od której naklejki rozpocząć drukowanie (przydatne jeśli nie zużyliśmy przy wcześniejszym drukowaniu całego arkusza naklejek). Po dokonaniu wyboru pojawi się podgląd wydruku arkusza naklejek możemy drukować. Po wydrukowaniu etykiet/kopert możemy serię wysyłek zapisać w archiwum. W ciągu dnia użytkownik może zapisać wiele serii korespondencji do archiwum. Może to także robić wielu użytkowników mających uprawnienia do danego działu/oddziału firmy. Na koniec dnia można wydrukować jedną wspólną książkę nadawczą (opcja dostępna w zakładce Rejestr korespondencji wychodzącej ). II. REJESTR KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ (ARCHIWUM) WYSZUKIWANIE, KSIĄŻKA NADAWCZA, RAPORT. Rejestr korespondencji wychodzącej (trzecia zakładka) służy do przeglądania archiwum wysłanej poczty. Za jego pomocą można także drukować książkę nadawczą oraz raporty poczty wychodzącej za zadany okres. Ekran przeszukiwania rejestru posiada możliwość określenia wielu warunków wyszukiwania (np. data od do, adresat, rodzaj/nr wysyłanego dokumentu, itd.). Warunki wyszukiwania można ze sobą łączyć np. wyszukujemy dla firmy ADATEC wszystkie faktury wystawione w okresie od 2009-01-01 do 2009-01-20 wartości należy wpisać w odpowiednie pola a następnie nacisnąć przycisk Szukaj. RYSUNEK 11. PRZEGLĄDANIE KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ. Przyciśnięcie prawego klawisza myszki na okienku zawierającym wyniki wyszukiwania poczty wychodzącej spowoduje wyświetlenie menu kontekstowego pozwalającego na: dodanie dokumentu (tylko w dniu rejestracji przesyłki), uzupełnienie uwag, uzupełnienia danych nadawczych oraz anulowanie przesyłki. Wyniki wyszukiwania można wydrukować jako pocztową książkę nadawczą. Można to zrobić naciskając przycisk Dziennik nadawczy. 9 S t r o n a
III. KORESPONDENCJA PRZYCHODZĄCA - REJESTRACJA. Rejestracja korespondencji przychodzącej jest podobna do rejestracji korespondencji wychodzącej i odbywa się na zakładce Korespondencja przychodząca. Zakładka ta pozwala przygotowywać tzw. serie przyjętej korespondencji. Po przygotowaniu takiej serii należy ją zapisać w archiwum. Po zapisaniu w archiwum, przesyłki nie można już usunąć (można ją natomiast anulować). RYSUNEK 12. REJESTRACJA KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ. Aby dodać korespondencję przychodzącą należy określić do jakiego działu / oddziału jest ona kierowana (1) (oddziały można dodawać w module Firmy -> edycja firmy -> zakładka Adresy administrator musi też nadać prawa poszczególnym użytkownikom do nowych oddziałów/działów) oraz określamy w jaki sposób została ona dostarczona(2) (domyślnie tradycyjna poczta). Następnie dodajemy nadawcę do listy wciskając przycisk Dodaj (3). Po wciśnięciu przycisku Dodaj pojawi się lista firm (nadawców). Dwukrotne szybkie kliknięcie na wybranej firmie spowoduje dodanie jej do listy nadawców (4). Następnie przechodzimy do dodawania przysłanych do nas dokumentów od nadawcy wskazanego na liście Nadawcy (4). Aby tego dokonać należy wpisać nazwę dokumentu w pole Rodzaj dokumentu lub wybrać ją z umieszczonej obok liście rozwijanej (najczęściej odbierane/wysyłane nazwy dokumentów najlepiej dodać w ustawieniach modułu Sekretariat ). Następnie wpisujemy numer dokumentu w pole Numer(y) dokumentu oraz opcjonalnie określamy datę dokumentu i wpisujemy uwagi. Naciśnięcie przycisku Dodaj (5) spowoduje dodanie dokumentu do listy dokumentów przysłanych przez nadawcę zaznaczonego na liście Nadawcy (4). Po dodaniu dokumentu do listy pola zostają wyczyszczone można dodawać kolejne dokumenty. W zakładce Uwagi (6) można opcjonalnie dodać uwagi, które dotyczą całej poczty otrzymanej od zaznaczonego nadawcy!nie poszczególnego dokumentu!. Powyższe czynności należy powtarzać aby dodać całą otrzymaną pocztę i wszystkie związane z nimi dokumenty. Po dodaniu całej otrzymanej poczty należy wszystko zapisać w archiwum naciskając przycisk Przenieś do archiwum (7). 10 S t r o n a
IV. REJESTR KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ (ARCHIWUM) WYSZUKIWANIE, RAPORT. Rejestr korespondencji przychodzącej (czwarta zakładka) służy do przeglądania archiwum otrzymanej poczty. Za jego pomocą można także raporty, które mogą służyć jako potwierdzenie odebrania poczty przez osoby do których jest ona kierowana. RYSUNEK 13. REJESTR KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ. Obsługa tego rejestru odbywa się na tych samych zasadach jak rejestr korespondencji wysyłanej. 11 S t r o n a
V. USTAWIENIA UŻYTKOWNIKA. Każdy użytkownik systemu może zadecydować jak mają wyglądać drukowane przez niego etykiety tzn. jakie elementy mają się drukować i jakie ma być ich rozmieszczenie. Takich ustawień można dokonywać w opcji Ustawienia modułu sekretariat. RYSUNEK 14. USTAWIENIA MODUŁU SEKRETARIAT. Jeśli checkbox obok nazwy pola jest zaznaczony pole będzie się drukowało na etykiecie. Aby zmienić umiejscowienie pola na etykiecie należy kliknąć w jego nazwę na wzorze etykiety (zaznaczy się ono na żółto) a następnie przesunąć klawiszami strzałek znajdującymi się z prawej strony. Po odpowiednim ustawieniu pół należy nacisnąć klawisz Zapisz. Każdy użytkownik może także zadecydować czy etykieta drukowana będzie na arkuszu naklejek (8x3) czy na kopertach służy do tego zakładka Wydruk etykiet. Jeśli zostanie wybrany wydruk bezpośrednio na kopertach należy także ustawić położenie etykiety na kopercie (pola góra oraz lewa ). Najczęściej wysyłane lub odbierane dokumenty najlepiej zapisać na zakładce Dokumenty będzie wtedy można je wybierać z pola rozwijanego (combobox) w trakcie wprowadzania dokumentów. Zakładka Inne zawiera dodatkowe ustawienia. Uwaga! Ustawienia dotyczą każdego użytkownika osobno zmiany wprowadzone przez jednego z użytkowników nie są widoczne u innych użytkowników. 12 S t r o n a
3. TERMINARZ I. INFORMACJE PODSTAWOWE Moduł Terminarz służy do organizacji czasu za pomocą kalendarza zintegrowanego z systemem Mufon. Za pomocą terminarza można rejestrować sprawy do wykonania oraz wszelkie informacje dotyczące danej sprawy takie jak opis czy przebieg wykonania. Do rejestracji oraz zarządzania sprawami/zadaniami służy opcja Terminarz znajdująca się w górnym panelu systemu MUFLON. Każdy użytkownik systemu może prowadzić swój własny terminarz. RYSUNEK 11. URUCHOMIENIE TERMINARZA. Użycie przycisku Treminarz spowoduje wyświetlenie formatki głównej terminarza. RYSUNEK 12. EKRAN GŁÓWNY TERMINARZA. 13 S t r o n a
II. DODAWANIE NOWEGO TEMINU / ZADANIA. Aby dodać w terminarzu nowy wpis należy użyć opcji Nowy termin, który znajduje się w górnym panelu narzędziowym. RYSUNEK 13. DODANIE NOWEGO TERMINU. Po wybraniu tej opcji pojawi się ekran dodawania terminu. RYSUNEK 14. EKRAN NOWEGO TERMINU. Po uzupełnieniu pól znajdujących się na formatce należy wcisnąć przycisk Zapisz. Jedynym wymaganym polem jest temat zadania oraz daty rozpoczęcia i zakończenia. Dodatkowo formularz zawiera inne pola pozwalające użytkownikowi np. zapisać szczegóły zadania czy ustawić priorytet lub jego rodzaj. Ważną właściwością opcji Zadania jest możliwość ustawienia przypomnienia o potrzebie wykonania czynności związanej z określonym zadaniem. Przypomnienie jest dostępne po zaznaczeni checkbox a Przypomnienie. 14 S t r o n a
RYSUNEK 15. OKIENKO PRZYPOMIENIA. Na okienku przypomnienia można zadecydować o dalszym losie zadania. Można je odłożyć na później, odrzucić lub edytować. III. EDYCJA TEMINU / ZADANIA. Aby edytować istniejący w terminarzu wpis należy użyć opcji Edytuj [1]. Aby usunąć termin należy użyć opcji Usuń termin. Obie opcje znajdują się w górnym panelu narzędziowym. Przed użyciem tych opcji należy zaznaczyć na kalendarzu zadanie, które chcemy usunąć bądź edytować. RYSUNEK 16. EDYCJA / USUNIĘCIE TERMINU. Po użyciu opcji Edytuj pojawia się formularz zadania. Obsługa tego formularza jest taka sama jak podczas dodawania nowego zadania. 15 S t r o n a
IV. OBSŁUGA KALENDARZA. Kalendarz zawierający zadania może być wyświetlany na trzy sposoby tzn. może on pokazywać zadania zaplanowane w danym dniu, tygodniu roboczym bądź w całym tygodniu (7 dni). Zmiany dokonujemy za pomocą przycisków znajdujących się w górnym panelu narzędziowym. RYSUNEK 17. ZMIANA WYŚWIETLANIA ILOŚCI DNI KALENDARZA. Z lewej strony znajdują się kalendarze miesięczne. Daty wyświetlane pogrubioną czcionką oznaczają, że w tym dniu są zaplanowane zadania (lub jedno zadanie). Klikając na odpowiednich datach zmieniamy wyświetlanie odpowiedniego tygodnia na kalendarzu z prawej strony. RYSUNEK 18. KALENDARZE MIESIĘCZNE. Zmiany wyświetlanego tygodnia można dokonać także za pomocą strzałek znajdujących się nad kalendarzem tygodniowym. RYSUNEK 19. NAWIGACJA KALENDARZEM TYGODNIOWYM. 16 S t r o n a
V. ZADANIA POWIĄZANE Z KORESPONDENCJĄ. System Muflon pozwala powiązać korespondencją z zadaniem, które należy wykonać w związku z wysłaniem lub otrzymaniem korespondencji, Aby powiązać korespondencją z zadaniem należy w archiwum modułu Sekretariat wybrać z menu kontekstowego opcję Dodaj zadanie do kalendarza. RYSUNEK 20. ZADANIE POWIĄZANE Z KORESPONDENCJĄ. Po wybraniu tej opcji zostanie wyświetlony formularz podobny do tego, który jest dostępny z poziomu modułu Terminarz. W dolnej części znajdują się informacje dotyczące otrzymanej/wysłanej korespondencji. Po wciśnięciu przycisku Zapisz zostanie dodany nowy termin, który będzie widoczny w module Terminarz. 17 S t r o n a
RYSUNEK 21. DODAWANIE ZADANIA POWIĄZANEGO Z KORESPONDENCJĄ. VI. WYKAZ ZADAŃ W GŁÓWNYM OKNIE SYSTEMU. System Muflon może wyświetlać listę zadań do wykonania w najbliższym terminie w głównym oknie aplikacji. Aby uruchomić listę zadań należy zaznaczyć opcję Terminarz w menu Widok, które znajduje się w menu w oknie głównym aplikacji. RYSUNEK 22. WŁĄCZENIE LISTY ZADAŃ. 18 S t r o n a
19 S t r o n a RYSUNEK 23. LISTA ZADAŃ W OKNIE GŁÓWNYM SYSTEMU MUFLON.