Mini przewodnik po nowym systemie poczty przez WWW

Transkrypt

1 Mini przewodnik po nowym systemie poczty przez WWW W oknie przeglądarki wpisujemy adres Zostaniemy przeniesieni na stronę nowego sytemu pocztowego. Tutaj musimy podać swoje dane (nazwę użytkownika i hasło), żeby się do niego zalogować. Po pomyślnym przejściu przez weryfikację danych zostaniemy przeniesieni do właściwego serwisu. Domyślnie po zalogowaniu wyświetla się poczta znajdująca się na naszym koncie. W oknie systemu pocztowego możemy wyróżnić kilka części. Górna część związana z wyszukiwaniem, lewa część z folderami i kalendarzem oraz główna część serwisu. U góry znajduje się okno wyszukiwania, wpisujemy tu wyszukiwaną frazę, wybieramy w której części serwisu ma być wyszukiwana i klikamy przycisk Wyszukaj. 1

2 Po lewej stronie znajduje się część, w której wyświetla się kalendarz na dany miesiąc oraz foldery związane z daną zakładką znajdującą się w głównym obszarze systemu poczty. Foldery są różne dla różnych zakładek. Pasek pod nazwą konta (np. Jan Kowalski) wskazuje zajętość skrzynki pocztowej na serwerze, w miarę jak skrzynka pocztowa będzie się zapełniać, kolor paska będzie się zmieniał i wartość wolnego miejsca (kolor biały) będzie się zmniejszać. 2

3 Po paskiem wyszukiwania znajduje się główny obszar serwisu pocztowego, podzielony na zakładki dotyczące poczty, książki adresowej, kalendarza, zadań, dokumentów, aktówki i właściwości danej skrzynki pocztowej. Poczta Na tej zakładce możemy odbierać wiadomości oraz je wysyłać. Po kliknięciu w daną wiadomość w oknie pod wiadomością wyświetli się jej treść. Jeżeli chcemy wyłączyć podgląd wiadomości wówczas należy zmienić układ okna. Można to zrobić klikając przycisk Widok. 3

4 Z rozwiniętego menu wybieramy opcję Panel odczytu wyłączony. Wiadomościom, które otrzymamy możemy nadać nazwę poprzez utworzenie dla niej znacznika. Pozwala to później na szybki dostęp do grupy wiadomości oznaczonych danym znacznikiem, np. wszystkich maili dotyczących dotacji, przetargu, itp. Zaznaczamy wiadomość, której chcemy nadać znacznik, klikając po jej lewej stronie w pusty kwadrat. Przed wiadomością pojawi się znak V. Znacznik tworzymy klikając w opcje z menu poczty, jak na obrazku poniżej. Z menu wybieramy opcję Nowy znacznik. Nadajemy znacznikowi nazwę, możemy wybrać kolor znacznika, i akceptujemy klikając klawisz OK. 4

5 Każdą wiadomość możemy przenieść do innego folderu. Najpierw musimy zaznaczyć daną wiadomość, klikając po jej lewej stronie w pusty kwadrat. Przed wiadomością pojawi się znak V. Następnie wybieramy z menu poczty przycisk znajdujący się po prawej stronie przycisku Usuń (patrz czerwona strzałka). Pojawi się menu, w którym możemy wybrać gdzie chcemy przenieść mail. Po wybraniu odpowiedniego folderu klikamy przycisk OK. Mail zostanie przeniesiony do danego folderu. 5

6 W celu wysłania wiadomości wybieramy z menu poczty przycisk Nowy. Pojawi się okienko jak na poniższym obrazku. 6

7 Rozpoczynamy pisanie adresu do osoby, do której chcemy wysłać wiadomość. System podpowiada nam dalszą część adresu z książki adresowej. Możemy ustawić we właściwościach czy system ma nam podpowiadać adres z książki globalnej, indywidualnej czy ma nam nie podpowiadać w ogóle. 7

8 Następnie wpisujemy temat i treść wiadomości. Jeśli chcemy dodać załącznik do wiadomości wówczas klikamy przycisk Dodaj załącznik, pojawi się wówczas okienko jak poniżej. Klikamy przycisk Przeglądaj i wybieramy załącznik znajdujący się na dysku naszego komputera. Klikamy przycisk Otwórz, a następnie Załącz i wówczas załącznik zostanie wstawiony do naszej wiadomości. 8

9 Naszej wiadomości możemy ustawić priorytet. Domyślnie jest on Normalny oprócz tego jest do wyboru Wysoki i Niski. 9

10 Możemy również ustawić Żądanie potwierdzenia przeczytania wiadomości klikając w przycisk Opcje z menu poczty. Po napisaniu wiadomości i ustawieniu wszystkich niezbędnych z naszego punktu widzenia opcji klikamy przycisk Wyślij i wysyłamy wiadomość do adresata. W trakcie tworzenia wiadomość znajduje się w folderze Kopia robocza, w każdej chwili możemy również zapisać ją jako roboczą i wrócić do niej w dowolnej chwili. Po wysłaniu wiadomość trafia do folderu Wysłane. Książka adresowa Zakładka Książka adresowa pozwala tworzyć własne kontakty lub grupy kontaktów. Możemy korzystać ze standardowych książek adresowych, które znajdują się po lewej stronie serwisu o nazwach Kontakty oraz Kontakty lub możemy stworzyć własną książkę adresową. Własną książkę adresową tworzymy klikając w ikonę obok nazwy Książki adresowe w górnej lewej części serwisu (patrz czerwona strzałka). Pojawi się okienko jak na obrazku poniżej. Wpisujemy nazwę naszej nowej książki adresowej, możemy wybrać dla niej kolor ikony, żeby odróżniała się od domyślnych, następnie akceptujemy klikając przycisk OK. 10

11 Zostanie utworzona nowa książka adresowa. Możemy do niej dodawać nowe wpisy użytkowników indywidualnych oraz grup użytkowników. W celu dodania nowego wpisu klikamy przycisk Nowy w menu Książki adresowej. Pojawi nam się okno jak na rysunku poniżej, w którym wpisujemy dane, które uznamy za niezbędne. Wybieramy również, w której książce adresowej wpis ma się znaleźć (patrz czerwona strzałka). Akceptujemy wszystko klikając przycisk Zapisz. 11

12 Po zapisaniu nowy wpis pojawia się w danej książce adresowej. Możemy go zobaczyć klikając przycisk Wszystkie lub konkretną literę. Wpisu do książki adresowej możemy dokonać również bezpośrednio z zakładki Poczta. Zakładamy sytuację, że przyszedł do nas mail od osoby, której adres chcemy dodać do książki adresowej. Klikamy wówczas prawym przyciskiem myszki w ten mail. Pojawi się menu z którego wybieramy opcję Dodaj do kontaktów. Zostaniemy przeniesieni do nowego okna jak na obrazku poniżej. Jak widać są tam już dane dotyczące nazwy użytkownika i jego adres . Możemy dodać pozostałe dane lub pozostawić te bez zmian i zapisać. 12

13 Oprócz pojedynczego kontaktu możemy dodać grupę kontaktów. Klikamy przycisk Nowy w menu Książka adresowa. Z menu jakie się pojawi wybieramy Grupa kontaktów. W oknie jakie się pojawi wpisujemy nazwę grupy, wybieramy w jakiej książce adresowej ma się znajdować oraz dodajemy członków jacy mają do niej należeć. Grupa kontaktów ułatwia wysyłanie takiego samego maila do wielu osób, których adresy znajdą się w danej grupie. Kontakty możemy dodać z książki adresowej własnej lub globalnej listy adresowej (wszystkie adresy w domenie uni.wroc.pl) oraz możemy wprowadzić ręcznie. Ręcznie wprowadzamy adresy poprzez pole znajdujące się w prawym dolnym rogu serwisu pocztowego (patrz czerwona strzałka na obrazku poniżej). Adresy powinny być rozdzielone średnikiem, czyli np. adres1;adres2;adres3;itd. Po wpisaniu wszystkich adresów należy kliknąć przycisk Dodaj. Po skompletowaniu całej grupy kontaktów klikamy przycisk Zapisz. 13

14 14

15 W każdej chwili możemy edytować dany kontakt lub grupę kontaktów klikając przycisk Edytuj. Każdy może udostępnić swoją książkę adresową innej osobie w domenie uni.wroc.pl. W celu udstępnienia książki adresowej należy prawym przyciskiem myszki kliknąć na nazwę książki adresowej, którą chcemy udostępnić. Z menu, które się pojawi wybieramy opcję Udostępnij książkę adresową. 15

16 16

17 W oknie jakie się pojawi wpisujemy adres osoby z domeny uni.wroc.pl, której chcemy udostępnić naszą książkę adresową. Osoba, której udostępniamy naszą książkę adresową dostanie maila. W górnej części maila będą opcje, które pozwolą zaakceptować udostępnienie tej książki adresowej lub odrzucić. Po zaakceptowaniu pokaże się okienko jak poniżej. Należy kliknąć przycisk Tak. Dostaniemy wówczas dostęp do książki adresowej osoby, która wysłała nam zaproszenie. Książka ta będzie dostępna na zakładce Książka adresowa. 17

18 W każdej chwili możemy cofnąć udostępnianie naszej książki adresowej. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem na nazwie książki adresowej, którą udostępniamy i wybrać opcję Edytuj właściwości. W oknie, które się pojawi mamy wyszczególnione, komu udostępniliśmy naszą książkę adresową oraz możliwości edycji tego udostępnienia, odwołania (usunięcia) oraz wysłanie ponownie zaproszenia. W celu usunięcia udostępniania klikamy opcję Odwołaj. Osoba, która miała dostęp do naszej książki adresowej straci wówczas ten dostęp. 18

19 Kalendarz Zakładka Kalendarz umożliwia nam planowanie spotkań. Możemy planować spotkania prywatne i służbowe. Oznaczanie spotkań służbowych jako publiczne przyda się w momencie udostępniania kalendarza innej osobie. Można wówczas ograniczyć dostęp tylko do terminów publicznych (służbowych), a nie udostępniać terminów prywatnych. Podobnie jak w przypadku książki adresowej mamy możliwość tworzenia różnych kalendarzy. W menu zakładki Kalendarz możemy ustawić żądany widok kalendarza. W celu dodania nowego terminu do kalendarza klikamy przycisk Nowy z menu Kalendarza. 19

20 W oknie, które się pojawi wpisujemy szczegóły spotkania. Na kolejnej zakładce ustalamy harmonogram. 20

21 Wybieramy uczestników, ewentualnie lokalizację i niezbędne zasoby (np. rzutnik). Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych danych, możemy dopisać treść dotyczącą spotkania w okienku w dolnej części ekranu na zakładce Szczegóły terminu (patrz czerwona strzałka). Uczestników spotkania spoza domeny uni.wroc.pl można dodać ręcznie wpisując ich adresy na tej zakładce po średniku w polu Uczestnicy. 21

22 Po zapisaniu terminu w kalendarzu utworzone zostanie zdarzenie o danej godzinie, a do uczestników zostaną wysłane e z powiadomieniami i żądaniami akceptacji. W naszym przykładzie Jan Kowalski zaprasza Jana Nowaka na spotkanie w sprawie poczty. Jan Nowak otrzymuje maila w sprawie spotkania, którego może zaakceptować bądź odrzucić. Po akceptacji przez Jana Nowaka zaproszenia na spotkanie pojawi się w jego kalendarzu wpis o tym spotkaniu, a Jan Kowalski dostanie zwrotnego maila z potwierdzeniem przybycia na spotkanie, który jest tworzony automatycznie po akceptacji. 22

23 Dodatkowo w kalendarzu osoby inicjującej spotkanie automatycznie pojawiają się oznaczenia przy osobie, która potwierdziła swój udział, jak na rysunkach poniżej. Jeżeli będziemy mieli otwarty system pocztowy i ustawimy w kalendarzu przy danym terminie ostrzeganie X minut przed terminem spotkania dostaniemy wiadomość, że za X minut mamy spotkanie (jak na rysunku poniżej). W tym konkretnym przypadku otworzono serwis obsługi poczty po czasie ustawionym w kalendarzu stąd informacja, że spotkanie jest zaległe od prawie 2 godzin. 23

24 Kalendarz podobnie jak książkę adresową można udostępniać innym użytkownika. Zasady udostępniania i sposób jest identyczny jak w przypadku książki adresowej. Zadania Zakładka Zadania umożliwia nam tworzenie listy zadań do wykonania. Możemy tworzyć różne listy zadań klikając ikonę i nadając nowej liście zadań nazwę lub możemy korzystać ze standardowej listy. W menu zakładki Zadania możemy utworzyć nowe zadanie do wykonania, edytować, usuwać, nadawać znacznik zadaniu. Możemy również ustawiać widok według jakiego te zadania mają się prezentować na ekranie. 24

25 Wybierając przycisk Nowy z menu zakładki Zadania rozpoczynamy tworzenie nowego zadania do wykonania. Możemy nadać nazwę temu zadaniu, określić lokalizację, nadać ramy czasowe, ustawić priorytet oraz wpisać w treści co ma być wykonane. Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól klikamy przycisk Zapisz. Poniżej na obrazku znajduje się zdanie o wysokim priorytecie. Zadania również mogą być udostępniane innym wskazanym przez nas użytkownikom. Sposób udostępnienia jest identyczny jak w przypadku Książki adresowej. Dokumenty Zakładka Dokumenty pozwala na tworzenie dokumentu tekstowego. Po udostępnieniu naszego notatnika innym osobom, mogą oni pracować grupowo nad takim dokumentem. Można korzystać z domyślnego Notatnika lub utworzyć własny poprzez ikonę koło folderu Notatnik. 25

26 Jeśli chcemy stworzyć nową stronę (dokument) w notatniku wówczas klikamy przycisk Nowy w menu Dokumenty. Pojawi się formatka, na której będziemy mogli tworzyć nowy dokument. Wpisujemy tu nazwę dla strony w notatniku. Nazwa strony, powinna nam się kojarzyć ze sprawą, nad którą pracujemy. Ponadto wpisujemy treść dokumentu. Po stworzeniu klikamy przycisk Zapisz. Po zapisaniu dokumentu możemy go edytować, usunąć bądź przejrzeć historię pracy nad nim. Co widać na poniższych obrazkach. W sytuacji, gdy kilka osób pracuje nad jednym dokumentem wówczas w historii będzie widać, kto i kiedy dokonywał zmian. 26

27 Notatnik również może być udostępniany innym wskazanym przez nas użytkownikom. Sposób udostępnienia jest identyczny jak w przypadku Książki adresowej. Aktówka Zakładka Aktówka pozwala na załadowanie do serwisu dokumentów. Po udostępnieniu naszej aktówki innym osobom, mogą oni pracować grupowo nad takimi dokumentami. Można korzystać z domyślnej Aktówki lub utworzyć własną poprzez ikonę koło folderu Aktówka. 27

28 W celu umieszczenia dokumentu w Aktówce klikamy przycisk Nowy lub Załaduj plik. Pojawi się okienko poprzez które będziemy mogli załadować plik na serwer. Po załadowaniu pliku na serwer zobaczymy plik w oknie pod menu zakładki Aktówka (jak na obrazku poniżej). 28

29 Możemy zmienić widok na szczegółowy i uzyskać więcej danych na temat pliku. W zakładce Aktówka możemy utworzyć również pliki dokumentów. Przyciski Nowy dokument, Nowy arkusz kalkulacyjny oraz Nowa prezentacja pozwalają utworzyć dokumenty, odpowiedniki Worda, Excela oraz Power Pointa. Dokumenty otworzą się w nowym oknie (patrz obrazki poniżej). 29

30 Aktówka również może być udostępniana innym wskazanym przez nas użytkownikom. Sposób udostępnienia jest identyczny jak w przypadku Książki adresowej. Komunikator W systemie dostępny jest również komunikator tekstowy. Znaleźć go można w lewym dolnym rogu, koło kalendarza. Klikając w ikonę koła możemy ustawić nasz status, tzn. ustawiamy czy jesteśmy dostępni czy nie. 30

31 Ikona obok postaci z plusikiem pozwala dodać nową osobę do listy znajomych. Osoba ta musi mieć adres e- mail w domenie uni.wroc.pl. W tym celu należy podać adres znajomego, np. jan.nowak@uni.wroc.pl, dodatkowo można podać nazwę (dowolną) oraz grupę do jakiej chcemy go dołączyć. Zatwierdzamy to klikając przycisk OK. U naszego znajomego, jeśli będzie zalogowany do systemu pocztowego, pojawi się zaproszenie, które będzie mógł zaakceptować (doda to go do listy naszych znajomych) lub odrzucić lub zaakceptować i dodać (opcja ta doda go do listy naszych znajomych i nas do jego listy). Operacja ta pojawi się tylko przy pierwszym dodawaniu danej osoby do listy znajomych. Po akceptacji i dodaniu przez osobę, do której wysłaliśmy zaproszenie dostajemy zwrotne zaproszenie, które po naszej akceptacji umożliwi nam kontakt z daną osobą. 31

32 Na poniższych obrazkach widać listę znajomych dla kont Jan Kowalski oraz Jan Nowak po obustronnej akceptacji. 32

33 Teraz klikając osobę na liście znajomych, która jest on-line możemy rozpocząć z nią rozmowę. W okienku jakie się pojawi wpisujemy wiadomość i klikamy przycisk OK lub wciskamy klawisz ENTER na klawiaturze. 33

34 Archiwum rozmowy domyślnie jest zapisywane w folderze Czaty na zakładce Poczta. Wyłączenie archiwizowania rozmowy można dokonać na zakładce Właściwości sekcja Czat opcja Zapisz historię czatu. 34

35 Właściwości Ostatnią zakładką jest zakładka Właściwości systemu obsługi poczty przez WWW. W poszczególnych folderach jakie tu się znajdują możemy zmieniać właściwości dotyczące poczty, książki adresowej, kalendarza, udostępniania, komunikatora, itp. Po przejściu na zakładkę Właściwości wybieramy z menu folderów odpowiedni folder i zmieniamy właściwości na te, które nam najbardziej odpowiadają. Po ich ustawieniu zapisujemy je klikając przycisk Zapisz. 35

36 W poczcie możemy ustawić automatyczną odpowiedź na czas urlopu. Wchodzimy na zakładkę Właściwości i klikamy Poczta z menu znajdującego się po lewej stronie. Wówczas w oknie po prawej pojawi nam się poniższy obrazek. 36

37 Schodzimy do sekcji Odbieranie wiadomości i zaznaczmy opcję Włącz automatyczna odpowiedź. W polu poniżej wpisujemy treść maila jaki ma być zwracany do osób, które napiszą do nas w trakcie naszej nieobecności. Ponadto musimy zaznaczyć od kiedy do kiedy ma być ustawiona automatyczną odpowiedź. Ustawienie podpisu w wiadomości. Wchodzimy na zakładkę Właściwości i klikamy Podpisy z menu znajdującego się po lewej stronie. Wówczas w oknie po prawej pojawi nam się poniższy obrazek. Wpisujemy nasze dane i klikamy Zapisz. 37

38 Następnie klikamy Konta z menu po lewej stronie i w oknie jakie nam się pojawi wybieramy w ostatniej opcji Podpis Sygnatura. Zapisujemy to klikając Zapisz. Od tej chwili w każdej nowo tworzonej wiadomości będziemy mieli załaczony podpis. Powyżej staraliśmy się zaprezentować najbardziej oczywiste zastosowania nowego systemu obsługi poczty przez WWW, jednak jest ich więcej. Zapraszamy do sprawdzenia. Życzymy miłej i wydajnej pracy. Zespół Zasobów Sieciowych i Serwerów 38