Słupsk, 29.10.2015 r. PROTOKÓŁ Z kontroli realizacji zadania publicznego pod nazwą: Działania opiekuńczo wychowawcze i czne skierowane do dzieci i młodzieży uczęszczających na wskazane zajęcia, zgodnie z umową nr 10/PA/2015 z 19 lutego 2015 r., zawartej między: Miastem Słupsk z siedzibą w Słupsku, Plac Zwycięstwa 3, 76-200 Słupsk, reprezentowanym przez: Panią XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Zastępcę Prezydenta Miasta Słupska a: CARITAS PARAFII p. w. N.M.P. Królowej Różańca Świętego, z siedzibą w Słupsku, ul. Św. Ojca Pio 2, reprezentowanym przez: 1. Panią XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - Prezesa Caritas Parafii 2. Panią XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - Sekretarza Caritas Parafii Kontrola obejmowała: kontrolę dokumentów dot. realizacji zadania, która odbyła się w dniu 09.10.2015 r. i w dniu 28.10.2015 r. w siedzibie Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych; kontrolę realizacji przebiegu zadania, która odbyła się w dniach 30.09.2015 r. Kontroli dokonano zgodnie z harmonogramem kontroli realizacji zadań publicznych wykonywanych przez organizacje pozarządowe w ramach Miejskiego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień na 2015 rok. Osoby dokonujące kontroli: 1. Pani XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Pełnomocnik Prezydenta Miasta Słupska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych - upoważnienie nr 87/2007 z dnia 19.06.2007 r. wydane przez Prezydenta Miasta Słupska, 2. Pani XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX inspektor ds. profilaktyki - upoważnienie nr 230/2014 z dnia 02.10.2014 r. wydane przez Prezydenta Miasta Słupska. Osoby udzielające informacji: 1. Pani XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX - Sekretarz Przedstawiona dokumentacja: 1. Umowy zlecenie. 2. Rachunki i faktury. 3. Dzienniki zajęć. 4. Plany pracy podczas półkolonii.
Ustalenia kontroli: 1. Świetlica czynna jest od poniedziałku do piątku od godz. 15.00 do godz. 17.00 oraz w soboty od godz. 8.00 do godz. 14.00. Na zajęcia uczęszcza 31 osób. 2. W ramach realizacji zadania dzieci i młodzież uczestniczą w zajęciach opiekuńczo wychowawczych, w tym korzystają z pomocy przy odrabianiu lekcji. 3. W soboty w godz. 9.30 13.00 odbywają się zajęcia czne w dwóch grupach wiekowych. Spotkania prowadzą Pani XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX i XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. W zajęciach regularnie udział bierze 31 osób. 4. Zajęcia dla dzieci i młodzieży przeprowadzane są w odpowiednich warunkach. Pomieszczenia placówki są czyste, wyposażone w niezbędne pomocne dydaktyczne dla dzieci i młodzieży oraz zabawki, gry i sprzęt sportowy służący aktywnemu spędzaniu czasu wolnego. 5. Poczęstunek dla dzieci i młodzieży przygotowywany jest w osobnym pomieszczeniu, przystosowanym do tego celu. 6. Z informacji uzyskanych od Pani XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX wynika, że członkowie Caritas p. w. Najświętszej Marii Panny Królowej Różańca Świętego podejmują wiele inicjatyw, służących zgromadzeniu środków finansowych na pokrycie kosztów utrzymania placówki oraz zapewnienia wychowankom poczęstunku podczas prowadzonych zajęć. 7. Dotychczasowe działania prowadzone były zgodnie z zakresem określonym w umowie i harmonogramie. 8. Podczas kontroli sprawdzono niżej wymienione dokumenty: Lp. Numer dokumentu księgowego Data wystawienia dokumentu księgowego Nazwa kosztu Kwota (zł) Z tego ze środków pochodzących z dotacji (zł) Z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł (zł) 1 2 3 01/2015 28.02.2015 01/02.2015 28.02.2015 Faktura 3/2015 za miesiąc styczeń za miesiąc styczeń 28.02.2015 Artykuły 4 00090F 28.02.2015 Artykuły 5 FV/15/03/01 220 5.03.2015 Artykuły 6 5/2015 28.03.2015 Artykuły 100,96 100,96 0,00 386,01 386,01 0,00 434,46 225,64 208,82 221,07 221,07 0,00 7 28.02.2015
8 9 02/2015 02/02/2015 28.02.2015 03/2015 31.03.2015 za miesiąc luty za miesiąc luty za miesiąc marzec 10 00142F 31.03.2015 Artykuły 11 03/03/2015 31.03.2015 12 4119F00631/ 03/15 13 FV/15/03/01 206 za miesiąc marzec 31.03.2015 Artykuły 5.03.2015 Artykuły 14 197/0/2015 10.04.2015 Artykuły 15 FV/15/04/04 807 16 FV/15/04/04 796 20.04.2015 Artykuły 20.04.2015 Artykuły 17 00188F 30.04.2015 Artykuły 18 19 04/2015 30.04.2015 03/04/2015 30.04.2015 20 FV/15/05/07 371 21 FV/15/05/07 394 za miesiąc kwiecień za miesiąc kwiecień 26.05.2015 Artykuły 26.05.2015 Artykuły 22 00229F 30.05.2015 Artykuły 23 7/2015 30.05.2015 Artykuły 111,89 111,89 0,00 507,72 487,22 20,50 493,70 493,70 0,00 29,30 29,30 0,00 80,49 80,49 0,00 379,60 379,60 0,00 107,26 107,26 0,00 385,16 385,16 0,00 98,83 98,83 0,00 163,81 163,81 0,00 139,81 139,81 0,00
24 25 26 27 05/2015 30.05.2015 03/05/2015 30.05.2015 06/2015 27.06.2015 01/06/2015 27.06.2015 za miesiąc maj za miesiąc maj za miesiąc czerwiec za miesiąc czerwiec 28 00291F 30.06.2015 Artykuły 29 05/07/2015 22.07.2015 Artykuły 30 01/08/2015 31.08.2015 Artykuły 31 FV/15/09/03 057 32 FV/15/09/03/ 039 33 07/2015 10.09.2015 Artykuły 15.09.2015 Artykuły 30.09.2015 za miesiąc wrzesień 111,85 111,85 0,00 45,78 45,78 0,00 28,75 28,75 0,00 143,45 143,45 0,00 294,92 294,92 0,00 RAZEM: 10.634,82 10.405,50 229,32 9. Na podstawie przedłożonych dokumentów księgowych stwierdzono, że: a) środki finansowe z dotacji wydatkowane są w prawidłowy sposób, zgodnie z zapisami umowy, b) do dnia kontroli wydatkowano z dotacji kwotę w wysokości 10.405,50 zł. Poniesione wydatki są zgodne z zapisami kosztorysu do umowy nr 10/PA/2015, środki zostały wydatkowane po otrzymaniu dotacji na konto Stowarzyszenia. Przekazanie środków na konto nastąpiło w dniu 27.02.2015 r., c) na rachunkach i fakturach znajdują się informacje o rodzaju środków, z których zostały pokryte wydatki, d) przedłożone dokumenty księgowe zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
Zalecenia pokontrolne: Brak zaleceń. Protokół został sporządzony w trzech egzemplarzach, jeden z nich otrzymuje zleceniobiorca zadania. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: PREZES Pełnomocnik Prezydenta Miasta Słupska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów XXXXXXXXXXXX Alkoholowych XXXXXXXXXXXXXXXX SEKRETARZ XXXXXXXXXXXXX INSPEKTOR XXXXXXXXXXXXX Jawność danych została wyłączona na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( t. j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.).