POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej

Transkrypt

1 POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej Edycja Gdańsk, 20 czerwca 2012 r.

2 2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego edycja 2011, przeprowadzona została kontrola problemowa w Zespole Caritas Parafii pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku obejmująca wykorzystanie w 2011 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie tej Organizacji (Lębork, Pl. Kopernika 6 ), gdzie mieści się również Ognisko Wychowawcze Betlejem dla dzieci i młodzieży z rodzin patologicznych. Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez Zespół Caritas Parafii pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku na podstawie umowy zawartej w 2011 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadań, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania), - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2009r. Nr 175, poz z późn. zm.), ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz z późn. zm.),

3 3 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) Umowa dotacyjna Nr 14/OW z dnia 14 czerwca 2011 r., zawarta pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Jerzego Przystrzelskiego Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkie a Zespołem Caritas Parafii pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku reprezentowanym przez Marię Filip Prezesa Zarządu Zespołu Caritas oraz Danutę Pieczka Sekretarza Zarządu Zespołu Caritas. Kontrolę przeprowadziły w dniu 6 czerwca 2012 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 113/2012 (PS-I ) z dnia 1 czerwca 2012r., - Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 114/2012 (PS-I ) z dnia 1 czerwca 2012r, - Jolanta Ostrowska - inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 115/2012 (PS- I ) z dnia 1 czerwca 2012r, W toku kontroli wyjaśnień udzielała: - Maria Filip Prezes Zarządu Zespołu Caritas Parafii pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku. II. Ustalenia kontrolne: W 2011 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Zespołowi Caritas Parafii pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert

4 4 Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację w kwocie zł na realizację programu: Prowadzenie Ogniska Wychowawczego Betlejem wraz z organizacją wypoczynku letniego zgodnie z umową Nr 14/OW z dnia 14 czerwca 2011r., Projekt adresowany był do dzieci i młodzieży z rodzin zagrożonych patologią społeczną, dotkniętych alkoholizmem, przemocą domową. Dla osób tych Zespół Caritas Parafii pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku prowadzi Ognisko Wychowawcze Betlejem. Do placówki tej uczęszczają dzieci i młodzież w wieku 2 12 lat, które przyjmowane są na prośbę rodziców, na wniosek szkoły, pogotowia opiekuńczego, sądu lub zgłaszają się same. Placówka ta zapewnia swym podopiecznym opiekę wychowawczą, pomoc w nauce, zajęcia specjalistyczne (terapia pedagogiczna), zajęcia rozwijające różnorodne zainteresowania. Wsparciem tym objętych zostało w 2011 roku 50 wychowanków. Analogiczna liczba dzieci uczęszcza do ogniska w roku bieżącym. Placówka funkcjonuje od poniedziałku do piątku. W tym czasie podopieczni uczestniczą w różnorodnych zajęciach oraz otrzymują dwa posiłki dziennie (obiad z deserem oraz podwieczorek). Organizacja swoje działania pedagogiczno-edukacyjne rozszerza również na rodziców dzieci uczęszczających do Ogniska organizując dla nich Szkołę dla Rodziców. Ognisko (a także siedziba Organizacji) mieści się w budynku udostępnionym Zespołowi Caritas przez Parafię pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku. Znajduje się tu duże pomieszczenie do zajęć, kuchnia, toalety, pomieszczenia magazynowe, pomieszczenia biurowe. Lokal ten Organizacja użytkuje nieodpłatnie, również nieodpłatnie korzysta z mediów (wsparcie Parafii). Funkcjonowanie Ogniska zapewnia personel składający się z: kierownika placówki (nauczyciel, katecheta prezes Zespołu Caritas), 2 opiekunów (nauczyciele, ukończyli szkolenie w zakresie socjoterapii i pomocy psychologicznej dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym kserokopie zaświadczeń stanowią materiał dowodowy kontroli) oraz dwóch pracowników obsługujących kuchnię. Osoby te zatrudniane są na umowę zlecenie. Działania stałych pracowników wspierają pozyskiwani przez Organizację wolontariusze (uczniowie gimnazjum i ze szkół średnich pomoc w nauce, odrabianiu lekcji, organizacji większych imprez). Funkcjonowanie placówki umożliwia wsparcie Parafii, prywatnych sponsorów, Banku Żywności, Urzędu Miasta w Lęborku. Wsparcie pedagogiczno-terapeutyczne i socjalne Ogniska podejmowane w czasie trwania roku szkolnego jest kontynuowane w okresie wakacyjnym poprzez organizację kolonii

5 5 dla podopiecznych placówki. W ten sposób dzieci z rodzin najbiedniejszych i patologicznych mają szansę skorzystania z wypoczynku letniego, poznania ciekawych miejsc (walor poznawczy) i utrwalenia pozytywnych postaw w kontaktach społecznych. Dofinansowaniu takiego wypoczynku służyła przyznana w 2011 r. dotacja Wojewody Pomorskiego. Dzięki niej (i dofinansowaniu z Urzędu Miasta Lębork) 45 dzieci z rodzin dysfunkcyjnych wyjechało na 10 dniową kolonię do Zakopanego. Skorzystały tam z bogatego programu rekreacyjnego i edukacyjnego wspartego oddziaływaniem pedagogiczno-terapeutycznym. Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2011 r. dotacji i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do zawartej umowy (dofinansowanie kosztów transportu w trakcie wypoczynku wakacyjnego). Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk (5 000 zł co stanowi 12%), środki finansowe własne ( zł co stanowi 55%), środki finansowe z innych źródeł publicznych Urząd Miasta ( zł co stanowi 29%) oraz kosztu pokryte z wkładu osobowego (1 800 zł co stanowi 4 %). Stwierdzono, że Organizacja nie przekroczyła określonego w umowie (13,5%) procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania. Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki/ faktury, które dotyczyły rozliczenia zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty zawierają niezbędne adnotacje i podpisy. Księgowość dotycząca działalności świetlicowej prowadzona jest przez Zarząd Główny Civitas Christiana (organizacja katolicka, z którą Zarząd Zespołu Caritas współpracuje w swych projektach na rzecz dzieci i młodzieży). Rozliczeniami związanymi z akcją letnią, w tym prowadzeniem dokumentacji finansowej dotyczącej dotacji udzielonej przez Pomorski Urząd Wojewódzki zajmuje się Prezes Zespołu Caritas. Wskazane byłoby zatrudnienie (przez Zespół Caritas) osoby, która będzie prowadzić księgowość całości działań (zarówno świetlicowych jak i związanych z organizacją wypoczynku) o dofinansowanie jej wynagrodzenia Organizacja może ubiegać się w ramach konkursów na realizację zadań publicznych (w tym również ogłaszanych przez Wojewodę Pomorskiego).

6 6 Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2011 r. przez Zespół Caritas Parafii pw. N.M.P. Królowej Polski w Lęborku projekt przy wparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty: - został poszerzony zakres działań Ogniska Wychowawczego Betlejem w Lęborku o akcję letnią, umożliwiając w ten sposób dzieciom i młodzieży z rodzin patologicznych skorzystanie z atrakcyjnego wypoczynku i poznania interesujących miejsc (walor edukacyjny), - wspólny wyjazd w odległe miejsce podopiecznych Ogniska zintegrował tą grupę oraz utrwalił efekt oddziaływań pedagogiczno-terapeutycznych podejmowanych w trakcie trwania roku szkolnego. 2. Sposób realizacji projektu ( w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej) nie budzi zastrzeżeń. * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Prezesowi Zespołu Caritas) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16, ust. 1 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Jednostka kontrolowana: Zespół Caritas Parafii pw. N.M.P Królowej Polski Lębork, Pl. Kopernika 6 Prezes Zarządu Zespołu Caritas Parafii N.M.P. Królowej Polski w Lęborku Maria Filip Kontrolujący: Starszy Inspektor Wojewódzki Małgorzata Szady Starszy Inspektor Wojewódzki Ewa Szczypior Inspektor Wojewódzki Jolanta Ostrowska