Załącznik Nr 1 do SIWZ (załącznik nr 4 do umowy) SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADANIA I Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi hotelarskiej, cateringowej, konferencyjnej, tłumaczeń symultanicznych oraz programu kulturalnego na międzynarodową konferencję organizowaną przez Krajowy Punkt Koordynacyjny ds. Europejskich Ram Kwalifikacji we współpracy z Instytutem Badań Edukacyjnych, z wykorzystaniem grantu Komisji Europejskiej "Activities of EQF National Coordination Points with a view to implement EQF at national level" Konferencja połączona będzie z dorocznym spotkaniem przedstawicieli krajowych punktów koordynacyjnych i krajowych korespondentów Europejskiego Obszaru Szkolnictwa Wyższego. a) Liczba uczestników Konferencja planowana jest dla ok 200 gości w tym 100 gości zagranicznych i 100 gości krajowych. Zamawiający na 7 dni przed datą rozpoczęcia spotkania, poinformuje Wykonawcę o maksymalnej liczbie jego uczestników, w tym liczbie osób korzystających z noclegu. b) Termin 8, 9 i 10 listopada 2011 roku c) Lokalizacja Warszawa Centrum. Zamawiający wymaga, aby zaproponowany przez wykonawcę hotel znajdował się w określonej poniżej strefach. Strefa została określona nazwami ulic, które stanowią granicę strefy. Karowa, Królewska, Grzybowska Towarowa, Raszyńska Wawelska, Aleja Armi Ludowej ("Trasa Łazienkowska") Rozbrat, Leona Kruczkowskiego, Topiel, Browarna. Zamawiający wymaga aby hotel znajdował się w odległości do 300m od przystanku autobusu komunikacji miejskiej jadącego bezpośrednio z lotniska im. Fryderyka Chopina w Warszawie. d) Noclegi Wykonawca zapewni dwa noclegi w pokojach jednoosobowych dla 180 osób w obiekcie hotelowym położonym w strefie ulic określonej w podpunkcie c) punktu 1 o standardzie hotelu minimum cztero gwiazdkowego. Wszystkie pokoje muszą być wyposażone w węzeł sanitarny, biurko, oświetlenie do pracy przy biurku, możliwość bezpłatnego korzystania z Internetu w pokoju hotelowym. Cena noclegu musi zawierać śniadanie dla osób nocujących w hotelu. Pokoje hotelowe muszą znajdować się w tym samym budynku co sala restauracyjna i sale szkoleniowe z których będą korzystać uczestnicy konferencji. e) Sale konferencyjne W sąsiedztwie sal na tym samym poziomie musi znajdować się zaplecze sanitarne i szatnia dostępne nieodpłatnie dla uczestników konferencji. Wykonawca zapewni Zamawiającemu w sali plenarnej jak i przed pozostałymi salami konferencyjnymi możliwość postawienia rollup-ów. W dniu 9.11.2011:
Jedna sala konferencyjna dla 200 osób w układzie teatralnym dostępna od godziny 8:00 do 18:00 wyposażona w: stół prezydialny na 6 osób cztery mikrofony bezprzewodowe na sali dostępne dla uczestników konferencji dwa dodatkowe mikrofony dostępne na stole prezydialnym mównica wyposażona w mikrofon (dwa gniazdka sieciowe) urządzenie audio rejestrujące przebieg spotkania Trzy sale konferencyjne na od 40 do 80 osób każda (w sumie muszą pomieścić 200 uczestników) w układzie teatralnym dostępne w godzinach od 12:00 do 18:00 wyposażone w: stół prezydialny na 4 osoby dwa mikrofony bezprzewodowe dostępne na stole prezydialnym Jedna Sala konferencyjna V.I.P. na 10 osób ze stołem konferencyjnym (prostokątnym lub okrągłym) dostępna w godzinach od 8:00 do 19:00 wyposażona w: stół okrągły lub prostokątny dla 10 osób W dniu 10.11.2011 Jedna sala konferencyjna dla 100 osób, przy ustawieniu stołów w układzie U (mieszczących łącznie 100 osób po zewnętrznej stronie) dostępna w godzinach od 8:00 do 15:00 wyposażona w: stół prezydialny na 4 osoby ustawiony poprzecznie do dwóch rzędów stołów głównych 40 multifonów ustawionych na stołach głównych w równych odstępach 4 multifony ustawione na stole prezydialnym
jeden rzutnik multimedialny jeden ekran flipchart Trzy sale konferencyjne na od 30 do 40 osób każda (w sumie muszą pomieścić 100 uczestników) w układzie teatralnym w godzinach od 8:00 do 15:00 wyposażone w: stół prezydialny na 4 osoby 4 mikrofony bezprzewodowe z czego dwa ustawione na stole prezydialnym i dwa dostępne dla uczestników w sali f) Recepcje Wykonawca zapewni w dniu 8.11.2011 roku recepcję w postaci stołu dla 4 osób w godzinach od 15:00 do 20:00 wraz z 3 osobową obsługa recepcyjną mówiącą swobodnie w języki Polskim i Angielskim w celu rejestrowania uczestników przybyłych na konferencje i przekazania im materiałów. Stół recepcyjny musi znajdować się w sąsiedztwie recepcji hotelu tak aby goście przybywający i meldujący się na nocleg mogli bez trudu się zarejestrować. Wykonawca zapewni w dniu 9.11.2011 roku przed salą plenarną (konferencyjną na 200 osób w której Zamawiający będzie realizował konferencje tego dnia) recepcję w postaci stołu dla 4 osób w godzinach od 7:00 do 10:00 wraz z 3 osobową obsługa recepcyjną mówiącą swobodnie w języki Polskim i Angielskim w celu rejestrowania uczestników przybyłych na konferencje i przekazania im materiałów. g) Tłumaczenia symultaniczne Wykonawca zapewni w dniu 9.11.2011 roku na sali plenarnej (konferencyjnej na 200 osób w której Zamawiający będzie realizował konferencję tego dnia) sprzęt niezbędny do tłumaczeń symultanicznych tj. kabiny wraz z wyposażeniem i słuchawki dla 200 uczestników, mikrofony oraz obsługę tłumaczy realizujących tłumaczenie symultaniczne z języka angielskiego na polski i z polskiego na angielski jak również obsługę techniczną. h) Wyżywienia Wykonawca zapewni wyżywienie dla maksymalnie 200 uczestników konferencji według poniższych wytycznych. Śniadanie: Dla uczestników korzystających z noclegu śniadanie bufetowe zawarte w cenie pokoju składające się minimum z: co najmniej 2 potraw na ciepło, np. jajecznica, kiełbaski na gorąco oraz potrawy na zimno: wędliny minimum 3 rodzaje, 2 rodzaje sałatki, ser żółty minimum
3 rodzaje, różnego rodzaju twarożek, mleko, dżem, płatki śniadaniowe różnego rodzaju, pomidor, kawa, herbata, woda niegazowana i gazowana, masło, pieczywo, cukier, świeża cytryna. Kolacja zwykła dla maksymalnie 180 osób w dniu 8.11.2011 roku w formie bufetu szwedzkiego: przystawki, ciepłe i zimne, dania gorące: 1 zupa i 2 drugie dania do wyboru oraz danie wegetariaoskie, sałatki, kawa, herbata, woda niegazowana i gazowana, masło, pieczywo, świeża cytryna, open bar z winem. Obiad dla maksymalnie 200 osób w dniu 9.11.2011 w formie bufetu zawierającego co najmniej: wybór zimnych przekąsek, 2 rodzaje zup do wyboru, 5 rodzajów pierogów w tym jedne z mięsem, wybór surówek, kawa, herbata, wybór soków owocowych, woda niegazowana i gazowana. Kolacja uroczysta dla maksymalnie 200 osób w dniu 9.11.2011 r. w formie bufetu składająca się z minimum: 6 przystawek zimnych i przekąsek, ciepłe i zimne dania, 2 rodzaje do wyboru: 2 zupy i 2 drugie dania oraz danie wegetariaoskie, deser, zimne i ciepłe napoje w tym woda niegazowana i gazowana, kawa, herbata, wybór minimum 3 rodzajów soków owocowych, open bar na wino białe, czerwone i piwo - dostępny w godzinach od 19:00 do 23:00. Zamawiający dopuszcza aby kolacja uroczysta odbyła się poza budynkiem hotelu w odległości do 5km od niego. W takiej sytuacji wykonawca zobowiązany jest uwzględnid w cenie kolacji transport autokarowy uczestników na trasie hotel - miejsce kolacji - hotel. Zamawiający będzie brał pod uwagę atrakcyjnośd miejsca kolacji. Wskazane jest aby było to miejsce eleganckie o charakterze zabytkowym i standardzie restauracji hotelu co najmniej czterogwiazdkowego. Na miejscu zamawiający musi zapewnid gościom szatnie i zaplecze sanitarne. Obiad dla maksymalnie 200 osób w dniu 10.11.2011 w formie bufetu zawierającego co najmniej: wybór zimnych przekąsek, 2 rodzaje zup do wyboru, 2 drugie danie do wyboru i jedno drugie danie wegetariańskie, wybór surówek, kawa, herbata, wybór soków owocowych, woda niegazowana i gazowana. Dwie 40 minutowe przerwy kawowe dla maksymalnie 200 osób jedna w dniu 9.11.2011 r. druga w dniu 10.11.2011 r. składające się co najmniej z: kawy świeżo parzonej, herbaty, cukru, świeżej cytryny, wody niegazowanej, wody gazowanej, wyboru co najmniej 3 rodzajów soków owocowych, ciastek. Jedna przerwa kawowa z przekąskami dla maksymalnie 200 osób składająca się co najmniej z: kawy świeżo parzonej, herbaty, cukru, świeżej cytryny, wody niegazowanej, wody gazowanej, wyboru co najmniej 3 rodzajów soków owocowych, ciastek, 3 rodzajów kanapeczek. i) Program Kulturalny Wykonawca zaproponuje w dniu 8.11.2011 r. w godzinach od 16:00 do 18:00 wycieczkę po Warszawie z przewodnikiem w języku angielskim dla około 60 osób. II Osoby współpracujące Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej spotkań, obsługi cateringu oraz wyznaczy osobę do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym. Przy realizacji
zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu.