dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi hotelarsko-cateringowej podczas spotkania zw. roboczo IV Forum Rozwoju Mazowsza oraz zapewnienie usługi cateringowej w 2013 roku podczas konferencji podsumowującej wdraŝanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 : 1. Spotkanie zw. roboczo IV Forum Rozwoju Mazowsza 2. Jednodniowa konferencja RPO. Zamówienie współfinansowane będzie przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego. Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV: Usługi hotelarskie: 55.10.00.00-1 Usługi hotelarskie noclegowe: 55110000-4 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków: 55.30.00.00-3 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne: 70.22.00.00-9 Usługi dodatkowe w zakresie transportu lądowego: 63.71.00.00-9 Zadanie I: Spotkanie zw. roboczo IV Forum Rozwoju Mazowsza I. Informacje ogólne Miejsce organizacji: hala Torwar, Łazienkowska 6A, Warszawa Termin spotkania: spotkanie odbędzie się w przedziale czasowym 14-15 listopada 2013 r. Czas trwania spotkania: 2 dni. II. Wymogi dotyczące usługi gastronomiczno- hotelarskiej: 1. Zapewnienie realizacji usługi cateringowej w miejscu realizacji Forum (hala Torwar, ul. Łazienkowska 6A, 00-449 Warszawa) oraz usługi cateringowo noclegowej w obiekcie hotelarskim posiadającym przyznaną kategorię co najmniej 3* posiadającym zaplecze noclegowo-restauracyjne (kategoryzacja obiektów konferencyjno hotelowych/hoteli uzyskana zgodnie z wymaganiami ustawy z 29 sierpnia z 1997 r. oraz Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169). Obiekt dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych usytuowany w odległości nie więcej niŝ 20km od miejsca realizacji części wystawienniczej hali Torwar, ul. Łazienkowska 6A, 00-449 Warszawa. Odległość mierzona za pomocą portali umoŝliwiających jednoczesny odległości, tj. mapa.pf.pl; www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych). 2. Catering/ usługa gastronomiczna (catering ciągły) dla wystawców realizowana będzie w miejscu odbywania się Forum. Usługa gastronomiczna serwowana będzie dla maksymalnie 250 osób kaŝdorazowo. 3. Sala z cateringiem dla wystawców będzie wydzielona oraz wstęp na nią będzie weryfikowany przez osobę do tego wyznaczoną przez Zamawiającego na podstawie identyfikatorów. Catering Strona 1 z 5
będzie serwowany w postaci ciągłej w dniu pierwszym do godz. 18.00 zaś w dniu drugim do godz. 16.00. 4. WyŜywienie na Torwarze (miejsce odbywania się forum): 4.1. Catering ciągły (250 osób x dwa dni): uzupełniane na bieŝąco potrawy na bufecie do momentu podania lunchu. 4.2. Kawa powitalna trwająca od godz.7:30 aŝ do momentu podania lunchu (250 osób x 2 dni). 4.3. Przerwy kawowe dotyczy 2 przerw w czasie trwania kaŝdego dnia (250 osób x 2 dni), 4.4. Lunch dwa dni spotkania ok. 14.30 (250 osób x 2 dni). 4.5. Zapewnienia obsługi kelnerskiej oraz innej niezbędnej do przeprowadzenia powyŝszej części zamówienia. 4.6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania menu do akceptacji Zamawiającego na co najmniej 7 dni przed organizacją spotkania. Menu kaŝdego dnia musi być inne z uwzględnieniem sugestii Zamawiającego. 4.7. Szczegóły menu opisane zostały w załączniku nr 1 do SOPZ. III. Wykonawca zobligowany jest do: 1. Zapewnienia wykonania poszczególnych części zamówienia dot. części hotelarsko- cateringowej w tym samym budynku lub budynkach połączonych łącznikiem. 2. Usługa gastronomiczna Uroczysta kolacja dla co najmniej 200 osób tj. wystawców i gości zaproszonych oraz śniadania dla co najmniej 100 osób wystawców, Wszystkie posiłki (śniadania, przerwy kawowe i powitalne, lunch, oraz uroczysta kolacja) powinny być serwowane w formie bufetu szwedzkiego (z uwzględnieniem sugestii dotyczących potraw i po otrzymaniu akceptacji menu przez Zamawiającego). Zamawiający wymaga podawania potraw w zastawie stołowej dostosowanej do rodzaju potraw, napojów, oraz zapewnienia sprzętów gwarantujących podawanie posiłków z utrzymaniem właściwej temperatury dań i standardu. Zamawiający nie dopuszcza uŝywania naczyń i sztućców jednorazowych; 2.1. Uroczysta kolacja: Pierwszego dnia spotkania będzie serwowana uroczysta kolacja od godz. 20.00 dla 150 wystawców oraz 50 osób gości zaproszonych ( łącznie 200 osób) w miejscu zapewnienia noclegu dla wystawców w wydzielonej sali restauracyjnej. Uroczysta kolacja będzie podana w formie bufetu szwedzkiego z obsługą kelnerską, z konsumpcją zasiadaną przy okrągłych stołach 8 10 osobowych. Stoły muszą być nakryte obrusami, zastawą stołową oraz udekorowane wazonikami z kwiatami. 2.1.1. W trakcie uroczystej kolacji Wykonawca zapewni w ramach wyposaŝenia sali w bezprzewodowy mikrofon oraz nagłośnienie wraz z obsługą techniczną i sprzętem niezbędnym do powitania gości oraz otwarcia uroczystej kolacji. 2.2. Śniadania: 2.2.1. wliczone w wynajem pokoi noclegowych dla wystawców: 2.2.2. drugi dzień śniadanie serwowane dla co najmniej 100 osób (wystawców spotkania), w formie stołu szwedzkiego w wydzielonej części restauracji, do godz. 9.00. 2.3. Ostateczna liczba osób korzystających z wyŝywienia zostanie zgłoszona Wykonawcy wraz z listą noclegową co najmniej na 3 dni przed spotkaniem. 3. Zapewnienie noclegu: 3.1. Wykonawca zapewnieni nocleg dla co najmniej 100 uczestników spotkania w hotelu posiadającym co najmniej 45 pokoi dwu osobowych z dwoma osobnymi łóŝkami oraz co najmniej 10 pokoi jednoosobowych; 3.2. KaŜdy pokój musi posiadać własny węzeł sanitarny. 3.3. Wykonawca otrzyma informację dotyczącą ostatecznej ilości uczestników korzystających z miejsc noclegowych, najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem Forum. Uwaga: Zamawiający nie ponosi Ŝadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez uczestników spotkania w trakcie całego pobytu w hotelu (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku, itp.) Strona 2 z 5
4. Parking: Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 35 nieodpłatnych miejsc parkingowych dla gości zaproszonych na kolację. Zamawiający wymaga aby miejsca parkingowe były w bezpośrednim połoŝeniu budynku, w którym odbywać się będzie część noclegowa i uroczysta kolacyjna. 5. Inne warunki dotyczące zorganizowania spotkania Wykonawca zobowiązany jest do: 5.1. Zapewnienia obsługi technicznej, obsługi kelnerskiej i hotelarskiej oraz innej niezbędnej do przeprowadzenia tej części spotkania w ramach wyposaŝenia sali, 5.2. Wskazania koordynatora i jego zastępcy odpowiadających przed Zamawiającym za realizację poszczególnych etapów zamówienia (tylko wskazane osoby przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z Zamawiającym), 5.3. Zrealizowania zamówienia zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, 5.4. Zapewnienia dodatkowej atrakcji o charakterze integracyjno- rekreacyjnym dla wszystkich zakwaterowanych na nocleg wystawców w trakcie pobytu. Zapis dodatkowe atrakcje o charakterze integracyjnym dla wszystkich wystawców w trakcie pobytu dotyczy atrakcji (zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r w sprawie obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz.169), jakie zapewniają hotele, w których zakwaterowani zostaną wystawcy. 5.5. Zamawiający w terminie 7 dni przed uzgodnionym terminem przeprowadzenia spotkania, dokona wizytacji w miejscu realizacji przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia rozbieŝności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin 2 dni, na ich usunięcie pod rygorem odstąpienia od Umowy, po którym dokona ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy. 5.6. Zapewnienie szatni oraz dostępu do sieci Internet w cenie oferty. 5.7. Zapewnienie transportu wystawcom (100 osób) przez dwa dni, z miejsca wystawienniczego do miejsca zakwaterowania i z powrotem, w przedstawionych poniŝej godzinach (transport okazjonalny): I dzień FORUM, transport Torwar Hotel: 18.30 20.00 II dzień Forum, transport Hotel Torwar: 8.00 9.30 Zadanie II: Kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji RPO: I. Informacje ogólne Miejsce organizacji: Warszawa, centrum miasta, tj. w odległości nie więcej niŝ 6 km od budynku Dworca Centralnego w Warszawie, ul. Aleje Jerozolimskie 54, 00-024 Warszawa, mierzonej za pomocą portali umoŝliwiających pomiar odległości, (tj. mapa.pf.pl; www.targeo.pl, www.zumi.pl lub podobnych), w obiektach kulturalno-sportowych lub hotelach lub centrach konferencyjnych. Termin spotkania: spotkanie odbędzie się w przedziale czasowym: 02-06 grudnia 2013 roku, preferowane dni: to środa, czwartek, piątek. II. Zapewnienia usługi gastronomicznej / cateringowej, 1. Wymogi dotyczące usługi gastronomicznej/cateringowej: Catering / usługa gastronomiczna dla co najmniej 150 osób podczas całej konferencji, w sali połoŝonej na tym samym piętrze co sala konferencyjna, (preferowana sala naprzeciwko bądź obok). Szczegóły menu opisane zostały w załączniku nr 1 do SOPZ. Menu zaproponowane przez Wykonawcę musi uwzględniać sugestie Zamawiającego i otrzymać jego akceptację. uwagi: 2. Zamawiający nie dopuszcza podawania lunchu na sali konferencyjnej, 3. Wszystkie posiłki powinny być serwowane w formie bufetu szwedzkiego, 4. Zamawiający wymaga podawania potraw w zastawie stołowej dostosowanej do rodzaju potraw, napojów, oraz zapewnienia sprzętów gwarantujących podawanie posiłków zgodnie w utrzymaniem właściwej temperatury dań i standardu. Zamawiający nie dopuszcza podawania posiłków w zastawie jednorazowej III. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia: Strona 3 z 5
1. Sali konferencyjnej klimatyzowanej usytuowanej na parterze budynku, bez kolumn ograniczających widoczność uczestnikom; 2. WyposaŜenie obiektu powinno obejmować moŝliwość przyjęcia osób niepełnosprawnych (np. podjazdy bądź windy, węzły sanitarne, pokoje z udogodnieniami dla niepełnosprawnych itp.) 3. wielkość sali dostosowana do liczby uczestników co najmniej 150 os., zapewnienie łatwego dostępu do sali osobom niepełnosprawnym, dostosowanej do charakteru spotkania - sala typowo konferencyjna w bezpośrednim sąsiedztwie sali cateringowej; 4. miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (preferowane ustawienie teatralne); 5. fotele dla prelegentów i gości zaproszonych dla 6 9 osób wraz z niskimi stolikami (tzw. ławy nie wyŝsze niŝ 70cm.); 6. mobilna mównica; 7. dostęp do światła dziennego z moŝliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; 8. sprawna klimatyzacja ; 9. dostęp do Internetu WIFI (2 stanowiska przy stole prezydialnym) co najmniej 50 MB/sek.; 10. dekoracji w sali konferencyjnej na stole prezydialnym i cateringowej (małe bukiety na stołach); 11. zaplecza sanitarnego (toaleta damska i męska); 12. pomieszczenia technicznego na składowanie materiałów konferencyjnych dostępnego na min. 2 dni przed konferencją, zamykane na klucz, połoŝone w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej (preferowana sala naprzeciwko bądź obok), na tym samym poziomie, gdzie odbywać się będzie konferencja; 13. wózek do przewoŝenia materiałów konferencyjnych z samochodu; dostępny od momentu zgłoszenia przez zamawiającego potrzeby uŝycia w/w sprzętu; 14. obsługi techniczno-informatycznej, obsługi kelnerskiej, recepcyjnej oraz innych osób niezbędnych do przeprowadzenia całego spotkania w ramach wynajmu Sali; 15. oznakowania sali konferencyjnej oraz sali cateringowej, oznakowania informujące uczestników o lokalizacji w/w miejsc, od wejścia do budynku, aŝ do miejsca zlokalizowania rejestracji, ma być zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach RPO WM, które są dostępne pod adresem www.mazowia.eu. Wszystkie materiały ze spotkania zostaną opatrzone logo Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, Województwa Mazowieckiego oraz Unii Europejskiej, a takŝe napisem Konferencja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego. (Opis wydatkowania z dn. 08.12.2010 r.) oznakowanie w kolorze zgodne z księga znaków NSS (zostanie przesłana wykonawcy na 5 dni przed konferencją); 16. Logotyp: dla rozwoju Mazowsza. 17. nagłośnienia i innych sprzętów audio-video kompatybilnych ze sobą dostępnych dla potrzeb całej konferencji: 18. pięć mikrofonów bezprzewodowych z podstawkami dla uczestników i prowadzących; 19. projektora multimedialnego ze wskaźnikiem laserowym, pilotem; 20. ekranu co najmniej 2,5 x 3,5 m.; 21. laptopa z oprogramowaniem odtwarzającym prezentacje multimedialne; 22. innych sprzętów; np. wieszaki, stojaki, itp.; 23. dekoracje na sali konferencyjnej; stojak metalowy, podłogowy na 3 flagi: 1 - Polska, 1 - Unia Europejska, 1 - województwo Mazowieckie o wymiarach ok. 70 cm x 110 cm oraz stojak na proporczyki wraz z: 3 proporczykami tj.: 1 proporczyk Polska, 1 proporczyk - Unia Europejska i 1 proporczyk Województwa Mazowieckiego; wymiary ok. 16 x 23 cm; 24. szatni dla co najmniej 150 osób, wraz z obsługą (min. 2 osoby); Strona 4 z 5
25. Parking: Dostęp do (bezpłatnych dla uczestników) miejsc parkingowych będących w bezpośrednim połoŝeniu budynku, gdzie odbywa się konferencja - zapewnienie 25 miejsc parkingowych; 26. Przygotowania rejestracji - gotowość stanowiskowa min. 1 h przed rozpoczęciem konferencji; 27. Na 2 dni przed konferencją Wykonawca zapewni środek transportu w ramach transportu okazjonalnego z min. 2 osobami do przenoszenia (tj. załadunek i rozładunek materiałów: banerów, publikacji, płytek CD oraz innych materiałów informacyjno - promocyjnych dla uczestników), z siedziby Zamawiającego (ul. Jagiellońska 74, Warszawa) bądź innego miejsca na terenie Warszawy i dostarczenie ich na miejsce konferencji, a po zakończeniu przewóz (wraz z załadunkiem i rozładunkiem do miejsca wskazanego przez Koordynatora) banerów i niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego nie później niŝ 2 dni po zakończeniu konferencji (min. 2 osoby do przenoszenia załadunku i rozładunku kaŝdorazowo). Zamawiający wymaga od Wykonawcy dla zadań I i II: 1. Wskazania koordynatora i jego zastępcy odpowiadających przed Zamawiającym za realizację poszczególnych etapów zamówienia, godziny kontaktu z koordynatorem ze strony Zamawiającego w razie potrzeby bez wskazywania ram czasowych (tylko wskazane osoby przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z koordynatorem ze strony Zamawiającego), 2. Zrealizowania zamówienia zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 3. Zamawiający w terminie do 5 dni przed uzgodnionym terminem podpisania umowy, dokona oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia rozbieŝności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin 2 dni, na ich usunięcie pod rygorem odstąpienia od Umowy, po którym dokona ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu umowy. Strona 5 z 5