Strona: 1/7 Organizacja Seminarium Remontowego na potrzeby Inżynierii Status: FUSE Liczba stron: 6 Rewizja Imię Nazwisko Opracował Sprawdził Zatwierdził Data Podpis Imię Nazwisko Data Podpis Imię Nazwisko Data Podpis AA Magdalena Mazur 1 09 2014 Jacek Chudy AB AC Typ dokumentu: Specyfikacja Techniczna Kod projektu: Nr umowy: Nr elementu PSP: Nr kosza centralnego: Nr pozycji planu zamówień: Rozdzielnik: 1. 2. 1
Strona: 2/7 Spis treści: I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA... 3 1. Cel zadania... 3 2. Opis uwarunkowań wynikających ze stanu istniejącego ogólny i branżowy... 3 3. Ogólny opis przedmiotu zamówienia / zakres... 4 4. Lokalizacja przedmiotu zamówienia... 6 5. Zarządzanie zadaniem... 6 6. Zakres prac do wyceny... 7 2
Strona: 3/7 I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Cel zadania dla pracowników Inżynierii EDF Polska SA. Seminarium zaplanowane zostało na okres od 11 do 13 grudnia 2014 r. i podzielone na dwie części: - 11 grudnia od godziny 13.00 trwać będzie seminarium podsumowujące kampanię remontową 2014 udział 120 osób. - 12 grudnia od godziny 8.30 do 13 grudnia do powrotu wszystkich uczestników do swoich lokalizacji trwać będzie seminarium podsumowujące działalność Inżynierii w 2014 r. udział maksymalnie 405 osób. Harmonogram szczegółowy: 11.12.2014 r. Do godz. 12:00 przyjazd uczestników i zakwaterowanie 12:00 13:00 lunch dla ok. 120 osób 13:00 18:00 konferencja dla ok. 120 osób 19:00 uroczysta kolacja serwowana dla ok. 120 osób i czas wolny dla uczestników seminarium 12.12.2014 r. Do godz. 8:00 śniadanie dla ok. 120 osób 9:00 13:00 konferencja dla ok. 120 osób Do godz. 12:00 przyjazd i zakwaterowanie pozostałej części uczestników seminarium (ok. 285 osób) 13:00 14:00 lunch dla ok. 405 osób 14:00 19:00 konferencja dla ok. 405 osób 19:00 uroczysta kolacja dla ok. 405 osób połączona z programem rozrywkowym.. 1 13.12.2014 r. Do godz. 10:00 śniadanie dla ok. 405 osób 12:00 wykwaterowanie uczestników seminarium i wyjazd do poszczególnych lokalizacji. 2. Opis uwarunkowań wynikających ze stanu istniejącego ogólny i branżowy Zaproszeni do uczestnictwa w Seminarium zlokalizowani są w następujących miastach: - Kraków (166 osób) 1 Opis atrakcji artystycznej do uzupełnienia po wyborze oferty najkorzystniejszej 3
Strona: 4/7 - Warszawa (9 osoby) - Wrocław (56 osób) - Toruń (22 osób) - Rybnik (70 osób) - Gdańsk Gdynia (58 osób) - Zielona Góra (16 osób) Ostateczna lista osób z danej lokalizacji podana zostanie przez Zamawiającego w terminie do 4 dni roboczych przed datą realizacji przedmiotu zamówienia. Prognoza wstępna na życzenie Wykonawcy przesłana zostanie na 3 tygodnie przed Seminarium. Planowana ilość uczestników to w przypadku seminarium remontowego maksymalnie 120 osób (w tym 44 VIPów). Do tych uczestników, 12go grudnia, dojedzie maksymalnie 285 osób. Ogółem w Seminarium udział brać będzie maksymalnie 405 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości uczestników o 30% ogólnego stanu osobowego zgłoszonego oferentowi. Ostateczną listę uczestników Zamawiający poda do wiadomości oferentowi w terminie do 4 dni roboczych przed datą realizacji przedmiotu zamówienia, Rozliczenie miejsc noclegowych oraz elementów wyżywienia zostanie sporządzone w oparciu o tę listę. Wśród uczestników będą obcokrajowcy niewładający językiem polskim i posługujący się w komunikacji językiem angielskim. 3. Ogólny opis przedmiotu zamówienia / zakres Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja Seminarium na potrzeby Inżynierii EDF Polska SA. Zakres organizacji obejmuje: a) Transport : Dnia 11.12.2014 : przewóz uczestników Seminarium Remontowego (80 osób) z właściwych im lokalizacji, będących ich miejscami pracy na miejsce wydarzenia. Dnia 12.12.2014 : przewóz pozostałych uczestników Seminarium (285 osób) z właściwych im lokalizacji, będących ich miejscami pracy na miejsce wydarzenia. Dnia 13.12.2014 : odwóz wszystkich uczestników Seminarium (360 osób) z miejsca wydarzenia do właściwych im lokalizacji. Uczestnicy Seminarium oznaczeni jako VIP (44 osób) dojeżdżać będą na własną rękę. Jeśli zajdzie potrzeba zakwaterowania uczestników w innych obiektach niż w tym, gdzie odbywać się będzie Seminarium, Wykonawca zobowiązuje się zapewnić odpowiedni transport uczestników w trakcie trwania Seminarium. 4
Strona: 5/7 b) Zakwaterowanie : Nocleg dla uczestników w miejscu gdzie odbywać się będzie Seminarium lub nie dalej niż 15 km od tego miejsca. Dnia 11.12.2014 : Ogółem nocleg dla 120 osób, w tym dla 100 w pokojach dwuosobowych oraz dla 20 osób w pokojach jednoosobowych Dnia 12.12.2014 : Ogółem nocleg dla 385 osób w pokojach dwuosobowych oraz dla 20 osób nocleg w pokojach jednoosobowych. Osoby, uczestniczące w Seminarium nie zmieniają miejsca swojego zakwaterowania po pierwszym noclegu. Osoby dojeżdżające tylko na Seminarium Integracyjne (285 osób) zakwaterowane powinny być w pokojach dwuosobowych. c) Wyżywienie : Dnia 11.12.2014 : obiad dla 120 osób, uroczysta kolacja dla 120 osób Dnia 12.11.2014 : śniadanie dla 120 osób, obiad dla 405 osób oraz uroczysta kolacja dla 405 osób. Dnia 13.12.2014 : śniadanie dla 405 osób. Dodatkowo : serwis kawowy dostępny dla uczestników w trakcie trwania całego Seminarium i suchy prowiant na drogę dla 80 osób dojeżdżających 11 grudnia, 285 osób dojeżdżających 12 grudnia oraz taki sam suchy prowiant na ich drogę powrotną (np. kanapka, ciastko, owoc i napój). Oferta powinna zawierać przykładowe menu wraz z gramaturą potraw. Przykładowe menu powinno zawierać minumim jeden zestaw dla wegetarian. d) Bezpieczeństwo : Niezbędne jest zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom oraz obsłudze Seminarium od momentu jego rozpoczęcia aż do powrotu uczestników do ich miejsc pracy. Wykonawca zobowiązuje się do wykupu ubezpieczenia osobowego i majątkowego obejmującego wszystkich uczestników, organizatorów i personel oraz do zapewnienia obecności ratownika medycznego w trakcie trwania wydarzenia. e) Sala konferencyjna : 5
Strona: 6/7 Dnia 11.12.2014, od godziny 13.00 wymagana jest sala mieszcząca 120 osób wyposażona w projektor oraz sprzęt nagłaśniający, oraz obsługa techniczna Sali. Dnia 12.12.2014, od godziny 8.00 do 13.00 wymagana jest sala mieszcząca 120 osób wyposażona w projektor oraz sprzęt nagłaśniający, oraz obsługa techniczna Sali. Dnia 12.12.2014, od godziny 13.00 do 2.00 dnia następnego wymagana jest sala mieszcząca 405 osób wyposażona w projektor oraz sprzęt nagłaśniający, oraz obsługa techniczna Sali. f) Program rozrywkowy : Zamawiający planuje program animacji czasu wolnego rzeprowadzić 12 grudnia 2014, po południu, przy założeniu uczestnictwa wszystkich uczestników Seminarium i oczekuje od Oferenta trzech (3) wariantów organizacji wraz z zapewnieniem bepiczeństwa uczestników. Każdy z wariantów powinien zawierać: prowadzących, animatorów, element rozrywkowointegracyjny (mogą to być zabawy, gry, konkursy, widowiska, występy, warsztaty), personel zabezpieczający oraz niezbędny sprzęt i materiały pomocnicze. Mile widziana znajomość języka angielskiego (w stopniu komunikatywnym) przez personel obsługujący wydarzenie (prowadzący, animatorzy, hostessy). Dla ułatwienia doboru programu rozrywkowego zamawiający informuje, że: - uczestnicy seminarium wywodzą się ze środowiska technicznego - wśród uczestników jest znaczna przewaga mężczyzn w stosunku do kobiet (szacunkowo 5:1) - wśród uczestników będą obcokrajowcy niewładający językiem polskim i posługujący się w komunikacji językiem angielskim - wykluczone są sporty ekstremalne i potencjalnie niebezpieczne dla uczestników 4. Lokalizacja przedmiotu zamówienia Mając na uwadze zróżnicowaną lokalizację uczestników Seminarium, zamawiający preferuje jako docelowe miejsce realizacji przedmiotu zamówienia taką lokalizację, dla której czas transportu uczestników Seminarium będzie porównywalny (województwa centralnej Polski). Zamawiający preferuje ośrodek pozwalający na jednoczesne zakwaterowanie dla wszystkich uczestników Seminarium, w miejscu zacisznym z dala od zgiełku miejskiego. W przypadku braku dostępności ośrodka, który by to umożliwiał, Zamawiający dopuszcza możliwość przemieszczenia części osób w celach noclegowych na odległość nie większą niż 15 km od głównej lokalizacji Seminarium. 5. Zarządzanie zadaniem Oferent w wycenie oferty winien uwzględnić wszelkie koszty organizacyjne. 6
Strona: 7/7 6. Zakres prac do wyceny W załączniku Zakres Prac/Wynagrodzenie Wykonawcy przedstawiono zestawienie zakresu rzeczowego prac w formie tabeli elementów scalonych. W ofercie Oferent podaje wycenę prac. Zabrania się wprowadzania zmian w treści lub formie załącznika. Wszystkie pozycje wykazane w załączniku Zakres Prac/Wynagrodzenie Wykonawcy muszą być wycenione. Wycena prac powinna zawierać wszelkie koszty niezbędne do wykonania zakresu rzeczowego prac, w szczególności koszty: Transportu uczestników Użytkowania sali konferencyjnej Wypożyczenia sprzętu konferencyjnego Zakwaterowania uczestników seminarium w pokojach jedno i dwu osobowych Programu rozrywkowego (z uwzględnieniem: dojazdu i noclegu animatorów, artystów, DJ-a; niezbędnego sprzętu, ewentualnie innych elementów logistycznych i montażu; kosztów sceny nagłośnienia oświetlenia; opłaty ZAIKS etc.) Posiłków i napojów dla uczestników seminarium Przygotowania zaproszeń, smycze wraz z identyfikatorami imiennymi Organizacji Seminarium Ubezpieczenia oraz na miejscu ratownika medycznego Koszty personelu - Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszania lub zwiększania zakresu rzeczowego (prace dodatkowe) w zależności od potrzeb i związaną z tym zmianą ceny umownej. 7