Kraków, dnia 04.09.2012 ZAPYTANIE OFERTOWE BERNDSON Sp. z o.o. stosując zasadę konkurencyjności, zaprasza do złożenia oferty w celu wyłonienia Wykonawcy zapewniającego salę szkoleniową oraz catering podczas szkolenia w ramach projektu pt. Program rozwoju pracowników firmy FRoSTA Sp. z o.o. 2, finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL.08.01.01-04-295/12 W ramach zamówienia w dniach 21-22 września 2012 r. przeprowadzone szkolenia pt. Umiejętność radzenia sobie ze stresem. Uczestnikami szkolenia będzie 90 osobowa grupa pracowników firmy FRoSTA Sp. z o.o. podzielona na pięć mniejszych grup (5 x 18 os.). Planowane szkolenia odbędą się jednocześnie w 5 w pełni przystosowanych do prowadzenia szkoleń salach, trwające 8. godzin dziennie. Każdy uczestnik otrzyma pełne wyżywienie w postaci: dwóch przerw kawowych i obiadu w każdy dzień szkolenia. Kody CPV zamówienia: wynajem sal szkoleniowych - kod CPV 70220000-9 (usługi najmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania); kod CPV 55120000-7 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji); kod CPV 55000000-0 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego) zapewnienie cateringu w trakcie szkoleń kod CPV 55300000-3 (usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) Nazwa i adres zamawiającego BERNDSON Sp. z o. o. ul. Feldmana 4/11 31-130 Kraków Tryb udzielania zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 1
Przedmiotem zamówienia jest: Opis przedmiotu zamówienia 1. wynajem 5 sal szkoleniowych zapewniających komfortowy udział w szkoleniu maksymalnie 18 uczestnikom w jednej gupie (łącznie 90 osób); Sala powinna być wyposażona w projektor multimedialny, ekran, flipchart, papier do flipcharta i pisaki. W ramach niniejszej oferty przewiduje się przeprowadzenie dwudniowego szkolenia, zajęcia prowadzone będą przez 8 godzin dziennie. 2. zapewnienie cateringu w trakcie szkoleń na który składają się: dwie przerwy kawowe uczestnik ma możliwość wyboru i dostęp do: kawy, herbaty, wody, soków i ciastek gorący posiłek z napojem Catering obejmuje uczestników w każdy dzień szkoleniowy. Szkolenia mogą być zorganizowane w ośrodku szkoleniowym z terenu województwa kujawsko-pomorskiego w miejscu, którego odległość od Bydgoszczy nie przekracza 120 km. Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawcy w realizacji zamówienia. W przypadku korzystania przez Wykonawcę z Podwykonawcy podczas realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie Podwykonawców, z pomocy których planuje korzystać podczas realizacji zamówienia. Podwykonawcę obowiązują te same wymogi odnośnie przedmiotu zamówienia (z pkt. 2 ) co Wykonawcę. Przewidywany termin płatności to 30 dni od daty wystawienia faktury, przy czym data zapłaty uzależniona będzie od dostępności środków przekazanych przez Instytucją Pośrednicząca finansującą projekt (Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego) na koncie dotacji. Niniejszy zapis znajdzie się w umowie między Zamawiającym i Wykonawcą. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Termin wykonania zamówienia Szkolenia będą się odbywały w okresie od 21.09.2012r do 22.09.2012r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji szkolenia z przyczyn niezależnych od niego. W przypadku zmiany daty szkolenia Zamawiający będzie informował Wykonawcę na min. 3 dni przed planowanym terminem szkolenia. Warunki udziału w postępowaniu Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie, którzy dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym w Bydgoszczy, technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także posiadają niezbędne doświadczenie do wykonania zamówienia. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. 2. Oświadczą, że ośrodek, w którym odbędzie się szkolenie mieści się na terenie odległym nie więcej niż 120 km od Bydgoszczy. Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 2
3. Dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym minimum 5. salami szkoleniowymi, każda dla minimum 18. uczestników, czyli do zorganizowania szkolenia jednocześnie dla 90 osób. 4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Wykonawcy zobowiązani są do złożenia oświadczeń o spełnieniu wyżej wspomnianych warunków. Informacje o wykluczeniu z udziału w ofercie Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami. 1. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 2. Zamawiający porozumiewa się z Wykonawcą w formie pisemnej lub telefonicznej. Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: ul. Feldmana 4/11, 31-130 Kraków. 3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Pracownik biura projektu Monika Kociniewska, (mkociniewska@berndson.com) tel. 601 909 206. Termin złożenia oferty Termin złożenia oferty mija 18.09.2012 roku o godz. 14.00. Decyduje data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 3
Opis sposobu przygotowania oferty Oferta musi być przygotowana w formie pisemnej pod rygorem nieważności (dopuszcza się wersję elektroniczną wersja zeskanowana z podpisami i pieczęciami firmowymi) wg wzoru załączonego do zapytania ofertowego (załącznik nr 1). Oferta powinna zawierać: opis ośrodka szkoleniowego oświadczenie, w jakiej odległości od Bydgoszczy położony jest ośrodek cenę brutto za przeprowadzenie szkolenia dla grupy 90 osób zgodnie z opisem zawartym w zapytaniu. oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym minimum 5. salami szkoleniowymi, każda dla minimum 18. uczestników. oświadczenie o posiadaniu uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. oświadczenie o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. oświadczenie o braku powiązań pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą wg wzoru z zapytania ofertowego dla każdego z członków zespołu Oferentów (załącznik nr 2). w przypadku gdy Wykonawca podczas realizacji będzie korzystał z usług Podwykonawcy należy wskazać Podwykonawcę i rodzaj usługi. Podwykonawcę obowiązują te same wymogi odnośnie przedmiotu zamówienia co Wykonawcę. Oferent powinien złożyć ofertę na wzorze będącym załącznikiem do zapytania w formie elektronicznej na adres e-mail: mkociniewska@berndson.com lub w wersji papierowej na adres biura: BERNDSON Sp. z o.o., ul. Feldmana 4/11, 31-130 Kraków. Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferentów. 2. Umowa zostanie zawarta w terminie do 14 dni od zakończenia postępowania. 3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę zaproponowaną przez Oferenta oraz odległość położenia ośrodka od Bydgoszczy. Ze względu na dużą liczbę szkoleń, długi termin wykonania zamówienia oraz troskę o uczestników zastosowane przez Zamawiającego zostaną kryteria: Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 4
a) cena oferty (cenę należy wskazać dla 2 elementów składowych zapytania) 90% b) odległość od Bydgoszczy mierzona odległością ośrodka od Bydgoszczy w kilometrach maksymalna liczba punktów jest równa 10. 2. Sposób wyliczenia poszczególnych elementów składowych oferty a) kryterium cenowe. Ocenie podlegać będzie cena za organizację 1 szkolenia jednodniowego. Punkty za cenę będą obliczane wg wzoru: Najniższa cena oferty Liczba punktów = -------------------------------- x 100 x 90% Cena badanej oferty Maksymalna liczba punków: 90 b) kryterium odległości. Zamawiający przyzna maksymalnie 10 punktów dla Oferenta, którego ośrodek położony jest najbliżej Bydgoszczy (ale poza Bydgoszczą) tzn. w odległości do 25 km. Oferty, w których ośrodek szkoleniowy oddalony jest od Bydgoszczy ponad 120 km nie brane będą pod uwagę. Każdym kilometrom odległości położenia ośrodka od Bydgoszczy przyporządkowane są punkty, tj.: do 25 km 10 punktów od 25 do 50 km 8 punktów od 50 do 75 km 6 punktów od 75 do 100 km 4 punkty od 100 do 120 km 2 punkty powyżej 120 km 0 punktów Maksymalna liczba punktów: 10 3. Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów za poszczególne części oceny oferty. 4. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane kwoty na niniejszą ofertę. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje z Oferentem, który uzyska największą liczbę punktów lub odstąpić od podpisania umowy. Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 5
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTY.., dnia. (miejscowość, data) Dla Firmy BERNDSON sp. z o. o. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące wyboru ośrodka szkoleniowego oraz zapewnienia cateringu w którym zorganizowane zostanie szkolenie pt. Umiejętność radzenia sobie ze stresem dla pracowników wszystkich działów firmy FRoSTA Sp. Z o.o. W ramach zamówienia w dniach 21-22 września 2012 r. zostanie przeprowadzone szkolenie dla 90. osobowej grupy podzielonej na pięć mniejszych grup (5 x 18 os.). Planowane szkolenia odbędą się jednocześnie w 5 w pełni przystosowanych do prowadzenia szkoleń salach, trwające do 8. godzin dziennie. Każdy uczestnik otrzyma wyżywienie w postaci: dwóch przerw kawowych i obiadu w każdy dzień szkolenia. Szkolenia organizowane są w projekcie pt. Program rozwoju pracowników firmy FRoSTA Sp. z o.o. 2 finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL.08.01.01-04-295/12... (nazwa podmiotu - Oferenta)... (adres) Numer telefonu.. e-mail NIP:.. Regon: 1. Zgłaszam swoją ofertę organizacji szkoleń. 2. W ramach zlecenia w niniejszym zapytaniu ofertowym 3. Szkolenia zorganizowane zostaną w.. (proszę wskazać dokładny adres ośrodka szkoleniowego) 4. Oświadczam, że: Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. Ośrodek szkoleniowy oddalony jest od Bydgoszczy o.. kilometrów Dysponuję odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym minimum 5. salami szkoleniowymi, każda dla minimum 18 osób. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 6
Będę korzystał z usługi..podwykonawcy (pełna nazwa i adres Podwykonawcy) * (* skreślić jeśli nie dotyczy) 5. Krótki opis ośrodka szkoleniowego, w tym m.in. liczba i opis sal szkoleniowych, sposób przygotowania cateringu: 6. Proponuję następującą cenę brutto za przeprowadzenie szkolenia 2-dniowego dla 90 uczestników:. zł, w tym: Wynajem jednej sali szkoleniowej: zł Zapewnienie cateringu w czasie trwania szkolenia dla uczestnika (dwie przerwy kawowe składające się z kawy, herbaty, wody, soków i ciastek oraz gorący posiłek z napojem na każdy dzień szkoleniowy uczestnika): zł 7. Oświadczam, że realizacja usług będzie prowadzona zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym. 8. Świadom odpowiedzialności karnej oświadczam, iż dane zawarte w ofercie są zgodne z prawdą. (podpis Oferenta) Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 7
Załącznik nr 2. (miejscowość i data). Nazwa Oferenta. Adres Oświadczenie Ja niżej podpisany Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. Oświadczam, że w szczególności nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis Oferenta Projekt realizowany w partnerstwie przez BERNDSON Sp. z o.o. i FRoSTA Sp. z o.o. 8