Polscy podatnicy uzyskali od 1 stycznia 2011 r. taką możliwość wysyłania faktur bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. W dniu 1 stycznia 2011 r. doszło do prawdziwego przełomu w zakresie wysyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Otóż z tym dniem polscy podatnicy uzyskali możliwość wysyłania faktur drogą elektroniczną bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. Stanowi to znaczne ułatwienie w obrocie gospodarczym. Wszystko za sprawą wejścia w życie nowego Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), a także znowelizowanego Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), dalej: Rozporządzenie fakturowe, które są pokłosiem zmian wprowadzonych przez Dyrektywę Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. W celu skorzystania z możliwości przesyłania faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym przedsiębiorcy są zobowiązani do łącznego spełnienia poniższych warunków: - zapewnienia autentyczności pochodzenia (musi istnieć pewność co do tożsamości 1 / 7
dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), - zapewnienia integralności treści faktury (nie powinno być wątpliwości co do ingerencji w treść danych, które powinna zawierać wystawiona faktura), jak również - uzyskania akceptacji takiego sposobu dystrybucji faktur przez ich odbiorcę. Taka zgoda może mieć formę papierową lub elektroniczną. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z wymogu bezpiecznego podpisu elektronicznego, który jest weryfikowany za pomocą certyfikatu. Dotychczas stosowane rozwiązania, czyli bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, a także elektroniczna wymiana danych (EDI) pozostają jednymi z możliwych, ale nie wyłącznymi sposobami zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie sposobu wystawiania faktur poza możliwością przesyłania faktur drogą elektroniczną w dowolnej formie przy zachowaniu wskazanych powyżej warunków wprowadziła także nowe zasady dotyczące przechowywania faktur. I tak, oprócz dotychczasowego obowiązku przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnicy są zobowiązani zapewnić przechowywanie ww. dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób (dotyczy to również faktur elektronicznych) zapewniający: - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, - łatwe ich odszukanie, - organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. 2 / 7
Istotnym novum jest dopuszczenie przechowywania faktur w formie elektronicznej również poza terytorium kraju. W takiej sytuacji podatnik powinien jednakże zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp on-line do tych dokumentów. Oprócz nowych uregulowań w zakresie faktur elektronicznych od 1 stycznia 2011 r. wprowadzono szereg zmian do Rozporządzenia fakturowego. W rezultacie tych zmian, od Nowego Roku obowiązuje jeden limit wartości sprzedaży, do którego nie ma obowiązku wyszczególnienia kwoty podatku na fakturze. Limit ten wynosi 7,38 zł. Odpowiada on kwocie netto 6 zł dla stawki 23%, lecz będzie miał zastosowanie również do innych stawek VAT (5% i 8%). Zwrot podatku od wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu Przypadki, warunki i terminy zwrotu podatku niektórym podatnikom dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu określa 3 znowelizowanego rozporządzenia. Zmiany w 3 ust. 1 polegają na nadaniu takiej treści przepisu, aby nie był on uzależniony od zmian stawek VAT. Oznacza to, że kolejne zmiany stawek VAT nie będą oznaczać konieczności zmiany przedmiotowego przepisu. Ponadto umożliwiono przesyłanie (udostępnianie) w wersji elektronicznej faktur, z których 3 / 7
wynika kwota zapłaconego podatku - do końca 2010 r. dokumenty te należało dołączyć do wniosku składanego wraz z odpowiednią deklaracją VAT. Odstąpiono również od stemplowania i dziurkowania zwracanych podatnikowi dokumentów po dokonaniu zwrotu podatku. Wystawianie faktur przy mechanizmie reverse charge W 5 ust. 15 Rozporządzenia fakturowego nadano bardziej ogólną treść dotychczasowemu brzmieniu przepisu, wskazującego na sposób dokumentowania każdego przypadku, gdy podatnikiem przy dostawie towaru lub świadczeniu usługi jest nabywca. Taka regulacja ma uchronić przed koniecznością zmiany przepisu w sytuacji dodania w przepisach ustawy innych przypadków rozliczania VAT przez nabywcę. W takich fakturach oprócz adnotacji, iż podatek rozlicza nabywca oraz wskazania właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy wskazującego, że podatek rozlicza nabywca, należy zamieszczać oznaczenie odwrotne obciążenie". Wystawianie faktur przez nabywcę towarów i usług 4 / 7
Od 1 stycznia 2011 r. z postanowień Rozporządzenia fakturowego usunięto 6 ust. 5 dotyczący akceptacji faktur wystawianych przez nabywcę towarów (usług). Stosownie do 6 Rozporządzenia fakturowego po zawarciu stosownych umów obowiązek wystawiania faktur dokumentujących dostawy towarów lub świadczenia usług przenoszony jest na nabywcę. Jednym z warunków, aby taka procedura działała, jest przedstawienie przez nabywcę faktury (oryginału i kopii) do akceptacji przez dostawcę. Dotychczas w sytuacji, gdy faktura wystawiona była w wersji elektronicznej, a przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiały akceptację w formie elektronicznej, podatnik mógł dokonać akceptacji w formie podpisu na czytelnym wydruku przesłanej mu faktury. Usunięcie tego zapisu z rozporządzenia nakłada bezwzględny obowiązek stosowania tej samej formy wystawiania faktury i jej akceptacji. Wystawianie zbiorczych faktur korygujących Na mocy nowo dodanych przepisów do Rozporządzenia fakturowego uregulowano materię związaną z wystawianiem zbiorczych faktur korygujących. Zgodnie z 13 ust. 2a w przypadku, gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej: - numer kolejny oraz datę jej wystawienia; - dane określone w 5 ust. 1 pkt 1 i 2; - okres, do którego odnosi się udzielany rabat; - kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego. 5 / 7
Jeżeli rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego podaje się w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Jednocześnie odstąpiono od konieczności podawania numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturach korygujących odnoszących się do sprzedaży paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych ( 13 ust. 4 nie odnosi się już jak dotychczas do 5 ust. 5 ww. rozporządzenia). Zniesienie wymogu oznaczania faktur wyrazami ORYGINAŁ", KOPIA" Nowelizacja Rozporządzenia fakturowego doprowadziła do uchylenia od 1 stycznia 2011 r. przepisu zamieszczonego w 19 ust. 2. Prowadzi to do zrównania wymogów dotyczących faktur przesyłanych w formie elektronicznej (które siłą rzeczy nie mogły być oznaczane w powyższy sposób) z fakturami wystawianymi w formie papierowej. Zmiana załącznika do rozporządzenia 6 / 7
Znowelizowane przepisy wprowadziły również nowe brzmienie załącznika do Rozporządzenia fakturowego, które określa listę towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku określone w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług (dotyczy wyłączeń ze zwolnień podmiotowych). Zmiana ta ma charakter techniczny i wynika z dostosowania przepisów do nowego" PKWiU z 2008 r., które od 1 stycznia 2011 r. obowiązuje również dla celów podatkowych. W konsekwencji wprowadzone zmiany dopuszczające fakturowanie elektroniczne w szerszym zakresie niż dotychczas umożliwią przedsiębiorcom obniżenie kosztów funkcjonowania w obrocie gospodarczym oraz doprowadzą do zwiększenia ich konkurencyjności. Dzięki równemu traktowaniu faktur elektronicznych z fakturami papierowymi nie będzie konieczne drukowanie tych pierwszych. Równe traktowanie oznacza również, iż uprawnienia kontrolne organów podatkowych oaz prawa i obowiązki podatników powinny mieć zastosowanie w równym stopniu, niezależnie od sposobu wyboru wystawiania faktur czy to w formie papierowej czy elektronicznej. Wprowadzone zmiany należy ocenić jako pozytywne i zmierzające we właściwym kierunku. 7 / 7