Raport z audytu możliwości i warunków systemu elektronicznego przesyłania i przechowywania faktur

Transkrypt

1 Raport z audytu możliwości i warunków systemu elektronicznego przesyłania i przechowywania faktur Przygotował Nazwisko: Libner Anna Podpis:

2 Analiza firmy pod kątem przekazywania faktur, Analiza została przeprowadzona poprzez przegląd dokumentacji rachunkowej- Podatkowej księgi Przychodów i Rozchodów Kingdom Solutions, analizę dokumentów oraz wyjaśnienia ustne. Zidentyfikowano następujących dostawców KS Media- miejsce na serwerze i promocja- faktury drukowane i przesyłane pocztą lub przekazywane osobiście Agilito- pozycjonowanie- faktury drukowane i przesyłane pocztą lub przekazywane osobiście Grupon- promocja- faktury drukowane ze strony internetowej Fastdeal- promocja- faktury drukowane ze strony internetowej W pierwszym zaleceniu wskazano że nie widać przeciwwskazań aby ze wszystkimi dostawcami podpisać porozumienie o elektronicznej wymianie faktur i wdrożyć pełną elektroniczną wymianę faktur. Wyjaśnienia ustne przedstawiciela Wnioskodawcy Wnioskodawca realizuje projekty we współpracy z WARP i PARP. Z tymi instytucjami podpisane są umowy w których wskazane są sposoby rozliczania i opisu dokumentów. Poproszono przedstawiciela Wnioskodawcy o przedstawienie umów w celu analizy. Po analizie zapisów umów: WARP: PARP: Zidentyfikowano następujące grupy klientów Nabywcy poprzez platformę Gruper.pl- faktury przsyłane mailem ( osoby fizyczne, nie odliczają VAT) Nabywcy bezpośrednio poprzez Telemarketing przsyłane pocztą ( osoby prawne odliczają VAT) Nabywcy poprzez PayU i sms - faktury przsyłane mailem ( osoby fizyczne, nie odliczają VAT)

3 wskazanie podstaw prawnych i podatkowych warunków do spełnienia w celu zastosowania rozwiązania, W chwili obecnej podstawą Prawna do stosowania faktur elektronicznych jest Ustawa o VAT stan prawny na wrzesień 2014 artykuły: Art. 106g. 3. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej: 1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, 2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży, 3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury, 4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Art. 106m. 1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury 2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. 3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. 4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

4 5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.11)), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Art. 106n. 1. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. 2. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Poprzednim przepisem regulującym stan prawny odnośnie faktur elektronicznych było Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej które z dniem zostało przeniesione do ustawy o VAT. Analiza interpretacji wyjaśniających podstawy prawne Pełna treść analizowanych interpretacji stanowi załącznik do niniejszej analizy. Do celów analizy przytoczono system mieszany- czyli system który zdaniem badającego będzie miał rację bytu w przedsiębiorstwie Kingdom Solutions Czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania opisanych powyżej Dokumentów, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum Dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych Dokumentów i ich niszczenie po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej... Czy możliwe jest archiwizowanie części Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej...

5 Według stanowiska przedstawionego w interpretacji, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania Dokumentów, będzie uprawniona do archiwizacji Dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów Dokumentów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto, zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część Dokumentów było archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie elektronicznej. Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Spółkę obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie Dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej. Zdaniem Spółki, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część Dokumentów była archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie wyłącznie elektronicznej, pod warunkiem, że w stosunku do wszystkich Dokumentów, zarówno tych przechowywanych w formie papierowej, jak i tych przechowywanych w formie elektronicznej, spełnione zostaną warunki przechowywania faktur, faktur korygujących, duplikatów, określone w 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, tj. Dokumenty będą przechowywane w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.w świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej zostało uznane za prawidłowe z uwagi na następujące przepisy i interpretacje. Jak stanowi art. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o: (...) 31) fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

6 32) fakturze elektronicznej rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym; (...). W świetle art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. W świetle art. 106j ust. 1 ustawy, w przypadku gdy po wystawieniu faktury: udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1, udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1, dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury - podatnik wystawia fakturę korygującą. Zgodnie z art. 106l ust. 1 ustawy, w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę (...). Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia (art. 106l ust. 2 ustawy). W świetle art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy). Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy). Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

7 Jako stanowi art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym Z kolei, zwrot wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika. Według art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z

8 tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak stanowi art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują: wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy). Według art Ordynacji podatkowej (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r.), jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) dalej jako Dyrektywa dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy). Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w

9 formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów od tego opcjonalnego dla niego wymogu. Z treści złożonego wniosku wynika, że Spółka wdraża system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej. W ten sposób zamierza archiwizować m. in.: faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty tych dokumentów, rachunki (dalej zwane łącznie: Dokumentami ). Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Dokumenty będą przechowywane na dyskach serwerów. Po zeskanowaniu Dokumentów, Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do Dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie skanów oraz możliwości archiwizowania części dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a części w formie papierowej (tzw. system mieszany). Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Tutejszy organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i

10 czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacja może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Na tle powyższych uwag potwierdzić należy pogląd Spółki, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto jak słusznie zauważyła Spółka brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany). Takie zachowanie nie jest jednak bezwarunkowe. Spółka winna bowiem zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewnić ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych. Na marginesie należy dodać, że powołane przez Spółkę rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360, z późn. zm.) nie obowiązuje od dnia 1 stycznia 2014 r.końcowo informuje się, że w kwestii archiwizowania pozostałych dokumentów, o których mowa we wniosku, tj. załączników do faktur, not odsetkowych, not księgowych oraz wyciągów bankowych, wydano odrębne rozstrzygnięcie nr ITPP3/ b/13/MD. Zaproponowanie wzoru porozumienia zgodnego z stanem prawnym, Zaproponowane porozumienie stanowi załącznik do niniejszej analizy Zalecenia poaudytowe w celu uzasadnienia możliwości stosowania narzędzia Zaleca się: Przesłanie wzoru porozumienia do dostawców pocztą, każdy z dostawców powinien podpisać porozumienie. W przypadku braku podpisu wskazany jest telefon w celu wyjaśnienia istoty podpisania porozumienia i potencjalnych oszczędności Wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej uzasadniającej ścieżkę postępowania. Przykładowy wniosek ORD-IN Pomimo wielu korzystnych interpretacji na temat systemu przechowywania fakturdo źródeł prawa podatkowego zaliczamy: Konstytucję, Ustawy, Podustawowe akty

11 prawne tj. rozporządzenia wykonawcze oraz uchwały rad gmin wydawane na podstawie upoważnienia zawartego w ustawie podatkowej, Akty prawa międzynarodowego oraz ogólne prawo podatkowe czyli przepisy, które stosuje się do wszystkich lub do większości podatków. Zebrane one zostały w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa oraz przepisach wykonawczych do tej ustawy. W związku z powyższym aby w pełni chronić się przed niekorzystną interpretacją przepisów podatkowych należy złożyć wniosek o interpretację indywidualną w konkretnej sprawie. Według przepisów Ordynacji Podatkowej Art. 14b. 1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). 2. Wniosek o interpretację indywidualną może dotyczyć zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzeń przyszłych. 3. Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. 4. Wnioskujący o wydanie interpretacji indywidualnej składa oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. W razie złożenia fałszywego oświadczenia wydana interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych Art. 14k. 1. Zastosowanie się do interpretacji indywidualnej przed jej zmianą lub przed doręczeniem organowi podatkowemu odpisu prawomocnego orzeczenia sądu administracyjnego uchylającego interpretację indywidualną nie może szkodzić wnioskodawcy, jak również w przypadku nieuwzględnienia jej w rozstrzygnięciu sprawy podatkowej. 2. Zastosowanie się do interpretacji ogólnej przed jej zmianą nie może szkodzić temu, kto się do niej zastosował, jak również w przypadku nieuwzględnienia jej w rozstrzygnięciu sprawy podatkowej. 3. W zakresie związanym z zastosowaniem się do interpretacji, która uległa zmianie, lub interpretacji nieuwzględnionej w rozstrzygnięciu sprawy podatkowej, nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, a postępowanie wszczęte w tych sprawach umarza się oraz nie nalicza się odsetek za zwłokę.

12 Przytoczone przepisy bezpośrednio wskazują że aby w pełni potwierdzić stanowisko Wnioskodawcy należy posiadać interpretację indywidualną w przedmiotowej sprawie. Zwrócenie się z zapytaniem do organizacji WARP i PARP o możliwość elektronicznej wymiany faktur Wdrożenie procedury elektronicznej wymiany faktur w pierwszym etapie z fakturami które są rozliczane poza projektem a w kolejnym etapie- w przypadku pozytywnej odpowiedzi z WARP i PARP Wdrożenie procedury elektronicznej wymiany faktur Procedura została załączona do niniejszej dokumentacji jako osobny dokument obowiązujący w firmie. Zaleca się aby przedstawiać ten dokument do podpisu każdemu pracownikowi zatrudnionemu w firmie. Minimalna zawartość procedury jest następująca: Cel Procedury- wskazano cele szczegółowe oraz cel nadrzędny związany z CSR Celem procedury jest wskazanie sposobu przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną oraz warunków, jakie musza być spełnione aby faktury mogły być przesyłane i akceptowane przez Kingdom Solutions w tej formie. Celem nadrzędnym jest oszczędność papieru i energii zużywanej na przechowywanie przesyłanie faktur w formie papierowej. Zakres procedury- wskazuje wyłączenia dokumentów z procedur y z uwagi na istniejące umowy Procedura obowiązuje wszystkich Pracowników Kingdom Solutions i wszystkie dokumenty przez nich rozliczane z wyłączeniem wyjątków wskazanych w punkcie 9 Warunki, jakie muszą być spełnione aby przechowywać faktury w formie elektronicznej- wskazane zostały warunki minimalne jakie musza być spełnione Musi istnieć podpisane, ważne porozumienie o akceptacji przesyłania faktur w formie elektroniczne. Kingdom Solutions akceptuje wzory Porozumienia proponowane przez

13 Dostawców, jeśli spełniają one wymogi określone przepisami prawa. Porozumienie proponowane przez Kingdom Solutions stanowi załącznik do niniejszej procedury W przypadku spełnienia poprzedniego punktu, faktury mogą być przesyłane do firmy Kingdom Solutions w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury- zaproponowano sposób najtańczy w oparciu o popularne skrzynki pocztowe z uwagi na oszczędność kosztów oraz wysoką pewność zapisu danych oraz szeroką dostępność- np. w razie potrzeb dostęp może mieć bez nakladów informatycznych biuro rachunkowe i inne podmioty Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktury Kingdom Solutions traktuje zapewnioną poprzez przesyłanie faktur w formie elektronicznego obrazu (PDF, TIFF, JPG) bezpośrednio z adresu mailowego dostawcy na adres wskazanego w Porozumieniu pracownika firmy Kingdom Solutions. Do każdej wiadomości dołączana jest faktura. Tak przesłana faktura zapisywana jest razem z mailem na serwerze pocztowym jednego z wiodących operatorów poczty elektronicznej pod adresem KSFAKTURY@O2.PL w celu zachowania pewności zachowania danych. W celu stworzenia kopii zapasowej po otrzymaniu faktury są przesyłane dalej na adres poczty elektronicznej szkolenia.podatki@o2.pl Sposób przechowywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający: b) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kingdom Solutions traktuje przechowywanie faktur w formacie elektronicznym ( PDF, JPG, TIFF) na dysku sieciowym wraz z korespondencją mailową przez którą faktura została otrzymana jako spełniające wymogi wskazane w zdaniu poprzednim. c) łatwe ich odszukanie Kingdom Solutions traktuje przechowywanie faktur w formacie elektronicznym ( PDF, JPG, TIFF) na skrzynce pocztowej KSFAKTURY@o2.pl w podziale na okresy rozliczeniowe dostawców wraz ze wskazaniem numeru dokumentu księgowego pod którym dokument został ujęty w księgach rachunkowych jako sposób zapewniający łatwe odszukanie.

14 d) przekazanie ich Organowi Podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Okres przechowywania faktur w formie elektronicznej Otrzymane faktury w formie elektronicznej, spełniające wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury przechowywane są n serwerze pocztowym jednego z wiodących operatorów poczty elektronicznej pod adresem KSFAKTURY@o2.pl z zapewnieniem pewności zachowania danych autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; Proces zapisu na serwerze- wskazano proces w oparciu o model z publiczną skrzynką pocztową i biorąc pod uwagę rozliczenie z biurem rachunkowym lub bez Pracownik Otrzymujący Fakturę: Sprawdzenie poczty elektronicznej zrzut ze skrzynki KSFAKTURY@O2.PL Stworzenie na skrzynce KSFAKTURY@o2.pl podkatalogu z nazwą numeru księgowego faktury i skopiowanie do niego wiadomości i faktury na dysku w celu łatwej identyfikacji faktur Raz na miesiąc przy zamykaniu miesiąca Przesłanie kopii faktury do biura rachunkowego w przypadku rozliczenia a biurem

15 Wyjątki- wskazane z uwagi na analizę umów dokonaną w punkcie 1- tu z nazwy zostały wymienione instytucje i projekty których procedura nie dotyczy. Z uwagi na duży % faktur w projektach zaleca się aby do końca października wystosowano do powyższych instytucji pismo z zapytaniem o możliwość elektronicznego rozliczenia faktur. Faktury rozliczane w ramach projektu numer wniosku WND-POIG /13 Stworzenie internetowej platformy wymiany szkoleń dopasowujacej typ szkolenia do preferencji uczenia użytkownika Faktury rozliczane w ramach projektu numer wniosku /15-SPPW/2 Wdrożenie rozwiązań CSR z obszaru środowisko naturalne, relacje z personelem oraz zaangażowanie społeczne w przedsiębiorstwie Kingdom Solutions Wojciech Jaksuła Ograniczenie wynika z faktu umów zawartych na rozliczanie projektów- wynika z nich że obowiązkowo faktury musze być przechowywane i opisywane na odwrocie.