SuperMemo World sp. z o.o. ul. Romana Maya 1 61-371 Poznań ZAPYTANIE OFERTOWE ZAMAWIAJĄCY: SuperMemo World spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Romana Maya 1 w Poznaniu (61-371), spółka zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego nr KRS: 0000027598, NIP: 7822216681, kapitał zakładowy: 70.000 PLN PRZEDMIOT ZAKUPU: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na rzecz zamawiającego w zakresie wynajmu sal szkoleniowych na zajęcia językowe w Poznaniu dla uczestników Projektów, współfinansowanych przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, sprecyzowanych w 2 częściach niniejszego zamówienia. Kod CPV 70220000-9 usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Podział zamówienia na części: Część 1 1. Wynajem 1 sali szkoleniowej dla projektu Nowocześnie, efektywnie, skutecznie kursy językowe dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw w Wielkopolsce na okres od 01.10.2012 30.06.2014 w celu przeprowadzania zajęć z języków obcych. Liczba godzin przeprowadzonych zajęć wynosi: 136 godzin w 2012 roku, 450 godzin w 2013 roku oraz 314 godzin w 2014. Zajęcia będą odbywać się w każdą sobotę i niedzielę między godziną 9.00 a 16.00 poza dniami świątecznymi, zgodnie z harmonogramem, który będzie stanowił załącznik do umowy. 2. Kryteria jakie powinna spełniać sala do prowadzenia zajęć językowych: a. Sala szkoleniowa musi być zlokalizowana na terenie miasta Poznania, w promieniu 3,5 km od Dworca PKP Poznań Główny, Dworca PKP Poznań Garbary, Dworca PKS oraz Dworca Autobusowego Poznań Rataje. b. Sala szkoleniowa musi być przystosowana do prowadzenia zajęć w grupach między 16 a 20 osób.
c. Sala musi posiadać między 16 a 20 miejsc siedzących i tyle samo stolików dla uczestników szkolenia. Alternatywnie, sala może być wyposażona w kilka stołów mieszczących wyżej określoną liczbę osób. d. Sala musi być dostępna dla obsługi technicznej szkoleń i lektorów na 30 minut przed i po szkoleniu w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu szkoleniowego (komputery, rzutnik). e. Sala nie może znajdować się w piwnicy / suterenie. f. Sala musi być dobrze oświetlona i posiadać okna. g. Sala musi spełniać wymogi bezpieczeństwa i akustyczne oraz być utrzymywana w czystości. h. Sala musi być ogrzewana w okresie zimowym. i. Sala musi być wyposażona w odpowiednią ilość przedłużaczy zapewniających podłączenie do prądu 16 komputerów i rzutnika multimedialnego. j. Sala musi być wyposażona w tablicę typu Flip-chart oraz ścieralną wraz z wyposażeniem (papier, pisaki). k. Sala musi posiadać odpowiednią moc przyłączeniową prądu do obsłużenia 16 laptopów oraz rzutnika multimedialnego. l. Oferent zagwarantuje możliwość korzystania z bezprzewodowego Internetu o min. przepustowości 2 Mbit/sek. m. W przypadku sal o dużym naświetleniu słonecznym w godzinach szkoleń, w oknach będą zainstalowane rolety. n. Budynek, w którym znajduje się sala musi być zaopatrzony w zaplecze sanitarne. W tym samym budynku co sala szkoleniowa musi znajdować się co najmniej jedna toaleta. Różnica poziomu między salą a toaletą nie będzie wynosić więcej niż 1 poziom. o. Budynek, w którym będzie znajdować się sala musi być dopuszczony do użytkowania na cele szkoleniowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. p. Oferent zapewni wydzielone miejsce w tym samym budynku i piętrze co sala szkoleniowa, ale poza jej obrębem na powieszenie odzienia wierzchniego uczestników szkoleń (16-20 osób). q. Oferent udostępni własną szafę zamykaną na zamek antywłamaniowy na przechowywanie sprzętu. Szafa może się znajdować w sali, gdzie odbywają się zajęcia, lub w innej sali znajdującej się w tym samym budynku i na tym samym piętrze. Oferent zagwarantuje Wynajmującemu pełny dostęp do tego pomieszczenia i szafy. r. Oferent zapewni salę zastępczą o nie niższym standardzie niż wymieniony w przedmiocie zamówienia w przypadku niemożliwości korzystania z wybranej sali szkoleniowej z przyczyn losowych. s. Oferent zapewni możliwość oznakowania budynku i sal - powieszenie plakatów i harmonogramów szkoleń na drzwiach wejściowych do budynku i na drzwiach do sali oraz oznakowanie dojścia do sali. 3. Oferent oświadczy, że nie później niż na dzień podpisania umowy oferowana sala będzie spełniała wszystkie wymagania zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. Część 2 1. Wynajem 2 sal szkoleniowych dla projektu Języków warto uczyć się w każdym wieku. Nowoczesne szkolenia językowe dla kadr wielkopolskich przedsiębiorstw na okres od 01.10.2012 31.12.2013 w celu przeprowadzania zajęć z języków obcych. Liczba godzin przeprowadzonych zajęć wynosi: 108 godzin
w 2012 roku oraz 612 godzin w 2013. Zajęcia w salach będą odbywać się w każdą sobotę i niedzielę między godziną 9.00 a 16.00 poza dniami świątecznymi, zgodnie z harmonogramem, który będzie stanowił załącznik do umowy. 2. Kryteria jakie powinna spełniać każda z sal do prowadzenia zajęć językowych: a. Sala szkoleniowa musi być zlokalizowana na terenie miasta Poznania, w promieniu 3,5 km od Dworca PKP Poznań Główny, Dworca PKP Poznań Garbary, Dworca PKS oraz Dworca Autobusowego Poznań Rataje. b. Sala szkoleniowa musi być przystosowana do prowadzenia zajęć w grupach między 16 a 20 osób. c. Sala musi posiadać między 16 a 20 miejsc siedzących i tyle samo stolików dla uczestników szkolenia. Alternatywnie, sala może być wyposażona w kilka stołów mieszczących wyżej określoną liczbę osób. d. Sala musi być dostępna dla obsługi technicznej szkoleń i lektorów na 30 minut przed i po szkoleniu w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu szkoleniowego (komputery, rzutnik). e. Sala nie może znajdować się w piwnicy / suterenie. f. Sala musi być dobrze oświetlona i posiadać okna. g. Sala musi spełniać wymogi bezpieczeństwa i akustyczne oraz być utrzymywana w czystości. h. Sala musi być ogrzewana w okresie zimowym. i. Sala musi być wyposażona w odpowiednią ilość przedłużaczy zapewniających podłączenie do prądu 16 komputerów i rzutnika multimedialnego. j. Sala musi być wyposażona w tablicę typu Flip-chart oraz ścieralną wraz z wyposażeniem (papier, pisaki). k. Sala musi posiadać odpowiednią moc przyłączeniową prądu do obsłużenia 16 laptopów oraz rzutnika multimedialnego. l. Oferent zagwarantuje możliwość korzystania z bezprzewodowego Internetu o min. przepustowości 2 Mbit/sek. m. W przypadku sal o dużym naświetleniu słonecznym w godzinach szkoleń, w oknach będą zainstalowane rolety. n. Budynek, w którym znajduje się sala musi być zaopatrzony w zaplecze sanitarne. W tym samym budynku co sala szkoleniowa musi znajdować się co najmniej jedna toaleta. Różnica poziomu między salą a toaletą nie będzie wynosić więcej niż 1 poziom. o. Budynek, w którym będzie znajdować się sala musi być dopuszczony do użytkowania na cele szkoleniowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. p. Oferent zapewni wydzielone miejsce w tym samym budynku i piętrze co sala szkoleniowa, ale poza jej obrębem na powieszenie odzienia wierzchniego uczestników szkoleń (16-20 osób). q. Oferent udostępni własną szafę zamykaną na zamek antywłamaniowy na przechowywanie sprzętu. Szafa może się znajdować w sali, gdzie odbywają się zajęcia, lub w innej sali znajdującej się w tym samym budynku i na tym samym piętrze. Oferent zagwarantuje Wynajmującemu pełny dostęp do tego pomieszczenia i szafy. r. Oferent zapewni salę zastępczą o nie niższym standardzie niż wymieniony w przedmiocie zamówienia w przypadku niemożliwości korzystania z wybranej sali szkoleniowej z przyczyn losowych.
s. Oferent zapewni możliwość oznakowania budynku i sal - powieszenie plakatów i harmonogramów szkoleń na drzwiach wejściowych do budynku i na drzwiach do sali oraz oznakowanie dojścia do sali. 3. Oferent oświadczy, że nie później niż na dzień podpisania umowy oferowane sale będą spełniały wszystkie wymagania zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w całości lub części bez podania przyczyny na każdym jego etapie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta do wyjaśnień / uzupełnień do złożonych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do obejrzenia lokalu przed wyborem najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy z Wykonawcą w przypadku zawieszenia dofinansowania realizacji projektów. Z udziału w postępowaniu wyklucza się podmioty powiązane z Zamawiającym kapitałowo lub osobowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oferty niekompletne, zawierające błędy rachunkowe lub nie zawierające wszystkich wymaganych informacji zostaną odrzucone. Oferty należy składać na załączonym formularzu ofertowym. Oferta powinna zawierać: 1. nazwę i adres siedziby Oferenta, formę prawną, 2. dane osoby do kontaktu w sprawie oferty, 3. datę wystawienia oferty, 4. okres ważności oferty nie mniej niż 30 dni od daty zamknięcia składania ofert, 5. cenę każdej z części zamówienia netto oraz brutto w PLN liczone za 1 godzinę, 6. adres oferowanego lokalu/sal szkoleniowych, 7. dokładny opis sali / sal, 8. dokumentację zdjęciową wraz z opisami, przedstawiającą poszczególną salę / sale oraz budynek,
9. wykaz podobnych usług zrealizowanych przez Oferenta, 10. oświadczenie o braku powiązań między Zamawiającym i Oferentem, 11. oświadczenie o spełnieniu wszystkich wymagań wymienionych w opisie przedmiotu zamówienia na dzień podpisania umowy. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: 1. Zamawiający wybierze jedną najkorzystniejszą ofertę spełniającą warunki określone w Zapytaniu ofertowym. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: Cena brutto - waga 50% (50 punktów) Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniejszą ilość punktów według formuły: Cena najniższej złożonej oferty Punkty za cenę = x 50pkt Cena oferty badanej Lokalizacja budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa waga 30% (30 punktów) W tym kryterium będą oceniane: - estetyka budynku i otoczenia (0-10 pkt) - dostępność komunikacyjna rozumiana jako bliskość miejsc parkingowych oraz komunikacji miejskiej (0-10 pkt) - wygląd i stan techniczny budynku (0-10 pkt) Funkcjonalność i wygląd sali szkoleniowej waga 20% (20 punktów) W tym kryterium będą oceniane: - możliwość dowolnej aranżacji sali (0-5 pkt) - czystość pomieszczenia i węzła sanitarnego (0-5 pkt) - lokalizacja węzła sanitarnego (0-5 pkt) - dostęp do czajnika w każdej z sal i miejsce na zrobienie kawy lub herbaty (0-5 pkt) Dodatkowo 10 punktów premii w przypadku złożenia oferty na realizację obu części zamówienia w jednej lokalizacji. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Podana cena ofertowa obowiązuje przez cały okres trwania umowy. Rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym prowadzone będą wyłączne w złotych polskich i określone zostaną w umowie zawartej z Zamawiającym. 2. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
3. W przypadku przekroczenia budżetu szkolenia Zamawiający zastrzega możliwość negocjacji ceny. Jeśli wybrany Wykonawca nie dokona zmiany ceny, negocjacje rozpoczną się z kolejnym Wykonawcą, który uzyskał najwyższą liczbę punktów. TERMIN SKŁADANIA OFERT: 19.09.2012 (decyduje data wpływu do biura projektu) Oferty prosimy przesyłać na adres e-mail: renata.kupczyk@supermemo.pl lub malgorzata.smigielska@supermemo.pl. Ofertę można również dostarczyć bezpośrednio do Biura Projektu w Poznaniu przy ul. Romana Maya 1. Dodatkowych informacji udzieli Państwu: Małgorzata Śmigielska Renata Kupczyk tel.: 061 873 62 73 Załącznik do Zapytania ofertowego: 1. Formularz oferty.
Załącznik 1 nazwa oraz adres Oferenta miejscowość, data adres e-mail do korespondencji FORMULARZ OFERTY W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 5 września 2012 roku dotyczące wynajmu sal szkoleniowych na zajęcia językowe w Poznaniu dla uczestników Projektów, współfinansowanych przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, przedstawiam następującą ofertę: DANE OFERENTA Nazwa Forma prawna Adres siedziby Dane osoby do kontaktu w sprawie oferty (imię i nazwisko, nr telefonu, e-mail) Data ważności oferty Adres, gdzie znajduje się oferowana sala/sale
INFORMACJE O OFERCIE Nr części zamówienia 1. Liczba sal: 1 Wyszczególnienie Opis sal / sali Cena netto wynajmu za 1 godzinę Cena brutto wynajmu za 1 godzinę 2 Liczba sal: 2 Oświadczam, iż nie podlegam wykluczeniu z udziału w postępowaniu ze względu na powiązanie kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczam, iż nie później niż na dzień podpisania umowy wynajmu oferowane sale będą spełniały wszystkie wymagania zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. Świadoma/y odpowiedzialności za złożenie oświadczeń niezgodnych z prawdą niniejszym oświadczam, że dane przestawione w niniejszej ofercie odpowiadają stanowi faktycznemu i są zgodne z prawdą... Data i podpis Oferenta