Protokół z kontroli przeprowadzonej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu Kontrolę w dniach 03-07.03.2008 roku w oparciu o zarządzenie Nr 7 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 13 lutego 2008 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek, 3. Czesław Toczyński członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. 4. Udzielanie zamówień publicznych. 5. Przestrzeganie zasad udostępniania informacji publicznej. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: 1. Zbigniew Koziński Dyrektor Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu, 2. Halina Pawela Główna Księgowa Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe w Międzyrzeczu miała miejsce w dniach 15-16.03.2007 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1.Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Donata Zarzycka członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. opisać szczegółowe zasady stosowanej przez jednostkę rachunkowości uproszczonej, 2. uzupełnić wprowadzone przez Dyrektora zarządzeniem Nr 1/2007 zasady rachunkowości i kontroli wewnętrznej o punkt mówiący o metodach wyceny aktywów i pasywów oraz ustalaniu wyniku finansowego, 3. wprowadzić ewidencję pozabilansową na kontach: - 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, - 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006r. Nr 142 poz.1020), 4. dostosować obowiązującą w jednostce instrukcję określającą zasady kwalifikacji i gospodarki środkami trwałymi oraz nisko-cennymi składnikami aktywów długotrwałego użytkowania do potrzeb jednostki 1
5. dokonać uzupełnienia procedur obiegu dokumentów o dokumenty występujące w jednostce, w tym w zakresie obrotu kasowego, 6. stosować się do zapisu art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości księgi uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, 7. zaprowadzić taką ewidencję druków ścisłego zarachowania (czeki), aby można było w każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej w książce druków ścisłego zarachowania. Sposób prowadzenia książki powinien dawać możliwość ustalenia bieżących stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych, anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem oraz stan i numerację pozostałych czeków. 8. precyzyjnie określić administratora danych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu 9. uzupełnić instrukcję w sprawie ochrony danych osobowych o następujące elementy: - wskazać systemy (programy komputerowe) używane do przetwarzania danych, jak również umieścić informacje w zakresie precyzyjnej lokalizacji miejsca, w którym znajdują się te programy, - określić poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym, o których mówi 6 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych i w zależności od ustalonego poziomu wprowadzić odpowiednie zabezpieczenia, - określić procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania, - wskazać oprogramowanie antywirusowe, które zostało zainstalowane oraz określić osoby odpowiedzialne za zarządzanie tym oprogramowaniem, - określić procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów i nośników informacji służących do przetwarzania danych, wskazać podmioty i osoby uprawnione do dokonywania przeglądów i konserwacji, 10. udzielić pracownikom zajmującym się przetwarzaniem danych osobowych stosownych upoważnień i prowadzić ich ewidencję, 11. ustanowić administratora bezpieczeństwa informacji. Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń w zakresie: Ad. 1 określono zasady prowadzenia przez jednostkę rachunkowości uproszczonej, Ad. 2 dokonano uzupełnienia zasad rachunkowości i kontroli wewnętrznej o punkt mówiący o metodach wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, Ad. 3 wprowadzono ewidencję pozabilansową na kontach: - 980 plan finansowy wydatków budżetowych, - 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Ad. 4 dostosowano obowiązującą w jednostce instrukcję określającą zasady kwalifikacji i gospodarki środkami trwałymi oraz nisko-cennymi składnikami aktywów długotrwałego użytkowania do potrzeb jednostki, Ad. 5 Obowiązująca w jednostce instrukcja obiegu dokumentów nie została uzupełniona o dokumenty występujące w zakresie obrotu kasowego, Ad. 6 jednostka kontrolowana zastosowała się do zapisu art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, 2
Ad. 7 zaprowadzono ewidencje druków ścisłego zarachowania, z której można w każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej w księdze druków ścisłego zarachowania. Ad. 8-11 Kontrolowana jednostka wprowadziła zarządzeniem Nr 17/2006/2007 Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu z dnia 16.04.2007 Politykę bezpieczeństwa i instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu. Zarządzeniem Nr 14 Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu z dnia 16.04.2007 roku Dyrektor jednostki powołał Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Zarządzenie Nr 18/2006/2007 Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu z dnia 16.04.2007 roku ustalił Procedury postępowania przy gromadzeniu i przetwarzaniu w systemie informatycznym danych osobowych dzieci i młodzieży przyjmowanych w poradni do diagnozy i terapii oraz zasady postępowania z dokumentami ucznia znajdującą się w teczkach indywidualnych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu. Określono administratora danych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu. Każdy pracownik otrzymał upoważnienie do przetwarzania danych osobowych oraz do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych osobowych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu Zaprowadzono również ewidencję wydanych upoważnień. Każdy z pracowników złożył oświadczenie o zapoznaniu się z instrukcją o ochronie danych osobowych obowiązujących w Poradni w szczególności w zakresie zasad dotyczących gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem nr 1/2007 z dnia 17.01.2007 roku Dyrektor Poradni Psychologiczno- Pedagogicznej w Międzyrzeczu wprowadził do użytku służbowego zasady rachunkowości i kontroli wewnętrznej. Kontrolowana jednostka prowadzi rachunkowość i sprawozdawczość zgodnie z przepisami i ustawami z uwzględnieniem zasad szczegółowych w formie uproszczonej. Załącznikami do w/w zarządzenia są: 1. załącznik nr 1 Księgi rachunkowe, 2. załącznik nr 2 Zakładowy Plan Kont, 3. załącznik nr 3 Szczegółowe Zasady Rachunkowości, 4. załącznik nr 4 Zasady kwalifikacji i gospodarowania majątkiem trwałym i wyposażeniem, 5. załącznik nr 5 wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego, 6. załącznik nr 6 Ochrona danych księgowych i przechowywanie, 7. załącznik nr 7 Obieg dokumentów finansowych. Kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne, na którym to ewidencjonuje się wartość początkową stanu, przychodu i rozchodu 3
wartości niematerialnych i prawnych. Brak tego konta również w przyjętym zakładowym planie kont. Kontrolujący stwierdził, że w dalszym ciągu procedury obiegu dokumentów występujące w jednostce wymagają uzupełnienia. Nie określają one wszystkich dokumentów występujących w jednostce, w tym w zakresie obrotu gotówkowego. Pobranie gotówki z banku do kasy nie dokumentuje się dowodem KW - kasa przyjmie. W jednostce sporządza się raporty kasowe, lecz nie stanowią one oddzielnej pozycji księgowej, zamieszcza się je bezpośrednio pod wyciągiem bankowym, w którym nastąpił wykup czeku, ale nie koniecznie w dniu dokonania faktycznej wypłaty. Ponadto stwierdzonym podczas kontroli uchybieniem jest błędne dekretowanie wpłat i wypłat gotówki z banku. Pomija się zapisy na koncie 140 Inne środki pieniężne, na którym to ujmuje się m.in. środki pieniężne w drodze. Jeżeli następuje podjęcie gotówki z banku (czek), a następnie przyjęcie tej gotówki do kasy, dekret powinien być następujący: - WB wyciąg bankowy 140/130 podjęcie gotówki czekiem z banku, - RK raport kasowy 101/140 przyjęcie gotówki do kasy, wystawia się dowód KP- Kasa przyjmie. W okresie objętym kontrolą (styczeń - luty) dokonywana była wypłata wynagrodzenia gotówką, lecz nie przeprowadzono tej wypłaty gotówkowej przez raport kasowy: - WB 31/2008 z dnia 11.02.2008 r. pobiera się czek na kwotę 439,39 zł na wynagrodzenie dla p. K.Ż., które wypłaca się w kasie brak raportu kasowego, - WB 43/2008 z dnia 27.02.2008 r. pobiera się czek na kwotę 453,46 zł na wynagrodzenie dla p. K.Ż., które wypłaca się w kasie brak raportu kasowego. Postępowanie powyższe prowadzi do nieprawidłowości w zakresie obrotu gotówkowego. Zarządzenie Nr 12/2006/2007 Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej z dnia 30.03.2007 roku określa zasady ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Poradni. W Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu do druków ścisłego zarachowania zalicza się ( 1 pkt 3 instrukcji): 1. czeki gotówkowe, 2. arkusze spisu z natury. W punkcie, w którym wylicza się druki, które Poradnia zalicza do druków ścisłego zarachowania, pomija się istotne druki występujące w obrocie kasowym KW kasa wypłaci i KP kasa przyjmie, zwłaszcza że w dalszej części instrukcji się je opisuje. Wydawanie druków ścisłego zarachowania następuje wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez Dyrektora Poradni. Pracownik prowadzący ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi rejestr upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania. Druki ścisłego zarachowania inwentaryzowane są nie rzadziej niż raz w roku. Dyrektor jednostki wydał upoważnienie stałe Nr 1/2007 dla p. H. Z. specjalisty ds. administracyjnych do pobrania następujących druków ścisłego zarachowania 1. czeki gotówkowe, 2. druki legitymacji ubezpieczeniowych 4
upoważnienie wydano na czas do odwołania. Ponadto wydano dwa upoważnienia jednorazowe: - Nr 1/2007 dla pani J. E. do pobrania druków ścisłego zarachowania: arkusz inwentaryzacyjny kasy nr 1 i arkusz spisu z natury Nr 3. - Nr 2/2007 dla pana M. U. do pobierania druków ścisłego zarachowania: arkusz spisu z natury Nr 2. Zarządzeniem Nr 10/2006/2007 Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu z dnia 30 marca 2007 roku wprowadzono do użytku wewnętrznego instrukcję kasową. Decyzja Nr 1/2004 Dyrektora PPP Międzyrzecz z dnia 01.09.2004 roku określił pogotowie kasowe na bieżące wydatki Poradni w Międzyrzeczu w wysokości 500,00 zł pani H. Z. oraz pogotowie kasowe w wysokości 300,00 zł pani I. M. w Poradni Trzciel. Niniejsza decyzja obowiązuje do odwołania. Dokonano sprawdzenia księgi druków ścisłego zarachowania. Księga zawiera jedynie ewidencję czeków oraz arkuszy spisu z natury. Sposób prowadzenia księgi daje bieżącą informację o stanie czeków zaprzychodowanych, rozchodowanych, anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem, no i ostatecznie o stanie i numeracji pozostałych blankietów czekowych. Jednostka nie prowadzi ewidencji dowodów KW i KP mimo, iż zgodnie z instrukcją (Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania) zalicza się je do druków ścisłego zarachowania. W zarządzeniu Nr 7/2003/2004 z dnia 29.08.2003 Dyrektor Poradni Psychologiczno- Pedagogicznej w Międzyrzeczu określił regulamin kontroli wewnętrznej Stwierdzono, że dokumenty źródłowe przedłożone do kontroli za m-ce styczeń, luty zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej zgodnie z instrukcją w sprawie obiegu dokumentów księgowych. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno rachunkową oraz były zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonywano wydatków. Sprawdzono zgodność stanu środków na rachunku bankowym. Podczas przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wskazanych w sprawozdaniu RB 28 S za okres od początku roku do dnia 29 lutego 2008 roku a danymi wynikającymi z ewidencji analitycznej prowadzonej do paragrafów klasyfikacji budżetowej. Stan środków jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym z dnia 29.02.2008 roku. Kontrola wydatkowania środków przeprowadzona w oparciu o dokumenty źródłowe za m-ce I-II/2008 tj. wyciągi bankowe, faktury wykazała, że w księgach miesiąca stycznia 2008 roku figurują faktury z m-ca XII/2007r., natomiast w sprawozdaniu rocznym za 2007r. Rb-28S nie wykazano zobowiązań z powyższych tytułów. Przykłady: - faktura FA 909485-01-4-R z dnia 08.12.2007 r. wystawiona przez Wydawnictwo FORUM Poznań na kwotę 142,24 zł za pomoce naukowe, termin płatności 25.12.2007 r., 5
zapłaty dokonano 04.01.2008r., kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej dokonano 04.01.2008r. - faktura FA 1039/ZG/2 7 z dnia 17.12.2007r. wystawiona przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej Zielona Góra na kwotę 199,00 zł za szkolenie, termin płatności 31.12.2007 r., zapłaty dokonano 04.01.2008 r., kontroli merytorycznej i formalnorachunkowej dokonano 04.01.2008r. - faktura FA CKK-6114230/2007 z dnia 13.12.2007 roku wystawiona przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka Warszawa na kwotę 66,00 zł za aktualizację Personel od A do Z, termin płatności 27.12.2007 rok, zapłaty dokonano 04.01.2008 roku, kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokonano 04.01.2008 roku - faktura FA 20750/12/2007 z dnia 12.12.2007 roku wystawiona przez NOWA SZKOŁA Łódź na kwotę 340,00 zł za torbę z instrumentami, termin zapłaty 14 dni, zapłaty oraz kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokonano 04.01.2008 roku. Powyższe świadczy o nie przestrzeganiu przez jednostkę zasady memoriału (art.6 ustawy o rachunkowości) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Wszelkie zapisy, dekretacja dowodów księgowych oraz opisy merytoryczne należy umieszczać na odwrotnej stronie dokumentu zgodnie z zasadą rachunkowości dokument księgowy musi być czytelny. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od 01.01.2008 roku do 29.02.2008 roku potwierdziła, że jednostka ponosiła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. Wydatki realizowano w sposób celowy. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w kontrolowanym okresie. Dokumenty źródłowe poza wymaganymi podpisami oraz opisami merytorycznymi zawierały również informacje o trybie zamówienia publicznego. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i udokumentowane. Zobowiązania z tytułu składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i podatków regulowane były terminowo. Celowość zaciągniętych i dokonywanie wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Zarządzeniem Nr 11/2006/2007 Dyrektor Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu z dnia 30 marca 2007 roku wprowadził instrukcję inwentaryzacyjną. Zgodnie z w/w instrukcją Dyrektor jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną (zespoły spisowe), główny księgowy dokonuje przeszkolenia komisji inwentaryzacyjnej. Po zakończeniu spisu przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej składa sprawozdanie końcowe z przebiegu inwentaryzacji. 6
Zarządzeniem wewnętrznym Nr 14/2007 z dnia 06.12.2007 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji Dyrektor Poradni zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji okresowej składników majątkowych: 1. kasa (czeki, stan gotówki w kasie, raport kasowy). Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników kierownik jednostki wyznaczył 3 osobowy zespół spisowy. W przestawionej dokumentacji znajduje się oświadczenie osoby odpowiedzialnej materialnie za środki pieniężne. Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół z inwentaryzacji kasy. W toku inwentaryzacji stwierdzono stan gotówki w kasie zerowy. Ostatni numer czeku gotówkowego 3035427521 z dnia 21.12.2007 roku. Ostatni numer raportu kasowego 27/2007 z dnia 21.12.2007 roku. Różnic nie stwierdzono, komisja inwentaryzacyjna złożyła uwagi do stanu zabezpieczenia kasy i pomieszczenia, w którym znajduje się kasa: brak pomieszczenia typowo kasowego. Zarządzeniem wewnętrznym Nr 11/2007 z dnia 06.12.2007 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji danych ujętych w księgach z dokumentami źródłowymi, Dyrektor Poradni zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów: - zobowiązania i należności. Do przeprowadzenia inwentaryzacji wyżej wymienionych składników majątku wyznaczył panią H. P. Główną Księgową. Główna Księgowa na dowód przeprowadzenia weryfikacji sporządził protokół z weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów. Zarządzeniem wewnętrznym Nr 10/2007 z dnia 06.12.2007 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, Dyrektor Poradni zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych: - środki trwałe i wyposażenie. Inwentaryzację rozpoczęto 17 grudnia 2007 roku a zakończono 28 grudnia 2007 roku. Do przeprowadzenia spisu z natury wyznaczono dwa 3 osobowe zespoły spisowe (do przeprowadzenie spisu z natury w PPP Międzyrzecz i w PPP Trzciel). Arkusze spisowe o numerach 01/2007 i 02/2007 wydano przewodniczącym zespołów spisowych. Zgodnie z księgą druków ścisłego zarachowania wydano 3 arkusze spisu z natury: - nr 1 wydano 31.12.2007 roku zużyto do inwentaryzacji kasy, lecz w dokumentacji z inwentaryzacji znajduje się tylko protokół z inwentaryzacji kasy bez podania numeru - nr 2 wydano 19.12.2007 roku zużyto do spisu z natury PPP Trzciel, - nr 3 wydano 12.12.2007 roku zużyto do spisu z natury PPP Międzyrzecz Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji w PPP Trzciel, spisu dokonano na arkuszu nr 2 różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Arkusz spisu z natury 02/2007 PPP Trzciel wartość całościowa środków trwałych i pozostałych środków trwałych 27.964,00 zł. Sporządzono sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury komisja inwentaryzacyjna, nie stwierdzono różnic w stanie majątku w Poradni Trzciel. 7
Na arkusz spisu z natury Nr 03/2007 dokonano spisu w PPP Międzyrzecz. Wartość spisanych środków trwałych i pozostałych środków trwałych w PPP Międzyrzecz 113.057,32 Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji nie stwierdzono żadnych niedoborów i żadnych nadwyżek. Sporządzono sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury sporządzone przez komisję inwentaryzacyjną w PPP Międzyrzecz różnic nie stwierdzono. W roku 2007 dokonano likwidacji niskocennego składnika majątku długotrwałego użytkowania jedyny dokument na dokonanie likwidacji to LN, brak jakichkolwiek informacji o sposobie likwidacji, protokołu komisji likwidacyjnej. Ponadto jednostka kontrolowana powinna zastosować się do ustaleń zawartych w Uchwale Nr 89 Zarządu Powiatu z dnia 2 grudnia 2004 roku, a w szczególności do zapisów rozdziału 2 Sposób gospodarowania składnikami majątku ruchomego oraz rozdziału 5 Likwidacja. O zakwalifikowaniu składnika majątku ruchomego do kategorii majątku zbędnego lub zużytego oraz o sposobie jego zagospodarowania decyduje Zarząd Powiatu na wniosek kierownika jednostki. Jednostka zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na stronie organu nadzorującego informację o zbędnych i zużytych składnikach majątku ruchomego ( 5 pkt 1,2 uchwały). Likwidacja zużytych składników majątku ruchomego dokonuje się w trybie sprzedaży na surowce wtórne albo poprzez zniszczenie, w przypadku gdy ich sprzedaż na surowce wtórne nie doszła do skutku lub była bezzasadna. Zniszczenia dokonuje komisja likwidacyjna w składzie co najmniej 3 osobowym powołana przez kierownika jednostki spośród pracowników jednostki. Z czynności zniszczenia komisja sporządza protokół ( 43 pkt 1,4,7 uchwały). Kontrolujący dokonał sprawdzenia oznakowania sprzętu, wyposażenia. Okazało się, że wszystkie środki trwałe i pozostałe środki trwałe znajdujące się w pomieszczeniach, w których przebywał zespół kontrolujący (i nie tylko w tym pomieszczeniu) nie były oznakowane. Księga inwentarzowa prowadzona jest jedna dla wszystkich środków trwałych i pozostałych środków trwałych nie zawiera numeracji, nie pozwala to na identyfikacje określonego środka trwałego. W księdze tej ujęte zostały również wartości niematerialne i prawne. IV. Udzielanie zamówień publicznych. Kontrolę w zakresie procedur zamówień publicznych przeprowadził pan Paweł Lachowicz. Kontrolę przeprowadzono w obecności Dyrektora Poradni Pana Zbigniewa Kozińskiego. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono postępowań objętych procedurą zamówień publicznych. Zarządzeniem Nr 1/2008 Dyrektora Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu z dnia 04 marca 2008 roku w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz Regulaminu pracy komisji przetargowej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu wprowadzono regulamin udzielania zamówień publicznych. Załącznikami do w/w zarządzenia są: - załącznik nr 1 Regulamin udzielania zamówień publicznych - załącznik nr 2 Regulamin pracy komisji przetargowej w Poradni Psychologiczno- Pedagogicznej. 8
Opracowany regulamin udzielania zamówień publicznych uwzględnia zmiany wprowadzone nowelizacją ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku. V. Przestrzeganie zasad udostępniani informacji publicznej. Kontrolę w zakresie przestrzegania zasad udostępniania informacji publicznej przeprowadził w siedzibie Starostwa w dniach 3 i 4 marca br. sprawdzając stronę Biuletynu Informacji Publicznej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu p. Czesław Toczyński. Aktualna strona Biuletynu Informacji Publicznej została utworzona w dniu 7 stycznia 2005 roku. Do momentu kontroli w dniu 3 marca 2008 roku do godziny12.40 na stronie odnotowano 23.985 otwarć dokumentów. Najwięcej odwiedzin 1.534 było we wrześniu 2007 roku. Największą ilość odwiedzin 4.485 i 4.057 zanotowały artykuły zatytułowane Plan rozwoju i Plan pracy. Redaktorem BIP jest M. U. Mapa biuletynu przedstawia się w sposób następujący: Dane podstawowe Dane adresowe Kierownictwo Charakterystyka Poradni Statut Cele i zadania Informacje ogólne Pracownicy Sprawozdania Plan rozwoju Plan rozwoju Informator Plan pracy Plan pracy filii wtrzcielu Tygodniowy Plan Pracy Oferta Informacje w sprawie wybranych procedur Rodzaje opinii i orzeczeń i formy pomocy bezpośredniej Pliki do pobrania Budżet Budżet Prawo Rozporządzenie o indywidualnym toku lub trybie nauki Rozporządzenia o poradniach Rozporządzenie o nauczaniu indywidualnym Rozporzadzenie o pomocy psychologiczno-pedagogicznej Rozporządzenia o zajęciach rewalidacyjnych 9
Rozporządzenie o kształceniu specjalnym Rozporządzenie o kształceniu specjalnym i integracyjnym Rozporządzenie o orzekaniu Rozporządzenie o wczesnym wspomaganiu rozwoju Postępowanie dotyczące naboru na wolne stanowiska urzędnicze Postępowanie w sprawie naboru na wolne stanowiska urzędnicze Informacje Instrukcje obsługi Niepublikowane w BIP Statystyka Redakcja Licznik 23988 od 07 stycznia 2005 odwiedzin Wyniki kontroli w kolejności menu strony są następujące: 1) W menu Dane podstawowe są 2 kategorie: - Dane adresowe są podane adresy, telefony i maile Poradni i Filii w Trzcielu, - Kierownictwo podano dane dyrektora i kierownika Filii. 2) W menu Charakterystyka Poradni jest 5 kategorii: - Statut ujawniono statut, - Cele i zadania opisano cele i zadania Poradni, - Informacje ogólne podano dane ogólne Poradni, - Pracownicy podano szczegółową strukturę zatrudnienia pracowników, - Sprawozdania - podano obszerne sprawozdania z pracy Poradni w latach 2004-2007. 3) W menu Plan rozwoju podano Plan Rozwoju Poradni na lata 2005-2010 przyjęty na posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 8 października 2005 roku. 4) W menu Informator jest 7 kategorii: - Plan pracy zawiera Plan pracy Poradni w roku szkolnym 2007/2008, - Plan pracy filii w Trzcielu zawiera Plan pracy Filii Poradni w roku szkolny 2007/2008, - Tygodniowy Plan Pracy zawiera szczegółowy tygodniowy plan pracy Poradni oraz dane adresowe, mailowe i BIP-u Poradni i Filii, - Oferta zawiera szczegółową ofertę Poradni skierowaną głównie do rodziców, - Informacje w sprawie wybranych procedur zawiera opis procedur dotyczących wydawania orzeczeń wraz załącznikami wniosków i zaświadczeń, - Rodzaje opinii i orzeczeń i formy pomocy bezpośredniej wymienia rodzaje wydawanych orzeczeń, opinii, zajęć terapeutycznych oraz zakres porad udzielanych uczniom i rodzicom, - Pliki do pobrania zawiera pliki dokumentów, o których mowa wyżej do pobrania. 10
5) W menu Budżet podano budżet na 2008 r. jako prognozowane dochody i planowane wydatki. 6) W menu Prawo jest 9 kategorii, którymi są rozporządzenia w oparciu, o które pracuje Poradnia. Ostatnie z rozporządzeń dotyczące organizowania wczesnego wspomagania rozwoju dzieci jest nieobowiązujące od dnia 24 maja 2007 roku na podstawie art. 1 pkt 21 ustawy z dnia 11 kwietnia 2007 roku o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 80, poz. 542). 7) W menu Postępowanie dotyczące naboru na wolne stanowiska urzędnicze podano informację o braku wolnych stanowisk urzędniczych. 8) W menu Informacje są 4 kategorie: - Instrukcje obsługi zawiera zarządzenie Nr 12/2006 Dyrektora PPP w Międzyrzeczu z dnia 11 grudnia 2006 roku w sprawie zasad i trybu udostępniania informacji publicznej w Poradni wraz z wnioskiem o udostępnienie informacji, - Niepublikowane w BIP puste, bez artykułu, - Statystyka puste, bez artykułu, - Redakcja zawiera dane redaktora Biuletynu. Z informacji przekazanych Przewodniczącej zespołu kontrolnego przez Dyrektora Poradni wynika, że w roku bieżącym nie było złożonego żadnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej w trybie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.). Informacja publiczna jest udostępniana w drodze wywieszenia na tablicy ogłoszeń Poradni. Pomimo, że część dokumentów była wprowadzona do Biuletynu dopiero w dniu kontroli stwierdzam, że strona Biuletynu wypada bardzo pozytywnie, zwłaszcza pod kątem opisu działalności Poradni. Zawiera jednak pewne braki w stosunku do wymagań ustawy o dostępie do informacji publicznej. Są nimi braki informacji dotyczących: - kontroli (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy o dostępie do informacji publicznej), - prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej), - majątku (art. 6 ust. 1 pkt 5 lit. c i d ustawy o dostępie do informacji publicznej). Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pan Zbigniew Koziński został poinformowany o przysługującym mu na podstawie 6 pkt. 4 Zarządzenie Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. 11
Protokół kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Międzyrzecz, dnia...01.04.2008 rok... Dyrektor Poradni Główna Księgowa Zespół Kontrolujący Psychologiczno- Pedagogicznej w Międzyrzeczu Beata Waltrowska 1..... Zbigniew Koziński Halina Pawela...... Paweł Lachowicz 2.... Czes ław Toczyński 3.... 12