Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu.

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu. Kontrolę w dniach roku w oparciu o zarządzenie Nr 7 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 13 lutego 2008 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek, 3. Patryk Przybylski członek, 4. Czesław Toczyński członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. 4. Udzielanie zamówień publicznych. 5. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. 6. Przestrzeganie zasad udostępniania informacji publicznej. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: 1. Zofia Greń Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu, 2. Anna Szczepańska Główna Księgowa, 3. Ryszard Napierała Administrator, osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe w Międzyrzeczu miała miejsce w dniach 26,28 i r. i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Andrzej Wański członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. uzupełnić listę osób upoważnionych do kontroli dokumentów księgowych o wzory podpisów ujętych tam osób, 2. stosować się do zapisu 8a ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (poszczególne wydatki w krajowych podróżach służbowych muszą być udokumentowane), 3. przy dokonywaniu przedpłat np. za prenumeratę prasy, za szkolenia pod polecenie przelewu należy dołączyć dyspozycje dokonania przelewu zatwierdzoną przez Panią Dyrektor i Głównego Księgowego,

2 4. stosować się do ustaleń zawartych w opracowanych i wdrożonych procedurach dotyczących obiegu dokumentów lub dostosować zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych do potrzeb jednostki, 5. zwrócić szczególną uwagę, aby rachunki za wykonaną pracę zgodnie z zawartymi umowami zawierały wszystkie elementy (podpisy zleceniobiorców), 6. zaprowadzić taką ewidencję druków ścisłego zarachowania (czeki), aby można było w każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej w książce druków ścisłego zarachowania. Sposób prowadzenia książki powinien dawać możliwość ustalenia bieżących stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych, anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem oraz stan i numerację pozostałych czeków. 7. przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia oraz składników majątkowych magazynu zgodnie z opracowaną i wdrożoną instrukcją inwentaryzacyjną, 8. zwrócić uwagę na prawidłowe numerowanie druków arkuszy spisu z natury, a także aby zawierały wszystkie istotne elementy, 9. opracować nową procedurę dającą rękojmię właściwego przygotowania i przedstawienia postępowań o zamówienia publiczne, 10. wnikliwie sprawdzać i oceniać dokumenty składane w postępowaniu, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, 11. bezwzględnie żądać od wykonawców tylko dokumenty dopuszczone przepisami prawa, 12. do formularza ofertowego wprowadzić pozycję stawka VAT. Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń: Ad. 1 Uzupełniono listę upoważnionych do kontroli dokumentów księgowych o wzory podpisów ujętych tam osób, Ad. 2 Zastosowano się do zapisu 8a ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - poszczególne wydatki w krajowych podróżach służbowych są udokumentowane, Ad. 3 Przy dokonywaniu przedpłat np. za prenumeratę prasy, za szkolenia pod polecenie przelewu dołączana jest dyspozycja dokonania przelewu zatwierdzona przez Panią Dyrektor i Główną Księgową, Ad. 4 Dostosowano zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych do potrzeb jednostki, Ad. 5 Rachunki za wykonaną pracę zgodnie z zawartymi umowami zawierają wszystkie elementy (podpisy zleceniobiorców), Ad. 6 Zaprowadzono taką ewidencję druków ścisłego zarachowania (czeki), z której można w każdym czasie dokonać sprawdzenia danych wynikających z ewidencji czeków prowadzonej w książce druków ścisłego zarachowania. Ad. 7-8 Zobowiązano się do dołożenia należytych starań przy każdej następnej inwentaryzacji do prawidłowego powoływania komisji i zespołów spisowych. Pouczono osobę odpowiedzialną

3 za prowadzenie druków ścisłego zarachowania o konieczności prawidłowego przyjmowania, numerowania i wydawania arkuszy inwentaryzacyjnych. Ad Do sposobu wykonania zaleceń w zakresie zamówień publicznych ustosunkowano się w punkcie IV protokołu. Ad. 12 Zweryfikowano druk Formularza ofertowego wprowadzając pozycję Stawka VAT. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Nr 2/2006 z dnia 20 września 2006 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu wprowadzono Instrukcję obiegu dokumentów księgowych i kontroli Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu. W zarządzeniu wewnętrznym Dyrektora Nr 1/2007 z dnia dokonano aktualizacji instrukcji obiegu dokumentów księgowych i kontroli Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora Nr 1/2008 z dnia roku w sprawie aktualizacji załącznika nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych i kontroli Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu dokonano uaktualnienia listy osób uprawnionych do kontroli dokumentów finansowych. Stwierdzono, że dokumenty źródłowe przedłożone do kontroli za m-ce styczeń, luty zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej zgodnie z załącznikiem nr 1 do instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były zatwierdzone do wpłaty przez upoważnione osoby (z wyjątkiem umów zlecenia opisane w dalszej części protokołu). Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonano wydatków. Zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów księgowych na fakturach za towary, które przekazuje się do magazynu, należy umieszczać adnotację towar wpisano do kartoteki magazynowej. Podczas kontroli dokumentów księgowych stwierdzono nie przestrzeganie tej zasady, każda faktura dokumentująca zakup towarów nie zawierała w/w zapisu, przyjęcie danego towaru do magazynu potwierdzone było dowodem PZ magazyn przyjmie. Dom Pomocy Społecznej w Jasieńcu wystawia wewnętrzne faktury na określone ośrodki pomocy społecznej tytułem odpłatności za pobyt mieszkańca w DPS. Stwierdzono, że należności wobec Domu nie były regulowane terminowo, a za opóźnienia w zapłacie nie naliczane były odsetki za zwłokę. Przykłady: 1. Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Drawno FA 2/2008 z dnia r. na kwotę 1.562,04 zł za pobyt w DPS, termin zapłaty r., zapłaty dokonano roku, 2. Ośrodek Pomocy Społecznej Siedlisko FA 3/2008 z dnia r. na kwotę 3.101,97 zł za pobyt w DPS, termin zapłaty r., zapłaty dokonano roku, 3. Ośrodek Pomocy Społecznej Siedlisko FA 16/2008 z dnia r. na kwotę 3.101,97 zł za pobyt w DPS, termin zapłaty r., zapłaty dokonano roku.

4 Pośród dowodów księgowych, które poddano kontroli znalazły się faktury, na których brakowało opisów merytorycznych wskazujących przeznaczenie danego produktu, celu wykorzystania zakupionych materiałów: 1. FA BFN z dnia r. wystawiona przez Styl Ceramika Sulęcin na kwotę 3.612,42 zł, 2. FA AFN z dnia roku wystawiona przez Styl Ceramika Sulęcin na kwotę 960,26 zł. za tynk mozaikowy, 3. FA BFN z dnia r. wystawiona przez Styl Ceramika Sulęcin na kwotę 461,16 zł. za gres, 4. FA AFN z dnia roku wystawiona przez Styl Ceramika Sulęcin na kwotę 192,05 zł. za tynk mozaikowy, 5. FA AFN z dnia roku wystawiona przez Styl Ceramika Sulęcin na kwotę 1.728,47 zł. za tynk mozaikowy. Stwierdzonym podczas kontroli uchybieniem jest dokonywanie przez kasjerkę w raportach kasowych kontroli formalno-rachunkowej. Wiąże się z tym nieprawidłowość, gdyż kasjerka dokonuje trzy czynności sama: sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym, dokonuje wypłaty oraz dekretuje dany dokument, brak dodatkowej kontroli. Rachunki za pracę zleconą (umowy zlecenie) wystawione przez osoby pełniące dyżury w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu nie poddane zostały kontroli, sprawdzeniu dokumentów pod względem formalno-rachunkowym oraz nie dokonano zatwierdzenia do wypłaty przez Panią Dyrektor i Główną Księgową, podobna sytuacja miała w miejsce również w miesiącu lutym Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków analityka do konta 130 za okres od początku roku do dnia roku. Stan środków jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym z dnia r. Do druków ścisłego zarachowania w kontrolowanej jednostce zalicza się: 1. bloczki kwitariusz przychodowy K-103, 2. bloczki KP kasa przyjmie, 3. bloczki KW kasa wypłaci, 4. czeki gotówkowe, 5. PZ magazyn przyjmie, 6. WZ magazyn wyda, 7. arkusze inwentaryzacyjne. Sprawdzenia stanu druków ścisłego zarachowania przeprowadza się nie rzadziej niż na zakończenie każdego roku. Główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zamieszcza w księdze druków ścisłego zarachowania klauzurę Stwierdza się zgodność stanu druków ścisłego zarachowania wg stanu na dzień... oraz umieszcza swój podpis i datę (XVI. Druki ścisłego zarachowania 73 instrukcji obiegu dokumentów). Kontrolujący dokonał sprawdzenia księgi druków ścisłego zarachowania. Główna Księgowa dokonała sprawdzenia stanu druków ścisłego zarachowania na koniec roku. Ewidencja czeków nadal prowadzona jest do ilości przyjętych książeczek czekowych a nie blankietów czeków. Kasjerka prowadzi oddzielną ewidencję blankietów czeków, która daje bieżącą informację o stanie czeków zaprzychodowanych, rozchodowanych, anulowanych, osób które

5 pobrały gotówkę czekiem, no i ostatecznie o stanie i numeracji pozostałych blankietów czeków. Pomieszczenie kasy w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu nie spełnia wymogów określonych w obowiązującej instrukcja dotycząca gospodarki kasowej w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu, zgodnie z instrukcją pomieszczenie kasy powinno spełniać następujące wymogi: okna okratowane, drzwi wejściowe obite blachą z dwoma zamkami, szafa pancerna. Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 3/2002 z dnia roku dokonano aktualizacji instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w DPS Jasieniec W zarządzeniu wewnętrznym Pani Dyrektor ustaliła stały zapas gotówki w kasie w wysokości 500,00 zł. Osoba pełniąca funkcję kasjera złożyła deklaracje o przyjęciu odpowiedzialności za powierzone mienie, pieniądze i inne wartości, jednocześnie zobowiązała się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. W objaśnieniach dotyczących sposobu i zasad wypełniania formularzy i druków kasowych w pkt 4 i 5 określono, że raport kasowy jest drukiem ścisłego zarachowania i są ewidencjonowane w oddzielnej na ten cel założonej ewidencji. Kontrolujący poprosił o ewidencję druków ścisłego zarachowania raport kasowy. Główna Księgowa poinformowała, iż nie jest prowadzona ewidencja raportów kasowych i raport kasowy nie jest drukiem ścisłego zarachowania, a zapis w instrukcji kasowej zostanie zmieniony. Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora nr 1/2002 z dnia wprowadzono Politykę rachunkowości. Obowiązująca w kontrolowanej jednostce polityka rachunkowości była na bieżąco aktualizowana, ostatnia aktualizacja dokonana była roku zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora Nr 2/2006 z dnia i dotyczyła aktualizacji przepisów prawnych. Na podstawie nowych aktów prawnych dokonano aktualizacji zasad (polityki) rachunkowości w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu. Zakładowy plan kont obowiązujący w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu winien zostać poprawiony. Konto 131 rachunki bieżące służy do ewidencji stanu i obrotów środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bieżących zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych, więc nie powinno figurować w zakładowym planie kont jednostki budżetowej. W roku 2007 nastąpiła zmiana na stanowisku Głównego Księgowego. Główną Księgową została Pani A. S. Zgodnie z zakresem obowiązków Pani Dyrektor powierzyła Pani S. obowiązki w zakresie gospodarki finansowej, lecz nie wydała stosownego upoważnienia ani nie wskazała w regulaminie organizacyjnym Domu. W myśl art. 44 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazane w regulaminie organizacyjnym jednostki.

6 Jedną z zasad rachunkowości jest zasada dwustronnego zapisu danej operacji gospodarczej. Kontrolowana jednostka nie zawsze przestrzega tej zasady, przykłady: - poz. księgowa nr 55 wpłata tytułem ubezpieczenia na życie pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim, - poz. księgowa 221 WB 37 z dnia roku zwrot za prywatne rozmowy telefoniczne, - poz. księgowa 221 WB 37 z dnia roku wpłata pracownika tytułem ubezpieczenie na życie, - poz. księgowa 243 WB 43 z dnia roku zwrot za prywatne rozmowy telefoniczne, - poz. księgowa 243 WB 43 z dnia roku wpłata pracownika tytułem ubezpieczenia na życie. Zasada zapisu jednostronnego obowiązuje jedynie na kontach pozabilansowych. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi i pozyskiwanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od roku do roku potwierdziła, że jednostka ponosiła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. Wydatki realizowano w sposób celowy. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w kontrolowanym okresie. Dokumenty źródłowe poza wymaganymi podpisami oraz opisami merytorycznymi zawierały również informacje o trybie zamówienia publicznego (z wyjątkiem dowodów księgowych opisanych w punkcie I protokołu). Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i udokumentowane. Zobowiązania z tytułu składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i podatków regulowane były terminowo. Celowość zaciągniętych i dokonywanie wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Załącznikiem nr 5 do Zarządzenia wewnętrznego Dyrektora nr 1/2002 z dnia roku jest instrukcja inwentaryzacyjna Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu. Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 1/INW/2007 z dnia roku zarządzono sporządzenie spisu z natury środków pieniężnych w kasie. Do dokonania spisu z natury wyznaczono zespół spisowy w składzie trzy osobowym. W skład zespołu weszła p. A. S. jako przewodnicząca zespołu. Zgodnie z zapisem 4 pkt 2 instrukcji inwentaryzacyjnej przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej powinien być pracownik na stanowisku kierowniczym, nie może to być jednak główny księgowy lub inny pracownik działu finansowo-księgowego. Komisja inwentaryzacyjna sporządziła protokół z inwentaryzacji kasy Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu w dniu roku. Komisja stwierdziła że: 1. stan gotówki w kasie wykazuje saldo zerowe, 2. KP od nr 104 do nr 129 zakończony na 129, 3. KP dochody własne od nr 01 do nr 26 zakończony na nr 14, 4. KW od nr 124 do nr 149 zakończony na nr 143, 5. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku od nr do nr zakończona na nr ,

7 6. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku od nr do nr zakończona na nr , 7. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku od nr do nr zakończona na nr , 8. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku od nr do nr zakończona na nr , 9. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku od nr do nr zakończona na nr , 10. Książeczka czeków gotówkowych do rachunku od nr do nr zakończona na nr , 11. Kwitariusz przychodowy od nr do nr zakończony na nr Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 2/INW/2007 z dnia roku zarządzono przeprowadzenie spisu z natury druków ścisłego zarachowania. Do przeprowadzenia spisu wyznaczono zespół spisowy w składzie 3 osobowym. Spisu dokonano w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, sporządzono protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. W sprawozdaniu nie podano numerów bloczków spisywanych druków ścisłego zarachowania, podano jedynie stwierdzone ilości. Zarządzeniem wewnętrznym Dyrektora nr 3/INW/2007 z dnia roku zarządzono przeprowadzenie spisu z natury (inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej) materiałów w magazynie gospodarczym, art. spożywczych w magazynie spożywczym. Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników wyznaczono 3 osobowy zespół spisowy. W przedstawionej dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji brak jest protokołu z przeprowadzonego szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej dokonywanego przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej ( 4 pkt 5 instrukcji inwentaryzacyjnej). Spisu w magazynie gospodarczym dokonano na arkuszach spisu o numerach Stan materiałów w magazynie gospodarczym zinwentaryzowanych na dzień jest zgodny z ewidencją księgową. W wyniku rozliczenia spisu z natury nie stwierdzono nadwyżek oraz niedoborów. Na arkuszach o numerach 09 do 13 dokonano spisu artykułów spożywczych w magazynie spożywczym. Stan art. spożywczych w magazynie spożywczym zinwentaryzowany na dzień roku jest zgodny z ewidencją księgową. W wyniku rozliczenia spisu z natury nie stwierdzono nadwyżek oraz niedoborów. Na okoliczność przeprowadzenia spisu artykułów w magazynach: spożywczym i gospodarczym, komisja inwentaryzacyjna nie sporządziła protokołu, nie złożyła żadnej informacji o wszelkich stwierdzonych nieprawidłowościach w toku spisu. Na arkuszach spisu o nr 02, 04, 06, 07, 10, 11, 13 dokonywano poprawek, skreśleń przeprawiano liczby (ilości stwierdzonych) nie zgodnie z zasadami obowiązującymi w rachunkowości. Błędy w arkuszach można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostały one czytelne i wpisaniu zapisu prawidłowego. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę dokonującą spisu z natury.

8 Dokonano także sprawdzenia zgodności zapisów na kontach 011 środki trwałe i 013 pozostałe środki trwałe z ewidencją analityczną prowadzoną za pomocą programu komputerowego. Na dzień rok nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie. IV. Udzielanie zamówień publicznych. Kontrolę w zakresie przestrzegania procedur postępowań o zamówienie publiczne wdrożonych przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu przeprowadził Pan Paweł Lachowicz. Czynności kontrolne przeprowadzono w obecności Pana R. N. oraz Pani Dyrektor Zofii Greń. Kontrolowano metodą badania dokumentów. Dom Pomocy Społecznej posiada opracowaną i wdrożoną procedurę prowadzenia postępowań o zamówienie publiczne. Prowadzony jest rejestr prowadzonych postępowań. Sprawozdanie z udzielonych zamówień w roku 2007 zostało sporządzone i przesłane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych po terminie tj. po roku. Ustawa Prawo Zamówień Publicznych zobowiązuje do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Skontrolowano realizację postępowań: 1. Dostaw oleju opałowego dla DPS Jasieniec, 2. Dostawa mięsa wieprzowego, wędlin dla DPS Jasieniec, 3. Dostawa artykułów spożywczych dla DPS Jasieniec, 4. Wywóz nieczystości płynnych z DPS Jasieniec. Ad. 1 Postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Przeprowadzone zostało w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej. Ogłoszenia o wszczęciu postępowania zostały zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego oraz na stronie portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych. Natomiast ogłoszenie o wyborze Wykonawcy nie zostało zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego oraz na stronie portalu internetowego UZP uwaga ta dotyczy wszystkich postępowań realizowanych w trybie przetargu nieograniczonego. Nie ma możliwości sprawdzenia, wyjaśnienia dlaczego prowadzący te postępowania nie realizował obowiązku zamieszczenia ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych; obowiązek ten wynika z art. 95 ust. 1 ustawy Pzp. W dniu przeprowadzenia kontroli zespół kontrolujący dowiedział się, że Pan R. O., który prowadził dotychczas wszystkie postępowania nie żyje. Ad. 2 Postępowanie realizowane było w trybie przetargu nieograniczonego. Wybrano wykonawcę, który złożył ofertę najkorzystniejszą. Ad. 3 Postępowanie realizowane było w trybie zapytania o cenę na podstawie art. 69 ustawy Pzp. Postępowanie spełniało wszystkie wymogi stawiane dla tego rodzaju trybu postępowania. Zapytanie skierowano do pięciu wykonawców. Wpłynęły 3 oferty. Firma PHU Jobex Bogusław Gojdka złożyła najtańszą ofertę, jednak nie złożyła wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów. Zamawiający powinien skorzystać z przysługującego mu prawa do żądania uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Nie skorzystał z tego.

9 Wybrano ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. Ad. 4 Postępowanie realizowane było w trybie przetargu nieograniczonego. Wybrano wykonawcę, który złożył ofertę najkorzystniejszą. V. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Kontrolę w zakresie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych przeprowadził pan Patryk Przybylski. Kontrolą objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ochrony danych osobowych w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych w każdej jednostce, w której przetwarza się dane osobowe powinna być dokumentacja opisująca sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Na tę dokumentację składają się: polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym. Szczegółową treść tych dwóch dokumentów określają odpowiednio 4 i 5 w/w rozporządzenia. Stwierdzono, że w zakresie ochrony danych osobowych obowiązują w Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu dwa dokumenty: a. Instrukcja ochrony danych osobowych, b. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w DPS w Jasieńcu. Żaden z nich nie ma firmy zarządzenia dyrektora, nie jest opatrzony datą wydania oraz brak w nich podstaw prawnych. W związku z tym trudno ustalić, od kiedy obowiązują w jednostce. Poza tym zawierają szereg błędów i nie posiadają wszystkich wymaganych przez prawo elementów. ad. a Instrukcja ochrony danych osobowych, w założeniu prawdopodobnie polityka bezpieczeństwa, zawiera następujące błędy: brak wykazu budynków, pomieszczeń tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, brak wykazu zbioru danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do ich przetwarzania, brak opisu struktury danych, brak opisu sposobu przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami, środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla zapewnienia poufności i integralności oraz rozliczalności przetwarzanych danych zostały określone w sposób niewystarczający, nie został ustalony poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym ( 6 w/w rozporządzenia), nie został określony administrator bezpieczeństwa informacji (art. 36 ust. 3 w/w ustawy),

10 ad. b. poza tym jest kilka innych nieprawidłowości: niepotrzebne jest powtórzenie zapisów innych ustaw, a w szczególności konstytucji, podobnie, a wręcz niedopuszczalne jest umieszczanie w instrukcji przepisów karnych. W przypadku instrukcji zarządzania systemem informatycznym stwierdzono następujące nieprawidłowości: nie zostały określone zasady tworzenia haseł, nie zostały określone miejsce i czas przechowywania kopii awaryjnych, nie został określony sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością złośliwego oprogramowania, nie zostały określone procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników służących do przetwarzania danych osobowych. W związku ze wskazanymi powyżej nieprawidłowościami nie dokonano kontroli stosowania powyższych regulacji w praktyce, ponieważ nie miałoby tego sensu, z uwagi na ich niewłaściwą i niezgodną z prawem treści. W wyniku kontroli zaleca się napisanie na nowo i wdrożenie wymaganej przez prawo dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych. We właściwym uregulowaniu formalnych zasad przetwarzania danych osobowych w jednostce pomocne będą dwa dokumenty znajdujące się na stronie internetowej Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych ( Są to: Wskazówki dotyczące sposobu opracowania instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym, służącym do przetwarzania danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa informacji oraz Wytyczne w zakresie opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa. W razie potrzeby pan Patryk Przybylski służy swoją pomocą w przypadku potrzeby konsultacji nowych uregulowań. VI. Przestrzeganie zasad udostępniania informacji publicznej. Kontrolę w zakresie przestrzegania zasad udostępniania informacji publicznej przeprowadził w siedzibie Starostwa w dniach 12 i 13 marca br. sprawdzając stronę Biuletynu Informacji Publicznej Domu Pomocy Społecznej w Jasieńcu pan Czesław Toczyński. Aktualna strona Biuletynu Informacji Publicznej została utworzona w dniu 7 stycznia 2005 roku. Do momentu kontroli w dniu 12 marca 2008 roku do godziny na stronie odnotowano otwarć dokumentów. Najwięcej odwiedzin było w listopadzie 2006 roku. Największą ilość odwiedzin zanotował artykuł zatytułowany Przetarg Przebudowa wejść z osadzeniem okien oddymiających. Jako redaktor BIP podany jest C. C. Mapa biuletynu przedstawia się w sposób następujący: Status Status Podstawowe dokumenty regulujące wykonywanie zadań Statut

11 Regulamin organizacyjny Kierownictwo i oświadczenia majątkowe Dyrektor Główny ksiegowy Starszy administrator Kierownik terapeutycznego działu Majątek Budżet Vademecum Obywatela Charakterystyka jednostki Jak starać się o miejsce w DPS Jasieniec Zamówienia publiczne Postępowanie dotyczące naboru na wolne stanowiska urzędnicze Oferty i ogłoszenia Udostępnianie informacji Informacje Instrukcje obsługi Niepublikowane w BIP Statystyka Redakcja Licznik od 07 stycznia 2005 odwiedzin Wyniki kontroli w kolejności menu strony są następujące: 1) W menu Status są 2 kategorie: - Status - określono w nim, że Dom jest jednostką budżetową, - Podstawowe dokumenty regulujące wykonanie zadań wymieniono odpowiednia przepisy prawa w tym statut i regulamin organizacyjny Domu. 2) W menu Statut podano jego pełny tekst. 3) W menu Regulamin organizacyjny podano jego pełny tekst. 4) W menu Kierownictwo i oświadczenia majątkowe są 4 kategorie:

12 - Dyrektor podane dane dotyczące dyrektora, jego kompetencji oraz oświadczenia majątkowe za 2 lata 2004 i 2005, - Główny księgowy podane dane dotyczące osoby głównego księgowego (które są nieaktualne) oraz jego kompetencje, - Starszy administrator podane dane dotyczące osoby starszego administratora i jego kompetencje, - Kierownik działu terapeutycznego podane dane dotyczące osoby kierownika działu terapeutycznego oraz jego kompetencje, 5) W menu Majątek podano dane dotyczące przekazania majątku oraz stan aktualny na dzień 30 czerwca 2007 roku, 6) W menu Budżet podano dane dotyczące planu finansowego według stanu aktualnego na dzień 30 czerwca 2007 roku, 7) W menu Vademecum Obywatela są 2 kategorie: - Charakterystyka jednostki jest mapka z zaznaczoną lokalizacją Domu oraz szczegółowe dane dotyczące jego działalności, - Jak starać się o miejsce w DPS Jasieniec opisano te zasady, lecz nie wiadomo, czy są one aktualne. 8) W menu Zamówienia publiczne podano treść jednego ogłoszenia o przetargu, które jest już nieaktualne. 9) W menu Postępowanie dotyczące naboru na wolne stanowiska urzędnicze podano 4 informacje, z których 2 dotyczą osób spełniających wymogi formalne i 2 dotyczą rozstrzygnięcia tych naborów upłynął już czas obowiązkowej ich publikacji. 10) W menu Oferty i ogłoszenia bez artykułu. 11) W menu Udostępnianie informacji opisano sposób udzielania informacji. 12) W menu Informacje są 4 kategorie: - Instrukcje obsługi zawiera uwagi o stronie BIP-u, - Niepublikowane w BIP puste, bez artykułu, - Statystyka puste, bez artykułu, - Redakcja zawiera dane redaktora Biuletynu jest nim Cyprian Cichowski, który nie jest już pracownikiem Domu. Z informacji przekazanych Członkowi zespołu kontrolnego przez Dyrektora Domu wynika, że w roku bieżącym i ubiegłym nie było złożonego żadnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej w trybie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.). Informacja publiczna jest udostępniana w drodze wywieszenia na tablicy ogłoszeń Domu. Dokumenty zostały wprowadzone do Biuletynu dawniej ostatni w dniu r. Jest ich tylko 21, a część z nich jest już nieaktualna. Zaskakujące jest to, że od XI 2006 roku spada ilość odwiedzin strony, co jest rzadkością w stosunku do stron BIP-u Powiatu Międzyrzeckiego. Biuletyn zawiera pewne braki w stosunku do wymagań ustawy o dostępie do informacji publicznej. Są nimi braki informacji dotyczących: - kontroli (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy o dostępie do informacji publicznej), - prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy o dostępie do informacji publicznej). Na tym protokół zakończono.

13 Dyrektor jednostki Pani Zofia Greń została poinformowana o przysługującej jej, na podstawie 6 4st, 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Jasieniec, dnia rok... Dyrektor Domu Główny Księgowy Zespó ł kontrolujący Pomocy Społecznej w Jasieńcu Beata Waltrowska Zofia Greń Anna Szczepa ńska Paweł Lachowicz Patryk Przybylski Czesław Toczyński 4....