WOJEWODA ŁÓDZKI FN-VII Łódź, 9 listopada 2016 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI FN-VII.431.4.2016 Łódź, 9 listopada 2016 r. Pan Andrzej Opala Starosta Łódzki Wschodni WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, zwaną dalej ustawą o finansach publicznych, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Teresa Kuźnik inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Maria Olesińska inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli odpowiednio Nr 12/1/2016 i Nr 12/2/2016 z 30 czerwca 2016 r. wydanych z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Powiecie Łódzkim Wschodnim, ul. Sienkiewicza 3, 90 113 Łódź, w okresie od 05.07.2016 r. do 06.10.2016 r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 05 lipca, 23, 24, 26, 30 sierpnia i 7 września 2016 r.. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) Przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przekazanych w 2015 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w rozdz. 71015 Nadzór budowlany. 2) okres objęty kontrolą: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) 664-13-64, +48 (42) 664-16-05, fax +48 (42) 664-10-78, www.lodzkie.eu

2 Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Organem wykonującym zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Łódzkim Wschodnim jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zgodnie z zapisami art. 80 ust. 2 pkt 1) ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 3. Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Powiecie Łódzkim Wschodnim jest Pan Andrzej Pastuszewski pełniący to stanowisko od dnia 01.09.2007 r., na podstawie powołania przez Starostę Powiatu Łódzkiego Wschodniego. [dowód: akta kontroli, str. 355] Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Powiecie Łódzkim Wschodnim, zwany dalej PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, będący jednostką zespolonej administracji powiatowej, za pomocą której swoje zadania wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, ponosi wydatki w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale 71015 Nadzór budowlany. PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego poniósł w roku 2015 w dziale 710, rozdziale 71015 wydatki ogółem w kwocie 363 889,11 zł, z czego 363 889,11 zł sfinansowane dotacjami celowymi przyznanymi z budżetu Wojewody Łódzkiego. Struktura wydatków ukształtowała się następująco: wydatki płacowe 299 633,91zł, co stanowiło 81,15% wszystkich poniesionych wydatków, pozostałe wydatki związane z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostki 64 255,20 zł. II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. pisemne procedury ustalające politykę rachunkowości oraz zasady kontroli finansowej w Starostwie Powiatowym w Łodzi oraz w PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, tj.: 1) Zarządzenie Nr 84/2013 Starosty Łódzkiego Wschodniego z dnia 30 października 2013 r. w sprawie dokumentacji określającej zasady rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Łodzi wprowadzające zasady (polityki) rachunkowości, 2) Zarządzenie Nr 8/2015 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 21 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu 3 Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290)

3 kontroli zarządczej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, 3) Zarządzenie Nr 1/2015 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 16 lutego 2015 r. w sprawie zaktualizowania Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych oraz plan kont w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego; [dowód: akta kontroli, str. 43-79] 2. prawidłowość ujęcia: w budżecie powiatu kwot ustalonych przez Wojewodę Łódzkiego dotacji w dziale 710, rozdziale 71015, wraz ze zmianami wynikającymi z 3 decyzji 4 zwiększających plan dotacji dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, na podstawie których Zarząd Powiatu 3 uchwałami 5 wprowadził zmiany do budżetu powiatu, w planie finansowym jednostki realizującej zadania kwot wydatków i zmian tego planu wynikających z 9 Uchwał Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego polegających na przeniesieniu kwot pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej 6 w oparciu o dokumenty źródłowe (decyzje, uchwały) oraz ewidencję księgową prowadzoną na kontach 991 Planowane dochody budżetu i na koncie 992 Planowane wydatki budżetu ; [dowód: akta kontroli, str. 109-165] 3. zgodność poniesionych wydatków, sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z budżetu państwa, z planowanym przeznaczeniem; 4. kompletność i rzetelność dokumentów będących podstawą poniesienia w 2015 roku wydatków związanych z funkcjonowaniem PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego na łączną kwotę 363 889,11 zł, tj. 100 %, dowodów źródłowych (faktury, rachunki, listy płac, wyciągi bankowe i inne), tj.: 4 decyzja Wojewody Łódzkiego Nr FN I.3111.2.108.2015 z 02.06.2015 r., FN - I.3111.2.197.2015 z 27.08.2015 r. oraz Nr FN I.3111.2.307 z 27.10.2015 r. 5 Uchwały Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego: Nr 267/2015 z 10.06.2015 r., Nr 372/2015 z 02.09 2015 r. oraz 456/2015 z 30.10.2015 r. 6 Uchwały Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego: Nr 205/2015 z 17.04.2015 r., Nr 329/2015 z 30.07.2015 r. 352/2015 z 19.08.2015 r., Nr 377/2015 z 09.09.2015 r., Nr 419/2015 z 07.10.2015 r., 463/2015 z 29.10.2015 r., 525/2015 z 26.11.2015 r., 577/2015 z 22.12.2015 r.,. oraz 587/2015 z 31.12.2015 r.

4 sposób dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, prawidłowość i kompletność naniesionych na dowodach źródłowych dekretacji, w tym dotyczących przeprowadzenia ich kontroli pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty przez kierownika jednostki, prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych, w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki oraz na kontach Zespołu 2 i 4; terminowość regulowania zobowiązań, w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę ich zaciągania oraz wyciągi bankowe; [dowód: akta kontroli, str. 403-421] 5. wiarygodność sprawozdań, tj. zgodność danych zawartych w wybranych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, poprzez: porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki realizującej zadanie, z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres sprawozdawczy rok 2015, [dowód: akta kontroli, str. 217-223 oraz 253] porównanie danych wykazanych przez Powiat Łódzki Wschodni w rocznych sprawozdaniach Rb 50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami sporządzonych za IV kwartał 2015 r.; z zapisami w ewidencji księgowej Powiatu Łódzkiego Wschodniego (w zakresie dochodów) oraz z danymi wynikającymi ze sprawozdania Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego za okres sprawozdawczy grudzień 2015 r. (w zakresie wydatków); [dowód: akta kontroli, str. 179, 185-191] 6. terminowość zwrotu niewykorzystanej dotacji w kwocie 797,89 zł na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej na koncie 130 oraz wyciągu bankowego z 19.01.2016 r. potwierdzającego zwrot. [dowód: akta kontroli, str. 205]

5 III. Ustalenia kontroli. 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie: 1) prawidłowości ujęcia w budżecie powiatu kwot otrzymanych dotacji, 2) dokonywania zmian w budżecie Powiatu Łódzkiego Wschodniego, 3) zgodności poniesionych wydatków sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z planowanym przeznaczeniem, z wyjątkiem przypadku opisanego w pkt 2. ppkt 2, 4) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, 5) prawidłowości naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków za wyjątkiem przypadku opisanego w punkcie 4 ppkt 4, 6) terminowości regulowania zobowiązań finansowych, 7) wiarygodności sprawozdań, tj. zgodności danych zawartych w objętych kontrolą sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, 8) rozliczenia dotacji i zwrotu niewykorzystanych środków. 2. Kontrolerzy stwierdzili nieprawidłowości powstałe w jednostce realizującej zadanie, tj. w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, w zakresie: 1) dokonywania zmian w planie finansowym. Nieprawidłowości polegały na: a) nie zaewidencjonowaniu zatwierdzonego planu finansowego oraz dokonywanych w trakcie roku 2015 zmian na koncie 980 Plan wydatków budżetowych. W planie kont nie wskazano tego konta, mimo, że obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej planu finansowego i jego zmian wynika z załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej 7. 7 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.)

6 Zgodnie z opisem funkcjonowania konta 980 na stronie Wn tego konta ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany, b) poniesieniu na dzień 31 grudnia 2015 r. wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników zaklasyfikowanych do paragrafu 4010 w kwocie przekraczającej zatwierdzony plan finansowy o 156,00 zł, co stanowiło naruszenie art. 44 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki budżetowe mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Przyczyną przekroczenia była błędnie ustalona kwota zmian dokonanych w planie finansowym PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego zatwierdzonych Uchwałą Zarządu Powiatu Łódzkiego Wschodniego Nr 587/2015 z 31 grudnia 2015 r. Przed sporządzeniem sprawozdania Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego sporządzanego za okres sprawozdawczy grudzień 2015 dokonano na koncie 130 księgowania polegającego na zmniejszeniu wydatków zaewidencjonowanych w paragrafie 4010 i zwiększeniu wydatków ujętych w paragrafie 4300 o 156,00 zł. W efekcie w powyższym sprawozdaniu wykazano dane zgodne z ewidencją księgową, lecz niezgodne z rodzajem poniesionych wydatków. W paragrafie 4010 wykazano wydatki w wysokości 72 726,20 zł zamiast 72 882,20 zł, a w paragrafie 4300 wydatki w wysokości 13 804,29 zł zamiast 13 648,29 zł; [dowód: akta kontroli, str. 165, 437-443] 2) zgodności poniesionych wydatków sfinansowanych środkami z otrzymanych dotacji z planowanym przeznaczeniem. Nieprawidłowość polegała na przyznaniu, a następnie dokonaniu wypłaty nagród: w kwocie 7 000,00 zł dla Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego bez uzyskania uprzedniej zgody Starosty Łódzkiego wschodniego - nagrodę wypłacono w dniu 23.12.2015 r. w kwocie 1 600,00 zł byłemu pracownikowi PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, co było niezgodne z regulaminem przyznawania nagród dla pracowników Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego wprowadzonego zarządzeniem nr 4/2012 z dnia 25

7 października 2012 r. Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego nagrodę wypłacono 14.12.2015 r.; [dowód: akta kontroli str. 289, 301-307] W pisemnym wyjaśnieniu Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego podał, że nagroda dla niego ( )została wypłacona na podstawie zarządzenia nr 7/2015 z dnia 20.12.2015 r., które opracowano na podstawie 9 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 marca 2007 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej. Paragraf 9 przepisu nie wyklucza możliwości uwzględnienia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego przy podziale nagród. Tak więc na podstawie stosowanej w prawie zasady legalizmu uwzględniono przyznanie nagrody za szczególne osiągnięcia dla Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Rozporządzenie powyższe określa, jakie świadczenia pieniężne z tytułu zatrudnienia i w jakich wysokościach przysługują pracownikom niebędącym członkami korpusu służby cywilnej, nie reguluje natomiast kwestii dotyczących osoby/podmiotu, który je przyznaje. Zgodnie z treścią art. 35 ust. 3 ustawy z dnia o samorządzie powiatowym 8, Starosta sprawując zwierzchnictwo w stosunku do powiatowych służb, inspekcji i straży powołuje i odwołuje kierowników tych jednostek, w uzgodnieniu z wojewodą, a także wykonuje wobec nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy 9 określono, że za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. W odniesieniu do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego czynności te jako organ zarządzający wykonuje Starosta Powiatu Łódzkiego Wschodniego. Możliwość przyznania nagród pracownikom uregulowana została w art. 105 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane 8 ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016 r., poz. 814 wcześniej Dz. U. z 1998 r. Nr 91, poz. 578, z późn. zm.) 9 ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z późn. zm.)

8 nagrody i wyróżnienia. Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego pismem z 03.12.2015 r. zwrócił się do Starosty Łódzkiego Wschodniego z wnioskiem o przyznanie nagrody. Przed uzyskaniem odpowiedzi Powiatowy Inspektor Nadzory Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego zarządzeniem Nr 7/2015 z dnia 20 grudnia 2015 r. ustalił dla siebie nagrodę roczną w wysokości 7 000 zł, którą wypłacono 23 grudnia 2015 r. Starosta Łódzki Wschodni nie wyraził zgody na przyznanie nagrody, o czym poinformował Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, pismem z dnia 29 grudnia 2015 r.. [dowód: akta kontroli str. 371-375 i 445] W kwestii nagrody wypłaconej byłemu pracownikowi Powiatowy Inspektor złożył następujące wyjaśnienie: Nie można było wypłacić nagrody Panu (.) wraz z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc jego, pracy, czy należnym mu ekwiwalentem za urlop, ponieważ nie znana była jeszcze na tamten moment kwota i termin wypłaty. W zarządzeniu nr 4/2012 z dnia 25 października 2012 roku w sprawie zmiany regulaminu przyznania nagród dla pracowników PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego pkt 2 mówi, że pod uwagę brani są pracownicy zatrudnieni w Inspektoracie na podstawie umowy o pracę, a pkt 5, że warunkiem dodatkowym jest przepracowanie co najmniej 6 miesięcy. [dowód: akta kontroli str. 314] Pracownik, któremu wypłacono nagrodę w wysokości 1 600,00 zł w dniu jej przyznania i wypłaty tj. 14 grudnia 2015 r,. nie był już zatrudniony w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego. Umowa o pracę została rozwiązana z dniem 14 sierpnia 2015 r. Wobec powyższych ustaleń kontroli należy uznać, że wypłacone nagrody w łącznej wysokości 8 600,00 zł wraz z opłaconymi przez pracodawcę składkami na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i fundusz pracy były wydatkami niemającymi uzasadnienia, w związku z czym: - kwota 7 000,00 zł, wraz z opłaconymi przez pracodawcę składkami na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i fundusz pracy stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości,

9 - kwota 1 600,00 zł wraz z opłaconymi przez pracodawcę składkami na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i fundusz pracy stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem; 3) sposobu ujmowania dowodów źródłowych w księgach rachunkowych polegające na: 10 patrz przypis 7 11 patrz przypis 7 a) ewidencjonowaniu dowodów źródłowych otrzymanych od dostawców towarów i usług w okresie od stycznia do września 2015 r. dopiero w dniu uregulowania zobowiązań z nich wynikających, tj. z pominięciem konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami., co było niezgodne z opisem konta 201 zawartym w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 10, określającym, że ewidencja na koncie 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów, [akta kontroli, str. 225-233] b) braku zaewidencjonowania na stronie Ma konta 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych wartości wynikającej z umowy najmu pomieszczeń oraz korzystania z miejsca parkingowego. Roczny wydatek z tego tytułu w kwocie 39 600,48 zł był już znany na etapie planowania wydatków i powinien być ujęty na koncie 998 (w 4400 w kwocie 37 320,36 zł oraz w 4300 w kwocie 2 280,12 zł) po zatwierdzeniu planu finansowego wydatków w dziale 710, rozdziale 71015 przez Zarząd Powiatu Łódzkiego Wschodniego. PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego ewidencjonował zaangażowanie z tytułu powyższych umów w każdym miesiącu po otrzymaniu faktur wystawionych przez kontrahenta. Zgodnie z opisem konta 998 zawartym z załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej 11 na stronie Ma tego konta ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

10 Skutkiem powyższej nieprawidłowości było wykazanie w kolumnie 5 Zaangażowanie sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej sporządzonych za marzec, czerwiec i wrzesień 2015 roku zaniżonych kwot zaangażowania w paragrafie 4300, c) zaklasyfikowaniu do niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatku z tytułu zapłaty podatku od nieruchomości w kwocie 76,00 zł. Wydatek ten ujęto w 4430 Różne opłaty i składki zamiast w 4480 Podatek od nieruchomości. Skutkiem zastosowania błędnej klasyfikacji budżetowej było wykazanie w niżej wymienionych sprawozdaniach nieprawidłowych danych w zakresie rodzaju poniesionych wydatków: w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej, sporządzonym przez PINB dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego za okres od początku roku do 31 grudnia 2015 r., w sprawozdaniu Rb 50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, sporządzonym przez Powiat Łódzki Wschodni za IV kwartał 2015 r.; 4) prawidłowości naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków. Nieprawidłowości polegały na: a) braku wymaganych procedurami opisów świadczących o dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej i zatwierdzeniu do wypłaty przez kierownika jednostki następujących dowodów źródłowych: Faktura Nr 3720060043 z dnia 15.12.2015 r. na kwotę 128,70 zł zapłacona 29.12.2015 r., Nota księgowa Nr 45/FK/2015 z dnia 22.12.2015 r. na kwotę 751,90 zł zapłacona 29.12.2015 r., Faktura Nr 120/12/2015 z dnia 21.12.2015 r. na kwotę 2 384,97 zł zapłacona w dniu 23.12.2015 r.; [dowód: akta kontroli str. 317-319] b) uregulowaniu zobowiązań wynikających z niżej wymienionych faktur przed dokonaniem kontroli formalno-rachunkowej:

11 Faktura Nr 3720041120 z dnia 15.01.2015 r. na kwotę 155,77 zł zapłacona 21.01.2015 r., a poddana kontroli 28.01.2015 r., Faktura Nr 15-FVS/0069 z dnia 03.02.2015 r. na kwotę 190,01 zł zapłacona 5.02.2015 r., a poddana kontroli 16.02.2015 r., Faktura Nr 15-FVS/0091 z dnia 03.02.2015 r. na kwotę 3 110,03 zł zapłacona 5.02.2015 r., a poddana kontroli 16.02.2015 r., Faktura Nr 138/AA/15 z dnia 26.02.2015 r. na kwotę 146,37 zapłacona 11.03.2015 r., a poddana kontroli 18.03.2015 r., Faktura Nr 15-FVS/0149 z dnia 02.03.2015 r. na kwotę 3 110,03 zł zapłacona 11.03.2015 r., a poddana kontroli 17.03.2015 r., Faktura Nr 3720042957 z dnia 28.02.2015 r. na kwotę 152,03 zł zapłacona 11.03.2015 r., a poddana kontroli 17.03.2015 r., Faktura Nr 1503310098373 z dnia 04.04.2015 r. na kwotę 72,57 zł zapłacona 09.04.2015 r., a poddana kontroli 13.04.2015 r., Faktura Nr 3720044635 z dnia 31.03.2015 r. na kwotę 162,46 zł zapłacona 09.04.2015 r., a poddana kontroli 13.04.2015 r.; [dowód: akta kontroli str. 321-344] Dokonanie wydatku bez przeprowadzenia kontroli było naruszeniem postanowień art. 22 ustawy o rachunkowości 12, w świetle którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, ( ) oraz wolne od błędów rachunkowych. O spełnieniu przez dowody źródłowe tych warunków świadczyć powinno dokonanie na nich adnotacji o przeprowadzeniu kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej przez upoważnione osoby; 5) Przyczyną opisanych w ppkt 1), 3) i 4) nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności przez osoby zatrudnione na stanowisku księgowego. Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego w pisemnym wyjaśnieniu z dnia 06.09.2016 r. poinformował, że: W styczniu 2015 roku odeszła długoletnia pracownica będąca na stanowisku księgowej. W ciągu całego 2015 roku na jej miejsce były zatrudnione trzy osoby na umowę o pracę. Osoby te nie dołożyły należytej 12 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

12 staranności w wykonywanie powierzonych im obowiązków, nie wykazały się również znajomością obowiązujących przepisów. Z dalszej treści wyjaśnienia wynika, że: W roku 2016 na stanowisku księgowej została zatrudniona osoba z długoletnim stażem pracy w księgowości budżetowej, która czuwa nad przestrzeganiem przepisów prawa i która powierzone jej obowiązki wykonuje bez zastrzeżeń. [dowód: akta kontroli str. 313-315] Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego poinformował również, że w roku 2016 wyeliminowano szereg nieprawidłowości: w planie kont powołano konto 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, operacje na koncie 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych ewidencjonowane są na bieżąco, od stycznia 2016 roku wszystkie dokumenty księgowe posiadają adnotacje świadczące o dokonaniu kontroli merytorycznej, formalno- rachunkowej, zatwierdzane są do wypłaty oraz zawierają stosowną dekretację, zapłata zobowiązań następuje po uprzedniej kontroli formalno-rachunkowej dowodów źródłowych i ich zatwierdzeniu do wypłaty. Kontrolerom okazano Zarządzenie Nr 2/2016 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego z dnia 29 stycznia 2016 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, w którym w załączniku Nr 1 określono wykaz kont księgi głównej. W wykazie kont widnieje konto 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. [dowód: akta kontroli str. 425-436] Prowadzenie bieżącej ewidencji planu finansowego wydatków jak i zaangażowania wydatków budżetowych potwierdzają okazane wydruki operacji na koncie 980 i 998. Dowody źródłowe zawierają stosowne opisy świadczące o dokonaniu ich kontroli i zatwierdzeniu do wypłaty oraz dekretacje dotyczące sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych. [dowód: akta kontroli str. 357 363 oraz 425-436] 3. Kontrolerzy stwierdzili uchybienie formalne polegające zamieszczaniu na dowodach źródłowych parafki zamiast podpisu na dowód dokonania kontroli merytorycznej oraz

13 formalno-rachunkowej. Parafka może być zastosowana, jeśli jest umieszczona obok pieczęci imiennej lub można stwierdzić zgodność tak złożonego podpisu z jego wzorem. Osobą odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego, który jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Do otrzymanego 6 października 2016 r. projektu wystąpienia pokontrolnego kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń, o czym poinformował w piśmie nr FK.171.5.2016, które wpłynęło do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 14 października 2016 r. Na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej, zgłoszony w powyższym piśmie, kierownik jednostki kontrolującej skorzystał z prawa przysługującego mu w świetle art. 41 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej 13 i dokonał sprostowania oczywistych omyłek pisarskich w projekcie wystąpienia pokontrolnego z dnia 6 października 2016 r. Projekt wystąpienia pokontrolnego, w którym dokonano sprostowania, został przekazany kierownikowi jednostki kontrolowanej 25 października 2016 r. wraz z informacją o dokonanych zmianach. Za zgodą kierownika komórki do spraw kontroli, w trybie art. 35 ustawy o kontroli w administracji rządowej 14, kontrolerzy wrócili się do kierownika jednostki kontrolowanej o udzielenie informacji o wysokości obciążających pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy naliczonych od wypłaconych Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego oraz byłemu pracownikowi nagród. W terminie określonym przez kontrolerów, tj. 4 listopada 2016 r. Starosta Łódzki Wschodni podał informacje niezbędne do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego. W związku z ustaleniami opisanymi w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym uprzejmie proszę Pana Starostę o zobowiązanie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Łódzkiego Wschodniego do podjęcia skutecznych działań mających na celu: 1) ponoszenie wydatków publicznych w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki zgodnie z postanowieniami art. 44 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, 2) wykorzystywanie otrzymywanych z Powiatu Łódzkiego Wschodniego środków pochodzących z dotacji celowych przekazywanych z budżetu Wojewody Łódzkiego na 13 patrz przypis 1 14 patrz przypis 1

14 zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w rozdz. 71015 Nadzór budowlany zgodnie z planowanym przeznaczeniem, 3) klasyfikowanie do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej wydatków wymienionych w części III. 2. ppkt 3) c) niniejszego wystąpienia pokontrolnego; W związku z ustaleniem opisanym na stronach 6-9 w części III pkt 2 ppkt 2) zobowiązuje się Starostę Łódzkiego Wschodniego do zwrotu na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie: NBP Oddział Okręgowy w Łodzi Nr 56 1010 1371 0022 1922 3100 0000 dotacji pobranej w nadmiernej wysokości w kwocie 8 264,20 zł, dotacji w części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem w kwocie 1 928,16 zł wraz z należnymi odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z postanowieniami art. 169 ustawy o finansach publicznych w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości i wykorzystania niezgodnie z przeznaczeniem, tj. od daty niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Odsetki należy naliczyć w przypadku dotacji pobranej w nadmiernej wysokości od daty niniejszego wystąpienia pokontrolnego, a w przypadku dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem od 14.12.2015 r. Jednocześnie uprzejmie proszę Pana Starostę o przekazanie informacji o podjętej decyzji, co do zawiadomienia Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi w sprawie naruszenia dyscypliny finansów publicznych, w odniesieniu do okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, opisanych w części III pkt 2 ppkt 2) na stronach od 6 do 9 niniejszego wystąpienia pokontrolnego. O sposobie wykorzystania uwag i wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, a także podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia proszę powiadomić Wojewodę Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia.

15 Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 15 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU Do wiadomości: Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego Główny Księgowy Budżetu Wojewody 15 Patrz przypis 1.