Instrukcja obsługi systemu Gebauer B2B (wersja 0.4.1520) 2013
Spis treści 1.Wstęp...3 2.System Gebauer B2B...3 2.1.Rozpoczęcie pracy w systemie...3 2.2.Resetowanie hasła...3 2.3.Pulpit partnera...4 2.4.Katalog produktów...5 2.5.Rabaty...5 2.6.Menu dokumenty...6 2.6.1. Rozliczenia...7 2.6.2.Faktury...7 2.6.3. Zapytania ofertowe...8 2.6.4.Oferty...8 2.6.5.Zamówienia...9 2.6.6.Wydania zewnętrzne...9 2.7.Ustawienia...9 2.7.1.Grupy użytkowników...9 2.7.2.Użytkownicy...10 2.8.Zaawansowane wyszukiwanie...10 2.9.Koszyk...11 2.10.Moje konto...11 2.10.1.Zapisane koszyki...11 2.10.2.Dane kontrahenta...12 2.10.3.Moje dane...12 3.System INSERT...13 3.1.Dokumenty...13 4.Synchronizacja danych...13
1. Wstęp Widoki ekranu mogą różnić się od tych, które występują w zainstalowanym systemie. Każda instancja systemu jest personalizowania na potrzeby klienta. Zrzuty ekranu przedstawione w niniejszej instrukcji mogą zawierać fikcyjne dane. 2. System Gebauer B2B 2.1. Rozpoczęcie pracy w systemie Konta partnera tworzone są w systemie Gebauer B2B przez właściciela systemu, dopiero po utworzeniu konta partner może rozpocząć pracę z systemem za pośrednictwem przeglądarki internetowej. W pasku adresu należy wprowadzić adres internetowy systemu Gebauer B2B lub, jeżeli system został dodatkowo zabezpieczony, należy skorzystać z aplikacji dostępowej. Na pierwszej stronie dostępny jest formularz logowania (Rysunek 1 ) Rysunek 1 Formularz logowania do systemu 2.2. Resetowanie hasła Użytkownik ma możliwość zresetowania zapomnianego hasła. Formularz jest dostępny po kliknięciu odnośnika Zapomniałeś hasła? na stronie głównej (Rysunek 2). Nowe hasło zostanie przesłane na skrzynkę pocztową użytkownika. Jeżeli użytkownik nie zakończy procesu resetowania hasła, przez kliknięcie linka zawartego w emailu z nowym hasłem, proces ten będzie anulowany. 3
Rysunek 2 Formularz resetowania hasła 2.3. Pulpit partnera Po zalogowaniu partner zostaje przekierowany na widok Pulpit, gdzie znajdują się takie dane jak data i symbol ostatnich zamówień, ofert i zapytań ofertowych, a także ostatnie powiadomienia. Rysunek 3 Pulpit partnera W górnej części Pulpitu znajduje się logo firmy właściciela systemu Gebauer B2B, informacja o aktualnie zalogowanym użytkowniku oraz wyszukiwarka. Poniżej znajduje się menu 4
systemowe, elementy rozwijane oznaczone są strzałką skierowaną w dół. Zrzut ekranu prezentujący pulpit właściciela systemu został przedstawiony na Rysunek 3. 2.4. Katalog produktów Produkty, które zostały włączone do systemu można przeglądać w menu Produkty. Odbiorcy mogę przeglądać towary właściciela, dostawcy mogę przeglądać wyłącznie udostępnione przez siebie towary. Po lewej stronie znajduje się lista kategorii, która pozwala na wyświetlenie produktów wyłącznie z danej kategorii. Pozostałą część strony zajmuje tabela z produktami. Ceny produktów wyświetlone są według poziomu cenowego przypisanego aktualnie wybranemu partnerowi. Funkcjonalności ostatniej kolumny pozwalają na dodanie przedmiotów do koszyka. Należy określić ich ilość a następnie kliknąć ikonę dodania produktu do koszyka lub ikonę dodania wszystkich produktów (w nagłówku tabeli, dotyczy towarów z ilością większą od 0). System pozwala na poruszanie się strzałkami do góry/na dół pomiędzy poszczególnymi produktami (pomiędzy polami tekstowymi do określania ilości), naciśnięcie przycisku Enter ma efekt identyczny do strzałki w dół. Widok listy produktów został przedstawiony na Rysunek 4. Rysunek 4 Lista towarów Kliknięcie nazwy produktu przekieruje użytkownika do widoku szczegółowego danego produktu, gdzie można znaleźć opis i galerię zdjęć (jeżeli zostały wprowadzone do systemu). 2.5. Rabaty Dla produktów mogą być zastosowane różne rabaty. Przykładową listę rabatów można zobaczyć na Rysunek 5. 5
Rysunek 5: Lista promocji Dzięki rabatom można ustalać indywidualne, promocyjne ceny dla towarów. Rabat może być procentowy, wartościowy lub ceną indywidualną. Może obejmować wszystkie produktu lub wybrany zakres. Również czas trwania jak i zakres kontrahentów dla których rabat jest aktywny jest konfigurowalny. Przykładowy ekran dodawania rabatu (promocji) został zaprezentowany na Rysunek 6. Rysunek 6: Dodawanie rabatu 2.6. Menu dokumenty System Gebauer B2B obsługuje następujące typy dokumentów: zobowiązania, faktury sprzedaży, faktury zakupu, faktury proforma, zamówienia, oferty, zapytania ofertowe, zamówienia do dostawców oraz wydania zewnętrzne. Wszystkie typy dokumentów są synchronizowane dwukierunkowo z systemem INSERT. Oznacza to, że każdy dokument który pojawi się w systemie 6
INSERT zostanie przesłany do systemu Gebauer B2B oraz odwrotnie, każdy dokument w systemie Gebauer B2B po synchronizacji będzie dostępny w systemie INSERT. W kolumnie opcje znajdują się przyciski pozwalające na przejrzenie szczegółów dokumentu, eksportu dokumentu do formatu EDIFACT i EDI++. Dodatkowo jeśli dokument został podpisany cyfrowo, dostępny jest przycisk pozwalający na weryfikację podpisu. 2.6.1. Rozliczenia Partner ma możliwość przeglądania zobowiązań i należności, informacji o tym ile pozostało do zapłaty, jaki jest termin zapłaty i ile jest dni opóźnienia. Przykładowe zobowiązania zostały przedstawione na Rysunek 7. Rysunek 7 Lista rozliczeń partnera 2.6.2.Faktury Partner może przeglądać faktury, które zostały wystawione przez właściciela systemu, lista faktur została przedstawiona na Rysunek 8. 7
Rysunek 8 Lista faktur 2.6.3. Zapytania ofertowe Partner może składać zapytania ofertowe. Może tego dokonać zarówno w systemie Gebauer B2B jak i w systemie INSERT. Właściciel może odrzucić takie zapytanie, wtedy jego stan będzie oznaczony jako Anulowane, lub odpowiedzieć na nie ofertą. 2.6.4.Oferty Partner może przeglądać złożone przez właściciela oferty. Oferty są ograniczone terminem ważności, jeżeli partner nie odrzuci ani nie zaakceptuje oferty przed upłynięciem terminu to system automatycznie anuluje ofertę. Lista złożonych przez właściciela systemu ofert została zilustrowana na Rysunek 8. Szczegóły przykładowej oferty zostały przedstawione na Rysunek 9. Rysunek 9 Lista ofert 8
2.6.5.Zamówienia Partner może składać zamówienia, a także przeglądać stan ich realizacji (z rozbiciem na poszczególne produkty). Zamówienia mogą być złożone w systemie Gebauer B2B lub INSERT. Przykładowe zamówienie zostało zaprezentowane na Rysunek 10. Rysunek 10 Szczegóły zamówienia 2.6.6.Wydania zewnętrzne Wydania zewnętrzne tak jak każdy inny dokument synchronizowane są dwukierunkowo z systemem INSERT. Partner ma możliwość przejrzenia wydań zewnętrznych, zobaczenia szczegółów, oraz eksportu do formatu EDIFACT / EDI++ (Rysunek 11 ). Rysunek 11 Lista wydań zewnętrznych 2.7. Ustawienia Partner ma możliwość konfigurowania różnych parametrów systemu. 2.7.1.Grupy użytkowników Partner może tworzyć użytkowników pracowników. Każdemu można nadać pewne uprawnienia. Gebauer B2B pozwala tworzyć grupy użytkowników, czyli zestawy uprawnień, które można nadawać nowym użytkownikom. Przykładowo można stworzyć grupę, która będzie miała uprawnienia pozwalające wyłącznie na przeglądanie katalogu produktów i składanie zamówień. Zamiast definiować kolejno wszystkie uprawnienia dla każdego nowego użytkownika możemy przypisać go do grupy. Przykładowa lista grup użytkowników została przedstawiona na Rysunek 12. 9
Rysunek 12 Lista grup użytkowników W celu dodania nowej grupy należy kliknąć na Dodaj (plus z prawej strony nagłówka). W kolejnych zakładach można określić podstawowe dane (takie jak nazwa i opis grupy) oraz przywileje jakie chcemy przypisać do grupy. 2.7.2.Użytkownicy Partner może zarządzać własnymi użytkownikami (pracownikami), przypisywać im uprawnienia, przypisywać im status opiekunów dla partnerów. Po wejściu w menu edycji danego użytkownika system prezentuje formularze pogrupowane w zakładkach gdzie można przejrzeć dane podstawowe, listę grup do której należy dany pracownik, listę uprawnień indywidualnych użytkownika (Rysunek 13 ). Rysunek 13 Lista pracowników 2.8. Zaawansowane wyszukiwanie Użytkownicy mogą skorzystać z opcji zaawansowanego wyszukiwania danych w systemie. Zakres wyszukiwania może obejmować: produkty, faktury, kontrahentów, zamówienia, oferty i zapytania ofertowe (Rysunek 14 ). 10
Rysunek 14 Menu zaawansowanego wyszukiwania 2.9. Koszyk W koszyku znajdują się dodane przez właściciela produkty. Można zmienić ilość produktów, jednak należy pamiętać aby zaktualizować koszyk, w przeciwnym przypadku zmiany nie zostaną zapisane. Aktualny koszyk można zapisać, wówczas zostanie on trwale zapisany i będzie można z niego korzystać w przyszłości. Panel koszyka został przedstawiony na Rysunek 15. Rysunek 15 Panel koszyka Z poziomu koszyka można przejść do składania zamówienia, zapytania ofertowego lub oferty zewnętrznej, gdzie w kolejnych krokach dodajemy komentarz i potwierdzamy ostatecznie złożenie dokumentu. 2.10. Moje konto Jest to część dotycząca wyłącznie danych konta aktualnie zalogowanego użytkownika. 2.10.1. Zapisane koszyki W tym panelu istnieje możliwość zarządzania zapisanymi koszykami. Oprócz edycji i usuwania koszyków można natychmiast złożyć zamówienie na podstawie wybranego koszyka, połączyć wybrane koszyki lub dołączyć zapisany koszyk do aktualnego koszyka. Wszystkie te opcje dostępne są za pośrednictwem ikon/odnośników w kolumnie opcje (Rysunek 16 ). 11
Rysunek 16 Widok zapisanych koszyków 2.10.2. Dane kontrahenta Jest to miejsce, w którym partner może przejrzeć podstawowe dane swojej firmy, które są zarejestrowane w systemie. W tym miejscu można również dodać (lub edytować) adresy dostawy, ten element systemu został pokazany na Rysunek 17. Rysunek 17 Dane kontrahenta 2.10.3. Moje dane Tutaj użytkownik może zmieć swoje dane osobowe (imię, nazwisko), email oraz hasło. Panel ten został przedstawiony na Rysunek 18. Rysunek 18 Panel moje dane 12
3. System INSERT 3.1. Dokumenty W systemie INSERT znajdują się faktury, zapytania ofertowe, oferty, zamówienia i wydania zewnętrzne zsynchronizowane z systemem Gebauer B2B. Podczas instalacji systemu powinny zostać zdefiniowane flagi własne (Faktura proforma, Zapytanie ofertowe, Oferta na zapytanie, Oferta, Zamówienie) po których rozróżniane będą różne typy dokumentów ze SFERY. Istnieje kilka wariantów przepływu dokumentów. Podstawowy polega na złożeniu zamówienia przez partnera w systemie Gebauer B2B, zamówienie zostanie zsynchronizowane z systemem INSERT, gdzie może zostać zrealizowane. Kolejny wariant to złożenie zapytania ofertowego przez partnera. Właściciel systemu odpowiada na nie ofertą (w systemie INSERT), po czym partner odrzuca lub akceptuje ofertę i składa z niej zamówienie. Właściciel może złożyć ofertę (przez Sferę lub w systemie INSERT), partner odrzuca lub akceptuje ją jako zamówienie. Symbole zamówień rozpoczynają się symbolami ZK, ofert OF, zapytań ofertowych ZO. System synchronizuje również dokumenty WZ. 4. Synchronizacja danych Podstawą działania systemu Gebauer B2B jest synchronizacja danych z systemem INSERT. W skład systemu Gebauer B2B wchodzi program synchronizujący dane, który działa w tle systemu jako usługa systemowa, wraz z programem dostarczona jest aplikacja zarządzania i konfiguracji procesu wymiany danych. Aplikacja konfiguracji pozwala na ustalenie parametrów takich jak: dane połączenia z system INSERT oraz systemem Gebauer B2B, interwał czasowy synchronizacji. W samym programie istnieje możliwość przeglądania logów (rejestru zdarzeń) synchronizacji, gdzie opisane są przesłane dane lub ewentualne błędy jakie mogą wystąpić podczas przesyłania danych. Zrzut ekranu przedstawiający aplikację do konfiguracji został przedstawiony na Rysunek 19. Oprócz podstawowego typu synchronizacji (opartego o system Insert) istnieje jeszcze możliwość synchronizacji danych w formie plików. Dane w plikach mogą być zapisane w formatach EDIFACT lub EDI++ (wspierany przez INSERT). Eksport i import plików działa analogicznie wymiany danych z systemem INSERT. 13
Rysunek 19 Aplikacja konfigurująca synchronizacje Zestawienia przedstawiające schemat synchronizacji danych zostały zapisane w Tabela 4.1 oraz Tabela 4.2. Tabela 4.1: Dane synchronizowane z systemu Gebauer B2B do systemu Insert. Z Gebauer B2B Warunki Do Insert Zamówienie Nowe Zamówienie od klienta lub Zamówienie do dostawcy usunięte Oferta nowa Zamówienie do dostawcy z flagą Oferta (jeżeli nowa) lub anulowana Anulowane (jeżeli anulowana przez partnera lub upłynął Zapytanie ofertowe termin ważności). nowe Zamówienie do dostawcy z flagą Zapytanie ofertowe. 14
Tabela 4.2: Dane synchronizowane z systemu Insert do systemu Gebauer B2B. Z Insert Warunki Do Gebauer B2B Towar z zaznaczoną opcją Do sklepu nowy Produkt internetowego zostanie dodany lub zaktualizowany zaktualizowany, brak zaznaczenia spowoduje jego usunięcie (jeżeli był wcześniej w systemie Gebauer B2B). Tylko dla dostawców usunięty Faktura nowa Faktura Tylko dla dostawców Wydania zewnętrzne nowe Wydania zewnętrzne Tylko dla dostawców Zamówienia do dostawców Tylko dla odbiorców nowe Zamówienia do dostawców 15