Platforma zakupowa GRUPY TAURON

Transkrypt

1 Platforma zakupowa GRUPY TAURON Podręcznik dla oferenta Rejestracja w systemie Pierwsze logowanie do systemu Podstawowe elementy interfejsu użytkownika Strefa publiczna systemu Version 1.0 1

2 1. Rejestracja w systemie Po wejściu na Platformę zakupową pojawia się następujący ekran: Rysunek 1. Widok główny Aby zalogować się do Platformy należy kliknąć przycisk Zaloguj znajdujący się w prawym górnym rogu. Pojawi się okno logowania: Rysunek 2. Okno logowania 2

3 Jeżeli w przeszłości Państwa firma uczestniczyła w postępowaniach/aukcjach w Spółkach Grupy TAURON należy upewnić się czy Państwa login i hasło są aktywne. Loginem może być adres użytkownika. Po naciśnięciu linka Przypomnij hasło można odzyskać hasło (zostanie wysłana automatyczna wiadomość z loginem i hasłem tymczasowym na podany adres ). W przypadku pierwszej wizyty na Platformie zakupowej i chęci wzięcia udziału w postępowaniach należy kliknąć przycisk Zarejestruj się. Jeżeli nie zarejestrujemy się do Bazy dostawców będziemy widzieć wszystkie postępowania otwarte tzn. dostępne dla wszystkich osób wchodzących na Platformę zakupową Grupy TAURON. W celu zobaczenia postępowań zamkniętych tzn. tych, do których jesteśmy zaproszeni musimy być zalogowani do Platformy zakupowej. W celu zarejestrowania się do Bazy dostawców należy wypełnić Formularz rejestracyjny. Rysunek 3. Formularz rejestracyjny Wszystkie pola przy których znajduje się symbol gwiazdki (*) należy obligatoryjnie wypełnić. W innym przypadku system nie pozwoli przejść dalej. 3

4 Oto kilka uwag dotyczących wypełniania formularza: 1. W sekcji Dane dostawcy : a. Nazwa firmy zgodna z KRS lub EDG, b. Adres do firmy, nie do danego użytkownika, c. Pole dodatkowe informacje tutaj można podać informację czy rejestrująca się firma jest centralą, czy też oddziałem. Można również zamieścić informację w przypadku gdy firma jest już w bazie, czy jest to rejestracja kolejnego użytkownika. 2. W sekcji Dane klasyfikujące : a. Kategoria wiodąca tutaj należy wybrać kategorię, która najbardziej odpowiada działalności firmy (usługa lub asortyment), wiodąca działalność firmy. Kategorię wiodącą można wybrać tylko jedną, b. Kategoria zakupowa tutaj można zaznaczyć inne typy usług lub asortymentu, które firma oferuje (w przypadku gdy firma działa w kilku profilach działalności). 3. Sekcja Dane użytkownika a. Pole adres tutaj należy podać adres kontaktowy do danego użytkownika, który będzie brał udział w postępowaniach/aukcjach, b. Pole telefon tutaj należy podać telefon kontaktowy do danego użytkownika, który będzie brał udział w postępowaniach/aukcjach. 4. Sekcja Dane osobowe należy zaznaczyć zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z póź. zm.) W przypadku nie wypełnienia, któregoś z pól obowiązkowych pojawi się komunikat Nie wszystkie dane w formularzu są poprawne. Rysunek 4. Błąd w wypełnieniu formularza Po wypełnieniu formularzu należy kliknąć przycisk Dalej na dole strony. 4

5 Rysunek 5. Koniec wypełniania formularza W następnym kroku należy sprawdzić poprawność wypełnionego formularza. W przypadku wystąpienia błędów należy wybrać przycisk Edytuj i dokonać zmian. Jeżeli błędy zostały poprawione, bądź ich nie ma należy kliknąć przycisk Zapisz. Rysunek 6. Zapisanie danych Po zapisaniu zostaniemy poproszeni o dołączenie dokumentów potwierdzających dane zawarte w formularzu (KRS,EDG). W celu dodania dokumentu należy kliknąć Dodaj dokument. Rysunek 7. Dodawanie pliku Pojawi się okno dodania pliku. Należy wybrać odpowiedni plik i kliknąć Dodaj 5

6 Rysunek 8. Okno dodania pliku Należy zwrócić uwagę na format i rozmiar pliku. Maksymalny rozmiar pliku może wynosić 100MB. Dodawane pliki mogą być w formacie *doc, *docx, *pdf itp. Należy zwrócić uwagę na to, aby plik nie był uszkodzony, zaszyfrowany, zabezpieczony. Po wybraniu pliku z dysku komputera i wybraniu przycisku Dodaj, plik pojawi się w systemie. Rysunek 9. Wysłanie danych wraz z dodanym plikiem do administratora Aby wysłać wniosek rejestracyjny, oferent wybiera przycisk Wyślij. Po otrzymaniu wniosku i zweryfikowaniu zawartych w nim danych, administrator w ciągu 24 godzin wysyła em akceptację zgłoszenia z hasłem tymczasowym do systemu, które należy zmienić przy pierwszym logowaniu. 6

7 2. Pierwsze logowanie do systemu Przy pierwszym logowaniu, w okienkach Login oraz Hasło należy wpisać otrzymane em odpowiednie dane (login oraz hasło) oraz nacisnąć przycisk Zaloguj. Login, czyli nazwa użytkownika, będzie służył do każdorazowego wejścia do systemu. Hasło przesłane w u jest hasłem początkowym i służy jedynie do pierwszego logowania w systemie. System poprosi o jego zmianę, co należy uczynić wypełniając odpowiednie pola na ekranie widocznym na rysunku poniżej. Następnie należy wybrać przycisk Zatwierdź. Hasło do systemu zostanie zmienione i będzie służyć do każdorazowego logowania. Rysunek 10. Zmiana hasła do systemu 3. Podstawowe elementy interfejsu użytkownika Po zalogowaniu do Systemu użytkownik (oferent) ma przed sobą interfejs z następującymi elementami widocznymi na rysunkach poniżej: 1. Nagłówek. 2. Menu użytkownika. 3. Obszar roboczy. 4. Stopka. 7

8 nagłówek obszar roboczy menu użytkownika stopka Rysunek 11. Elementy interfejsu użytkownika 3.1 Nagłówek W części nagłówkowej znajduje się graficzne logo TAURON Polska Energia, po kliknięciu którego, dostajemy się na stronę startową systemu zawierającą podstawowe informacje o koncie użytkownika oraz listę aktualnych wiadomości. Następnym elementem widocznym w nagłówku jest imię, nazwisko i login użytkownika oraz nazwa i identyfikator jednostki organizacyjnej, do której jest on przypisany. W nagłówku dostępne są dwie funkcje Mój profil i Wyloguj. Po kliknięciu na Mój profil otwiera się ekran zmiany hasła do konta, a po kliknięciu w link Wyloguj kończymy pracę z systemem. Link Zwiń belkę umożliwia nam ukrycie nagłówka, dzięki czemu możemy powiększyć obszar roboczy aplikacji (Rysunek 13). 8

9 Rysunek 12. System po zwinięciu górnej belki 3.2 Menu użytkownika Podczas pracy z menu oferent (użytkownik), chcąc przejść do konkretnego miejsca, wykorzystuje dostępne sekcje menu. Każda z sekcji zawiera opcje umożliwiające wywołanie określonych ekranów systemu (odnośniki), na przykład, klikając na Portal dostawcy użytkownik uzyskuje widok poszczególnych odnośników: Moje zapytania Rfx, Pozostałe zapytania Rfx, Moje aukcje. Zakres dostępnych opcji w menu jest uzależniony od uprawnień użytkownika. rozwinięta sekcja odnośnik Rysunek 13. Menu użytkownika rozwinięta sekcja Portal dostawcy Rozwinięte sekcje menu, zostają zapisane w momencie wylogowania się użytkownika, dzięki czemu, przy ponownym logowaniu użytkownik zastaje je w tej samej konfiguracji. 9

10 Menu zostało wyposażone w szereg interaktywnych funkcji ułatwiających użytkownikom pracę z systemem. Pierwszą z nich jest funkcja zwijania/rozwijania zawartości sekcji menu, uruchamiana po kliknięciu na nazwę sekcji. Rysunek 14. Rozwinięcie/zwinięcie zawartości sekcji menu W celu zwiększenia powierzchni obszaru roboczego, użytkownik ma możliwość ukrycia menu. W tym celu należy kliknąć na link Zwiń menu znajdujący się nad menu. Rysunek 15. Możliwość dostosowania wyglądu menu 10

11 System zapamiętuje dokonane zmiany w ustawieniu menu. Po zalogowaniu się użytkownika do systemu, menu zostanie wyświetlone w takiej postaci, w jakiej znajdowało się podczas ostatniego wylogowania. 3.3 Akcje Jedną z kolumn dostępnych na listach jest kolumna Akcje. Pojawiają się w niej ikonki umożliwiające wykonanie określonego działania na dokumencie dostępnym na liście. Użytkownicy dostawcy najczęściej będą się spotykali z ikoną podglądu, służącą do wejścia w szczegóły zapytania ofertowego. 4. Strefa publiczna systemu Przed zalogowaniem się do systemu dostępna jest tylko część jego zawartości. W strefie publicznej można obejrzeć opublikowane zapytania ofertowe, regulacje i procedury procesu zakupowego oraz pytania i odpowiedzi. Rysunek 16. Strefa publiczna Po kliknięciu po lewej stronie ekranu w link Aktualne otwiera się lista opublikowanych i otwartych (dostępnych dla wszystkich dostawców) ogłoszeń. 11

12 Rysunek 17. Strefa publiczna systemu Aktualne ogłoszenia Istnieje możliwość przeszukania tej listy wg kryteriów znajdujących się nad listą ogłoszeń. Klikając na ikonę można obejrzeć szczegóły opublikowanego ogłoszenia. W strefie publicznej znajduje się kilka rodzajów ogłoszeń: Przyłącza energetyczne (obszar Wrocław) Ogłoszenia na zapytania ofertowe na wykonanie robót przyłączeniowych, w tych ogłoszeniach po przystąpieniu można elektronicznie składać oferty. Elektroniczne ogłoszenia na zapytania ofertowe na różne usługi, roboty, dostawy. W tych ogłoszeniach po przystąpieniu można elektronicznie składać oferty. Kwalifikacja dostawców na przyłącza (obszar Wrocław) specyficzne ogłoszenie na zapytanie o informację służące do kwalifikacji dostawców na projekty, kompleksy, roboty. W tych ogłoszeniach po przystąpieniu można elektronicznie składać informację. 12

13 Tradycyjne ogłoszenia na postępowania w których składanie ofert następuje papierowo. Zapytania o informację ogłoszenia na zapytania o informację, zapytanie o informację nie powinno zawierać kryteriów cenowych. W tych ogłoszeniach po przystąpieniu można elektronicznie składać odpowiedzi na zapytania. By przystąpić do zapytania, należy wybrać łącze Przystąp do procedury umieszczone na dole formularza zapytania ofertowego. Nastąpi wówczas przekierowanie do okna logowania. Link Regulaminy i instrukcje przekierowuje użytkownika do strony z zamieszczonymi przez operatora plikami do ściągnięcia. Rysunek 18. Sekcja Regulaminy i instrukcje 13