1. Opis postępowania dla uczestników aukcji spotowych

Transkrypt

1 1. Opis postępowania dla uczestników aukcji spotowych W punkcie 2. niniejszej instrukcji znajduje sie opis postępowania dla uczestników aukcji spotowych na komplety. Aby przystąpić do aukcji elektronicznej, należy wejść na stronę portalu aukcyjnego, który znajduje się pod adresem Przed załogowaniem się w zakładce Nowe -> Aukcje spotowe można zobaczyć wszystkie aukcje spotowe ogłoszone, w których licytacja jeszcze się nie rozpoczęła. 1

2 UWAGA: Jeśli Państwa firma nie posiada loginu do portalu aukcyjnego, a chce brać udział w aukcjach spotowych, należy wejść na stronę LDO Portal Dostawcy KW S.A. i tam się zarejestrować do Centralnej Bazy Kwalifikowanych Dostawców. Zgłoszenia są obsługiwane przez KW S.A. Jeśli Państwa firma posiada login do portalu aukcyjnego, należy wybrać z górnego menu pozycję Załoguj. Pojawi się poniższe okno, gdzie trzeba podać użytkownika (login) oraz hasło, a następnie przycisk Załoguj. W przypadku problemów z logowaniem, można skorzystać z przycisku Zapomniałeś hasła? Po wpisaniu wymaganych danych, zostanie wysłany maił na podany adres , w którym znajduje się link do zmiany hasła ważny przez 10 dni. Proszę również skorzystać z instrukcji obsługi pt. Zmiana haseł. 2

3 Jeżeli użytkownik załogował się pomyślnie - w prawym górnym rogu pojawia się zegar systemowy według którego rozliczane są czasy trwania poszczególnych aukcji, a także login zalogowanego użytkownika. Kolejnym krokiem jest przejście na zakładkę Nowe aukcje -> Aukcje spotowe, gdzie znajdują się ogłoszenia wszystkich aukcji spotowych. W celu sprawdzenia do jakich konkretnie aukcji spotowych został przydzielony zalogowany użytkownik, należy wybrać zakładkę Nowe aukcje -> Przydzielone aukcje 3

4 UWAGA: Jeżeli Państwa firma jest zarejestrowana w Centralnej Bazie Kwalifikowanych Dostawców, ale w zakładce Nowe aukcje -> Przydzielone aukcje nie znajduje aukcji spotowej, którą widzi w zakładce Nowe aukcje -> Aukcje spotowe, to znaczy, że Firma nie jest zapisana do grup(y) materiałowej, na którą ma się odbyć aukcja spotowa. Należy wejść na stronę LDO Portal Dostawcy KW S.A. załogować się i dopisać grupę materiałową, na którą ogłoszona jest aukcja. Następnie należy wrócić do strony portalu aukcyjnego do zakładki Nowe aukcje -> Przydzielone aukcje. Kolejnym WYMAGANYM krokiem jest wysłanie potwierdzenia udziału w aukcji. W tym celu należy zaznaczyć aukcję w polu Operacja, a następnie kliknąć przycisk Potwierdź: Ikona przy nazwie aukcji (lub przy konkretnych pozycjach aukcji) informuje o tym, że organizator dołączył do aukcji dokumenty, z którymi należy się zapoznać. W tym celu należy kliknąć na link w kolumnie plik Po potwierdzeniu aukcji wyświetla się poniższy komunikat, a status potwierdzenia zmienia się na TAK. Należy wybrać Przejdź do aukcji 4

5 Następnie należy wybrać przycisk Formularz ofertowy W oknie składania oferty należy wprowadzić oferty cenowe (kolumna Złóż ofertę ), dokumenty wymagane przez organizatora (operacja Dodaj) oraz wprowadzić adres do obsługi zamówień elektronicznych. Po wykonaniu powyższych czynności należy zaznaczyć Akceptuję bez zastrzeżeń zapisy i nacisnąć przycisk Wyślij ofertę. UWAGA: Podczas wysyłania oferty wprowadzono jest kontrolę kompletności złożonej oferty wg. założeń: 1. Komunikat: Nie wprowadzono żadnej ceny 2. Komunikat: Nie przesłano dokumentu (jeżeli wymagany) 5

6 3. Komunikat o braku wpisania adresu + kontrola poprawności wpisanego adresu 4. Komunikat: Nie zaznaczono Akceptuję bez zastrzeżeń zapisy 5. Komunikat: Nie przesłano dokumentu dla opcji jeżeli na liście dokumentów będzie więcej niż jeden dokument Po wysłaniu oferty, otrzymuje one status Nowa, a organizator aukcji decyduje o jej zatwierdzeniu bądź odrzuceniu. Jeżeli oferta cenowa zostanie odrzucona przez organizatora na wybranych pozycjach lub nie zostanie złożona oferta, to wykonawca nie będzie mógł przystąpić do licytacji na tych pozycjach. Dla aukcji spotowych wykonawca ma możliwość samodzielnego wycofania i zmiany oferty przed upływem terminu składania ofert. Za pomocą przycisku wycofaj (dla pozycji cenowych), przycisku usuń (dla dołączonych dokumentów) można samodzielne zmienić ofertę. Wszystkie wprowadzone dane można usunąć za pomocą przycisku wyczyść dane. 6

7 Po wysłaniu oferty wprowadzone dane można usunąć za pomocą przycisku wycofaj ofertę. UWAGA: Warunkiem koniecznym kompletności oferty są przesłane dokumenty i oferta cenowa co powinno się odbyć w czasie ofertowania. W przypadku jeżeli któryś z elementów nie zostanie spełniony a czas ofertowania minie, to oferta uznawana jest przez system jako NIEKOMPLETNA i nie jest widoczna dla organizatora podczas weryfikacji ofert. 7

8 LICYTACJA: Jeżeli nastanie czas rozpoczęcia aukcji - zgodnie z zegarem który widnieje w prawym górnym rogu - następuje automatyczne przeniesienie aukcji do zakładki Trwające aukcje. Użytkownik musi o tej godzinie wejść na Trwające aukcje, gdzie pojawiają się pozycje na których organizator zaakceptował wykonawcę w wyniku ofertowania. Wtedy należy kliknąć w przycisk Zaznacz (pojawią się tak zwane 'checkboxy' po prawej stronie przy każdej z pozycji), a następnie przycisk Licytacja(koszyk). W tym momencie wszystkie zaznaczone aukcje zostają dodane do koszyka i należy wybrać Przejdź do koszyka. W kolejnym kroku pokazywana jest jeszcze raz zawartość koszyka. Następnie należy nacisnąć przycisk Licytacja. 8

9 Kolejnym krokiem jest podanie ustalonego podczas pierwszego logowania hasła do licytacji, a następnie wybranie przycisku Załoguj. UWAGA: W przypadku, jeżeli po wpisaniu hasła do licytacji i wybraniu załoguj pojawia się dalej to samo okno z hasłem do licytacji - oznacza to, że podawane jest niewłaściwe hasło - w takiej sytuacji należy wygenerować nowe hasło za pomocą przycisku Zapomniałeś hasła" znajdującego się w zakładce ZAŁOGUJ przed załogowaniem się do portalu. Jeżeli hasło do licytacji zostało prawidłowo wprowadzone pojawia się ekran podobny do poniższego. 9

10 Licytacja polega na wprowadzeniu w żółtym polu ceny, a następnie wybraniu przycisku Licytuj. Dopiero wtedy pojawia się sukces a cena widnieje na zielono (czyli jest ceną wygrywającą). Może również pojawić się komunikat Porażka - jeżeli inny uczestnik poda szybciej swoją cenę. Licytując można skorzystać z przycisku [-], który widoczny jest obok przycisku Licytuj. Spowoduje to automatyczne wpisanie ceny niższej o dany skok minimalny (postąpienie) do pola licytacji. Jeśli organizator aukcji nie ustalił wysokości skoku minimalnego, to po kliknięciu w [-] cena obniża się o 1 grosz. Jeśli kolejne postąpienie, po obniżeniu o ustalony skok minimalny, byłoby już mniejsze od samego skoku, to przyjmuje się za kolejne postąpienie wartość samego skoku. Dopiero w kolejnych postąpieniach wartość ta będzie obniżana co 1 grosz. Należy kliknąć przycisk Licytuj, aby potwierdzić daną cenę. UWAGA: w momencie rozpoczęcia licytacji wszystkie pola Najlepsza świecą się na czerwono dlatego wykonawca powinien wykonać co najmniej jedno postąpienie, aby cena wyświetliła się na zielono. Przeprowadzane aukcje mogą mieć ustawiony parametr dogrywki (zwykle 2 minuty). Oznacza to, że jeżeli w ciągu 2 ostatnich minut do zakończenia aukcji jeden z uczestników zalicytuje na danej pozycji - aukcja zostanie automatycznie wydłużona do 2 minut. 10

11 W przypadku jeżeli aukcja zakończy się - zostanie uzyskana cena ostateczna i czas dogrywki dobiegnie końca - pojawia się komunikat o zakończeniu aukcji - tak jak poniżej. Wtedy można skorzystać w widocznego u góry strony przycisku Usuń zakończone aukcje (spowoduje to usunięcie z widoku aukcji która jest już zakończona) i można dalej licytować w aukcjach które jeszcze trwają. Jeżeli w tym samym czasie rozpoczną się inne aukcje, które wcześniej nie były dodane do koszyka, można wybrać przycisk Pokaż inne rozpoczęte aukcje - spowoduje to dodanie nowych aukcji do których uczestnik jest dopuszczony do aktualnego widoku strony. 11

12 Po zakończeniu aukcji można przejść do zakładki Zakończone aukcje. Aby wydrukować raport z zakończonej aukcji, należy zaznaczyć po prawej stronie konkretną aukcję a następnie nacisnąć Raport końcowy. Operacja ta wyświetli dany raport. 12

13 2. Opis postępowania dla uczestników aukcji spotowych na komplety Celem aukcji spotowej na komplet jest wyłonienie wykonawcy, którego oferta na całość zadania, a nie poszczególne pozycje jest najkorzystniejsza. Kontrahenci składając ofertę w takiej aukcji, muszą ją złożyć na wszystkie pozycje występujące w aukcji, w przeciwnym wypadku, oferta nie może zostać wysłana. Kroki, które kontrahent musi wykonać, aby prawidłowo wysłać ofertę, a następnie wziąć udział w licytacji są bardzo podobne do kroków w aukcji spotowe zwykłej, jest jednak kilka istotnych różnic, o których mowa poniżej. Jeśli kontrahent jest przypisany do minimum jednej grupy materiałowej w LDO, na którą jest aukcja na komplet, to może składać ofertę na wszystkie pozycje, również te, które pochodzą z grup, do których nie jest przypisany w LDO. Aukcja widoczna jest w zakładce NOWE AUKCJE -> AUKCJE SPOTOWE oraz PRZYDZIELONE AUKCJE. Na przeglądzie aukcji w kolumnie TYP AUKCJI pojawia sie litera K, która oznacza aukcję na komplet. Po najechaniu na ikonę dokumentów pojawia sie podpowiedź, że są to Dokumenty dotyczące aukcji : 13

14 W ogłoszeniu aukcji widoczny jest komunikat, że jest to aukcja na komplet i wymagane jest złożenie oferty na wszystkie pozycje ujęte w aukcji: 14

15 Po potwierdzeniu udziału w aukcji, pojawia się przycisk FORMULARZ OFERTOWY: 15

16 Po jego kliknięciu pojawia się formularz ofertowy, który należy w całości wypełnić: Objaśnienia: 1. Komunikat, że aukcja jest na komplet i wymagane jest złożenie oferty na wszystkie pozycje aukcji. 2. W polu złóż ofertę należy podać cenę dla każdej pozycji. 3. Należy dodać wymagane dokumenty. 4. Należy wprowadzić adres do obsługi zamówień. Szczegółowa instrukcja, jak wykonać prace z punktów 3 i 4 znajduje się na poprzednich stronach instrukcji dla aukcji spotowych. 16

17 W przypadku próby wysłania oferty bez podania ceny na wszystkich pozycjach, pojawia sie komunikat o błędzie i oferta nie może zostać wysłana: Jeśli wszystkie wymagane pola są wypełnione, oferta może zostać wysłana: 17

18 Podobnie, jak w przypadku aukcji spotowych, oferta może zostać wycofana przed zakończeniem okresu ofertowania: Szczegóły dot. wycofania oferty znajdują się na poprzednich stronach instrukcji dla aukcji spotowych. 18

19 LICYTACJA Wejście do okna licytacji jest identyczne, jak dla aukcji spotowych. Szczegółowy opis znajduje się na poprzednich stronach instrukcji dla aukcji spotowych. Poniżej opisane są istotne różnice. Podczas wejścia do okna licytacji, nie można usuwać z widoku licytacji poszczególnych pozycji aukcji. W przypadku kliknięcia przycisku USUŃ, usunięte zostaną wszystkie pozycje w aukcji (czyli cała aukcja). 19

20 Po wejściu do licytacji, okno licytacji wygląda, tak jak zaprezentowano poniżej: Objaśnienia: 1. Pojawia się informacja o tym, że jest to aukcja spotowa na komplet. 2. Jeśli obowiązuje inny skok minimalny niż 1 grosz oraz skok maksymalny, to są one pokazane w kolumnie SKOK(zł)min/max. 3. W kolumnie NAJLEPSZA wskazana jest najlepsza wartość całej oferty. 4. W kolumnie TWOJA wskazane są aktualnie oferowane ceny na każdej pozycji oraz wartość całej oferty. Uwaga przed dokonaniem pierwszego postąpienia, ceny na pozycjach wynikają z oferty wysłanej podczas ofertowania. Jeśli oferta jest najlepsza, jest zaznaczona na zielono. Jeśli oferta innego użytkownika jest najlepsza, to wartość NAJLEPSZA podświetlona jest na czerwono. 5. W kolumnie OFERTA DO WYSŁANIA należy podawać cenę na pozycjach. Ceny są automatycznie przeliczane (cena x ilość), a wartość sumowana. Aby móc wysłać ofertę, wartość całej oferty w wierszy RAZEM w kolumnie OFERTA DO WYSŁANIA musi być niższa od wartości oferty w wierszu RAZEM w kolumnie NAJLEPSZA. Uwaga cena na danej pozycji nie może być wyższa od poprzedniej zaoferowanej przez siebie. 20

21 6. W polu RÓŻNICA pokazana jest różnica pomiędzy wartością w kolumnie OFERTA DO WYSŁANIA, a wartością w kolumnie NAJLEPSZA. W trakcie licytacji pole RÓŻNICA przyjmuje kolor zielony jeśli oferta do wysłania jest lepsza od aktualnie najlepszej lub kolor czerwony jeśli oferta do wysłania jest gorsza od aktualnie najlepszej. Jeśli pole RÓŻNICA ma kolor czerwony, to aplikacja nie pozwoli wysłać takiej oferty. 7. Uwaga przed dokonaniem pierwszego postąpienia, pole to wskazuje różnicę pomiędzy wartością oferty w kolumnie NAJLEPSZA a wartością oferty w kolumnie TWOJA. 8. Aby zalicytować należy kliknąć przycisk LICYTUJ. Przykład dokonania postąpienia i wysłania oferty: Objaśnienie: Oferta na pozycji 1 jest równa poprzedniej cenie na tej pozycji. Oferta na pozycji 2 i 3 jest niższa niż poprzednia oferta (punkt 1), więc ogółem wartość oferty 7 999,00 jest lepsza od aktualnie najlepszej 8 696,00 (punkt 2) o 697,00 (punkt 3). Oferta może zostać wysłana. 21

22 Po wysłaniu oferty (przycisk LICYTUJ), wartość oferty pojawia sie w kolumnie NAJLEPSZA oraz TWOJA: 22

23 Widok okna licytacji kontrahenta, którego oferta nie jest aktualnie najlepsza: Objaśnienia: 1. Wartość w kolumnie NAJLEPSZA jest podświetlona na czerwono, gdyż oferta innego uczestnika jest lepsza od oferty w kolumnie TWOJA. 2. Wartość w kolumnie TWOJA wynosi , Pole różnica wskazuje wartość ,00 i jest podświetlona na czerwono, gdyż różnica między wartością w kolumnie TWOJA a wartością w kolumnie NAJLEPSZA wynosi ,00 czyli jest wyższa od najlepszej o ,00. 23

24 Komunikaty: 1. Przy próbie zalicytowania wyższej ceny od poprzedniej ceny przez siebie podanej na danej pozycji pojawi sie komunikat Podana cena na pozycji 1 musi być mniejsza od ceny w kolumnie Twoja : 2. Pomimo podania niższych cen na pozycjach, oferta nie może zostać zalicytowana, ponieważ wartość oferty jest wyższa od najlepszej. Przy próbie zalicytowania pojawi się komunikat Oferta do wysłania musi być mniejsza od aktualnie najlepszej oferty : 24