Remanent w Aptece Spis treści 1 Omówienie mechanizmu 2 Dokument BO jako remanent 2.1 Dodawanie dokumentu 2.2 Generowanie pozycji remanentu 2.3 Generowanie stanów zerowych 2.4 Raporty remanentowe 3 Raport "Stan na dzień..." jako remanent 3.1 Omówienie 3.2 Generowanie wydruku 3.3 Różnice remanentowe Omówienie mechanizmu Dokument BO (skrót od "Bilans Otwarcia"), jest dokumentem który dodaje się dla jednostek prowadzących magazyn (to, czy jednostka prowadzi magazyn można określić na ekranie edycji jednostki organizacyjnej). Jeśli dodajemy nową jednostkę do systemu i jednostka ta prowadzi magazyn, to dokument taki należy bezwzględnie dodać w przeciwnym wypadku nie będzie można prowadzić obrotu lekami do / z tej jednostki. Bilans otwarcia jest pierwszym dokumentem aptecznym w danej jednostce i jest dodawany do zainicjowania początkowego stanu magazynowego Dokument ten służy również do przeprowadzenia remanentu w danym magazynie. Dla każdej jednostki można przeprowadzić remanent niezależnie i w dowolnym czasie. Dokument taki odzwierciedla stan magazynu w danym dniu i służy za odnośnik dla dokumentów aptecznych wystawionych po tym dokumencie. Przykładowa sytuacja: załóżmy, że według systemu w magazynie aptecznym powinny znaleźć się następujące leki: Lek X 80 opakowań Lek Y 50 opakowań Lek Z 100 opakowań Dla tego magazynu dodajemy dokument "BO remanent", który definiuje faktyczny, fizyczny stan magazynu: Lek X 82 opakowania Lek Y 62 opakowania W takiej sytuacji system przyjmuje podane ilości za obowiązujące. Proszę zwrócić uwagę, że na dokumencie BO nie ma informacji o leku Z w takiej sytuacji system przyjmuje, że leku tego w ogóle nie ma na stanie apteki. Użycie dokumentu BO do przeprowadzenia remanentu w aptece omówiono poniżej. UWAGA: aby móc wypełnić dokument pozycjami użytkownik powinien być przypisany do jednostki, dla której został dodany dokument. Należy też zwrócić uwagę, czy ustawienia receptariusza nie blokują możliwości wyboru leków spoza niego (parametr TYLKO_RECEPTARIUSZ).
Dokument BO jako remanent Dokument BO może posłużyć do przeprowadzania remanentu w magazynach. UWAGA: należy pamiętać, że pozycje wygenerowanego dokumentu BO nie zawierają niektórych informacji obecnych w dokumentach pierwotnych. Po utworzeniu dokumentu nie zostaną zachowane: informacja o dokumencie, z którego pochodzi dana pozycja (faktura, korekta) wprowadzonych do systemu informacji o numerze serii i dacie ważności Aby zachować te dane należy wykonać remanent przy pomocy raportu Stan na dzień ten sposób omówiono w następnym rozdziale tego podręcznika. Przeprowadzenie remanentu sprowadza się w skrócie do dodania dokumentu BO dla magazynu, wypełnienia go pozycjami, a następnie skonfrontowania wartości tego raportu ze stanem spisanym z natury (faktycznego stanu półek w magazynie) i naniesienia ewentualnych poprawek. Poniżej opisano sposób postępowania. Dodawanie dokumentu Aby dodać dokument BO, wykonujemy następujące kroki: 1. Wchodzimy na zakładkę główną apteki (zależnie od konfiguracji może ona nazywać się Apteka, Apteka główna, Apteczka lub podobnie). 2. Na zakładce klikamy na link Dodaj dokument, widoczny ponad listą dokumentów aptecznych. Zostaniemy przeniesieni na ekran edycji nowego dokumentu w polu Typ wybieramy wartość BO Remanent, co spowoduje, że ekran będzie wyglądać mniej więcej tak jak na poniższej ilustracji: 3. Na tym ekranie określamy datę, dla której chcemy dodać dokument (nie musi to być data dzisiejsza ważne jest tylko żeby pamiętać, że od tej daty w magazynie będą obowiązywać wartości podane w tym dokumencie), a w polu Jednostka wybieramy z listy jednostkę, dla której chcemy dodać dokument. Na tej liście widoczne są wszystkie jednostki, dla których na ekranie edycji zaznaczono pole Jednostka prowadzi magazyn. 4. Formularz zatwierdzamy przyciskiem OK. Dokument został utworzony. Po jego stworzeniu zostajemy automatycznie przeniesieni na ekran pozycji tego dokumentu lista pozycji jest oczywiście pusta. Możemy teraz dodać ręcznie po kolei wszystkie leki, jakie są na stanie magazynu, jednak nie zalecamy wykonywania tego w ten sposób. W systemie istnieje szereg mechanizmów, które przyspieszają i ułatwiają proces wypełniania tego dokumentów BO. Szerzej omówiono je w następnych rozdziałach. Aby z nich skorzystać konieczny będzie jednak powrót do listy dokumentów aptecznych. Kliknijmy zatem na link dokument widoczny ponad pustą listą pozycji i niech rozpocznie się nasza przygoda.
Generowanie pozycji remanentu Pierwszą opcją zalecaną jest wygenerowanie pozycji remanentu w oparciu o aktualne stany magazynowe. Link do tego służący znajduje się przy naszym nowoutworzonym (pustym) dokumencie BO: Po kliknięciu na ten link zostaniemy przeniesieni na ekran generacji pozycji, na którym możemy określić, czy system ma analizować wszystkie dokumenty apteczne, czy tylko te zatwierdzone, a także wykonać próbną generację system nie wypełni dokumentu pozycjami dopóki nie zaznaczymy pola Wykonaj. Po zatwierdzeniu formularza przyciskiem Drukuj system przeanalizuje wszystkie przychody i rozchody towarów (od czasu ostatniego dokumentu) i wypełni dokument BO pozycjami zgodnie z wyliczonymi w ten sposób wartościami. Następnie można wygenerować raport stan na dzień z zaznaczoną opcją "Stan z natury" z wydrukowanym dokumentem można zweryfikować czy stany fizycznie się zgadzają. Ewentualne różnice w ilościach należy nanieść w pozycjach dokumentu BO. Po uzupełnieniu pozycji należy kliknąć na link edycja przy dokumencie BO i na ekranie edycji zatwierdzić ten dokument.
Generowanie stanów zerowych Drugi ze sposobów to wygenerowanie zerowych pozycji remanentu oznacza to, że dokument zostanie wypełniony takimi samymi pozycjami jak w poprzednim przykładzie, jednak każda z tych pozycji będzie miała ilość równą zero. Służy do tego link Gen. zerowe pozycje remanentu widoczny przy pustym dokumencie BO. Link zaznaczony powyżej przenosi nas na ekran generacji pozycji, na którym możemy określić, czy system ma analizować wszystkie dokumenty apteczne, czy tylko te zatwierdzone, rozbić towary na oddzielne pozycje według daty ważności i numeru serii, a także wykonać próbną generację system nie wypełni dokumentu pozycjami dopóki nie zaznaczymy pola Wykonaj. Po zatwierdzeniu formularza dokument BO wypełni się pozycjami, jednak ilości na stanie będą wskazywać zero oznacza to, że po dodaniu takiego dokumentu stany magazynowe będą zerowe, a co za tym idzie nie będzie można wydawać leków z tego magazynu. Z tego względu zalecamy jak najszybsze uzupełnienie ilości w dokumencie w oparciu o faktyczne stany magazynowe (analogicznie do poprzedniego sposobu tu również należy posłużyć się raportem stan na dzień z zaznaczoną opcją "Stan z natury". Po uzupełnieniu pozycji należy kliknąć na link edycja przy dokumencie BO i na ekranie edycji zatwierdzić ten dokument. Raporty remanentowe Różnice pomiędzy stanem sprzed remanentu i po nim można wyświetlić raportem "Rozliczenie remanentu". Dodatkowo istnieje możliwość wygenerowania raportu "Stan na dzień" z zaznaczoną opcją Inwentaryzacja. Obydwa raporty można znaleźć na zakładce Raporty magazynowe.
Raport "Stan na dzień..." jako remanent Omówienie Alternatywą dla dokumentu BO jest przeprowadzenie inwentaryzacji przy użyciu raportu Stan na dzień. Sposób ten pozwoli nam zachować dane, które nie przenoszą się do automatycznie tworzonego dokumentu BO czyli dane o fakturach przetargowych i korektach, a także numery serii i daty ważności. Generowanie wydruku Aby wygenerować wydruk przechodzimy na zakładkę raportów magazynowych, odszukujemy ten raport i klikamy na jego nazwę. Przeniesie nas to na ekran generowania raportu.
Należy tu zaznaczyć opcje: stan dnia wybieramy tu dzień przeprowadzenia remanentu w sekcji Opcje zaznaczamy pola: Wyświetlać jednostki miary, data ważności, seria Wyświetlać stany zerowe Rodzaj ceny wybieramy wartość "wszystkie" Dokumenty zatwierdzone zaznaczamy, jeśli mamy włączony parametr MAG_OBROT_ZATW. Jednostka tu wybieramy jednostkę, dla magazynu której przeprowadzimy remanent. Grupy towarowe zaznaczamy opcję wszystkie Miejsce składowania zaznaczamy opcję wszystkie Stan z natury zaznaczamy tę opcję Inwentaryzacja zaznaczamy, że wygenerowany dokument ma być inwentaryzacją i wybieramy jej rodzaj. Formularz zatwierdzamy przyciskiem Drukuj. Różnice remanentowe Z tak wygenerowanym dokumentem możemy przeprowadzić remanent. Weryfikujemy stan faktyczny na półkach magazynowych i zgodnie z nim uzupełniamy rubrykę "Spis z natury". Następnie, aby uzupełnić różnice na minus w stanach magazynowych należy dodać dla danego magazynu dokument straty. W tym celu przechodzimy na zakładkę dokumentów aptecznych, klikamy na link Dodaj dokument, a następnie wybieramy typ: SN strata nadzwyczajna. Ekran będzie wyglądał tak jak poniżej: Na tym formularzu wybieramy: numer dokumentu datę (taką jak data remanentu) jednostkę, dla której przeprowadzamy remanent powód straty Formularz zatwierdzamy przyciskiem OK.
Następnie dokument ten należy wypełnić pozycjami, dla których wystąpiły różnice remanentowe. Dla każdej z tej pozycji w polu Ilość wskazujemy ilość, na którą wystąpiła różnica na minus. Przykładowo jeśli z wydruku Stan na dzień wynika, że mamy 40 opakowań danego leku A, a na półkach jest ich tylko 38, to do dokumentu należy dodać lek A w ilości 2 opakowań. Po wypełnieniu dokumentu pozycjami wchodzimy ponownie na ekran jego edycji i zaznaczamy pole Dokument zatwierdzony.