INSTRUKCJA Spis tematów 1. Zakładanie konta użytkownika 2. Ustawienia zakładki 3. Baza klientów 3.1. Dodawanie Kontaktu 3.2. Dodawanie dokumentów 3.3. Zadania na kliencie 3.4. Zamówienia 3.5. Zlecenia w SERWUS i KONSOLI 3.6. Konwergencja, Dotykalność 3.7. Filtrowanie w bazie 4. IMPORT danych zewnętrznych 4.1 IMPORT aktualizacja danych 4.2 IMPORT - dotykalność 4.3 IMPORT ze starszej wersji 5. Archiwum
Program AMDKB ma na celu wspomagać pracę handlowca w zakresie obsługi klientów, zarządzania zadaniami u klientów, zamówieniami i archiwum. 1. Zakładanie konta użytkownika Po pobraniu programu, należy go rozpakować i skopiować na dysk. W przypadku wersji pod Windows kopiujemy katalog AMDKB x.x.x bezpośrednio na dysk C, a w przypadku wersji pod Macintosh do katalogu Programy. Rozpakowany program można umieścić np. w chmurze na Google Dysk i korzystać na przemian na kilku urządzeniach. Program uruchamiamy w przypadku systemu Windows z pliku AMDKB.exe a w przypadku systemu Macintosh AMDKB.app. Do pierwszego uruchomienia programu używamy loginu orange i hasła orange. Następnie pokaże się okno, w którym wybieramy czy chcemy założyć nowe konto, czy chcemy iportować dane z poprzedniej wersji programu. Przy pierwszym uruchomieniu wybieramy Załóż konto Następnie przechodzimy przez proces założenia nowego konta użytkownika. WAŻNE! Zakładając konto wpisujemy swoje prawdziwe dane imię i nazwisko, ponieważ klucz programu nadawany jest do konkretnego użytkownika. Poza tym w importowanych bazach są pola imię i nazwisko, które muszą być takie same jak użytkownik w bazie. Adres email również musi być prawdziwy, bo na ten adres przyjdzie klucz programu.
Po wpisaniu danych zakładamy konto użytkownika. Po założeniu nowego konta nastąpi zamknięcie programu. Przy ponownym logowaniu podajemy jako login Imię i nazwisko i swoje hasło. Otwiera się panel główny programu. 2. Ustawienia - zakładki Pracę na programie najlepiej zacząć od wejścia w Ustawienia z panelu głównego. W okienku Typ kontaktu klikamy dodaj, gdzie automatycznie zostanie dodany typ kontaktu All. Następne możemy dodać swoje nazwy baz na których będziemy pracować np. Moja baza, Portfel itp. W polu Ilość dni do końca dopisania do klienta wpisujemy wartość przy której będziemy chcieli być informowani o kończącym się dopisaniu do klienta. W polu Ilość dni roboczych ważności zamówienia wpisujemy ilość dni po której zamówienia są anulowane (obecnie 7 dni)
Kolejna zakładka ustawień to BackUp. Tutaj wykonujem BackUp bazy. Jest on niezbędny do aktualizacji w przyszłości do nowszej wersji programu. Plik zostaje zapisany w katalogu głównym programu i ma nazwę: old_amdkb x.x.x i data. W tej zakładce moża też zrobić export danych z tabeli Klienci i Stacje do pliku xlsx. W kolejnej zakładce Import wykonujemy import bazy z tabel Excela. Przed importem należy przygotować prawidłowo plik Excela do importu. Dokładny opis jak przygotować dane do importu znajduje się w punkcie 4. W zakładce Czyść Bazę możemy usunąć wszystkie dane z bazy włącznie z danymi użytkownika.
Zakładka Dane rejestrowe zawiera dane użytkownika. W tej zakładce wpisujemy zakupiony Klucz do programu. Zakładka Zgłoszenia/uwagi pozwala na zgłoszenie mailem pomysłów czy błędów w programie, w celu poprawnienia działania programu. Można też przesyłać pomysły dotyczące dodatkowych rozwiązań, które mogłyby się przydać w programie.
3. BAZA KLIENTÓW 3.1. Dodawanie Kontaktu. Oprócz zaimportowania bazy klientów z zewnątrz można dodać nowego klienta. Dodaj nowego klienta WAŻNE! Jeżeli wpiszesz klienta o tym samym numerze NIP i dokładnie tej samej nazwie program oznaczy tego klienta jako DUPLIKAT Po zamknięciu okna program automatycznie wpisuje dane nowego klienta w wyszukiwarkę co umożliwia dodania usług klienta.
3.2. Dodawanie dokumentów Program umożliwia dodawanie i przechowywanie dokumentów. Można je drukować z podglądu, można je odzyskiwać z programu kopiując np na pulpit. 3.3. Zadania na kliencie Z poziomu panelu Klienta możemy dodawać zadania na kliencie np. kiedy chcemy zadzwonić do klienta, co zaproponować, kiedy zrobić aktywacje lub utrzymanie itp. Przed wisaniem informacji trzeba wybrać rodzaj zadania i wybrać priorytet.
Zadania dodane wchodzą na listę zadań do której wchodzimy z panelu głównego. Zadania możemy filtrować wg. rodzaju zadania jak również czy jest zakończone czy nie, priorytetu i daty realizacji. Można też wyszukać konkretną firmę po nazwie. 3.4. Zamówienia W panelu klienta można dodać zamówienie do realizacji. Program będzie jednocześnie pilnował daty przeterminowania się zamówienia. Po kliknięciu zostaje dodane zamówienie. W polu Nr oferty zostaje PH które trzeba uzupełnić podczas składania zmaówienia. Przechodzimy do zamówienia klikając
Wszystkie zamówienia można zobaczyć na liście zamówień na którą można wejść przez panel główny. Można sortować zamówienia wg. zamówień Otwartych, Zrealizowanych, i Anulowanych. Do tych zamówień można wejść i modyfikować. Prawidłowo oznaczane zamówienia jako np. Zrealizowane w bazie pozwolą na skuteczniejsze zarządzanie zamówieniami. 3.5. Zlecenia w SERWUS i KONSOLI Żeby ułatwić kontrolę nad zamówieniami w SERWUS i projektami w KONSOLI została dodana w bazie zakładka w której możemy wprowadzić zamówienia złożone w serwusie.
Po zaznaczeniu zrealizowania usługi pojawi się pole na wpisanie numeru umowy (strzałki na powyższym zrzucie) Z poziomu panelu głównego mozemy wejść na wszystkie zlecenia w SERWUS dla wszystkich naszych firm. Możemy przeszukać naszą listę wg. statusu, czy zakończona, oraz wyszukać w polu wyszukiwania konkretną firmę, nr. Zamówienia lub nr umowy. 3.6. Konwergencja, Dotykalność Program zlicza dotykalność na kontaktach, churn jak również wylicza konwergencję. Można ją zaobaczyć dla wybranej bazy np. Portfel - Dotykalność jest liczona na podstawie importu raportu dotykalności do bazy. - Churn liczony jest na podstawie daty planowanego wyłączenia na liście Stacje - Konwergencja liczona jest na podstawie oznaczenia klienta jako Fixed/Mobile. Prawidłowe oznaczenie kontraktu jako Fix lub Mobile powoduje poprawne zliczanie ilości i obliczanie konwergencji.
3.7. Filtrowanie i szukanie w bazie Program pozwala wyszukiwać dane w bazie wg. czterech parametrów: - Nazwa firmy - NIP - Miejscowość - Priorytet, a dokładnie przeszukuje wpisy w polu Uprawniony do utrzymania Można też wyszukać klientów po określonym planie taryfowym wybierając żądany plan z listy. Na liście są wszystkie plany taryfowe z kontraktów w bazie.
Z poziomu Bazy klientów możesz filtrować listę zgodnie z opisami kolumn. Pole które można sortować zmienia kolor z niebieskiego na jasnoszary. Po kliknięciu w wybraną kategorię program sortuje listę wg. wybranych danych. Pole sortowane zmienia kolor.
4. IMPORT danych zenętrznych Żeby prawidłowo zaimportować dane ważne jest, żeby nazwy kolumn w pliku Excela były takie same jak w programie. Dlatego w katalogu głównym programu zostały umieszczone wzory plików do importu: - Tabela IMPORT służy do pierwszego importu jak i aktualizacji bazy danych. Importowane są dane Klienci i Stacje - Tabela IMPORT dotykalność - służy do importu porównawczego do tabeli Klienci - Tabela IMPORT zestawienia FIX-MOBILE służy do importu danych z zestawienia dla konkretnego klienta. Importowane i porównywane są tylko Stacje. Przed importem należy przekopiować dane do wzoru pliku. Następnie można przystapić do importu zgodnie ze wskazówkami umieszczonym przy klawiszach importu. W programie można sprawdzić nazwy pól. Listę nazw pól znajdziesz klikając
Nazwy pól podane na liście zaczynają się po KLIENCI:: i po STACJE:: Najważniejsze pola, które prawodłowo należy przygotować to pola Imię, Nazwisko, Typ kontaktu. W kolumnie Typ kontaktu wpisujemy nazwę bazy np. Portfel i taką samą nazwę należy wpisać w bazie w ustawieniach. Sam decydujesz czy wszystkie pola zaimportujesz do bazy. Najważniejsze, żeby nazwy kolumn w pliku xls miały dokładnie taką samą nazwę jak nazwy kolumn na powyższym zrzucie. Po prawidłowym przygotowaniu pliku Excel możemy przystąpić do importu danych. Klikamy. W wyświetlonym oknie wybieramy Pokaż wszystkie dostępne żaby wyświetliły się wszystkie dostepne pliki. Wskazujemy plik z bazą i przechodzimy dalej. Wybieramy zakładkę Klienci (jest to nazwa skoroszytu w pliku xls) i kontynuuj
Pokaże się poniższe okno importu w którym każde pole Excela (po lewej) ma taką samą nazwę jak pole w bazie (po prawej). Pole Ułóż wg. zaznaczone czerwoną strzałką poniżej musi być ustawione na pasujące nazwy. Jeżeli nazwy są identyczne, program rozpoznaje je i podpina (strzałka) Jeżeli pola różnią się nazwą np. w Excelu jest kod_dkb a w bazie kod dkb to można ręcznie wymusić import klikając w miejscu połaczenia obu pól i zmianić na strzałkę zamiast dwóch kropek. Następnie klikamy import.
Po zaimportowaniu danych Klienci program przystąpi do importu danych z tabeli Stacje
Po zaimportowaniu danych możemy je zobaczyć przechodząc z Panelu Głównego do Bazy Klientów. 4.1. IMPORT aktualizacja danych Program pozwala na aktualizację danych w bazie np. z nowego pliku aktualizacyjnego z nowymi firmami lub nową listą priorytetową. Przygotowanie pliku xls należy zrobić dokładnie tak samo jak do importu pierwotnego, czyli trzeba przekopiować posiadane dane do pliku wzorcowego Tabela IMPORT. Przystepując do importu postępujemy dokładnie tak samo jak przy imporcie danych. Na początek pole Ułóż wg. należy ustawić na pasujące nazwy (rys poniżej)
a następnie wybieramy pole wg. którego będziemy porównywać dane w bazie przy imporcie. W przypadku tabeli klienci porównujemy dane po numerze nip. klikając na strzałkę przy polu ID_SOW_NIP aż pojawi się strzałka dwustronna. Wszystkie ustawienia powinny wyglądać tak jak pokazuje poniższy rysunek.
Import danych z tabeli STACJE rozpoczynamy tak samo ustawiając pole Ułóż wg. na pasujące nazwy a następnie porównujemy trzy pola: - ID_SOW_NIP - Nr_telefonu - Typ_planu Takie porównanie jest niezbędne, ponieważ pod jednym nymerem telefonu może być np. POTS i DSL
4.2. IMPORT dotykalność Do importu danych o dotykalności używamy tylko 7 pól. Dane porównywane są tylko na podstawie pola ID_SOW_NIP. Przy imporcie należy pamiętać o prawidłowych nazwach kolumn w pliku xls. Przed importem najlepiej przekopiować dane do pliku wzorcowego Tabela IMPORT dotykalność. 4.3. IMPORT ze starszej wersji Po ukazaniu się nowszej wersji programu można przenieść dane ze starszej wersji do nowszej. Żeby móc przenieść dane ze starszej wersji należy w wersji dotychczasowej wykonać Backup, a następnie plik Backupu przekopiować do katalogu głównego w nowej wersji np. c://amdkb 1.0.10/AMDKB 1.0.10/. Plik z backupu jest zapisany w formacie old_amdkb 1.0.10 xx.xx.xxxx.fmp12 (x to data). Po przekopiowaniu tego pliku do w/w katalogu należy zmienić nazwę kasując datę czyli plik po zmianie będzie miał format: old_amdkb 1.0.10.fmp12. Bardzo ważne jest również, żeby przekopiować katalog Pliki z katalogu w starszej wersji do katalowy w nowej wersji. W przeciwnym razie po imporcie w nowej wersji nie będą widoczne dodane wcześniej dokumenty.
Tak przygotowany plik może być importowany do nowej wersji. Po uruchomieniu nowej wersji podajemy jako login i hasło orange i w wyświetlonym oknie wybieramy Importuj dane. W następnym oknie wybieramy poprzednią wersję w tym przypadku AMDKB 1.0.10 i ponownie kliamy Importuj dane
Następnie jeżeli właściwie przygotowany został plik old_amdkb x.x.x to powinno otworzyć się okno importu pierwszej tabeli. Należy zwrócić uwagę na ustawienia które powinny być zgodne z poniższym rysunkiem. Import będzie zawierał kilka kolejnych tabel i przy każdym imporcie należy zwrócić uwagę żeby tabela źródłowa (w poniższym przykładzie Źródło: DKB) była dokłądnie taka sama jak docelowa (w poniższym przykładzie Cel: DKB). Przy każdej następnej tabeli należy zwrócić na to uwagę. Istotne jest też, żeby pole Ułóż wg: było jako Pasujące nazwy
5. Archiwum Przygotowanie archiwum rozpoczynamy od kliknięcia przycisku z plusem po prawej stronie po czym zostanie dodany nowy rekord i kursor ustawi się w polu Data przygotowania. Podajemy datę przygotowania i możemy następnie przejść do przygotowania szczegółów klikając przycisk W nowym oknie należy uzupełnić wszystkie pola zaznaczone na kolor pomarańczowy i zaznaczyć czy ma to być aktywacja mobile, utrzymanie mobile, aktywacja fix lub utrzymanie fix. Program wyszukuje i pokaże na liście wszystkie aktywacje, utrzymania które nie zostały jeszcze wysłane. Ustawiając Datę początkową i Datę końcową wybieramy okres z jakiego mają pokazać się aktywacje czy utrzymania. WAŻNE! Na liście pokażą się tylko te umowy, które mają podaną datę aktywacji i nie zostały jeszcze wysłane (nie mają daty wysłania) oraz tylko te aneksy, które mają wpisną datę utrzymania. Datę aktywacji i datę utrzymania wpisujemy w momencie raportowania sprzedaży do programu. Jak mamy wszystkie pola uzupełnione przechodzimy do kolejnego etapu klikając
W następnym oknie możemy zaznaczać, które umowy będą wysłane i jakie dokumenty do nich załączymy. Jeżeli mają być wysłane wszystkie które są na liście to można zrobić to jednym kliknięciem w pole zaznacz W pola zaznaczone w czerwonej elipsie możemy wpisać dodatkowe dokumenty, które nie są ujęte w standardzie. Po zanaczeniu dokumentów przechodzimy do dalszego etapu klikając Etap 3 jest etapem w którym program dopisuje do każdej umowy datę wysyłki. W tym etapie można się jeszcze cofnąć w celu dokonania poprawek. Jeżeli wszystko jest poprawnie to klikamy i przechodzimy do wydruku zestawienia. Po zatwierdzeniu wysyłki można będzie ją tylko anulować. END