Strona 1 z 5 SPIS TREŚCI: 1. Cel procedury...1 2. Zakres stosowania...1 2.1 Zakres podmiotowy...1 2.2 Zakres przedmiotowy...2 3. Terminologia...2 4. Opis postępowania...3 4.1 Rejestracja niezgodności/ przyczyn potencjalnych niezgodności...3 4.2 Realizacja działań korygujących/ zapobiegawczych...3 4.3 Informacja o realizacji działań korygujących/ zapobiegawczych...3 4.4 Weryfikacja skuteczności realizacji działań...3 korygujących/zapobiegawczych...3 4.5 Nadzór nad terminowością realizacji działań korygujących/ zapobiegawczych...4 4.6 Przegląd informacji dotyczących skuteczności realizacji działań...4 korygujących/zapobiegawczych...4 5. Odpowiedzialność...4 5.1 Pełnomocnik ds. SZJ:...4 5.2. Kierownicy komórek organizacyjnych:...4 5.3 Samodzielne stanowiska pracy:...4 6. Dokumenty związane:...4 7. Załączniki...5 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest zapewnienie, że przyczyny zaistniałych niezgodności są eliminowane, a potencjalne przyczyny niezgodności są poddawane ocenie pod kątem ich znaczenia i prawdopodobieństwa wystąpienia. 2. Zakres stosowania 2.1 Zakres podmiotowy Niniejsza procedura ma zastosowanie we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu Skarbowego we Wschowie.
Strona 2 z 5 2.2 Zakres przedmiotowy Niniejsza procedura ma zastosowanie dla niezgodności ustalonych albo niezgodności potencjalnych, które stwierdzono albo zachodzi obawa ich wystąpienia w wyniku: 1) kontroli wewnętrznych prowadzonych przez Naczelnika Urzędu i Zastępcę Naczelnika oraz przez Kierowników komórek organizacyjnych w ramach posiadanych uprawnień; 2) wewnętrznych auditów jakości; 3) audiutów certyfikujących lub nadzorujących przeprowadzonych przez jednostkę certyfikującą; 4) skarg i wniosków klientów Urzędu; 5) procesu operacyjnego zarządzania Urzędem; 6) przeglądu systemu zarządzania jakością przez Najwyższe Kierownictwo Urzędu; 7) samokontroli pracowników. 3. Terminologia Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1) działaniach korygujących rozumie się przez to działania eliminujące przyczyny niezgodności w celu zapobiegania ich powtórnemu wystąpieniu, dostosowane do skutków, jakie powodują napotkane niezgodności; 2) działaniach zapobiegawczych rozumie się przez to działania eliminujące przyczyny potencjalnych niezgodności w celu zapobiegania ich wystąpieniu, dostosowane do skutków potencjalnych problemów; 3) komórkach organizacyjnych rozumie się przez to działy, referaty oraz wieloosobowe i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Skarbowego we 4) kierownikach komórek organizacyjnych rozumie się przez to Głównego Księgowego, kierowników działów i referatów oraz kierujących wieloosobowymi stanowiskami pracy w Urzędzie Skarbowym we 5) Naczelniku Urzędu rozumie się przez to Naczelnika Urzędu Skarbowego we 6) niezgodności rozumie się przez to niespełnienie wyspecyfikowanego wymagania, brak jednej lub kilku cech jakościowych bądź jednego lub kilku elementów systemu zapewnienia jakości, jak i znaczne odejście od tych wymagań; 7) Pełnomocniku ds. SZJ rozumie się przez to Pełnomocnika do spraw Systemu Zarządzania Jakością; 8) samodzielnym stanowisku pracy rozumie się przez to samodzielne stanowisko pracy Urzędu Skarbowego we 9) Zastępcy Naczelnika rozumie się przez to Zastępcę Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie.
Strona 3 z 5 4. Opis postępowania 4.1 Rejestracja niezgodności/ przyczyn potencjalnych niezgodności Pełnomocnik ds. SZJ rejestruje niezgodności na bieżąco, niezwłocznie po uzyskaniu informacji od kierowników komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk pracy o wystąpieniu niezgodności na formularzu nr F P/005/001/ (1) Rejestr niezgodności. W rejestrze odnotowywana jest także realizacja działań korygujących. Pełnomocnik ds. SZJ rejestruje przyczyny potencjalnych niezgodności na bieżąco niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zagrożeniu od kierowników komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk pracy na formularzu nr F P/005/002/(1) Rejestr przyczyn potencjalnych niezgodności. W rejestrze odnotowywana jest także realizacja działań zapobiegawczych. 4.2 Realizacja działań korygujących/ zapobiegawczych Kierownik komórki organizacyjnej lub osoba zatrudniona na samodzielnym stanowiska pracy, którego dotyczy niezgodność bądź przyczyna potencjalnych niezgodności może wystąpić w obszarze mu podległym z pisemną analizą zgodnie z formularzem F P/005/003/(1) Analiza niezgodności/przyczyn potencjalnych niezgodności. Jeżeli niezgodność, przyczyny niezgodności, bądź przyczyny potencjalnych niezgodności dotyczą obszarów podlegających więcej niż jednemu kierownikowi, sporządza się jedną analizę. 4.3 Informacja o realizacji działań korygujących/ zapobiegawczych Odpowiedzialny za realizację działań korygujących lub zapobiegawczych przekazuje do Pełnomocnika ds. SZJ meldunek z realizacji działań korygujących sporządzony na formularzu nr F P/005/004/(1) lub meldunek z realizacji działań zapobiegawczych sporządzony na formularzu F P/005/005/(1). 4.4 Weryfikacja skuteczności realizacji działań korygujących/zapobiegawczych Podstawową weryfikację działań zapobiegawczych bądź korygujących dokonuje: 1) Pełnomocnik ds. SZJ; 2) na zlecenie Pełnomocnika ds. SZJ wyznaczony auditor wewnętrzny; 3) Pełnomocnik ds. SZJ wraz z auditorem wewnętrznym. Szczegółowa weryfikacja dla zrealizowanych działań korygujących lub zapobiegawczych (weryfikacja skuteczności) odbywa się podczas auditów wewnętrznych, prowadzonych w danej komórce organizacyjnej, zgodnie z planem. W celu weryfikacji skuteczności realizacji działań korygujących/ zapobiegawczych w danej komórce organizacyjnej może być przeprowadzony również audit wewnętrzny pozaplanowy.
Strona 4 z 5 Dowodem prawidłowo wykonanych działań korygujących lub zapobiegawczych są pozytywne zapisy w Raporcie z auditu. Wynik weryfikacji jest wpisywany na formularzu Meldunek z realizacji działań korygujących lub Meldunek z realizacji działań zapobiegawczych. W przypadku negatywnego wyniku weryfikacji Pełnomocnik ds.szj zarządza ponowne przeprowadzenie działań korygujących, lub zapobiegawczych. 4.5 Nadzór nad terminowością realizacji działań korygujących/ zapobiegawczych Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje, okresowo sprawdzenia terminowości realizacji działań korygujących /zapobiegawczych. 4.6 Przegląd informacji dotyczących skuteczności realizacji działań korygujących/zapobiegawczych Pełnomocnik ds. SZJ, systematycznie w ramach Przeglądów Systemu Zarządzania Jakością przez Kierownictwo, informuje uczestników Przeglądu o zrealizowanych działaniach korygujących/ zapobiegawczych, w okresie miedzy przeglądami. 5. Odpowiedzialność 5.1 Pełnomocnik ds. SZJ: Prowadzi i niezwłocznie aktualizuje Rejestr niezgodności i Rejestr przyczyn potencjalnych niezgodności oraz podstawową weryfikację działań korygujących bądź zapobiegawczych. 5.2. Kierownicy komórek organizacyjnych: 1) niezwłocznie informują Pełnomocnika ds. SZJ o wystąpieniu niezgodności w ich obszarze działania; 2) podejmują wykonanie działań korygujących/zapobiegawczych dla niezgodności/przyczyn potencjalnych niezgodności powstałych w ich obszarze działania; 3) realizują zadania wynikające z raportów poauditowych. 5.3 Samodzielne stanowiska pracy: 1) niezwłocznie informują Pełnomocnika ds. SZJ o wystąpieniu niezgodności w ich obszarze działania; 2) podejmują wykonanie działań korygujących/zapobiegawczych dla niezgodności/ przyczyn potencjalnych niezgodności powstałych w ich obszarze działania; 3) realizują zadania wynikające z raportów poauditowych. 6. Dokumenty związane:
Strona 5 z 5 1) Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Skarbowym we 2) dokumentacja aplikacji POLTAX i jego podsystemów; 3) dokumenty normatywne PN EN ISO 9001:2001. 7. Załączniki (wykaz formularzy): 1) F- P/005/001/(1) - Rejestr niezgodności; 2) F- P/005/002/ (1) - Rejestr przyczyn potencjalnych niezgodności ; 3) F-P/005/003/(1) - Analiza potencjalnych niezgodności/ przyczyn potencjalnych niezgodności ; 4) F- P/005/004(1) - Meldunek z realizacji działań korygujących ; 5) F- P/005/005/(1) - Meldunek z realizacji działań zapobiegawczych.