Rachunkowość zarządcza laboratoria komputerowe MS Excel PROWADZĄCY: ALEKSANDRA MARTYNOWICZ OPRACOWAŁ: ZDZISŁAW KES Wrocław, luty-czerwiec 2010
Spis treści: 1. Wymagania wstępne... 3 2. Podział kosztów całkowitych na zmienne i stałe... 3 3. Budowa systemu informacyjnego o kosztach dla potrzeb rachunkowości zarządczej... 6 2
1. Wymagania wstępne Studenci uczestniczący w laboratoriach powinni znad podstawy funkcjonowania arkusza kalkulacyjnego. W szczególności powinni potrafid: uruchomid aplikację MS Excel, otworzyd i zapisad plik w formacie xls, wprowadzad do komórek teksty, wartości, formuły i funkcje, formatowad komórki, kopiowad i wklejad zawartośd komórek różnymi sposobami (menu górne, skróty klawiaturowe i przy pomocy uchwyt przeciągania). Zajęcia będą prowadzone z wykorzystaniem materiałów przygotowanych wcześniej w postaci elektronicznej (dostępnych na platformie WUE), tablicy, projektora. Materiały dla studentów obejmują plik PDF oraz pliki xls. W pliku PDF studenci otrzymają opisy zadao, polecenia, rozwiązania a w plikach xls znajdują się dane źródłowe przygotowane do pracy w laboratorium. ĆWICZENIE 1 2. Podział kosztów całkowitych na zmienne i stałe od 20 do 30 min ZAGADNIENIE Podstawowym przekrojem klasyfikacyjnym kosztów wykorzystywanym przez rachunkowośd zarządczą jest podział ze względu na reakcję kosztu na zmiany wolumenu działalności. Dysponując odpowiednimi danymi kosztowymi oraz danymi nt. rozmiarów działalności, przy pomocy metody regresji liniowej można ustalid poziom kosztów stałych oraz kosztu zmiennego jednostkowego. Metoda regresji polega na wyznaczeniu zależności funkcyjnej kosztów w zależności od rozmiarów działalności przy pomocy metody najmniejszych kwadratów. Do tego celu wymagane są dane historyczne w układzie np. miesięcznym. W krótkich okresach najczęściej przyjmuje się, że zależnośd kosztów całkowitych od wielkości produkcji ma charakter liniowy. Przy tym założeniu równanie regresji liniowej kosztów całkowitych w zależności od wielkości produkcji może byd zapisane następująco: gdzie: K = K s + k z Q, K koszty całkowite, K s koszty stałe, k z jednostkowy koszt zmienny, Q wielkośd produkcji. 3
Jednostkowy koszt zmienny k z jest szacowany na podstawie następującego wzoru: k z n t 1 K n t t 1 Q K t gdzie: K t koszty całkowite w miesiącu t, K - średnica arytmetyczna kosztów całkowitych, Q t wielkośd produkcji w miesiącu t, Q - średnica arytmetyczna wielkości produkcji. Poziom kosztów stałych K s szacuje się natomiast na podstawie wzoru: Q Q t 2 Q, K s K k z Q. W pliku Wstęp.xls znajdują się w arkuszu Dane koszty wytworzenia na wydziale produkcji czekolad oraz maszynogodziny wykorzystane przez linię produkcyjną do wytworzenia produkowanych asortymentów. POLECENIE Na podstawie danych odpowiednio wypełnij tabelę (tak, aby nie zmienid formatu tabeli), wykreśl zależnośd kosztów od rbg i ustal równanie funkcji kosztów. ROZWIĄZANIE Wykonanie zadania wiąże się z przejściem przez trzy etapy: 1. Uzupełnienie danymi tabeli Koszty i rbg w spółce ABC. 2. Narysowanie wykresu zależnośd kosztów od maszynogodzin. 3. Wyznaczenie równania funkcji kosztów. Ad. 1. W arkuszu z danymi zaznacz komórki z kosztami (H2:S2), wciśnij CTRL+C i postaw kursor w komórce D3. Następnie z menu górnego wybierz opcję,edycja Wklej specjalnie- i w oknie Wklej specjalnie wybierz opcję Wartości i Transpozycja oraz wciśnij przycisk OK. Następnie zaznacz komórki H5:S16 wybierz z menu górnego opcję,edycja Przejdź do- i w okienku Przechodzenie do wciśnij przycisk Specjalnie. W oknie Przechodzenie do specjalnie wybierz opcję Puste i wciśnij przycisk OK. Następnie z menu górnego wybierz opcję,edycja Usuo- i w oknie Usuwanie wybierz opcję Przesuo komórki w lewo i wciśnij przyciska OK. Dalej zaznacz komórki H5:H16, wciśnij CTRL+C, postaw kursor w komórce C3. Z menu górnego wybierz opcję {Edycja Wklej specjalnie} i w oknie Wklej specjalnie wybierz opcję Wartości i wciśnij przycisk OK. Aby wprowadzid odpowiednie nazwy miesięcy w tabeli postaw kursor na komórce B3 najedź kursorem myszy na lewy dolny róg komórki (kursor powinien zmienid się w czarny krzyżyk) wciśnij prawy przycisk myszy i przeciągnij kursor do kooca tabeli. Po pojawieniu się menu kontekstowego wybierz opcję Wypełnij bez formatowania. Na zakooczenie uzupełnia tabeli sformatuj komórki z kosztami z separatorem tysięcy i 4
dwoma miejscami po przecinku (wypróbuj skrót SHIFT+CTTRL+1) a komórki z mg sformatuj bez miejsc dziesiętnych (wypróbuj skrót SHIFT+CTTRL+~). Ad. 2. W arkuszu z danymi zaznacz komórki z (C2:D14) i wybierz z menu górnego opcję,wstaw Wykres-. Po uruchomieniu się kreatora wykresów w polu Typ wykresu wybierz XY (Punktowy) i wciśnij przycisk Dalej. W kroku 2 kreatora należy wcisnąd przycisk Dalej. W kroku 3 należy wpisad: Tytuł wykresu -Analiza regresji, Oś wartośd (X) Maszynogodziny [tys. mg], Oś wartości (Y) - Koszty *tys. zł+ i wcisnąd przycisk Zakoocz. Ad. 3. W celu wyznaczenia funkcji kosztów na wykresie należy kliknąd prawym przyciskiem myszki na dowolnym punkcie wykresu i z menu podręcznego wybrad opcję Dodaj linię trendu. W oknie Dodaj linię trendu wybieramy zakładkę Opcje, zaznaczamy pole wyboru Wyświetl równanie na wykresie i wciskamy przycisk OK. Otrzymane w ten sposób równanie informuje nas o koszcie zmiennych jednostkowym (wyraz stojący przy x) oraz koszcie stałym (wyraz wolny). Identyczne wyniki możemy uzyskad stosując standardowe funkcje MS Excela. Po ustawieniu kursora na komórce D18 wybieramy z menu górnego opcję,wstaw Funkcja- i w oknie Wstawianie funkcji w polu Wyszukaj funkcję wpisujemy NACHYLENIE i wciskamy przycisk Przejdź. Następnie wciskamy przycisk OK i wprowadzamy argumenty funkcji: w pole znane_y wprowadzamy zakres komórek D3:D14 a w pole znane_x wprowadzamy zakres komórek C3:C14 i wciskamy OK. Następnie ustawiamy kursor w komórce D20, wybieramy z menu górnego opcję,wstaw Funkcja- i w oknie Wstawianie funkcji w polu Wyszukaj funkcję wpisujemy ODCIĘTA i wciskamy przycisk Przejdź. Następnie wciskamy przycisk OK i wprowadzamy argumenty funkcji: w pole znane_y wprowadzamy zakres komórek D3:D14 a w pole znane_x wprowadzamy zakres komórek C3:C14 i wciskamy OK. 5
ĆWICZENIE 2 3. Budowa systemu informacyjnego o kosztach dla potrzeb rachunkowości zarządczej od 40 do 60 min ZAGADNIENIE System informacyjny rachunkowości zarządczej musi odpowiadad potrzebom informacyjnym zgłaszanym przez zarządzających podmiotem gospodarczym. W przypadku budowy systemu informacyjnego odnoszącego się do kosztów należy zwrócid uwagę na dostęp do danych w układzie: pozycje kalkulacyjne, obiekty kalkulacyjne, osoby odpowiedzialne za koszty czy miejsca powstawania kosztu. Dostęp do tych informacji można uzyskad poprzez przetwarzanie danych kosztowych pochodzących z systemu ewidencyjnego rachunku kosztów przedsiębiorstwa. W ewidencji kosztów wykorzystuje się moduły z indeksami oznaczającymi poszczególne kategorie danych. W omawianym przypadku konto kosztowe składa się z 4 modułów i wygląda w następujący sposób: System finansowo-księgowy stosowany w jednostce nie ma możliwości dokonywania eksportu danych w zdefiniowanych przez użytkownika przekrojach. Jedyna możliwośd wyeksportowania danych finansowoksięgowych dla potrzeb zarządczych to wykonanie wydruku zestawienia transakcji dokonywanych na poszczególnych kontach kosztowych w postaci pliku tekstowego. Plik ten można przetwarzad w MS Excelu. W pliku Zadanie1.xls, w kolejnych zakładkach, znajdują się dane za trzy miesiące. W poszczególnych kolumnach w arkuszu znajdują się kolejno: nr konta/nr zapisu na koncie, typ operacji, data operacji, miesiąc operacji, treśd operacji, obroty WN, obroty Ma, nazwa konta przeciwstawnego. Układ danych jest typowy dla wydruków, czyli zawiera podziały stron, dodatkowo znajdują się tam dane dotyczące obrotów i sald okresów poprzednich i od początku roku. POLECENIE Przy pomocy standardowych funkcji MS Excela pogrupuj dane kosztowe z arkuszy znajdujących się w pliku Zadanie1.xls w przekroju nr zleceo oraz pozycji kalkulacyjnych. Dodatkowo dane te powinny pozwolid na 6
analizę kosztów w przekroju osób odpowiedzialnych za poszczególne koszty. Tak opracowane raporty z uwagi na ich powtarzalnośd powinny byd generowane w sposób automatyczny. ROZWIĄZANIE Rozwiązanie zadania polega na wykonaniu następujących kroków: 1. Oczyszczenie arkusza z niepotrzebnych wierszy (wiersze puste oraz zawierające takie dane jak: bilans otwarcia, obr. poprzednie, suma za okres, okres+poprz.+bo, saldo) 2. Zamiana nr kolejnych transakcji na odpowiadające im numery kont 3. Wyodrębnienie z nr konta kolumn z danymi nt.: nr zlecenia, nr pozycji kalkulacyjnej oraz indeksu osoby odpowiedzialnej za koszt 4. Wstawienie wiersza z nagłówkiem: nr konta, typ operacji, data, miesiąc, treśd, Wn, Ma, Konto przeciwstawne, nr zlecenia, pozycja kalkulacyjna, osoba odpowiedzialna 5. Stworzenie tabeli przestawnej Ad. 1. W arkuszu z danymi kosztowymi za miesiąc maj!!! należy zaznaczyd całą kolumnę A, następnie z menu górnego wybieramy,edycja Przejdź do-. W oknie Przechodzenie do wciskamy przycisk Specjalnie. W oknie Przechodzenie do specjalnie należy wybrad opcję Puste i wcisnąd przycisk OK. Po zaznaczeniu wszystkich pustych komórek w kolumnie wybieramy z menu górnego,edycja Usuo-, w oknie Usuwanie zaznaczamy opcję Cały wiersz i wciskamy przycisk OK. Ad. 2. W arkuszu z danymi kosztowymi za wybrany miesiąc należy zaznaczyd całą kolumnę A, następnie z menu górnego wybieramy,edycja Przejdź do-. W oknie Przechodzenie do wciskamy przycisk Specjalnie. W oknie Przechodzenie do specjalnie należy wybrad opcję Stałe, odznaczyd pola wyboru tak jak na rysunku i wcisnąd przycisk OK. W kolumnie A zostały zaznaczone wszystkie komórki zawierające liczby (komórki z nr kont zawierają ciągi tekstowe, więc nie zostały zaznaczone). Następnie wpisujemy bezpośrednio z klawiatury (bez klikania 7
myszką!!!) formułę =A4 Po wpisaniu formuły należy wcisnąd skrót klawiaturowy CTRL+Enter. Skrót ten odpowiada za kopiowanie formuły do wszystkich zaznaczonych wcześniej komórek. Po skopiowaniu tej formuły należy usunąd formuły znajdujące się w kolumnie A. W tym celu zaznaczamy całą kolumnę A, z menu górnego wybieramy,edycja Kopiuj- i następnie {Edycja Wklej specjalnie}. W oknie Wklej specjalnie należy wybrad opcję Wartości i wcisnąd przycisk OK. Na zakooczenie tego etapu należy usunąd wszystkie wiersze niezawierające danych kosztowych (są to wiersze zawierające tylko nr konta). W tym celu należy zaznaczyd kolumnę C i wykonad kroki opisane w punkcie 1 rozwiązania. Ad. 3. W arkuszu z danymi kosztowymi za wybrany miesiąc należy zaznaczyd całą kolumnę A, następnie z menu górnego wybieramy,dane Tekst jako kolumny-. Po wyświetleniu się okna Kreator konwersji tekstu, jako kolumny w 1 kroku wybieramy typ pliku Rozdzielany i przechodzimy do kroku 2. W tym kroku należy podad, jako Ogranicznik w polu Inny znak myślnika. W kroku 3 należy zaznaczyd opcję Nie importuj kolumny (pomio) dla pierwszej kolumny wyodrębnianego tekstu, a w polu miejsce docelowe podajemy adres komórki I$1$ i wciskamy przycisk Zakoocz. Ad. 4. Aby wstawid wiersz nagłówkowy stawiamy kursor na komórce A1 i z menu górnego wybieramy opcję {Wstaw Wiersz}. Następnie należy wpisad nazwy poszczególnych kolumn: nr konta, typ operacji, data, miesiąc, treśd, Wn, Ma, Konto przeciwstawne, nr zlecenia, pozycja kalkulacyjna, osoba odpowiedzialna. Dodatkowo nagłówek tabeli można wyróżnid poprzez wygrubienie czcionki oraz sformatowanie deseniu. Aby wiersz nagłówkowy był widoczny cały czas na ekranie w trakcie przewijania wszystkich danych zaznaczamy komórkę A2 i z menu górnego wybieramy {Okno Zablokuj okienka}. Ad. 5. Przed wstawieniem tabeli przestawnej należy postawid kursor w dowolnym miejscu gdzie znajdują sie dane. Następnie wybieramy z menu górnego opcję {Dane Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego}. Po uruchomieniu kreatora tabeli przestawnej przechodzimy od razu do kroku 3 i wciskamy przycisk Zakoocz. Po wyświetleniu się nowego arkusza z układem tabeli należy lewym przyciskiem myszki przenieśd nazwy nagłówków kolumn z Listy pól tabeli przestawnej tak jak pokazano na rysunku. 8
Tak sporządzona tabela przestawna pozwala na prezentacje kosztów w przekroju: pozycja kalkulacyjna, nr zlecenia, osoba odpowiedzialna za analizowany miesiąc. Jest to układ wystarczający, aby móc dostarczad informacje wspomagające zarządzanie kosztami, np. kalkulacja, kosztów, planowanie kosztów, kontrola kosztów itp. W związku z powtarzalnością przedstawionych operacji (co miesiąc generowane są takie same raporty) można wykorzystad makra. W MS Excelu powtarzające się operacje można nagrad przy pomocy rejestratora makr. W tym przypadku należy przejśd do arkusza czerwiec i zarejestrowad makro powtarzając tylko!!! punkty od 1 do 4 rozwiązania. Po wybraniu tego arkusza należy wybrad z menu górnego opcję,narzędzia Mako Zarejestruj nowe makro-. Po pojawieniu się okna Rejestruj makro należy w polu skrót klawiaturowy wpisad literę np. małe q i wcisnąd przycisk OK. Następnie wykonujemy wszystkie operacje opisane w punktach od 1 do 4 i po wykonaniu ostatniej czynności należy wybrad z menu górnego opcję {Narzędzia Makro Zatrzymaj rejestrowanie}. W arkuszu z danymi za lipiec można wypróbowad działanie makra. Po wybraniu arkusza z danymi za miesiąc lipiec wciskamy skrót klawiaturowy CTRL + q. Prawidłowe działania makra powinno zakooczyd generowanie układu danych wykorzystywanych w dalszej części do stworzenia tabeli przestawnej. W przypadku pojawienia się komunikatu z błędem należy rejestrację makra powtórzyd na pierwotnych danych. Dane te są dostępne po zamknięciu skoroszytu bez zapisywania zmian i ponowym jego otwarciu. 9