Trik 1 Edycja wykresu bezpośrednio w dokumencie Worda

Transkrypt

1 :: Trik 1. Edycja wykresu bezpośrednio w dokumencie Worda :: Trik 2. Automatyczne usuwanie nadanych nazw zakresów :: Trik 3. Warunki przy określaniu jednostek miary :: Trik 4. Najszybszy sposób podświetlenia duŝego zakresu komórek :: Trik 5. Przejścia tonalne kolorów na wykresach Trik 1 Edycja wykresu bezpośrednio w dokumencie Worda Często się zdarza, Ŝe raporty są sporządzane w dokumencie Worda, ale na podstawie analiz wykonanych w Excelu. Pomiędzy część opisową są wstawiane obiekty, jak np. wykresy. Jeśli przeniesiesz je do dokumentu za pomocą poleceń Kopiuj/Wklej, to wstawione zostaną w postaci obrazu. Bardzo jednak prawdopodobne, Ŝe dane na wykresie będziesz chciał zmodyfikować i wtedy pojawi się problem. Konieczne będzie odnalezienie skoroszytu Excela zawierającego prezentację, poprawienie jej i ponowne przeniesienie do raportu znajdującego się w dokumencie. Okazuje się, Ŝe moŝesz tego uniknąć! => Umieszczaj wykresy w dokumencie w następujący sposób: 1. Zaznacz wykres w arkuszu i skopiuj go do schowka (Ctrl + C). 2. Przejdź teraz do dokumentu Worda i z menu Edycja (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i rozwiń listę poniŝej przycisku Wklej) wybierz polecenie Wklej specjalnie. 3. W oknie, które się pojawi, wybierz pozycję Wykres programu Microsoft Office Excel - obiekt. Rys. 1. Wklejanie wykresu w postaci obiektu Po zatwierdzeniu OK wykres zostanie wstawiony jako obiekt. Aby go wyedytować, wystarczy, Ŝe klikniesz go dwa razy lewym przyciskiem myszy. 1

2 Rys. 2. Edytowanie wykresu z poziomu dokumentu Worda 2

3 Trik 2 Automatyczne usuwanie nadanych nazw zakresów ZałóŜmy, Ŝe otrzymałeś skoroszyt przygotowany przez swojego współpracownika. Po rozwinięciu pola nazwy przekonujesz się, Ŝe zdefiniował on bardzo duŝo nazw zakresów. Wiesz, Ŝe będzie Ci to przeszkadzało przy przeprowadzaniu własnych analiz i obliczeń, dlatego chcesz usunąć wszystkie nazwy. W jaki sposób to szybko zrobić? Rozwiązaniem jest proste makro. Rysunek 1 przedstawia pole nazwy z duŝą liczbą pozycji. Rys. 1. DuŜa liczba nazw zakresów => Aby automatycznie usunąć wszystkie nazwy: 1. Wywołaj okno Edytora Visual Basic, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt + F W oknie Project - VBAProject kliknij moduł ThisWorkbook i wpisz makro widoczne na rysunku 2. Znajdziesz je takŝe w pliku z przykładem załączonym do tego triku. Rys. 2. Procedura usuwająca wszystkie nazwy w skoroszycie 3. Zapisz makro i zamknij Edytor VBA. 3

4 4. Następnie skorzystaj z kombinacji klawiszy lewy Alt + F8. 5. Pojawi się okno dialogowe z nazwą wprowadzonego makra (Usun_nazwy). Zaznacz ją i kliknij przycisk Uruchom. Rys. 3. Uruchamianie makra Wszystkie nazwy zostaną usunięte. 4

5 Trik 3 Warunki przy określaniu jednostek miary Za pomocą formatów niestandardowych moŝesz nadawać wartościom liczbowym indywidualny format wyświetlania. Niestety, bardzo często problem stanowi poprawność gramatyczna wyświetlanych nazw. Aby bardziej Ci to wyjaśnić, posłuŝymy się przykładem z rysunku 1. Rys. 1. Przykładowe dane W kolumnie B znajdują się te same liczby co w kolumnie A, jednak nadano im format niestandardowy: 0" paleta" Rys. 2. Nadany format niestandardowy Niestety, Excel nie domyśli się, Ŝe w języku polskim odmiana wygląda następująco: 1 paleta, 2 palety, 5 palet. 5

6 => Aby jednostki były wyświetlane poprawnie pod względem gramatycznym, wykonaj następujące czynności: 1. Zaznacz komórki B2:B10 i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl W polu Typ wpisz następujący format niestandardowy: [=1] 0" paleta";[>=5] 0" palet";0" palety" Po zatwierdzeniu OK, jednostki będą odpowiednio wyświetlane. Rys. 3. Jednostki odpowiednio odmieniane Uwaga Przedstawiony format będzie optymalny dla liczb całkowitych z przedziału

7 Trik 4 Najszybszy sposób podświetlenia duŝego zakresu komórek Czy zdarzyło Ci się zaznaczać bardzo długie zakresy komórek obejmujące na przykład wiele tysięcy wierszy? Przekonałeś się pewnie, Ŝe moŝe to okazać się uciąŝliwe. Czasami paski przewijania przesuwają arkusz zbyt szybko, a czasami zbyt wolno. Trudno jest precyzyjnie ustawić kursor w Ŝądanej komórce. Proponujemy Ci najwygodniejszy sposób wykonania tej czynności. Przyjmijmy, Ŝe chcesz zaznaczyć zakres komórek A1:A Aby to zrobić, wpisz odpowiedni zakres w polu nazwy (rys. 1) i wciśnij Enter. Rys. 1. Zakres do zaznaczenia podany w polu nazwy Wskazówka Aby sprawdzić, czy Excel podświetlił właściwy zakres komórek, po wpisaniu adresu do pola nazwy nadaj zaznaczonym komórkom dowolny kolor wypełnienia, a na koniec wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + End. Zostaniesz błyskawicznie przeniesiony na koniec podświetlonego zakresu. 7

8 Trik 5 Przejścia tonalne kolorów na wykresach Nie trzeba nikogo przekonywać, Ŝe estetycznie przygotowany wykres to połowa sukcesu całej prezentacji. PokaŜemy Ci zatem, w jaki sposób w kolumnach reprezentujących kolejne serie danych nadać efekt wypełnienia gradientem (przejściem tonalnym z jednego koloru do drugiego). Wyjściowy wykres jest zaprezentowany na rysunku 1. Rys. 1. Wykres w mało efektownym formacie => W celu zastosowania gradientu: 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kolumnę i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj serie danych. 2. Przejdź do zakładki Desenie i kliknij Efekty wypełnienia (w Excelu 2007: w lewej części okna uaktywnij kategorię Wypełnienie). 3. W sekcji Kolory wybierz pole Dwa kolory, a następnie je określ (w Excelu 2007: uaktywnij opcję Wypełnienie gradientowe). Wskazówka Jeśli pracujesz w Excelu 2007, kolory wybierasz za pomocą rozwijanej listy Stopnie gradientu. Kolejne odcienie dodajesz za pomocą przycisku Dodaj, a następnie kaŝdy z osobna formatujesz. Aby uzyskać efekt przedstawiony na rysunku 3, powinieneś określić jedynie 2 stopnie gradientu. Wykorzystaj przy tym fakt, Ŝe wszystkie zmiany wprowadzane przez Ciebie w oknie dialogowym mają natychmiastowe odzwierciedlenie na wykresie w arkuszu. 8

9 Rys. 2. Ustawienia przejścia tonalnego W opcjach poniŝej moŝesz zdefiniować kierunek przechodzenia przez siebie kolorów oraz stopień przezroczystości. Po kliknięciu OK Twój wykres będzie wyglądał jak na rysunku 3. Rys. 3. Efektownie wyglądająca kolumna wykresu Pozostaje Ci teraz sformatowanie kolejnych kolumn. 9