Operacje na kolumnach i wierszach

Transkrypt

1 Operacje na kolumnach i wierszach 1. Wstawianie lub usuwanie wierszy i kolumn Arkusz kalkulacyjny programu Microsoft Excel składa się dokładnie z wierszy i kolumn (ostatnia kolumna oznaczony jest jako XFD). Wskazane liczby są stałe i nie ulegają zmianie. Pomimo to, w aplikacji można wstawiad nowe lub usuwad istniejące już kolumny oraz wiersze. Proces ten jest możliwy, ponieważ: wstawienie nowej kolumny powoduje przesunięcie pozostałych kolumn w prawo i usunięcie ostatniej pustej kolumny w arkuszu, w przypadku dodania nowego wiersza pozostałe wiersze są przesuwane w dół arkusza, a ostatni pusty zostaje usunięty, w przypadku usuwania istniejących kolumn lub wierszy zostają uzupełnione one na koocu arkusza nowymi. Kolumny są dodawane z prawej strony tworzonego dokumentu, a wiersze w jego dolnej części. W programie Microsoft Excel nowe kolumny można wstawid do arkusza na dwa różne sposoby. Pierwsza metoda polega na wykorzystaniu narzędzia Wstaw znajdującego się na karcie Narzędzia główne. Aby wstawid w ten sposób nową kolumnę pomiędzy już istniejące kolumny w pierwszej kolejności należy zaznaczyd kolumnę, która leży bezpośrednio po prawej stronie miejsca, gdzie planuje się wstawid nową kolumnę. Następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki należy kliknąd opcję Wstaw. Po wstawieniu nowej kolumny pozostałe kolumny automatycznie zostaną przesunięte w prawo i tym samym zmieni się ich adres. Aby wstawid nową kolumnę do arkusza kalkulacyjnego, można również posłużyd się narzędziem Wstaw znajdującym się w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszki. Podobnie jak przednio, w pierwszej kolejności należy zaznaczyd kolumny jedną lub więcej, z prawej strony miejsca, w którym planuje się wstawid nowe kolumny. Następnie należy kliknąd zaznaczony obszar prawym przyciskiem myszki i w menu kontekstowym wybrad opcję Wstaw. Odpowiednia ilośd kolumn zostanie wstawiona. Pozostałe zostaną automatycznie przesunięte w prawą stronę i tym samym zmieni się ich adres.

2 Usuwanie wierszy oraz kolumn W programie Microsoft Excel można także usuwad wiersze lub kolumny wraz z danymi, które są już niepotrzebne lub nieaktualne. Aby usunąd z tabeli wskazane wiersze/kolumny należy je w pierwszej kolejności zaznaczyd myszą klikając na nagłówku wiersza/kolumny, a następnie kliknąd prawym przyciskiem myszki zaznaczony obszar. W wywołanym w ten sposób menu kontekstowym należy wybrad opcję Usuo. Przycisk Usuo znajduje się również na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki.

3 2. Ukrywanie wierszy i kolumn Czasami podczas pracy w programie Microsoft Excel istnieje potrzeba ukrycia pewnych danych znajdujących się w kolumnach i wierszach. Takie sytuacje mogą wystąpid, na przykład, gdy niektóre dane są potrzebne tylko do obliczeo i nie muszą byd widoczne w koocowej formie dokumentu lub, gdy nie można pokazywad innym użytkownikom pewnych danych w arkuszu. Podobnie, gdy istnieje koniecznośd ukrycia pewnych danych na wydruku. Dzięki opcjom programu Microsoft Excel 2010 można ukryd poszczególne kolumny oraz wiersze bez konieczności ich przenoszenia lub usuwania. Ukrywanie wierszy bądź kolumn w arkuszu kalkulacyjnym niesie ze sobą pewne konsekwencje: Ukrywanie kolumn i wierszy w programie Microsoft Excel 2010 oznacza dla kolumny zmniejszenie jej szerokości do zera, a dla wiersza zmniejszenie jego wysokości do zera. W arkuszu, w którym zostały ukryte kolumny lub wiersze, zauważalny będzie przeskok adresów. Na przykład, gdy została ukryta kolumna D, widoczne będą kolumny A, B, C, E, F... Ponadto krawędź między kolumną C i E będzie wizualnie szersza od pozostałych krawędzi. Pomimo że ukryte kolumny oraz wiersze nie są widoczne w arkuszu, to dane w nich zawarte nadal są używane w formułach. Ukryte wiersze i kolumny nie są widoczne na podglądzie wydruku i tym samym nie są drukowane. Nie trzeba za każdym razem zmniejszad ręcznie rozmiaru kolumny i wiersza, aby je ukryd. Można to również zrobid przy pomocy opcji Ukryj kolumnę lub Ukryj wiersz. Aby ukryd wiersze/kolumny w pierwszej kolejności lewym przyciskiem myszy należy zaznaczyd ich nagłówki, a następnie na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki kliknąd opcję Format. Następnie z listy rozwijanej należy wybrad opcję Ukryj i odkryj, a na koniec polecenie Ukryj wiersze lub Ukryj kolumny.

4 Kolejną metodą, aby szybko i sprawnie ukryd wiersze lub kolumny w arkuszu, jest skorzystanie z menu kontekstowego wyświetlanego pod prawym przyciskiem myszki. Aby ukryd kolumny korzystając ze wskazanego sposobu, należy w pierwszej kolejności zaznaczyd ich nagłówki, a następnie kliknąd prawym przyciskiem myszki zaznaczony obszar. Z wywołanego menu kontekstowego należy wybrad opcję Ukryj.

5 3. Odkrywanie wierszy i kolumn Podczas, gdy ukrywanie kolumn i wierszy w arkuszu na ogół nie sprawia trudności, pewne problemy może przynieśd ich odkrycie. Jest to związane z tym, że ukryte obszary trudno zaznaczyd. Należy, więc zaznaczyd kolumny lub wiersze przylegające bezpośrednio do tych ukrytych. Stąd przy odkrywaniu kolumn i wierszy należy pamiętad, aby: w przypadku kolumn, zaznaczyd przynajmniej jedną kolumnę po lewej i po prawej stronie tej ukrytej, w przypadku wierszy, zaznaczyd przynajmniej jeden wiersz poniżej i powyżej tego ukrytego. Aby odkryd ukryte wiersze z pewnego zakresu należy zaznaczyd nagłówki wierszy od wiersza poprzedzającego pierwszy z ukrytych do wiersza następnego po ostatnim ukrytym. Analogicznie należy postąpid w przypadku, gdy mają byd odkryte kolumny z pewnego zakresu. Po zaznaczeniu obszaru, na którym mają byd odkryte wiersze/kolumny, należy kliknąd ten obszar prawym przyciskiem myszki i z wyświetlonego menu kontekstowego wybrad opcję Odkryj. Innym sposobem jest kliknięcie przycisku Format na karcie Narzędzia główne w grupie Komórki, a później wybranie z wyświetlonej listy opcji Ukryj i odkryj i, na koniec, kliknięcie polecenia Odkryj kolumny lub Odkryj wiersze. Korzystając z drugiego z wymienionych sposobów, można też jednocześnie odkryd wszystkie kolumny i wiersze w arkuszu. W tym celu należy wcześniej zaznaczyd cały arkusz, klikając przycisk znajdujący się na przecięciu nagłówków kolumn i wierszy. Cały arkusz można zaznaczyd również przy pomocy skrótu klawiaturowego Ctrl + A. 4. Blokowanie i odblokowanie wierszy oraz kolumn

6 Podczas przeglądania arkusza z dużą ilością danych bardzo często nagłówki opisujące wiersze i kolumny są niewidoczne w dalszych częściach dokumentu, przez co osoba przeglądająca arkusz musi wracad na początek arkusza, aby określid, jakiego rodzaju dane odczytuje. W tej utrudnionej sytuacji zarządzania arkuszami warto stosowad mechanizmy blokowania wierszy i kolumn, które zawierają opisy. Dzięki temu zablokowane obszary będą cały czas widoczne podczas przewijania dokumentu. W programie Microsoft Excel podczas zarządzania dużą ilością danych można blokowad górny wiersz lub pierwszą kolumnę, aby znajdujące się w nich nagłówki były stale widoczne podczas przewijania arkusza. 4.1 Blokowanie górnego wiersza lub pierwszej kolumny Aby zablokowad górny wiersz nagłówka w tabeli, w pierwszej kolejności należy przejśd na kartę Widok, a następnie w grupie narzędzi Okno kliknąd opcję Zablokuj okienka. Z listy rozwijanej należy wybrad polecenie Zablokuj górny wiersz. Po jego wybraniu na arkuszu pojawia się ciemna pozioma linia, która oznacza blokadę pierwszego wiersza. 4.2 Blokowanie wierszy oraz kolumn W programie Microsoft Excel 2010 oprócz blokowania nagłówków znajdujących się w górnym wierszu lub w pierwszej kolumnie można również zablokowad komórki w pozostałych częściach arkusza. W takim przypadku konieczne jest zablokowanie poszczególnych wierszy i kolumn w grupach. Oznacza to, że nie można zablokowad np. wiersza 3 bez zablokowania wiersza 1 i 2. Analogiczna sytuacja występuje w przypadku kolumn. Aby zablokowad nagłówki wierszy, w pierwszej kolejności należy zaznaczyd komórkę znajdującą się pod wierszem, który chce się zablokowad. Następnie na karcie Widok należy kliknąd opcję Zablokuj okienka i z wyświetlonej listy wybrad polecenie o tej samej nazwie. W ten sposób zablokowane zostaną wszystkie wiersze powyżej tego w którym znajdowała się aktualnie zaznaczona komórka. W identyczny sposób postąpid należy w przypadku blokowania kolumn. W pierwszej kolejności należy zaznaczyd komórkę znajdującą się na prawo od kolumny która ma byd zablokowana. Następnie na karcie Widok kliknąd opcję

7 Zablokuj okienka i z wyświetlonej listy wybrad polecenie Zablokuj okienka. Po przewinięciu arkusza w prawą stronę kolumny zablokowane będą cały czas widoczne. Jeżeli w momencie wybrania polecenia Zablokuj okienka w arkuszu zaznaczona będzie komórka, która ma zarówno kolumny ze swojej lewej strony jak i wiersze powyżej, kolumny i wiersze te zostaną zablokowane jednocześnie i pozostaną na ekranie podczas przewijania arkusza zarówno w pionie jak i w poziomie 4.3 Odblokowanie wierszy oraz kolumn Zablokowane wiersze oraz kolumny można w każdej chwili odblokowad. Jest to czynnośd równie prosta, jak blokowanie wskazanych obszarów w arkuszu. Aby tego dokonad, należy najpierw przejśd na kartę Widok, a następnie kliknąd opcję Zablokuj okienka. Z wyświetlonej listy należy wybrad polecenie Odblokuj okienka. W ten sposób, po przesunięciu arkusza w dół odblokowane wiersze i kolumny przestają byd widoczne. Jeśli w arkuszu są już zablokowane wiersze i kolumny, to polecenie Zablokuj okienka jest automatycznie zastępowane opcją Odblokuj okienka. Ćwiczenie W skoroszycie Raport wydatków, w arkuszu Arkusz Kowalski odkryj wszystkie ukryte kolumny. Następnie pousuwaj wiersze z delegacjami pracownika dotyczące miesiąca maja. Przed wierszem 4 wstaw dodatkowy wiersz, aby poprawid czytelnośd dokumentu. Ćwiczenie Zablokuj okienka w skoroszycie Raport dochodów banku, tak, aby podczas przewijania arkusza na ekranie zawsze pozostawała widoczna lewa kolumna oraz dwa górne wiersze.