Podstawowe czynnos ci w programie Excel

Transkrypt

1 Podstawowe czynnos ci w programie Excel Program Excel to zaawansowana aplikacja do obsługi arkuszy kalkulacyjnych i analizy danych, jednak aby w pełni wykorzystać jej możliwości, należy najpierw poznać jej podstawowe funkcje. Ten samouczek zawiera wprowadzenie do niektórych zadań i funkcji dostępnych we wszystkich skoroszytach. Przed rozpoczęciem Tworzenie now ego pustego skoroszytu Opis interfejsu użytkow nika programu Excel Przechodzenie między komórkami arkusza Wprowadzanie danych Zaznaczanie i formatowanie danych Kopiowanie i w klejanie formatowania oraz danych Edytowanie danych Wstawianie kolumn i zmienianie ich rozmiaru Zapisywanie skoroszytu w nowym folderze Podręczna karta informacyjna Przed rozpoczęciem Zakres tematyczny Zapoznanie się z tym samouczkiem pozwoli opanować następujące umiejętności: Tworzenie nowego pustego skoroszytu. Identyfikowanie elementów interfejsu użytkownika, przy użyciu których można wykonywać podstawowe zadania. Wprowadzanie, zaznaczanie i formatowanie danych. Kopiowanie, wklejanie i edytowanie danych. Wstawianie kolumn i zmienianie ich rozmiaru. Zapisywanie skoroszytu w nowym folderze. Wymagania Excel 2011 dla komputerów Mac Szacowany czas ukończenia: 30 minut Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 1

2 1. Tworzenie nowego pustego skoroszytu W programie Excel dane tworzy się i zapisuje w skoroszycie. Można rozpocząć pracę od pustego skoroszytu, istniejącego skoroszytu, który został wcześniej zapisany, lub szablonu. Po otwarciu programu Excel jest otwierana Galeria skoroszytów programu Excel. Zawiera ona różne szablony oraz zapewnia szybki dostęp do ostatnio używanych skoroszytów. Spróbuj otworzyć pusty skoroszyt za pomocą funkcji Galeria skoroszytów programu Excel. Jeśli program Excel nie jest otwarty, w obszarze funkcji Dock kliknij ikonę programu Excel. W oknie Galeria skoroszytów programu Excel w obszarze Szablony kliknij pozycję Wszystko. Porada Jeśli galeria skoroszytów nie jest widoczna, należy zamknąć program Excel, a następnie otworzyć go ponownie. Kliknij pozycję Skoroszyt programu Excel, a następnie kliknij przycisk Wybierz. Porada Aby po otwarciu programu Excel zawsze rozpoczynać pracę z pustym dokumentem, należy zaznaczyć pole wyboru Nie pokazuj tego podczas otwierania programu Excel. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 2

3 Zostanie wyświetlony pusty skoroszyt (Skoroszyt1). Wskazówki Aby w dowolnej chwili utworzyć w programie Excel nowy pusty skoroszyt, w menu Plik należy kliknąć polecenie Nowy skoroszyt (w tym samouczku ta czynność jest też zapisywana w następujący sposób: Plik > Nowy skoroszyt). Aby wyświetlić okno Galeria skoroszytów programu Excel w dowolnej chwili podczas korzystania z programu Excel, należy kliknąć kolejno pozycje Plik > Nowy z szablonu. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Otwieranie programu Excel w obszarze funkcji Dock systemu Mac OS X. Tworzenie nowego pustego skoroszytu przy użyciu funkcji Galeria skoroszytów programu Exce l. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 3

4 2. Opis interfejsu użytkownika programu Excel W nowym pustym skoroszycie można kliknąć w dowolnej komórce i od razu rozpocząć wprowadzanie danych. Wcześniej warto jednak zapoznać się z niektórymi elementami interfejsu użytkownika, z których można korzystać we wszystkich skoroszytach. Oto opis niektórych elementów interfejsu użytkownika programu Excel. Pasek menu: Obszar u góry ekranu, w którym są wyświetlane wszystkie menu. Najczęściej używane polecenia menu znajdują się w menu Plik, Edycja i Widok. Pasek narzędzi Standardowy: pasek narzędzi, na którym są wyświetlane nazwa skoroszytu (w tym przypadku Skoroszyt1) i przyciski umożliwiające wykonywanie niektórych najbardziej typowych zadań, takich jak otwieranie, zapisywanie i drukowanie skoroszytu. Wstążka: Pasek poleceń z kartami znajdujący się u góry okna lub obszaru roboczego, na którym funkcje są zorganizowane w logiczne grupy. Najczęściej używane polecenia umożliwiające formatowanie danych w skoroszycie znajdują się na karcie Narzędzia główne. Pole nazwy i pasek formuły: W tym miejscu jest wyświetlany adres aktywnej komórki. Jeśli nie widać tego pola, należy kliknąć kolejno pozycje Widok > Pasek formuły. A r kusz: Pojedyncza strona skoroszytu. Każdy skoroszyt może zawierać wiele arkuszy. Komórka: Punkt przecięcia kolumny (A, B lub C) z wierszem (1, 2 lub 3). Każda komórka ma adres (na przykład komórka A1 to punkt przecięcia kolumny A z wierszem o numerze 1). Wokół aktywnej komórki jest widoczne niebieskie wyróżnienie. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 4

5 Wskazówki Aby ukryć wstążkę na czas pracy, należy kliknąć przycisk po prawej stronie wstążki. Aby wyświetlić poradę dotyczącą przycisku na wstążce lub pasku narzędzi, należy umieścić wskaźnik nad przyciskiem. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Identyfikowanie elementów interfejsu użytkownika, z których można korzystać we wszystkich skoroszytach. 3. Przechodzenie między komórkami arkusza Aby wprowadzać dane, trzeba najpierw poznać sposoby przechodzenia między komórkami arkusza. Do dowolnej komórki można przejść przy użyciu myszy, klawiatury lub menu. Oto niektóre sposoby przechodzenia między komórkami. Kliknij komórkę B2. Nagłówek kolumny (B) i nagłówek wiersza (2) zmienią kolor na ciemnoszary, a wokół komórki będzie widoczne wyróżnienie oznaczające, że jest to komórka aktywna. Porada Adres komórki lub odwołanie do komórki dla aktywnej komórki (na przykład B2) jest wyświetlane w polu Nazwa znajdującym się po lewej stronie paska formuły. Na klawiaturze naciśnij raz klawisz TAB. Komórka C2 stanie się komórką aktywną. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 5

6 Naciśnij dwa razy klawisz strzałki w dół, a następnie naciśnij dwa razy klawisz strzałki w lewo. Komórka A4 stanie się komórką aktywną. Kliknij kolejno pozycje Edycja > Przejdź do. W polu Odwołanie wpisz ciąg A1, a następnie kliknij przycisk OK. Komórką aktywną jest teraz komórka A1. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 6

7 Wskazówki Aby zmienić kolor wyróżnienia wokół komórki aktywnej, w menu Apple należy kliknąć polecenie Preferencje systemowe. Następnie w obszarze Osobiste należy kliknąć pozycję Wygląd i wybrać odpowiedni kolor wyróżnienia. Zmiana będzie widoczna dopiero po zamknięciu i ponownym otwarciu programu Excel. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Przechodzenie między komórkami przy użyciu myszy, klawisza TAB, klawiszy strzałek i polecenia Przejdź do. 4. Wprowadzanie danych Dane w programie Excel mogą mieć formę tekstu lub liczb albo stanowić połączenie tekstu i liczb. Aby wprowadzić dane, należy je po prostu wpisać w komórce, w której mają być wyświetlane. Spróbuj wprowadzić prosty tekst i proste dane liczbowe. W komórce B1 wpisz tekst Północ, w komórce C1 wpisz tekst Wschód, a w komórce D1 wpisz tekst Południe. Uwaga Aby zatwierdzić dane w komórce, można nacisnąć klawisz RETURN, TAB lub dowolny klawisz strzałki. Naciśnięty klawisz określa, która komórka stanie się komórką aktywną. W komórce A2 wpisz tekst Styczeń, w komórce A3 wpisz tekst Luty, a w komórce A4 wpisz tekst Marzec. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 7

8 W komórce B2 wpisz liczbę 5000, w komórce B3 wpisz liczbę 10000, a w komórce B4 wpisz liczbę Dane tekstowe są w komórkach wyrównane do lewej, natomiast dane liczbowe do prawej. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Wprowadzanie danych tekstowych i liczbowych w komórkach arkusza. 5. Zaznaczanie i formatowanie danych Aby dane były bardziej czytelne i zrozumiałe, można je sformatować. Można na przykład wyśrodkować i pogrubić tekst nagłówków kolumn w górnym rzędzie (na przykład Północ, Wschód i Południe). Aby sformatować dane, należy najpierw wskazać dane, które mają zostać sformatowane, zaznaczając je. Spróbuj zaznaczyć zakres komórek i sformatować dane w zaznaczonych komórkach. Przesuwaj wskaźnik nad komórką B1, a gdy zmieni się on w biały krzyżyk, kliknij i przytrzymaj przycisk myszy, a następnie przeciągnij wskaźnik przez komórki B1, C1 i D1. Wyróżnienie wokół komórek oznacza, że zostały one zaznaczone. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 8

9 Na karcie Narzędzia główne w obszarze Czcionka kliknij pozycję Pogrubienie. W obszarze Wyrównanie kliknij pozycję Wyśrodkuj tekst. Zaznacz komórki B2, B3 i B4. Na karcie Narzędzia główne w obszarze Liczba kliknij pozycję Walutowe. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 9

10 Regiony geograficzne są sformatowane jako pogrubiony, wyśrodkowany tekst, natomiast dane liczbowe jako waluta. Wskazówki Aby zaznaczyć komórki, które ze sobą nie sąsiadują, należy kliknąć każdą z nich, przytrzymując naciśnięty klawisz. Aby wyświetlić więcej opcji formatowania, należy zaznaczyć komórki, które mają zostać sformatowane, a następnie kliknąć kolejno pozycje Format > Komórki. Aby wyczyścić zaznaczenie, należy kliknąć dowolną komórkę arkusza. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Zaznaczanie i formatowanie zakresu komórek. 6. Kopiowanie i wklejanie formatowania oraz danych Zamiast ponownie wprowadzać i formatować dane, można zaoszczędzić czas, kopiując do innych komórek zarówno same dane, jak i ich formatowanie. Spróbuj skopiować i wkleić dane oraz formatowanie arkusza. Zaznacz komórkę B1, a następnie na pasku narzędzi Standardowy kliknij pozycję Malarz formatów. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 10

11 Wokół zaznaczonej komórki (B1) pojawi się ruchome obramowanie, a kursor zmieni się w mały pędzel i biały krzyżyk. Zaznacz komórki A2, A3 i A4. Komórki A2, A3 i A4 mają takie samo formatowanie jak komórka B1, a kursor ma teraz postać zwykłego białego krzyżyka. Zaznacz komórki B2, B3 i B4. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 11

12 Kliknij kolejno pozycje Edycja > Kopiuj. Porada Aby skopiować dane przy użyciu klawiatury, należy nacisnąć i przytrzymać klawisz COMMAND, a następnie nacisnąć klawisz C. Jest to skrót klawiaturowy przedstawiany w Pomocy w następujący sposób: +C. Kliknij komórkę C2, a następnie kliknij kolejno pozycje Edycja > Wklej. Kopia danych zostanie wyświetlona w komórkach C2, C3 i C4. Porada Skrót klawiaturowy dla polecenia Wklej to +V. Kliknij w komórce D2, a następnie kliknij kolejno pozycje Edycja > Wklej. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 12

13 Kopia danych liczbowych jest teraz widoczna w kolumnach C i D. Wskazówki Jeśli w komórce jest zamiast danych wyświetlany ciąg znaków ########, oznacza to, że kolumna jest zbyt wąska, aby wyświetlić dane, i trzeba ją poszerzyć. Aby ukryć ruchome obramowanie wokół skopiowanego zaznaczenia, należy nacisnąć klawisz ESC (znajduje się on w lewym górnym rogu klawiatury). Aby za pomocą Malarza formatów sformatować wiele komórek, które ze sobą nie sąsiadują, na pasku narzędzi Standardowy należy kliknąć dwukrotnie pozycję Malarz formatów, a następnie zaznaczyć ( pomalować ) komórki, które mają zostać sformatowane. Po zakończeniu formatowania należy nacisnąć klawisz ESC. W przypadku popełnienia błędu podczas wprowadzania danych można cofnąć błędny wpis, klikając kolejno pozycje Edycja > Cofnij (lub naciskając klawisze +Z). Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Kopiowanie formatowania i danych oraz wklejanie skopiowanych informacji w zakresie komórek. 7. Edytowanie danych W programie Excel można w dowolnej chwili łatwo edytować dane, które zostały niepoprawnie wprowadzone lub które wymagają zmian. Spróbuj przeprowadzić edycję danych, zamieniając je, edytując je bezpośrednio w komórce i edytując na pasku formuły. Kliknij komórkę C2, wpisz liczbę 6000, a następnie naciśnij klawisz RETURN. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 13

14 Kliknij dwukrotnie komórkę C3. W komórce będzie widoczny migający kursor wskazujący na to, że został włączony tryb edycji komórki. Naciskaj klawisz strzałki w prawo, aż kursor znajdzie się po prawej stronie komórki, naciśnij klawisz DELETE, aby uzyskać wartość 1000, a następnie naciśnij klawisz RETURN. Porada Skrót klawiaturowy umożliwiający przejście do trybu edycji komórki to CTRL+U. Zaznacz komórkę C4 (o ile nie jest jeszcze zaznaczona). Na pasku formuły zaznacz liczbę 15, a następnie wpisz cyfrę 7, tak aby uzyskać wartość Następnie naciśnij klawisz RETURN. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 14

15 Komórką aktywną jest komórka C5, a wszelkie wprowadzone zmiany dotyczą komórek w kolumnie C. Wskazówki Aby usunąć dane z komórki, należy kliknąć komórkę, a następnie nacisnąć klawisz DELETE. Na klawiaturze komputera MacBook należy nacisnąć klawisze FN+DELETE. Aby wyjść z trybu edycji komórki bez zatwierdzania zmian, należy nacisnąć klawisz ESC. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Edytowanie danych w komórce przez zamienianie danych wpisywanym tekstem, przy użyciu trybu edycji komórki i przy użyciu paska formuły. 8. Wstawianie kolumn i zmienianie ich rozmiaru Podczas wprowadzania i edytowania danych można wstawiać nowe kolumny, aby uzyskać więcej miejsca na nowe dane, oraz zmieniać rozmiar kolumn, tak aby lepiej dopasować zawarte w nich dane. Spróbuj wstawić kolumny i zmienić ich rozmiar. Kliknij nagłówek kolumny D. Wokół wszystkich komórek w kolumnie pojawi się wyróżnienie wskazujące, że kolumna jest zaznaczona. Kliknij kolejno pozycje Edycja > Kopiuj. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 15

16 Przytrzymując naciśnięty klawisz CONTROL, kliknij nagłówek kolumny C, a następnie kliknij pozycję Wstaw skopiowane komórki. Program Excel wstawi kopię komórek i przesunie pozostałe dane na prawo. Kliknij komórkę C1, wpisz tekst Region północno-zachodni, a następnie naciśnij klawisz RETURN. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 16

17 Przesuwaj wskaźnik nad krawędzią dzielącą nagłówki kolumn C i D. Gdy wskaźnik zmieni się w dwukierunkową strzałkę, kliknij dwukrotnie. Porada Aby dokładnie określić szerokość kolumny, należy przeciągnąć krawędź znajdującą się między nagłówkami kolumn. Rozmiar kolumny C zostanie dopasowany do szerokości tekstu. Wskazówki Wiersze można zaznaczać i wstawiać w ten sam sposób co kolumny. Aby wymusić zawijanie tekstu w celu dopasowania go do szerokości kolumny, należy najpierw zaznaczyć kolumnę. Następnie na karcie Narzędzia główne w obszarze Wyrównanie należy kliknąć pozycję Zawijaj tekst i wybrać odpowiednią opcję. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Wstawianie skopiowanych komórek do nowej kolumny. Zmienianie rozmiaru kolumny w celu dopasowania jej do szerokości tekstu. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 17

18 9. Zapisywanie skoroszytu w nowym folderze Na tym etapie żadne ze zmian wprowadzonych w skoroszycie nie zostały jeszcze zapisane. Ogólna nazwa pliku (Skoroszyt1) widoczna powyżej paska narzędzi Standardowy wskazuje, że skoroszyt nie został zapisany. Spróbuj zapisać skoroszyt w nowym folderze na komputerze. Kliknij kolejno pozycje Plik > Zapisz. W polu Zachowaj jako wprowadź nazwę skoroszytu (na przykład Podstawowe czynności w programie Excel). Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 18

19 W menu podręcznym Miejsce kliknij pozycję Dokumenty, a następnie kliknij strzałkę obok pola Zachowaj jako, aby wyświetlana strzałka była skierowana w górę. Zostaną wyświetlone wszystkie foldery znajdujące się w folderze Dokumenty. Kliknij pozycję Nowy katalog. W oknie dialogowym Nowy katalog wprowadź tekst Excel folder ćwiczeniowy, a następnie kliknij przycisk Utwórz. Kliknij pozycję Zachowaj. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 19

20 Na pasku narzędzi Standardowy zostanie wyświetlona nazwa pliku zapisanego skoroszytu (na przykład Podstawowe czynności w programie Excel.xlsx). Wskazówki Aby otworzyć ostatnio używany skoroszyt, należy kliknąć kolejno pozycje Plik > Otwórz ostatnio używane, a następnie kliknąć skoroszyt, który ma zostać otwarty. Aby wyświetlić listę wszystkich skoroszytów programu Excel zapisanych na danym komputerze, należy kliknąć kolejno pozycje Plik > Nowy z szablonu. Następnie w okienku po lewej stronie w obszarze Ostatnio używane dokumenty należy kliknąć pozycję Wszystkie. Aby zamknąć program Excel, należy kliknąć kolejno pozycje Excel > Zamknij program Excel lub nacisnąć klawisze +Q. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Zapisywanie skoroszytu w nowym folderze. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 20

21 Podręczna karta informacyjna Efekt Utworzenie nowego pustego skoroszytu Otwarcie okna Galeria skoroszytów programu Excel w dowolnej chwili Ukrycie wstążki Przejście między komórkami w arkuszu Sformatowanie komórek przy użyciu Malarza formatów Ukrycie ruchomego obramowania widocznego wokół skopiowanego zaznaczenia Odnalezienie skrótu klawiaturowego dla polecenia Wprowadzenie zmian w danych bezpośrednio w komórce Wyjście z trybu edycji bez zatwierdzania zmian Dokładne określenie szerokości kolumny Wymuszenie zawijania tekstu w celu dopasowania go do szerokości kolumny Otwarcie ostatnio używanego skoroszytu Wykonaj te czynności W oknie Galeria skoroszytów programu Excel kliknij pozycję Skoroszyt programu Excel, a następnie kliknij przycisk Wybierz. Jeśli Galeria skoroszytów programu Excel nie jest otwarta, kliknij kolejno pozycje Plik > Nowy skoroszyt. Kliknij kolejno pozycje Plik > Nowy z szablonu. Po prawej stronie wstążki kliknij przycisk. Kliknij w komórce, użyj klawiszy strzałek, klawisza TAB lub klawisza RETURN na klawiaturze albo kliknij kolejno pozycje Edycja > Przejdź do, a następnie wpisz adres komórki (na przykład A1). Zaznacz komórki zawierające formatowanie, które chcesz skopiować. Następnie na pasku narzędzi Standardowy kliknij pozycję Malarz formatów i zaznacz ( pomaluj ) komórki, które chcesz sformatować. Naciśnij klawisz ESC. Skróty klawiaturowe znajdują się po prawej stronie poleceń w menu. Na przykład skrót klawiaturowy dla polecenia Kopiuj w menu Edycja to +C. Kliknij dwukrotnie w komórce, którą chcesz edytować, a następnie wprowadź odpowiednie zmiany. Skrót klawiaturowy umożliwiający przejście do trybu edycji to CTRL+U. Naciśnij klawisz ESC. Przeciągnij krawędź między nagłówkami kolumn (na przykład A, B lub C). Zaznacz kolumnę. Następnie na karcie Narzędzia główne w obszarze Wyrównanie kliknij pozycję Zawijaj tekst i wybierz odpowiednią opcję. Kliknij kolejno pozycje Plik > Otwórz ostatnio używane, a następnie kliknij nazwę pliku skoroszytu. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 21

22 Więcej wskazówek Arkusz to pojedyncza strona skoroszytu. Każdy skoroszyt może zawierać wiele arkuszy. Adres komórki lub odwołanie do komórki dla aktywnej komórki (na przykład B2) jest wyświetlane w polu Nazwa znajdującym się po lewej stronie paska formuły. Nagłówki kolumn i wierszy (na przykład A, B lub C i 1, 2 lub 3), w których są zaznaczone komórki, mają ciemniejszy odcień szarego niż w przypadku kolumn i wierszy bez zaznaczonych komórek. Aby przekazać dane do komórki, można nacisnąć klawisz RETURN, TAB lub dowolny klawisz strzałki. Naciśnięty klawisz określa, która komórka stanie się komórką aktywną. Domyślnie dane tekstowe są w komórkach wyrównane do lewej, natomiast dane liczbowe do prawej. Aby sformatować dane (na przykład w taki sposób, aby dane liczbowe były wyświetlane jako waluta), należy najpierw zaznaczyć komórki zawierające dane, które mają zostać sformatowane. Niektóre z najczęściej używanych skrótów klawiaturowych to: +C do kopiowania danych, +V do wklejania danych oraz +Z do cofania ostatniej zmiany. Dane można edytować bezpośrednio w komórce lub na pasku formuły. Zamknięcie skoroszytu nie powoduje zamknięcia aplikacji. Aby zamknąć program Excel, należy kliknąć kolejno pozycje Excel > Zamknij program Excel. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Excel 22