EXCEL. Rozpoczynanie pracy z programem EXCEL. Interfejs EXCEL. dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz Strona 1

Transkrypt

1 Rozpoczynanie pracy z programem EXCEL Program EXCEL to arkusz kalkulacyjny pakietu Office Stosowany jest do tworzenia, analizy, zarządzania dokumentami zwanymi skoroszytami, które mogą zawierad dane tekstowe, tabele, obliczenia, wykresy, dane list, książek adresowych i wiele innych. Interfejs EXCEL Osoby, które korzystały z wcześniejszych wersji programu zauważą zdecydowaną różnicę w wyglądzie głównego okna programu. pocztą elektroniczną w postaci załącznika lub formacie PDF. Nie ma tu już klasycznego menu. Zobaczymy nowe elementy takie jak: wstążka, pasek narzędzi Szybki start oraz Przycisk pakiety Office. Element wstążka zastępuje klasyczne menu zawiera polecenia i procedury umieszczone na zakładkach. Jednym z najbardziej istotnych elementów programu jest Przycisk pakietu Office kliknięcie na tym przycisku pozwala na wykonanie operacji związanych z edytowanym plikiem. Rysunek 1 przedstawia wybraną opcję Zapisz jako... Występuje tu kilka możliwości zapisu. Widoczne jest, na pierwszy rzut oka, rozróżnienie zapisu w postaci Skoroszytu programu Excel oraz Skoroszytu programu Excel Wynika to z innego mechanizmu zapisywania plików w nowej wersji programu zapisywane pliki mają mniejszy rozmiar niż ich poprzednicy. Jeśli chcemy, aby nasz dokument odczytał użytkownik wcześniejszej wersji musimy zapisad plik korzystając z opcji Skoroszyt programu Excel Wersja 2007 daje nam również możliwośd zapisu dokumentu w formacie PDF (publikowanie dokumentów w Internecie) wybieramy opcję zapisu: PDF lub XPS. Inne elementy tego okna pozwalają na: tworzenie nowego dokumentu, otwieranie istniejącego, zapisywanie bieżącego, drukowanie dokumentu (z wyborem zainstalowanej drukarki), wysyłanie dokumentu Rysunek 1 Kolejnym, ważnym elementem jest Pasek narzędzi Szybki dostęp Rysunek 2. Pozwala on na szybkie wykonanie podstawowych operacji: zapis, odczyt, tworzenie nowego dokumentu, itp. Rysunek 2 dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz Strona 1

2 Zaznaczenie lub odznaczenie elementu na rozwijalnej liście powoduje dodanie lub usunięcie wybranej opcji na pasku. Zaznaczanie komórek Jeśli chcemy zaznaczyd pojedynczą komórkę należy po prostu przejśd do wybranej komórki lub wprowadzid jej adres w polu adresu możemy wprowadzad dane. Zaznaczanie ciągłego zakresu komórek. Umieszczamy wskaźnik myszy w pierwszej komórce zakresu (kształt kursora nie ulega zmianie) i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy przesuwamy do ostatniej komórki zakresu (możemy w ten sposób zaznaczyd komórki w obszarze wiersza, kolumny lub wierszy i kolumn). Zaznaczanie całego arkusza ustawiamy wskaźnik na prostokącie występującym na połączeniu oznaczeo kolumn i wierszy Rysunek 6 Rysunek 6 przedstawia zaznaczone komórki w zakresie B3:D6. Rysunek 3 i klikamy lewym klawiszem myszy. Zaznaczenie kolumny ustawiamy wskaźnik na oznaczeniu kolumny Rysunek 4 Zaznaczanie nieciągłego zakresu komórek. Arkusz Excel pozwala na zaznaczenie komórek, które nie są położone obok siebie stanowią obszar prostokątny. Podczas zaznaczania poszczególnych obszarów należy przytrzymad naciśnięty klawisz Ctrl (pierwszy obszar zaznaczamy bez naciśniętego klawisza). Można w ten sposób zaznaczad całe kolumny, wiersze, obszary komórek lub pojedyncze komórki. i klikamy lewym klawiszem myszy. Jeśli chcemy zaznaczyd kilka kolumn położonych obok siebie należy przytrzymad naciśnięty lewy klawisz myszy i przesunąd wskaźnik do ostatniej kolumny zakresu. Zaznaczanie wiersza ustawiamy wskaźnik na numerze wiersza Rysunek 5 i klikamy lewym klawisze myszy. Jeśli chcemy zaznaczyd kilka wierszy postępujemy podobnie, jak w przypadku kolumn. Rysunek 7 Rysunek 7 przedstawia zaznaczony wiersz 2 (zaznaczamy go bez Ctrl ), kolumnę B, zakres komórek D4:E6 oraz pojedynczą komórkę C8. Tak zaznaczone komórki możemy jednocześnie formatowad (określad tło, obramowanie, styl danych w komórkach, itp.) dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz Strona 2

3 Właściwości arkusza Adresowanie komórek Innym sposobem zmiany szerokości jest wprowadzenie wartości w okienku dialogowym szerokośd kolumny Każda komórka posiada swój adres przedstawiony w postaci literowego oznaczenia kolumny (może składad się z jednej lub kilku liter) oraz numeru wiersza np. A1 lub ABC77 (między określeniem kolumny i numerem wiersza nie może byd odstępu). Jeśli chcemy przejśd do komórki o określonym adresie należy wprowadzid go w polu adresu: Rysunek 10 Rysunek 8 i nacisnąd klawisz ENTER Każdej komórce lub zakresowi komórek można nadad nazwę. Dokonujemy tego w przedstawionym powyżej rysunku w polu adresu (nazwa może byd dowolnym ciągiem znaków bez odstępu). Zmiana szerokości kolumny W celu zmiany szerokości kolumny należy ustawid wskaźnik myszy pomiędzy nazwami kolumn Rysunek 9 Klikamy prawym klawiszem myszy na oznaczeniu kolumny (Rysunek 10 przedstawia wybraną kolumnę A) i wybieramy Szerokośd kolumny. W otwartym okienku Rysunek 11 wprowadzamy właściwą wartośd. Możemy zmienid szerokośd kilku kolumn jednocześnie należy je wcześniej zaznaczyd. Zmiana wysokości wiersza Rysunek 9 naciskamy lewy klawisz myszy (pojawia się przerywana linia) i zmieniamy szerokośd (w dymku otrzymujemy informację o aktualnej szerokości kolumny) zwolnienie klawisza akceptuje zmianę. Podwójne kliknięcie w wyżej wskazanym miejscu spowoduje dopasowanie szerokości kolumny do najszerszego elementu. W celu zmiany wysokości wiersza należy ustawid wskaźnik myszy pomiędzy numerami kolejnych wierszy (poniżej tego, który chcemy zmieniad) Rysunek 12 i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy zmieniamy wysokośd (w trakcie zmiany widoczna jest pozioma przerywana linia pokazująca wybraną wysokośd). dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz Strona 3

4 Wprowadzanie danych Komórka może zawierad jedną lub kilka linii tekstu, liczbę, datę, czas lub formułę, która daje w wyniku jeden z tych typów danych. Aby wprowadzid dane do komórki należy wybrad żądaną komórkę i wykonad jedną z następujących czynności: Tekst wpisz lub wklej tekst (Excel umieszcza tekst po lewej stronie komórki) Liczba wpisz liczbę (liczba przenoszona jest domyślnie na prawą stronę komórki), wprowadzając liczby pamiętad należy o tym, że separatorem części dziesiętnej jest przecinek, zatem 5,5 jest liczbą, natomiast 5.5 już liczbą nie jest. Liczbą jest również zapis 2E5, który należy interpretowad jako: , czyli liczbę zapis ten stosowany jest dla liczb bardzo dużych (np. masa Ziemi) lub bardzo małych (np. masa atomu). Data wpisz datę w rozpoznawalnym formacie, takim jak , 1 październik 2008 lub 1-paź Składniki daty muszą byd rozdzielone odstępami lub myślnikami (-). Czas wpisz czas w rozpoznawalnym formacie, takim jak 4:, 4:07, 4:07:53, 4:07 p, 4pm, 16:07. Składniki czasu muszą byd rozdzielone dwukropkami (:). Gdy wprowadzany jest czas 12-godzinny, taki jak 10:47 uznawany jest on jako godzina poranna. Aby wprowadzid godzinę popołudniową należy użyd zapisu 24-godzinnego lub określenia p lub PM. Formuły każda formuła (obliczenia) musi rozpocząd się znakiem równości, zatem rozpoczynając obliczenia naciskamy =, a następnie wprowadzamy działanie używając następujących operatorów arytmetycznych: + - dodawanie, - odejmowanie, * - mnożenie, / - dzielenie. Symbole najwygodniej wybrad z klawiatury numerycznej. Excel zachowuje standardową kolejnośd działao np. =2+5*2 da w wyniku 12, jeśli chcemy zmienid kolejnośd działao należy użyd nawiasów =(2+5)*2 daje 14. Ważne: Excel, tak jak wszystkie programy używa jedynie nawiasów okrągłych, niedopuszczalne jest zatem stosowanie, znanych z matematyki nawiasów kwadratowych * ] lub klamrowych, -, należy zastąpid je nawiasami okrągłymi. W jednym działaniu może wystąpid dowolna ilośd par nawiasów. Poza działaniami formuły mogą używad wbudowanych funkcji zostanie to omówione w kolejnych rozdziałach. Aby ukooczyd wprowadzanie danych w komórce należy nacisnąd klawisz Enter lub wybrad inną komórkę w arkuszu (edytowana komórka nie może byd formatowana aby formatowad należy zakooczyd edycję). Wskazówki Jeżeli komórka pokazuje łaocuch znaków # (#####), oznacza to, że liczba w komórce jest za długa do wyświetlenia. Aby wyświetlid liczbę należy zwiększyd szerokośd kolumny. Aby wpisad wiele linii tekstu, liczb, dat lub godzin w komórce możesz wcisnąd Alt + Enter, aby wprowadzid podział linii pomiędzy każdą para linii. Aby wprowadzid aktualną datę w komórce wciśnij Ctrl + ;, aby wprowadzid aktualny czas należy nacisnąd Ctrl + Shift + ;. dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz Strona 4

5 Edycja danych Poprawianie danych Wykonujemy to w pasku edycji formuły. Jeśli chcemy poprawid dane wybieramy komórkę następnie ustawiamy kursor w punkcie przeciągania (zmienia kształt na czarny plusik krzyżyk) i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy przeciągamy do żądanej wartości (kolejne liczby pokazywane są w dymku ) Rysunek 13 Rysunek 13 przedstawia wybraną komórkę B1, w której mamy wynik formuły obliczeniowej. W celu zmiany klikamy w pasku edycji formuły i wprowadzamy nowe dane zatwierdzamy klawiszem Enter. Przenoszenie danych do innej komórki. Wybieramy właściwą komórkę i ustawiamy wskaźnik myszy na dowolnym boku obramowania (kursor zmienia kształt na strzałki skierowane we wszystkich kierunkach) i trzymając naciśnięty lewy klawisz myszy przenosimy zawartośd komórki do innej lokalizacji zwalniamy klawisz myszy. Jeśli przed zwolnieniem klawisza myszy naciśniemy klawisz zawartości komórki. Wypełnianie komórek Ctrl nastąpi skopiowanie Jeśli w zakresie komórek chcemy wprowadzid kolejne wartości liczbowe, tekstowe, daty, czasu, formuł, itp., należy wykonad jedną z następujących czynności: Kolejne liczby w pierwszej komórce np. A1 wprowadzamy pierwszą liczbę np. 1, w następnej A2 2. Zaznaczamy obie komórki, tak jak przedstawia to rysunek, Punkt przeciągania Rysunek 15 i zwalniamy klawisz myszy. Jeśli wprowadzimy wartości np. 1 i 3 otrzymamy liczby nieparzyste, 2 i 5 kolejnymi wartościami będą 8,11,14,... zmiana co 3. Podobnie możemy wprowadzid regułę: Dz1, Dz2 otrzymamy następne wartości: Dz3, Dz4,... Innym sposobem wprowadzenia kolejnych liczb jest wprowadzenie w komórce liczby początkowej i przeciągnięcie z naciśniętym klawiszem Ctrl. Dni tygodnia w pierwszej komórce wprowadzamy skrótową np. pn lub pełną poniedziałek nazwę dowolnego dnia tygodnia i przeciągamy (bez wpisywania kolejnej wartości Excel posiada zdefiniowany właściwy ciąg) Miesiące podobnie, jak w przypadku dni tygodnia wprowadzamy pełną lub skrótową nazwę miesiąca i przeciągamy. Daty wpisujemy datę w komórce (zgodnie z zasadami wprowadzania dat lub naciskamy Ctrl + ; w celu wprowadzenia bieżącej daty) i tak jak w przypadku dni tygodnia lub miesięcy przeciągamy (kolejne daty ukazują się w dymku podczas przeciągania). Rysunek 14 dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz Strona 5

6 Formatowanie zawartości komórek Dane każdej komórki lub zakresu komórek mogą byd dowolnie formatowane. W tym celu należy wybrad komórkę lub zaznaczyd zakres komórek kliknąd prawym klawiszem myszy i z menu wybrad Formatuj komórki... (skrót klawiaturowy Crtrl + 1 ). Otwiera się okno, w którym możemy dokonad zmian: Rysunek 16 Jak widad na powyższym rysunku formatowanie liczb obejmuje kilka kategorii. Formatując liczby możemy określid ilośd miejsc dziesiętnych, stosowanie separatora (duże liczby wyświetlane są z odstępem między kolejnymi tysiącami np ) zwiększa to czytelnośd liczby. Dodatkowo można stosowad formatowanie warunkowe (liczby ujemne wyświetlane są w kolorze czerwonym). Podobnie można formatowad wartości walutowe, daty, czasu, itd. Zawsze wybieramy właściwy format z rozwijalnej listy. Kolejna karta *Wyrównanie+ pozwala na określenie położenia tekstu, elementów komórki we właściwym miejscu. Możliwe jest wyśrodkowanie pionowe i poziome, zawijanie tekstu w komórce, dopasowanie tekstu do wielkości komórki poprzez powiększenie lub zmniejszenie czcionki, scalanie komórek, dowolne obracanie tekstu, co przedstawia Rysunek 17. Rysunek 17 Elementy występujące w oknie są intuicyjne wykonanie każdej operacji jest niemalże oczywiste. Mamy tu zmianę położenia pionową i poziomą, zawijanie tekstu (wyświetlany jest automatycznie w kilku wierszach komórki), automatyczne zmniejszanie czcionki, scalanie zaznaczonych komórek (aby wyłączyd scalanie należy wskazad scalone komórki i odznaczyd pole scalaj komórki). Zmiana kierunku wyświetlania tekstu możliwa jest w okienku Orientacja należy zmienid położenie czerwonego punktu lub wpisad wartośd kąta w polu stopnie. Styl obramowania komórek można zmienid korzystając z karty *Obramowanie+. Rysunek 18 Dobieramy tu styl, kolor, rysowana krawędź dla wybranej komórki lub wcześniej zaznaczonego zakresu komórek. Możemy wybrad, w ustawieniach wstępnych, zaznaczenie konturu lub gdy mamy zaznaczony zakres komórek również zaznaczenie wewnętrznych krawędzi. dla Gimnazjum 36 - Ryszard Rogacz Strona 6