AKW.1712.6.2015 /znak sprawy/ Kędzierzyn-Koźle, dnia 08 grudnia 2015 roku Biuro Rady Miasta w miejscu /podmiot kontrolowany/ Protokół kontroli planowej, przeprowadzonej w dniach od 16 listopada 2015 roku do 08 grudnia 2015 roku Biurze Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle oraz w Wydziale Finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, przez pracownika Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, specjalistę ds. audytu i kontroli Macieja Wesołowskiego, działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle do przeprowadzenia kontroli nr AKW.1711.2.2015, AKW.1712.1.2015 z dnia 24 marca 2015 roku. Określenie celu kontroli: Kontrola w zakresie ewidencjonowania i zatwierdzania dowodów księgowych wydanych na okoliczność realizacji wydatków, stosownie do planów finansowo-rzeczowych. Ustalenia wstępne Metodyka przeprowadzenia kontroli Czynności kontrolne prowadzono w oparciu o postanowienia Regulaminu instytucjonalnej kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 73/AKW/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 lutego 2015 roku w sprawie nadania Regulaminu instytucjonalnej kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej. Ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych, na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych zweryfikowano prawidłowość ich ujęcia w stosownych sprawozdaniach budżetowych. Sprawdzono również księgową dokumentację źródłową potwierdzającą dokonanie określonych wydatków (rachunki, umowy, faktury) oraz porównano je z powiązanymi wyciągami bankowymi. Sprawdzono, czy poszczególne dokumenty
zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez kierownika Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, w zgodzie z przyjętymi przepisami wewnętrznymi. Dokonano analizy wybranej grupy wydatków pod kątem ich legalności i zgodności z planem finansowym. Za zbiór wydatków objęty badaniem przyjęto dokumenty/zapisy z datą księgowania od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku włącznie, będące fakturami lub dokumentami równoważnymi fakturom i stanowiące podstawę płatności oraz odpowiadające tym dokumentom zapisy księgowe. Doboru próby dowodów/zapisów księgowych dokonano w sposób niestatystyczny w ramach paragrafów: realizacji różnych wydatków na rzecz osób fizycznych ( 3030), nagród o charakterze szczególnym nie zaliczonych do wynagrodzeń ( 3040), wydatków związanych z zakupem materiałów i wyposażenia ( 4210) oraz wydatków dotyczących zakupu usług pozostałych ( 4300). Okres objęty kontrolą ustalono w obszarze wydatków 3030, 3040, 4210, 4300 od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku włącznie. Wybór próby z populacji podlegającej ocenie elementów poddanych badaniom kontrolnym polegał każdorazowo na doborze przypadkowym (wg Glosariusza terminów dotyczących kontroli i audytu w administracji publicznej, NIK lipiec 2005 roku to niestatystyczna technika doboru próby w której kontroler/audytor wybiera elementy populacji w sposób przypadkowy, tj. bez stosowania osądu kontrolera/audytora oraz bez stosowania metod statystycznych). W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielał Kierownik Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pani Magdalena Słowik oraz pracownik Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pani Halina Olkowska. Sprawy organizacyjne Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku zakres działania Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obejmuje: m. in.: 1) obsługę organizacyjno-techniczną oraz kancelaryjno-biurową sesji Rady Miasta, w szczególności: a) dostarczanie radnym - podpisanych przez Przewodniczącego Rady - zawiadomień o zwołaniu sesji Rady Miasta oraz niezbędnych materiałów związanych z jej przedmiotem, a w szczególności projektów aktów prawnych przedkładanych Radzie, b) sporządzanie protokołów sesji Rady Miasta oraz prowadzenie ich ewidencji i zbioru, c) przekazywanie uchwał Rady Miasta: - w imieniu Przewodniczącego Rady Miasta - Prezydentowi Miasta celem określenia sposobu ich wykonania, - w imieniu Prezydenta Miasta - Wojewodzie oraz, w zakresie objętym nadzorem izby, Regionalnej Izby Obrachunkowej do wiadomości jako organom nadzoru, w terminie 7 dni od daty ich podjęcia, 2) obsługę organizacyjno-techniczną i kancelaryjno-biurową komisji stałych i doraźnych Rady Miasta, a w szczególności: a) dostarczanie członkom komisji - podpisanych przez Przewodniczącego Komisji - zawiadomień o zwołaniu jej posiedzenia oraz niezbędnych materiałów związanych z jej przedmiotem, b) sporządzanie protokołów posiedzeń komisji Rady Miasta oraz prowadzenie ich rejestru i zbioru, c) przekazywanie Prezydentowi Miasta w terminie 7 dni - w imieniu przewodniczących komisji - wyciągów z protokołów posiedzeń komisji zawierających: - wnioski komisji - 2
celem ich realizacji, - opinie dotyczące przedłożonych projektów aktów prawnych, w imieniu przewodniczących komisji; 3) organizacyjno-techniczną i kancelaryjno-biurową obsługę: a) przewodniczącego i wiceprzewodniczących rady, przewodniczących komisji oraz pozostałych radnych w zakresie przyjmowania, przechowywania i przekazywania korespondencji oraz innych materiałów niezbędnych do wykonywania mandatu, b) przedsięwzięć związanych ze współdziałaniem rady z samorządami osiedlowymi, c) kontaktów radnych z organizacjami, stowarzyszeniami oraz mieszkańcami Gminy, d) rad osiedli w zakresie współdziałania z Radą Miasta, w tym w sprawach wyborów do organów jednostek pomocniczych; 4) przygotowywanie dokumentacji oraz projektów uchwał Rady Miasta w sprawie: a) nadawania tytułu Honorowy obywatel Miasta, b) nadawania tytułu honorowego Zasłużony dla Miasta Kędzierzyn-Koźle ; 5) przygotowywanie projektów i realizację uchwał Rady Miasta w sprawie tworzenia jednostek pomocniczych Gminy oraz ustalenia zakresu ich działania; 6) przygotowywanie i obsługę administracyjno-techniczną wyborów ławników sądów rejonowych i okręgowych Ponadto na podstawie 5 zd. 2 Uchwały Nr VII/83/2003 Rady Miejskiej w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 27 marca 2003 roku w sprawie ustalenia zasad wypłaty diet radnym Rady Miejskiej oraz przewodniczącym Zarządów Osiedli następnie zmienionej Uchwałą Nr XXIV/295/2004 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 26 sierpnia 2004 roku oraz Uchwałą Nr XVII/185/07 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 30 października 2007 roku dokumentację do wypłaty diet radnym Rady Miejskiej oraz przewodniczącym Zarządów Osiedli przygotowuje Biuro Rady Miejskiej. Podstawą gospodarki finansowej Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle plan finansowy Urzędu Miasta Kędzierzyn- Koźle. Kierownikiem Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest Pani Magdalena Słowik. Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle pismem nr Or. 0052.172.2011 z dnia 24 czerwca 2011 roku udzielił pełnomocnictwa p.o. kierownika Biura Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle Pani Magdalenie Małek (obecnie Słowik) do jednoosobowego składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem gminy Kędzierzyn-Koźle objętego zadaniami Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Zobowiązania powstałe po stronie gminy w wyniku w/w oświadczeń woli nie mogą przekraczać równowartości 1 000 zł, bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz muszą być zgodne z zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obowiązującym w roku budżetowym, w którym złożono oświadczenie woli. Wskazane pełnomocnictwo obowiązuje od dnia 01 lipca 2011 roku w okresie pełnienia obowiązków kierownika Biura Rady Miasta Kędzierzyn- Koźle. Z kolei pismem nr Or. 0052.173.2011 z dnia 24 czerwca 2011 roku Prezydent Miasta Kędzierzyn- Koźle udzielił pełnomocnictwa p.o. kierownika Biura Rady Miasta Kędzierzyn-koźle Pani Magdalenie Małek (obecnie Słowik) do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem gminy Kędzierzyn-Koźle objętym zadaniami Biura Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle, określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, łącznie z Zastępcą Prezydenta Miasta ds. gospodarki przestrzennej i inwestycyjno-remontowej lub inną osobą umocowaną przez Prezydenta Miasta do takich czynności. Zobowiązania powstałe po stronie gminy w wyniku 3
w/w oświadczeń woli nie mogą przekraczać równowartości 6 000 Euro według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu ich złożenia, bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz muszą być zgodne z zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obowiązującym w roku budżetowym, w którym złożono oświadczenie woli. Kontrolujący zwraca uwagę, iż pełnomocnictwo kierownika Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pani Magdaleny Słowik wymaga aktualizacji w zakresie wysokości kwoty zaciągania zobowiązań (z 1000 zł do 5000 zł), nazwiska, a także pełnionej funkcji bowiem w obowiązujących pełnomocnictwach wskazuje się funkcję p. o. kierownika. Ponadto Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle udzielił Pani Halinie Olkowskiej Inspektorowi Biura Rady Miasta w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle pełnomocnictwa do jednoosobowego składania oświadczeń woli zakresie zarządu mieniem gminy Kędzierzyn-Koźle objętego zadaniami Biura Rady Miasta określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Zobowiązania powstałe po stronie gminy w wyniku w/w oświadczeń woli nie mogą przekraczać równowartości 5 000 zł, bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz muszą być zgodne z zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obowiązującym w roku budżetowym, w którym złożono oświadczenie woli. Wskazanej wyżej pełnomocnictwo obowiązywało w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy kierownika Biura Rady Miasta w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle. Obsługę finansowo-księgową Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle prowadzi Wydział Finansowy Urzędu Miasta, którego (na podstawie w/w Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle) zakres działań obejmuje m. in.: 1. prowadzenie rachunkowości budżetu miasta; 2. nadzór nad realizacją budżetu przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta oraz gminne jednostki organizacyjne a także sporządzanie sprawozdania z realizacji budżetu miasta w terminach określonych w przepisach szczególnych; W dniu 29 września 2011 roku Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle Pan Tomasz Wantuła powierzył Skarbnikowi Miasta Pani Joannie Hariasz obowiązki i odpowiedzialność za ich wykonanie, w zakresie m. in. prowadzenia rachunkowości gminy Kędzierzyn-Koźle zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz dokonywania wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z budżetem miasta i planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Z kolei Skarbnik Miasta Pani Joanna Hariasz w dniu 29 września 2011 roku upoważniła Głównego Księgowego Kierownika Referatu Obsługi Finansowej Urzędu Miasta Pana Tadeusza Orlika do składania w imieniu Skarbnika Miasta kontrasygnaty na dokumentach stwierdzających dokonanie czynności prawnych powodujących i mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych o wartości do 100 000 zł netto oraz przekazała jemu swoją odpowiedzialność w zakresie danego upoważnienia. Charakterystyka stanu prawnego Podstawą prawną gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego jest uchwała budżetowa. Zasady gospodarki finansowej w tym obszarze reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) wraz z rozporządzeniami wykonawczymi do nich, tj.: 4
- rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.), określające w stosownych załącznikach rozporządzenia klasyfikację paragrafów wydatków. Z kolei art. 54 ust. 1 pkt 3b ustawy o finansach publicznych, mówi o tym że główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych dokonuje m.in. wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Stosownie do przepisu określonego w art. 54 ust. 3 w/w ustawy dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, jest złożenie przez niego podpisu na dokumencie. Złożony podpis oznacza, że główny księgowy: 1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, 2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, 3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. W toku wykonywania budżetu obowiązuje m.in. zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 254 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych). Z kolei art. 261 w/w ustawy, stanowi, że kierownik jednostki może w celu realizacji zadań zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. W znaczeniu konkretnym zaś, dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym oznacza wydawanie poleceń co do sposobu ich wykorzystania. Zasady funkcjonowania kont zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Artykuł 21 ust. 1 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) określa elementy, które powinien zawierać dowód księgowy. Tylko dowody księgowe zawierające wszystkie elementy wymienione w ust. 1 pkt 1-6 spełniają wymóg kompletności. To minimum informacji kwalifikujących dokument do księgowania. Zgodność zawartości dowodu z wymogami ustawy podlega kontroli formalnej. Nadto zgodnie z art. 22 ust. 1 w/w ustawy dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Z kolei zgodnie z art. 25 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515 z późn. zm.) na zasadach ustalonych przez radę gminy radnemu przysługują diety oraz zwrot kosztów podróży służbowych. Wysokość diet przysługujących radnemu 5
nie może przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. z 2011 r. Nr 79, poz. 431, z późn. zm.). Rada Ministrów określa, w drodze rozporządzenia, maksymalną wysokość diet przysługujących radnemu w ciągu miesiąca, uwzględniając liczbę mieszkańców gminy, przy czym kwota wymieniona w 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym oznacza maksymalną wysokość diet w gminach o największej liczbie mieszkańców ( art. 25 ust. 7 w/w ustawy). Rada gminy przy ustalaniu wysokości diet radnych bierze pod uwagę funkcje pełnione przez radnego. Nadto zgodnie z art. 25 ust. 10 w/w ustawy Minister Spraw Wewnętrznych i administracji wydał rozporządzenie z dnia 31 lipca 2000 roku (Dz.U. z 2000 r. Nr 66 poz. 800) w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy, w którym określił sposób ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych, uwzględniając celowość zwrotu rzeczywiście poniesionych wydatków związanych z wykonywaniem mandatu oraz ułatwienie dokonywania rozliczeń. W Gminie Kędzierzyn-Koźle kwestię wypłaty w/w diet uregulowano Uchwałą Nr VII/83/2003 Rady Miejskiej w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 27 marca 2003 roku w sprawie ustalenia zasad wypłaty diet radnych Rady Miejskiej oraz przewodniczącym Osiedli, którą to uchwałę następnie zmieniono Uchwałą Nr XXIV/2004 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 26 sierpnia 2004 roku oraz Uchwałą Nr XVII/185/07 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 30 października 2007 roku oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. z 2000 r. Nr 61 poz. 710). Zgodnie z brzmieniem w/w uchwał dieta za dany miesiąc kalendarzowy nie przysługuje radnemu, który w okresie miesiąca kalendarzowego, bez usprawiedliwienia, nie był obecny na żadnym z odbytych w tym okresie posiedzeń Rady Miejskiej oraz na posiedzeniach komisji stałych Rady, których członkiem jest radny. W przypadku nieobecności radnego na sesjach Rady Miejskiej lub na posiedzeniach stałych komisji Rady w danym miesiącu kalendarzowym z diety o której mowa w 1 litery b-e w/w uchwały, za ten miesiąc, dokonuje się potrąceń w wysokości: a) 20 % diety za nieobecność radnego, członka komisji, na posiedzeniu stałej komisji Rady, b) 30% diety za nieobecność radnego na sesji Rady Miejskiej z zastrzeżeniem ust. 3 w/w uchwały. Suma potrąceń, o których mowa wyżej nie może przekroczyć 70% diety. Wskazać jednak należy, iż potrąceń nie dokonuje się w przypadku nieobecności radnego: 1) spowodowanej podróżą służbową odbywającą się na polecenie wyjazdu służbowego wydane przez Przewodniczącego Rady Miejskiej, 2) na sesji Rady Miejskiej zwołanej na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Z kolei w razie nieobecności przewodniczącego zarządu osiedla i zastępowania go przez zastępcę przewodniczącego zarządu osiedla przewodniczący zarządu osiedla traci prawo do diety za okres nieobecności, a zastępca przewodniczącego zarządu osiedla uzyskuje uprawnienie do diety za okres sprawowania zastępstwa. Okres nieobecności przewodniczącego zarządu osiedla i zastępowania go przez zastępcę przewodniczącego zarządu osiedla, stwierdza w uchwale zarząd osiedla. Diety wypłacane są do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który dieta przysługuje. 6
Ustalenia szczegółowe W kontrolowanym okresie podstawą gospodarki finansowej Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle plan finansowy Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle zgodnie z 39 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku. W ramach kontroli wydatków bieżących Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle skontrolowano wydatki zrealizowane w ramach 3030, 3040, 4210, 4300 od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku włącznie. Oryginały faktur i rachunków dokumentujących wydatki komórki organizacyjnej po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, przekazywane są do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, prowadzącego obsługę finansowo księgową kontrolowanej jednostki. W wyniku analizy dokumentacji normatywnej ustalono, że: 1. Księgowość budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Miasta prowadzona jest przy zastosowaniu zintegrowanego systemu komputerowego KSAT 2000 opracowanego przez firmę COIG S.A. z Katowic. 2. Stosownie do art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle zarządzeniem 993/Fn/2012 z dnia 30 lipca 2012 roku ustalił szczególne zasady rachunkowości w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle. 3. Dane wykazane w wydrukach - z systemu komputerowego KSAT 2000 opracowanego przez firmę COIG S.A. z Katowic noszących nazwę zestawienie planu, wyk. i koszty (szablony) na dzień 30 września 2015 roku są - zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną wydatków w rozbiciu na poszczególne podziałki klasyfikacji budżetowej. W ramach sprawdzanej grupy klasyfikacji, kontrolowana komórka organizacyjna Urzędu dokonała wydatków: Tabela 1 Wydatki wykonane przez BRM od dnia 01 stycznia 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku. Kwota dotychczas wykonanych wydatków /zł/ Rozdz. 75023 3030 360 670,57 3040 0 4210 4 000,93 4300 2 872,20 Razem 367 543,70 Na podstawie dokonanej kontroli dowodów księgowych w ramach przyjętej próby badawczej sprawdzono prawidłowość powadzonej dokumentacji pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym. Powyższe dokumenty skontrolowano pod kątem kompletności, rzetelności i prawidłowości ujęcia dowodów w ewidencji księgowej. Sprawdzono sposób opisu, ewidencjonowania, dekretowania i księgowania dokonanych wydatków. 7
Ponadto ustalono, że: dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej postaci w Wydziale Finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle; dokumenty rachunkowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem; księgowanie jest ciągłe chronologicznie wg daty i numerów. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane są z podziałem na okresy sprawozdawcze; wydatki na rzecz osób fizycznych ( 3030), wydatki związane z zakupem materiałów i wyposażenia ( 4210) oraz wydatki dotyczące zakupu usług pozostałych ( 4300), klasyfikowane były prawidłowo. W badanym okresie nie odnotowano nagród o charakterze szczególnym nie zaliczonym do wynagrodzeń ( 3040). Faktury zaewidencjonowane w badanym okresie Wydziale Finansowym w Kędzierzynie-Koźlu posiadają podpis głównego księgowego. Ustalenia kontroli w zakresie gospodarowania środkami finansowymi w zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego wydatki W ramach działu 750 rozdział 75023 3030 kontrolujący sprawdził wydatki związane wypłatami diet Przewodniczących Zarządów Osiedli Samorządu Mieszkańców oraz wypłatami diet Radnych Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle w okresie od 01 marca 2015 roku do 30 września 2015 roku. Wypłata w/w diet dokonywana jest na podstawie Uchwały Nr VII/83/2003 Rady Miejskiej w Kędzierzynie- Koźlu z dnia 27 marca 2003 roku w sprawie ustalenia zasad wypłaty diet radnym Rady Miejskiej oraz przewodniczącym Zarządów Osiedli następnie zmienionej Uchwałą Nr XXIV/295/2004 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 26 sierpnia 2004 roku oraz Uchwałą Nr XVII/185/07 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 30 października 2007 roku oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. z 2000 r. Nr 61 poz. 710). Kontrolujący zwraca uwagę, iż przy wprowadzanych zmianach do Uchwały Nr VII/83/2003 Rady Miejskiej w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 27 marca 2003 roku w sprawie ustalenia zasad wypłaty diet radnym Rady Miejskiej oraz przewodniczącym Zarządów Osiedli popełniono błąd polegający na tym, że Uchwalą Nr XVII/185/07 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 30 października 2007 roku zmieniono 1 zamiast 4 w/w uchwały. Dokumentację do wypłaty diet przygotowuje Biuro Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn- Koźle. Diety radnych wypłacane są na podstawie listy obecności radnych na sesjach rady miasta oraz listy obecności na poszczególnych komisjach. Natomiast diety Przewodniczących Zarządów Osiedli Samorządu Osiedli wypłacane są na podstawie wykazu ich diet. W okresie od 01 stycznia 2015 roku do 30 września 2015 roku wydatkowano na w/w cel kwotę 360 670,57 zł. Na podstawie w/w uchwał radnym przysługują diety: a) Przewodniczącemu Rady Miasta 112,5 % kwoty bazowej, tj. kwota 1 987,27 zł, b) Zastępcom Przewodniczącego Rady Miasta 90% kwoty bazowej, tj. kwota 1 589,81 zł, c) Przewodniczącym stałych komisji Rady Miasta 105% kwoty bazowej, tj. kwota 1 854,78 zł, d) Zastępcom Przewodniczących stałych komisji Rady Miasta 85% kwoty bazowej, tj. kwota 1 501,49 zł, e) Radni nie pełniący funkcji 65% kwoty bazowej, tj. kwota 1 148,20 zł. Z kolei Przewodniczącym Zarządu Osiedla (Samorządu Mieszkańców) przysługuje dieta w wysokości 20% kwoty bazowej, tj. kwota 353,29 zł. 8
W świetle art. 9 ust 1 pkt 2a ustawy budżetowej na rok 2015 z dnia 15 stycznia 2015 roku (Dz. U. z 2015 r. poz. 153) kwotę bazową dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalono w wysokości 1766,46 zł. Co miesiąc imienna lista wypłat diet dla Radnych Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle za udział w pracach Rady przekazywana jest do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, celem dokonania stosownych wypłat. Wskazana lista wypłat diet uwzględnia imię i nazwisko radnego, jego funkcję, wysokość diety, potrącenie za nieobecność na posiedzeniach (komisji, sesji), sumę (razem) potrąceń, kwotę do wypłaty, a także potwierdzenie odbioru/nr konta. Ponadto w/w lista zawiera podpis Kierownika Biura Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle pod zapisem wydatek jest celowy, legalny i uzasadniony pod względem gospodarczym, podlega ujęciu w księgach rachunkowych i mieści się w planie finansowym, a także że sprawdzono pod względem merytorycznym. Na w/w dowodzie księgowym znajduje się także podpis pod pieczątką nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 prawa zamówień publicznych. Z kolei wykaz diet dla Przewodniczących Zarządów Osiedli Samorządu Mieszkańców za dany miesiąc, który przekazywany jest do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, celem dokonania stosownych wypłat zawiera nazwisko i imię Przewodniczącego, ROSM (określający osiedle mieszkańców), kwotę do wypłaty oraz podpis pod którym znajduje się numer konta do wypłaty. W badanym okresie od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku prawidłowo zgodnie z kryteriami określonymi w w/w uchwałach naliczano, a także terminowo wypłacano diety Przewodniczącym Zarządów Osiedli (Samorządu Mieszkańców) oraz diety Radnym Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle odliczając nieobecności na sesjach Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle jak i komisjach, na których powinni być obecni. Z wyjaśnień złożonych przez kierownika Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle wynika, iż w badanym okresie nie wykazano nieobecności Przewodniczących Zarządów Osiedli (Samorządu Mieszkańców) na posiedzeniach rad osiedli, a tym samym wypłacono im diety w pełnej wysokości. Wskazane w/w wykazy były prawidłowo opisane przez pracowników Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Bez uwag. Z kolei w ramach działu 750 rozdział 75023 4300 kontrolujący sprawdził wydatki związane z realizacją zawartej w dniu 02 lutego 2015 roku przez Miejski Ośrodek Kultury z siedzibą przy al. Jana Pawła II 27 w Kędzierzynie-Koźlu reprezentowanym przez Dyrektora Beatę Malajka (zwanym dalej Wynajmującym) z Gminą Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Sekretarza Miasta Kędzierzyn-Koźle Pana Zbigniewa Romanowicza (zwanym dalej Zamawiającym) - umową wynajmu pomieszczeń nr 51/MOK/2015. Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 12 lutego 2015 roku pod nr NW5/BR/2015. Umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Zgodnie z w/w umową Wynajmujący oddał Najemcy salę konferencyjną nr 28 znajdującą się w Domu Kultury Chemik, al. Jana Pawła II 27, 47-220 Kędzierzyn-Koźle, w celu organizacji dyżurów radnych Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle, w każdy pierwszy i drugi poniedziałek miesiąca, w godzinach od 17:00 do 19:00. Umowa obowiązuje na czas określony od 01 lutego 2015 roku do 31 grudnia 2015 roku. Za wynajęcie w/w sali Najemca płaci Wynajmującemu ustaloną kwotę 10 zł netto za godzinę, a konkretnie kwotę stanowiącą iloczyn godzin wynajmu Sali oraz stawki godzinowej, na podstawie otrzymanej faktury VAT, zgodnie z faktycznym wykorzystaniem sali. 9
W okresie objętym kontrolą na podstawie w/w umowy wystawiono: 1) Fakturę VAT nr BV/0078/2015 z dnia 31 marca 2015 roku na kwotę 40 zł netto, tj. na kwotę 49,20 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 07 kwietnia 2015 roku, 2) Fakturę VAT nr BV/0106/2015 z dnia 28 kwietnia 2015 roku na kwotę 20 zł netto, tj. na kwotę 24,60 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 06 maja 2015 roku, 3) Fakturę VAT nr BV/0137/2015 z dnia 31 maja 2015 roku na kwotę 20 zł netto, tj. na kwotę 24,60 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 12 czerwca 2015 roku, 4) Fakturę VAT nr BV/0183/2015 z dnia 30 czerwca 2015 roku na kwotę 40 zł netto, tj. na kwotę 49,20 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 13 lipca 2015 roku, 5) Fakturę VAT nr BV/0280/2015 z dnia 30 września 2015 roku na kwotę 40 zł netto, tj. na kwotę 49,20 zł brutto, którą to fakturę zapłacono w dniu 06 października 2015 roku. Wskazane faktury po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn- Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - zostały opłacone w terminie określonym w w/w fakturach z wyjątkiem faktury VAT nr BV/0106/2015 z dnia 28 kwietnia 2015 roku, którą to fakturę należało opłacić do dnia 05 maja 2015 roku, a nie do dnia 06 maja 2015 roku. Nadto kontrolujący w ramach działu 750 rozdział 75023 4210 sprawdził faktury wystawione przez: 1) DIONIZOS I s.c. K. Rohan, M. Małopolski, ul. Jagiellońska 37a, 47-206 Kędzierzyn- Koźle, tj.: a) Fakturę VAT nr 2190/15/FV z dnia 24 sierpnia 2015 roku na kwotę 186,00 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 28 sierpnia 2015 roku, b) Fakturę VAT nr 2573/15/FV z dnia 28 września 2015 roku na kwotę 186,00 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 30 września 2015 roku. 2) Kwiaciarnię Kamelia Małgorzata Ślipska-Zdon, Rynek 8, 47-200 Kędzierzyn-Koźle, tj. fakturę Nr 26/2015 z dnia 12 lipca 2015 roku na kwotę 330,00 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 17 lipca 2015 roku. 3) Firmę Handlową TONEX Sławomir Gołąbek, ul. Kościelna 7, 47-220 Kędzierzyn-Koźle, tj. fakturę VAT nr 2657/2015 z dnia 25 sierpnia 2015 roku na kwotę 50,15 zł, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 07 września. Wskazane faktury po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn- Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - zostały opłacone w terminie określonym w w/w fakturach Bez uwag Podsumowanie W trakcie kontroli ustalono, iż podstawą gospodarki finansowej Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle plan finansowy Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle zgodnie z 39 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku. W badanym okresie prawidłowo naliczano, a także terminowo wypłacano diety Przewodniczącym Zarządów Osiedli (Samorządu Mieszkańców) oraz diety Radnym Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle. Nie mniej jednak kontrolujący zwraca uwagę, iż przy wprowadzanych zmianach do Uchwały 10
Nr VII/83/2003 Rady Miejskiej w Kędzierzynie-Koźlu z dnia 27 marca 2003 roku w sprawie ustalenia zasad wypłaty diet radnym Rady Miejskiej oraz przewodniczącym Zarządów Osiedli popełniono błąd polegający na tym, że Uchwalą Nr XVII/185/07 Rady Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 30 października 2007 roku zmieniono 1 zamiast 4 w/w uchwały. Ponadto Biuro Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle prawidłowo dokonywało zakupów w skontrolowanych paragrafach. Kontrolujący zwraca uwagę, iż pełnomocnictwo kierownika Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pani Magdaleny Słowik wymaga aktualizacji w zakresie wysokości kwoty zaciągania zobowiązań (z 1000 zł do 5000 zł), nazwiska, a także pełnionej funkcji bowiem w obowiązujących pełnomocnictwach wskazuje się funkcję p. o. kierownika. Na tym protokół zakończono. Niniejszy protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym otrzymują: 1. Kierownik Biura Rady Miasta, 2. Kierownik Wydziału Finansowego, 3. a/a Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej. Do wiadomości: 1. Kserokopie podpisanego protokołu przekazuje się Prezydentowi Miasta Kędzierzyn-Koźle. Na oryginale właściwe podpisy Specjalista ds. audytu i kontroli Kędzierzyn Koźle, dnia 08 grudnia 2015 roku Maciej Wesołowski /-/... podpis kontrolującego SKARBNIK MIASTA Kędzierzyn Koźle, dnia 08 grudnia 2015 roku Joanna Hariasz /-/... podpis kierownika komórki kontrolowanej KIEROWNIK Biura Rady Miasta Kędzierzyn Koźle, dnia 08 grudnia 2015 roku mgr Magdalena Słowik /-/... podpis kierownika komórki kontrolowanej 11
Pouczenie: W terminie 7 dni od dnia doręczenia protokołu kontrolowany ma prawo zapoznać się z treścią protokołu, podpisać go lub odmówić podpisania. Odmowa podpisania protokołu wymaga odręcznej adnotacji kierownika/dyrektora jednostki kontrolowanej w protokole, wyjaśniającej przyczyny odmowy oraz dowody potwierdzające to stanowisko. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie zastępującej go w razie nieobecności przysługuje prawo zgłoszenia, w terminie wyznaczonym do podpisania protokołu, umotywowanych zastrzeżeń lub wyjaśnień co do zawartego w protokole kontroli opisu stanu faktycznego. Zastrzeżenia lub wyjaśnienia do protokołu kontroli przekazywane są na piśmie w jednym egzemplarzu kontrolującemu. W zastrzeżeniach lub wyjaśnieniach kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do wskazania konkretnych zapisów protokołu, które budzą zastrzeżenia co do ustaleń stanu faktycznego oraz przedstawić stosowne dowody potwierdzające przedstawione stanowisko. Kierownik jednostki kontrolowanej zatrzymuje jeden egzemplarz protokołu, pozostałe doręczone egzemplarze protokołu, w terminie wyznaczonym do podpisania, zobowiązany jest zwrócić kontrolującemu. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni. Strony protokołu powinny być parafowane przez kontrolującego i kontrolowanego. 12