ZARZĄDZENIE NR OR /2010 BURMISTRZA BIAŁEJ z dnia 21 maja 2010 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR OR /2010 BURMISTRZA BIAŁEJ z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie określenia osób odpowiedzialnych za realizację projektu pn. Rozbudowa kanalizacji sanitarnej w Białej ( ul. Prudnicka, Czarna, 1-Maja, Szkolna, Reymonta i Oświęcimska) oraz zasad rachunkowości prowadzonych dla tego projektu na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. Nr 121, poz. 591 ze zm. ) zarządzam co następuje: 1 1. Dla realizacji zadania ustalam zakresy odpowiedzialności dla poszczególnych pracowników Urzędu Miejskiego w Białej. 2. Projekt realizowany jest zgodnie z zasadami ustalonymi w Programie przyjętymi w Rozporządzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 1 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata ( Dz.U. Nr 60, poz. 373; z 2009 r. Nr 201, poz. 1544). 2 Za nadzór nad realizacją projektu odpowiada Burmistrz Białej, w tym w szczególności za: - terminowość realizacji harmonogramu, - koordynację zadań wynikających z projektu w ramach struktury wewnętrznej Urzędu, - monitorowanie przebiegu zadania, a w szczególności sygnalizowanie zagrożeń związanych z jego wykonaniem, - koordynację obowiązujących procedur związanych z realizacją zadania, - dostępność do akt merytorycznych i rachunkowych i ich ochronę przed niekontrolowanymi zmianami Kierownik Referatu Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej odpowiedzialny jest za: 1) realizację projektu zgodnie z projektem technicznym, zawartą umową z Samorządem Województwa, zawartą umową z wykonawcą zadania, dokumentacją wyłonienia wykonawcy. 2) przeprowadzenie zmian dokumentów określonych w pkt 1 zgodnie z obowiązującymi procedurami i postanowieniami umowy oraz przekazywanie o tym informacji uczestnikom realizującym projekt w postaci kopii dokumentu. 2. Zgodnie z zawartą umową Kierownik Referatu Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej odpowiada w szczególności za: 1) realizację zadania zgodnie z harmonogramem rzeczowym realizacji projektu oraz zestawienia planowanych wydatków,

2 - 2-2) sporządzanie i przekazanie do miejsca wskazanego przez Samorząd Województwa wniosku o płatność po uzgodnieniu ze Skarbnikiem Gminy, 3) sporządzanie przy udziale pracownika referatu finansowego sprawozdań okresowych, rocznych i terminowe przekazanie ich do Samorządu Województwa, 4) sporządzanie przy udziale pracownika Referatu Finansowego sprawozdania końcowego z realizacji projektu i przedłożenie go w terminie określonym w umowie do Samorządu Województwa, 5) przekazywanie do Samorządu Województwa wszystkich dokumentów i informacji ( innych niż księgowe ) związanych z realizacją projektu, których zażąda Instytucja Pośrednicząca, 6) udostępnienie dokumentacji związanej z projektem, a będącej w posiadaniu Urzędu Miejskiego w Białej podmiotom uprawnionym do przeprowadzenia kontroli, 7) przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. 3. Na czas realizacji projektu Referat Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej posiada wszystkie wymienione dokumenty w oryginale lub kserokopii. 4. Pracownicy Referatu Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej zobowiązani są do prowadzenia wszelkiej korespondencji związanej z projektem Referat Finansowy odpowiedzialny jest za prowadzenie spraw finansowych i rozliczeń związanych z realizacją projektu zgodnie z zawartą umową z Samorządem Województwa oraz obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 2. Zgodnie z zawartą umową Skarbnik Gminy odpowiada w szczególności za: 1) organizacyjne wyodrębnienie ewidencji księgowej dla realizacji projektu oraz opracowanie odrębnych procedur księgowych załącznik nr 1 do zarządzenia 2) współpracę z pracownikiem Referatu Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej w zakresie sporządzenia wymaganych załączników do wniosku o płatność, 3) przygotowanie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy pod względem finansowym; w tym załatwienie wszystkich formalnych spraw związanych z pożyczką udzieloną z budżetu państwa przez Bank Gospodarstwa Krajowego, 4) współudział przy sporządzaniu sprawozdań okresowych, rocznych i akceptowanie ich w zakresie finansowym, 5) współudział przy sporządzaniu sprawozdania końcowego z realizacji projektu i jego akceptacja w zakresie finansowym. 3. Pracownicy Referatu Finansowego obowiązani są do prowadzenia wszelkiej korespondencji związanej z projektem Wszystkie procesy związane z realizacją projektu podlegają bieżącemu przeglądowi przez pracowników w nim uczestniczących i w miarę potrzeby podawane są okresowej weryfikacji, 2. Odpowiedzialni Kierownicy referatów wdrażają stały system szkoleń pracowników związanych z realizacją projektu.

3 - 3-6 Pracownik zajmujący się organizacją przetargów w gminie wykonuje wszystkie czynności dotyczące wyłonienia wykonawcy, realizacji umowy w oparciu o obowiązujące przepisy dotyczące zamówień publicznych, wymogi Unii Europejskiej oraz wewnętrzne zarządzenia, które dostosowane są na bieżąco do występujących przepisów. 7 Zarządzenie niniejsze wchodzi w życie z dniem podjęcia i obowiązuje do czasu całkowitego zakończenia realizacji projektu. Burmistrz Białej Arnold Hindera

4 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr OR /2010 z dnia 21 maja 2010 r. Procedury księgowe dotyczące realizacji projektu Rozbudowa kanalizacji sanitarnej w Białej( ul. Prudnicka, Czarna, 1-Maja, Szkolna, Reymonta i Oświęcimska) wraz z wykazem pracowników Referatu Finansowego odpowiedzialnych za realizację projektu 1. Wszelkie operacje gospodarcze winny być udokumentowane prawidłowymi dowodami źródłowymi w sposób kompletny, wynikający z warunków projektu i procedur, 2. Pracownikiem koordynującym zadanie w ramach Referatu Finansowego jest Skarbnik Gminy, a w przypadku nieobecności Zastępca Skarbnika, 3. Wykonawca inwestycji wystawia faktury za roboty i usługi, które winny zawierać: 1) kolejny numer faktury, 2) nazwę wystawcy faktury, 3) datę wystawienia, datę sprzedaży, 4) nazwę nabywcy (Gmina Biała), 5) termin i sposób zapłaty, 6) nazwę zadania, 7) wartość wykonanych robót w wysokości netto, podatek VAT, brutto, 8) podpis wystawcy faktury. 4. Faktura po wpłynięciu do Urzędu Miejskiego w Białej i potwierdzeniu datą wpływu, przekazywana jest do referatu merytorycznego ( Referat Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej ), 5. Referat Finansowy przyjmuje do realizacji fakturę opisaną, sprawdzoną i potwierdzoną merytorycznie wraz z protokółem odbioru robót oraz inne niezbędne dokumenty wynikające z umów. 6. Pracownik ds rozliczeń finansowych ( Pani Urszula Kauczor lub Pani Bernardyna Gorek ) sprawdza czy na fakturze znajduje się: 1) adnotacja o stwierdzeniu wykonania prac zgodnie z umową i protokółem odbioru robót, 2) informacja o dofinansowaniu zadania z podaniem źródeł i kwot dofinansowania, 3) adnotacja o zamówieniach publicznych, potwierdzona przez pracownika odpowiedzialnego za zamówienia publiczne. 4) informacja o zabezpieczonych środkach oraz że wydatek jest uzasadniony pod względem legalności, gospodarności i celowości. 5) informacje, o których mowa w pkt 1 do 4 powinny być poświadczone przez Kierownika Referatu Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej lub osobę pełniącą jego zastępstwo oraz przez Burmistrza Białej lub jego zastępcę. 7. Tak opisany dokument pracownik, o którym mowa w ust. 6 sprawdza i zatwierdza pod względem formalno-rachunkowym, sporządza przelew, przygotowuje informacje o zatwierdzeniu dokumentu i wraz z poleceniem przelewu przedkłada do podpisu Burmistrzowi Białej i Skarbnikowi Gminy, a w razie ich nieobecności osobom przez nich upoważnionym. 8. Na fakturze umieszcza się adnotację o sposobie i terminie zapłaty. Po dokonaniu zapłaty i otrzymaniu wyciągu bankowego sprawdza czy bank wykonał polecenie zgodnie z dyspozycją, a następnie komplet dokumentów przekazuje na stanowisko księgowej budżetowej ( Pani Urszula Kauczor ), która po zaewidencjonowaniu ich w - 2 -

5 budżecie gminy przekazuje na stanowisko księgowej budżetowej urzędu (Pani Danuta Bar). Powyższych czynności dokonują pracownicy, o których mowa w ust Za zapłatę faktur dokonywanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w Opolu (pożyczka) odpowiada Skarbnik Gminy lub w razie jego nieobecności zastępca skarbnika. 10. Księgowa budżetowa (Pani Danuta Bar) po otrzymaniu dokumentów: 1) dekretuje dokumenty i ewidencjonuje w księgach rachunkowych zgodnie z ewidencją księgową Przelew środków z jednostki na rachunek inwestycyjny Wn 810 zadanie udział własny Ma 130 zadanie ( rachunek urzędu ) udział własny dodatkowo memoriałowo ( PK ) zasilenie rachunku inwestycyjnego wyciąg z BGK Opole rachunek środków własnych Wn 130 zadanie - udział własny Ma 800 zadanie - udział własny dodatkowo memoriałowo ( wyciąg rachunku na pożyczkę ) Wn 130 zadanie - środki unijne Ma 800 zadanie środki unijne otrzymane faktury od wykonawcy Wn 080 zadanie Ma 201 zapłata faktury przelewem Wn 201 Ma 130 zadanie ( r-k inwestycyjny ) udział własny środki unijne zakończenie zadania inwestycyjnego, na podstawie protokołu OT Wn 800 zadanie Ma 080 zadanie przyjęcie na stan środków trwałych Wn 011 Ma 800 ( księgi urzędu ) Rachunek utworzony w BGK Opole na koniec roku może wykazywać saldo, są to środki przeznaczone na prowizję i opłaty bankowe. Po zamknięciu ostatecznym zadania ( tj. po spłacie pożyczki ) środki te zostają przeksięgowane na: zwrot wydatków jeżeli zadanie dotyczy jednego roku budżetowego dochody jeżeli zadanie rozpoczęte zostało w roku poprzednim. 2) nadaje na fakturze i poleceniu przelewu kolejny numer ewidencyjny wynikający z rejestru dokumentów księgowych, prowadzonego chronologicznie, 3) sporządza miesięczne sprawozdanie Rb-28S 11. Pani Urszula Kauczor dekretuje i ewidencjonuje operacje finansowe w budżecie gminy zgodnie z ewidencją księgową - 3 -

6 udział własny zasilenie rachunku, z którego nastąpi realizacja zadania ( w części udziału własnego ) Wn zadanie Ma 133 budżet otrzymana pożyczka z Ministerstwa na sfinansowanie wydatków w części unijnej Wn 134- zadanie Ma 260 zadanie zapłata faktury ( część unijna ) w ramach prefinansowania Wn 223 zadanie Ma 134 zadanie sprawozdanie z wykonanie zadania z pożyczki Wn 902 Ma zadanie sprawozdanie z wykonania zadania ( udział własny ) Wn 902 Ma zadanie wpływ środków z funduszy Wn 134 zadanie Ma 222 zadanie spłata pożyczki Wn 260 zadanie Ma 134 zadanie sprawozdanie z wykonania dochodów budżetowych Wn 222 Ma 901 przeksięgowania na koniec roku Wn 901 Ma 961 Wn 961 Ma Udział środków Unii Europejskiej w zadaniu ewidencjonuje się w paragrafie wydatków z czwartą cyfrą 7. Udział środków budżetu państwa oraz udział własny ewidencjonuje się w paragrafie wydatków z czwartą cyfrą 9. Wydatki poza projektem ujmowane są a paragrafie wydatków z czwartą cyfrą Umowy z wykonawcą zadania, inspektorami nadzoru i inne, w okresie realizacji zadania znajdują się w Referacie Finansowym oraz w Referacie Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej.