Protokół kontroli. Kędzierzyn-Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku. AKW /znak sprawy/

Transkrypt

1 AKW /znak sprawy/ Kędzierzyn-Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku Biuro Informatyki i Ochrony Informacji w miejscu /podmiot kontrolowany/ Protokół kontroli planowej, przeprowadzonej w dniach od 13 listopada 2015 roku do 07 grudnia 2015 roku Biurze Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle oraz w Wydziale Finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, przez pracownika Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, specjalistę ds. audytu i kontroli Macieja Wesołowskiego, działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle do przeprowadzenia kontroli nr AKW , AKW z dnia 24 marca 2015 roku. Określenie celu kontroli: Kontrola w zakresie ewidencjonowania i zatwierdzania dowodów księgowych wydanych na okoliczność realizacji wydatków, stosownie do planów finansowo-rzeczowych. Ustalenia wstępne Metodyka przeprowadzenia kontroli Czynności kontrolne prowadzono w oparciu o postanowienia Regulaminu instytucjonalnej kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 73/AKW/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 lutego 2015 roku w sprawie nadania Regulaminu instytucjonalnej kontroli wewnętrznej przeprowadzanej przez upoważnionych pracowników Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Zapoznano się ze specyfiką przyjętych rozwiązań organizacyjnych w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej. Ustalono poszczególne rodzaje wydatków budżetowych, na podstawie zapisów dokonywanych na kontach księgowych zweryfikowano prawidłowość ich ujęcia w stosownych sprawozdaniach budżetowych. Sprawdzono również księgową dokumentację źródłową potwierdzającą dokonanie określonych wydatków (rachunki, umowy, faktury) oraz porównano je z powiązanymi wyciągami bankowymi. Sprawdzono, czy poszczególne dokumenty

2 zostały odpowiednio opisane, zadekretowane i poddane wstępnej kontroli oraz podpisane przez głównego księgowego i zaakceptowane do wypłaty przez kierownika Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, w zgodzie z przyjętymi przepisami wewnętrznymi. Dokonano analizy wybranej grupy wydatków pod kątem ich legalności i zgodności z planem finansowym. W szczególności analizie poddano dokumentację księgową dotyczącą realizacji wydatków związanych z zakupem materiałów i wyposażenia ( 4210), wydatków związanych z zakupem usług remontowych ( 4270), wydatków dotyczących zakupu usług pozostałych ( 4300), opłat z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych ( 4360), wydatków związanych ze szkoleniem pracowników ( 4700) oraz wydatków na zakupy inwestycyjne ( 6060). Okres objęty kontrolą ustalono w obszarze wydatków 4210, 4270, 4300, 4360, 4700, 6060 od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku włącznie. Wybór próby z populacji podlegającej ocenie elementów poddanych badaniom kontrolnym polegał każdorazowo na doborze przypadkowym (wg Glosariusza terminów dotyczących kontroli i audytu w administracji publicznej, NIK lipiec 2005 roku to niestatystyczna technika doboru próby w której kontroler/audytor wybiera elementy populacji w sposób przypadkowy, tj. bez stosowania osądu kontrolera/audytora oraz bez stosowania metod statystycznych). W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielał Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pan Jacek Bednarek oraz pracownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle Pani Izabela Krauze. Sprawy organizacyjne Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku zakres działania Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obejmuje: m. in.: 1) wdrażanie i eksploatację systemów komputerowych w Urzędzie Miasta, a w szczególności: a) zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz zabezpieczanie dla niego serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego, b) zabezpieczanie danych z wdrożonych systemów komputerowych oraz odpowiadającej im dokumentacji, c) zakup i prowadzenie ewidencji materiałów eksploatacyjnych do sprzętu komputerowego, d) zapewnienie połączenia sieci informatycznej Urzędu Miasta z siecią Internet, e) tworzenie, aktualizację i obsługę informatyczną strony internetowej Gminy, f) tworzenie i aktualizację podmiotowej strony Urzędu Miasta Biuletynu Informacji Publicznej (BIP), w trybie i na zasadach określonych w obowiązujących przepisach, w tym wykonywanie obowiązków administratora strony podmiotowej BIP oraz prowadzenie dziennika zmian treści informacji publicznej udostępnianej w BIP stosownie do treści 51 w/w regulaminu organizacyjnego, g) wykonywanie czynności przewidzianych w instrukcji kancelaryjnej dla organów Gmin w zakresie wykorzystania informatyki w czynnościach kancelaryjnych; 2) wdrażanie we współpracy z geodezyjnymi służbami powiatowymi, zarządcami sieci uzbrojenia technicznego terenu, właściwymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta, gminnymi jednostkami organizacyjnymi, komunalnymi osobami prawnymi i spółkami z udziałem Gminy, systemów informacji przestrzennej, a w szczególności: 2

3 a) tworzenie i aktualizowanie warstw graficznych i bazy danych opisowych w tym powiatowych baz danych krajowego systemu informacji o terenie, b) zarządzanie systemem oraz planowanie i wydatkowanie środków finansowych na realizację działań, o których mowa wyżej; 3) informatyczne szkolenie pracowników Urzędu Miasta. Podstawą gospodarki finansowej Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle plan finansowy Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Kierownikiem Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest Pan Jacek Bednarek, któremu Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle zarządzeniem Nr 1764/Or/2013 z dnia 20 grudnia 2013 roku udzielił pełnomocnictwa do jednoosobowego składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem gminy Kędzierzyn-Koźle objętego zadaniami Biura Informatyki i Ochrony Informacji, określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn- Koźle. Zobowiązania powstałe po stronie gminy w wyniku w/w oświadczeń woli nie mogą przekraczać równowartości zł, bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz muszą być zgodne z zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obowiązującym w roku budżetowym, w którym złożono oświadczenie woli. Z kolei zarządzeniem Nr 1765/Or/2013 z dnia 20 grudnia 2013 roku Prezydent Miasta Kędzierzyn- Koźle udzielił pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem gminy Kędzierzyn-Koźle objętym zadaniami Biuro Informatyki i Ochrony Informacji, określonymi w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, łącznie z Prezydentem Miasta Kędzierzyn-Koźle lub inną osobą umocowaną przez Prezydenta Miasta do takich czynności prawnych. Zobowiązania powstałe po stronie gminy w wyniku w/w oświadczeń woli nie mogą przekraczać równowartości euro według średniego kursu NBP obowiązującego w dniu ich zlożenia, bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz muszą być zgodne z zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle obowiązującym w roku budżetowym, w którym złożono oświadczenie woli. Obsługę finansowo-księgową Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle prowadzi Wydział Finansowy Urzędu Miasta, którego (na podstawie w/w Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle) zakres działań obejmuje m. in.: 1. prowadzenie rachunkowości budżetu miasta; 2. nadzór nad realizacją budżetu przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta oraz gminne jednostki organizacyjne a także sporządzanie sprawozdania z realizacji budżetu miasta w terminach określonych w przepisach szczególnych; W dniu 29 września 2011 roku Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle Pan Tomasz Wantuła powierzył Skarbnikowi Miasta Pani Joannie Hariasz obowiązki i odpowiedzialność za ich wykonanie, w zakresie m. in. prowadzenia rachunkowości gminy Kędzierzyn-Koźle zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz dokonywania wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z budżetem miasta i planem finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Z kolei Skarbnik Miasta Pani Joanna Hariasz w dniu 29 września 2011 roku upoważniła Głównego Księgowego Kierownika Referatu Obsługi Finansowej Urzędu Miasta Pana Tadeusza Orlika do składania w imieniu Skarbnika Miasta kontrasygnaty na dokumentach stwierdzających dokonanie czynności prawnych powodujących i mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych 3

4 o wartości do zł netto oraz przekazała jemu swoją odpowiedzialność w zakresie danego upoważnienia. Charakterystyka stanu prawnego Podstawą prawną gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego jest uchwała budżetowa. Zasady gospodarki finansowej w tym obszarze reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) wraz z rozporządzeniami wykonawczymi do nich, tj.: - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.), określające w stosownych załącznikach rozporządzenia klasyfikację paragrafów wydatków. Z kolei art. 54 ust. 1 pkt 3b ustawy o finansach publicznych, mówi o tym że główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych dokonuje m.in. wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Stosownie do przepisu określonego w art. 54 ust. 3 w/w ustawy dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, jest złożenie przez niego podpisu na dokumencie. Złożony podpis oznacza, że główny księgowy: 1. nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, 2. nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, 3. zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. W toku wykonywania budżetu obowiązuje m.in. zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 254 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych). Z kolei art. 261 w/w ustawy, stanowi, że kierownik jednostki może w celu realizacji zadań zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. W znaczeniu konkretnym zaś, dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym oznacza wydawanie poleceń co do sposobu ich wykorzystania. Zasady funkcjonowania kont zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Artykuł 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) określa elementy, które powinien zawierać dowód księgowy. Tylko dowody księgowe zawierające wszystkie elementy wymienione w ust. 1 pkt 1-6 w/w ustawy spełniają 4

5 wymóg kompletności. To minimum informacji kwalifikujących dokument do księgowania. Zgodność zawartości dowodu z wymogami ustawy podlega kontroli formalnej. Z kolei zgodnie z art. 22 ust. 1 w/w ustawy dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Z kolei regulacje prawne dotyczące realizacji zamówień publicznych zawarte zostały przede wszystkim w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). Ponadto zamówienia publiczne prowadzone w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle unormowane są również Regulaminem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 27 lutego 2015 roku obowiązującym od dnia wejścia w życie, tj. od 27 lutego br. Wcześniej obowiązujące procedury wewnętrzne dotyczące zamówień publicznych, na które powołano się w protokole kontroli, nadano Zarządzeniem Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 maja 2014 roku obowiązujące od dnia 09 maja 2014 roku do dnia 27 lutego 2015 roku. Ustalenia szczegółowe Podstawą gospodarki finansowej Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle plan finansowy Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, zgodnie z 39 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku. W wyniku analizy dokumentacji normatywnej ustalono, że: 1. Księgowość budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Miasta prowadzona jest przy zastosowaniu zintegrowanego systemu komputerowego KSAT 2000 opracowanego przez firmę COIG S.A. z Katowic. 2. Stosownie do art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle zarządzeniem 993/Fn/2012 z dnia 30 lipca 2012 roku ustalił szczególne zasady rachunkowości w Urzędzie Miasta Kędzierzyn- Koźle. 3. Dane wykazane w wydrukach - z systemu komputerowego KSAT 2000 opracowanego przez firmę COIG S.A. z Katowic noszących nazwę zestawienie planu, wyk. i koszty (szablony) na dzień 30 września 2015 roku są - zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną wydatków w rozbiciu na poszczególne podziałki klasyfikacji budżetowej. W ramach kontroli wydatków bieżących Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle skontrolowano wydatki zrealizowane w ramach 4210, 4270, 4300, 4360, 4700, 6060 od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku włącznie. Oryginały faktur i rachunków dokumentujących wydatki komórki organizacyjnej po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, przekazywane są do Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, prowadzącego obsługę finansowo księgową komórki kontrolowanej. 5

6 Tabela 1 Wydatki wykonane przez BIO od dnia 01 stycznia 2015 roku do dnia 30 września 2015 roku. Kwota dotychczas wykonanych wydatków /zł/ Rozdz , , , , , ,00 Razem ,11 Na podstawie dokonanej kontroli dowodów księgowych w ramach przyjętej próby badawczej sprawdzono prawidłowość powadzonej dokumentacji pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym. Powyższe dokumenty skontrolowano pod kątem kompletności, rzetelności i prawidłowości ujęcia dowodów w ewidencji księgowej. Sprawdzono sposób opisu, ewidencjonowania, dekretowania i księgowania dokonanych wydatków. Ponadto ustalono, że: dokumenty wykorzystane dla celów księgowych podlegają przechowywaniu w oryginalnej postaci w Wydziale Finansowym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle; dokumenty rachunkowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem; księgowanie jest ciągłe chronologicznie wg daty i numerów. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane są z podziałem na okresy sprawozdawcze; wydatki poniesione na zakup materiałów i wyposażenia ( 4210), usług remontowych ( 4270), usług pozostałych ( 4300), usług telekomunikacyjnych ( 4360), wydatków związanych ze szkoleniem pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej ( 4700), oraz wydatków na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych ( 6060), klasyfikowane były prawidłowo. Faktury zaewidencjonowane w badanym okresie w Wydziale Finansowym w Kędzierzynie-Koźlu posiadają podpis głównego księgowego. Ustalenia kontroli w zakresie gospodarowania środkami finansowymi w zakresie realizacji planu rzeczowo-finansowego wydatki W ramach działu 750 rozdział kontrolujący sprawdził wydatki związane z zawartą w dniu 01 kwietnia 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną dalej Zamawiającym) ze Sławomirem Gołąbkiem prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą Firma Handlowa TONEX, z siedzibą w Kędzierzynie-Koźlu reprezentowaną przez Sławomira Gołąbka właściciela (zwanego dalej Wykonawcą) umową nr 1/BIO/2015 na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek. Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 02 kwietnia 2015 roku pod nr 61/BIO/2015. Projekt umowy został zaopiniowany przez radcę prawnego Leszka Dulębę o czym świadczy jego podpis pod pieczęcią niniejszy dokument nie budzi zastrzeżeń pod względem formalno-prawnym. Umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wykonanie zadania 6

7 na podstawie w/w umowy obejmowało dostawę tonerów, wkładów atramentowych i bębnów firmy ActiveJet i oryginałów wg zestawienia znajdującego się w formularzu ofertowym. Wykonawcy za wykonanie poszczególnych etapów umowy przysługiwało wynagrodzenie, które to wynagrodzenie ustalano w oparciu o zestawienie cen zawartych w ofercie, stanowiącej załącznik do w/w umowy, na podstawie faktury VAT wystawianej po każdym z etapów dostawy. Zgodnie z w/w umową całkowite wynagrodzenie brutto (wraz z podatkiem od towarów i usług VAT) wynosiło ,08 zł. Ponadto w umowie zastrzeżono, iż w przypadku nie wykonania za zgodą Zamawiającego pełnego zakresu określonego ofertą przedmiotu zamówienia, Zamawiającemu służyło prawo do zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy ustalonego w w/w umowie, o wartość niewykonanych pozycji z oferty, przy czym przyjęto, że cena jednostkowa zestawu stanowi iloraz ceny całkowitej brutto danego zestawu przez ilość jego jednostek z załącznika nr 1 do w/w umowy (formularza ofertowego z zestawieniem cen). Termin realizacji przedmiotu umowy został rozłożony na trzy etapy: I etap 14 dni kalendarzowych liczonych od daty zawarcia umowy na tonery, wkłady atramentowe i bębny formy ActiveJet i oryginały. Potwierdzeniem wykonania I etapu zamówienia w terminie był protokół odbiorczo-zdawczy z dnia 09 kwietnia 2015 roku, który realizował zamówienie zawarte w piśmie nr BIO z dnia 02 kwietnia 2015 roku. II etap do 7 dni po złożeniu zamówienia na tonery, wkłady atramentowe i bębny firmy ActiveJet i oryginały. Potwierdzeniem wykonania II etapu zamówienia w terminie był protokół odbiorczo-zdawczy z dnia 25 maja 2015 roku, który realizował zamówienie zawarte w piśmie nr BIO z dnia 22 maja 2015 roku. III etap do 7 dni po złożeniu zamówienia na tonery, wkłady atramentowe i bębny firmy ActiveJet i oryginały. Potwierdzeniem wykonania III etapu zamówienia w terminie był protokół odbiorczo-zdawczy z dnia 24 czerwca 2015 roku, który realizował zamówienie zawarte w piśmie nr BIO z dnia 17 czerwca 2015 roku. Zgodnie z 8 ust. 2 Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 9 maja 2014 roku Przygotowanie zamówienia wyłączonego z obowiązku stosowania przepisów Ustawy, o wartości przekraczającej 5000 zł netto, obejmuje sporządzenie przez Właściwego Kierownika lub Kierownika Wydziału Inżynierii Miejskiej notatki służbowej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego Regulaminu Zamówień Publicznych, zwanej dalej notatką służbową, zawierającej ustalenia dotyczące odpowiednio: 1) przedmiotu zamówienia; 2) w przypadku dostaw i usług - okresowej powtarzalności lub braku okresowej powtarzalności tego samego rodzaju; 3) wartości zamówienia; 4) podstaw prawnych i faktycznych wyłączenia obowiązku stosowania przepisów Ustawy przy udzielaniu zamówienia; 5) sposobu udzielenia zamówienia; 6) w przypadku określonym w 12 ust. 3 pkt. 1 i ust. 5 - kryteria oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty; 7) w przypadku określonym w 12 ust. 3 pkt 2 - wskazanie wybranego Wykonawcy. Mając powyższe na względzie przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 18 lutego 2015 roku w/w notatka służbowa, która to notatka została pozytywnie zaopiniowania przez 7

8 Kierownika Wydziału Zamówień Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w zamówienia oszacowano na kwotę ,00 zł netto na podstawie sporządzonego zestawienia cen dołączonego do w/w notatki. Prezydent Miasta Kędzierzyn-Koźle zaakceptował w dniu 30 marca 2015 roku wybór w/w firmy po przeprowadzonych przez Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle negocjacjach cenowych z firmami, które odpowiedziały na zapytanie ofertowe na dostawę materiałów eksploatacyjnych dla urządzeń posiadanych przez urząd. Przeprowadzone negocjacje cenowe doprowadziły do obniżenia wartości zamówienia do kwoty , 76 zł. Kontrolujący zwraca uwagę, iż zgodnie z 16 ust. 5 Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 27 lutego 2015 roku (a także we wcześniejszym regulaminie, nadanym Zarządzeniem Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 maja 2014 roku) umowy w sprawach zamówień udzielanych z wyłączeniem procedur określonych w Ustawie o wartości przekraczającej zł netto winny, z zastrzeżeniem ust. 5, zostać oznaczone sygnaturą notatki, o której mowa w 8 ust. 2 niniejszego Regulaminu Zamówień Publicznych. Na podstawie w/w umowy, a także na podstawie w/w protokołów odbiorczo-zdawczych opłacono: a) Fakturę VAT nr 1082/2015 z dnia 08 kwietnia 2015 roku na kwotę 7 465,80 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 06 maja 2015 roku, b) Fakturę VAT nr 1659/2015 z dnia 25 maja 2015 roku na kwotę 2 620,42 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 08 czerwca 2015 roku, c) Fakturę VAT nr 1994/2015 z dnia 24 czerwca 2015 roku na kwotę 3 286,84 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 06 lipca 2015 roku. Wskazane faktury po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalnorachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - zostały opłacone w terminie określonym w w/w fakturach. Z kolei fakturę VAT nr FV/150/02/2015 z dnia 17 lutego 2015 roku na kwotę 135,30 zł brutto za konserwację i kalibrację plotera opłacono w ramach działu 750 rozdział Przedmiotowa faktura wystawiona przez A-Z Serwis Włodzimierz Stasiuk po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w dniu 02 marca 2015 roku tj. w terminie określonym w w/w fakturze. Nadto na w/w fakturze znajduje się podpis pracownika Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Planowania przestrzennego Urzędu Miasta potwierdzającego wykonanie w/w naprawy. W ramach działu 750 rozdział kontrolujący sprawdził wydatek związany z zawartą w dniu 27 lutego 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną dalej Licencjobiorcą) z Wolters Kluwer S.A. z siedzibą w Warszawie , reprezentowaną przez Panią Edytę Jagielską Kierownika Działu CRM i Wsparcia Sprzedaży, na podstawie pełnomocnictwa z dnia 04 stycznia 2015 roku (zwanej dalej Licencjodawcą) umowę licencyjno-aktualizacyjną nr 43/ADMW/2015 (tzw. kontynuacja 8

9 dotychczasowych licencji w nowym okresie abonentowych). Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 17 marca 2015 roku pod nr 55/BIO/2015. Umowa została zaopiniowana przez radcę prawnego Macieja Pająka o czym świadczy jego podpis pod pieczęcią niniejszy dokument nie budzi zastrzeżeń pod względem formalno-prawnym. Ponadto umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Na podstawie w/w umowy Licencjodawca udzielił Licencjobiorcy niewyłączne i niezbywalne licencje na korzystanie z publikacji on-line (każda licencja na jeden jednoczesny dostęp) wraz z aktualizacją wymienionych w załączniku nr 1 do Umowy i w okresach abonamentowych tamże określonych oraz zasadach określonych w w/w umowie. Okres abonamentowy trwa od dnia 01 marca 2015 roku do dnia 29 lutego 2016 roku. Przedmiot licencji obejmuje publikację on-line stanowiące Lex dla Samorządu Terytorialnego PLUS, rozszerzone o moduł dodatkowy Prawo Europejskie on-line, Zamówienia Publiczne on-line oraz Czasopisma on-line (w ilości 25 licencji) oraz Prawo Ochrony Środowiska on-line Wersja Gold (w ilości l licencja). Licencjodawcy od Licencjobiorcy na podstawie w/w umowy przysługiwało wynagrodzenie netto w wysokości zł. Wynagrodzenie netto należne Licencjodawcy ulegało podwyższeniu o podatek od towarów i usług wg jego stawki obowiązującej w dacie wystawienia faktury VAT. Przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 23 lutego 2015 roku notatka służbowa, o której mowa w z 8 ust. 2 w/w Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, która to notatka została pozytywnie zaopiniowania przez Kierownika Wydziału Zamówień Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w zamówienia wyszacowano na kwotę ,00 zł netto na podstawie oferty oraz rozmów telefonicznych z przedstawicielami firmy Wolters Kluwer S.A. W okresie objętym kontrolą, tj. w dniu 26 marca 2015 roku zapłacono przelewem (na podstawie w/w umowy) fakturę nr z dnia 27 lutego 2015 roku w wysokości ,00 zł netto, tj ,70 zł brutto, w terminie określonym w w/w fakturze. Wskazana faktura została prawidłowo sprawdzona, opisana i zaakceptowana pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Z kolei w ramach działu 750 rozdział kontrolujący sprawdził wydatki związane z zawartą w dniu 10 lutego 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną dalej Abonentem) ze Spółką 3S S.A. z siedzibą w Katowicach reprezentowaną przez Sebastiana Jędryka (zwaną dalej Operatorem) - umowę nr na świadczenie usług telekomunikacyjnych. Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 20 lutego 2015 roku pod nr 33/BIO/2015. Umowa została zaopiniowana przez radcę prawnego Leszka Dulębę o czym świadczy jego podpis pod pieczęcią niniejszy dokument nie budzi zastrzeżeń pod względem formalno-prawnym. Ponadto umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Przedmiotem w/w umowy jest świadczenie przez Operatora na rzecz Abonenta usług telekomunikacyjnych polegających na transmisji informacji pomiędzy siecią Abonenta, a siecią Internet za pośrednictwem operatora, zgodnie ze specyfikacją usług. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Płatności następują z góry za dany miesiąc kalendarzowy. Abonent zobowiązany jest do zapłaty należności za świadczone mu przez Operatora 9

10 usługi, określone w fakturze, na rachunek bankowy Operatora w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że na fakturze lub w umowie wskazano inny termin. Umowa została zawarta na okres min. 24 miesięcy. Zgodnie z w/w umową miesięczny abonament wynosi 971,70 zł brutto. Przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 15 stycznia 2015 roku notatka służbowa, o której mowa w z 8 ust. 2 w/w Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, która to notatka została pozytywnie zaopiniowania przez Kierownika Wydziału Zamówień Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w zamówienia oszacowano na kwotę ,00 zł netto na podstawie rozmów telefonicznych z przedstawicielami firm świadczących usługi dostępu do Internetu oraz cen dostępu w 2014 roku. W okresie objętym kontrolą na podstawie w/w umowy opłacono: 1. Fakturę VAT nr 5875/A/2015 z dnia 08 kwietnia 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 kwietnia 2015 roku 2. Fakturę VAT nr 7563/A/2015 z dnia 08 maja 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 maja 2015 roku, 3. Fakturę VAT nr 9227/A/2015 z dnia 09 czerwca 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 19 czerwca 2015 roku, 4. Fakturę VAT nr 10934/A/2015 z dnia 08 lipca 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 lipca 2015 roku, 5. Fakturę VAT nr 12624/A/2015 z dnia 07 sierpnia 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 20 sierpnia 2015 roku, 6. Fakturę VAT nr 14354/A/2015 z dnia 08 września 2015 roku na kwotę 971,70 zł brutto, którą to fakturę zapłacono przelewem w dniu 21 września 2015 roku. Wskazane faktury po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn- Koźle - zostały opłacone w terminie określonym w w/w fakturach. W trakcie kontroli sprawdzono także wydatek zrealizowany w ramach działu 750 rozdział dotyczący udziału w szkoleniu II forum IT dla kierowników w administracji publicznej, które to szkolenie odbyło się w dniach kwietnia 2015 roku w Zakopanym. W związku z udziałem w w/w szkoleniu w dniu 06 maja 2015 roku zapłacono przelewem fakturę VAT nr FVA/000509/04/2015 z dnia 24 kwietnia 2015 roku wystawioną przez Spółkę PRESSCOM Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu na kwotę 1 280,00 zł brutto. Przedmiotowa faktura po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w terminie określonym w w/w fakturze. Z kolei w ramach działu 750 rozdział kontrolujący sprawdził opłaconą (w dniu 26 czerwca 2015 roku) przelewem fakturę VAT nr: 100/85 z dnia 29 maja 2015 roku na kwotę ,00 zł brutto. Przedmiotowa faktura wystawiona została na podstawie zawartej w dniu 28 maja 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn-Koźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską i Zastępcę Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Artura 10

11 Maruszczaka (zwaną dalej Zamawiającym) z Małgorzatą Szczepanik-Grzywocz prowadzącą działalność gospodarczą pod nazwą Przedsiębiorstwo Wytwórczo-Handlowe WIP Małgorzata Szczepanik-Grzywocz ul. Św. Jana 11, Rybnik (zwaną dalej Wykonawcą), reprezentowaną przez Ewę Hudziak - umowę nr na zakup sprzętu komputerowego w 2015 wraz z oprogramowaniem. Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 29 maja 2015 roku pod nr 112/BIO/2015. Umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego. Na podstawie w/w umowy wykonanie zadania obejmuje: 1. Dostawy sprzętu komputerowego wraz z jego oprogramowaniem, którego dokładny opis znajduje się w druku nr Dostarczane notebooki i komputery stacjonarne muszą posiadać certyfikat jakościowy ISO9001 dla sprzętu, deklarację zgodności CE oraz Energy Star min Monitory (zgodnie z załączonym opisem) muszą posiadać oznaczenie TCO 5.0, posiadać certyfikat ISO lub ISO 9241, Energy Star min Sprzęt Komputerowy w raz jego oprogramowaniem dostarczony będzie do Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle przy ul. Piramowicza 32, Kędzierzyn-Koźle. 5. Wykonawca zobowiązany jest przystąpić do usuwania wad/usterek/awarii, w terminie nie dłuższym niż 1 dzień roboczy od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego (faxem lub drogą elektroniczną). 6. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia w czasie naprawy gwarancyjnej sprzętu zastępczego (o porównywalnych parametrach) dotyczy komputerów stacjonarnych i przenośnych. Maksymalny czas naprawy nie może przekroczyć 14 dni od daty zgłoszenia usterki. Z kolei wynagrodzenie wykonawcy za wykonanie w/w umowy ustalono w formie wynagrodzenia ryczałtowego brutto na kwotę ,00 zł zaś termin realizacji dostaw ustalono na 1 dzień od dnia zawarcia umowy. Potwierdzeniem wykonania umowy w terminie jest protokół odbioru z dnia 29 maja 2015 roku. Zapisy przedmiotowej umowy respektują postanowienia 16 ust. 6. Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn- Koźle z dnia 27 lutego 2015 roku, zgodnie z którym umowy w sprawach zamówień objętych obowiązkiem stosowania przepisów Ustawy winny zawierać: 1) szczegółowe warunki odpowiedzialności wykonawcy za ujawnione w trakcie wykonywania zamówienia działania na szkodę Gminy, w tym: a) kary umownych z tytułu niewykonania lub wykonania zamówienia z nienależytą starannością; wysokość kar umownych za zwłokę w wykonaniu zamówienia nie może być niższa od wysokości odsetek ustawowych od sumy pieniężnej w kwartale poprzedzającym datę zawarcia umowy, b) zastrzeżenia możliwości dochodzenia roszczeń odszkodowawczych przewyższających wielkość kar umownych; 2) szczegółowe warunki odpowiedzialności wykonawcy z tytułu wad ukrytych przedmiotu zamówienia ujawnionych w okresie gwarancji lub rękojmi; okres gwarancji lub rękojmi określony w umowie w sprawie zamówienia publicznego nie może być krótszy od okresu podstawowego ustalonego dla danego rodzaju umowy w przepisach szczególnych; 11

12 3) określenie obowiązków wykonawcy w zakresie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli taki wymóg został określony dla danego rodzaju umowy w przepisach szczególnych; oraz spełniać wymogi określone w ust.7 12 w/w regulaminu. W tym miejscu wskazać należy, iż przed zawarciem w/w umowy przeprowadzone zostało w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, które to postępowanie zostało rozstrzygnięte w dniu 19 maja 2015 roku. Wartość zamówienia oszacowano na podstawie cen w sklepach internetowych oraz cen dostaw z 2014 roku. Przy czym przed rozstrzygnięciem w/w przetargu Wydział Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle pismem nr ZP AW z dnia 12 maja 2015 roku poinformował Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, iż oferty, które wpłynęły są wyższe niż kwota wykazana we wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr BIO z dnia 17 kwietnia 2015 roku. Mając powyższe na względzie pismem nr BIO z dnia 14 maja 2015 roku Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle poinformowało Wydział Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle o zwiększeniu środków na realizację zadania do w/w kwoty. Przedmiotowa faktura (wystawiona na podstawie w/w umowy) po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w terminie określonym w w/w fakturze. W ramach w/w paragrafu zapłacono także przelewem za fakturę VAT nr FAV/2015/09/034 z dnia 22 września 2015 rok za zaprojektowanie oraz wykonanie rozbudowy publicznej Sieci Radiowej WiFi na terenie miasta Kędzierzyn-Koźle. Wskazana faktura na kwotę ,64 zł. brutto po uprzednim sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle - została opłacona w terminie określonym w w/w fakturze, tj. w dniu 20 października 2015 roku. Podstawą płatności w/w faktury była zawarta w dniu 01 lipca 2015 roku przez Gminę Kędzierzyn- Koźle reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle Panią Sabinę Nowosielską (zwaną w dalszej treści umowy Zamawiającym) z firmą Q4Net Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu reprezentowaną przez Prezesa zarządu Roberta Pernaka i V-ce Prezesa zarządu Grzegorza Baranowskiego (zwaną w dalszej treści umowy Wykonawcą) umowa nr 07/2015 oraz zawarty w dniu 06 sierpnia 2015 roku aneks nr 1 do w/w umowy. Przedmiotowa umowa dotyczyła zaprojektowania oraz wykonania rozbudowy publicznej Sieci Radiowej WiFi (według standardu b/g) na terenie miasta Kędzierzyn-Koźle. Na podstawie w/w umowy zamawiający powierzył, a wykonawca przyjął do wykonania na rzecz zamawiającego następujące prace: Przygotowanie Projektu Wykonawczego rozbudowy Sieci Radiowej WiFi, Dostawę urządzeń zgodnych ze Specyfikacją Techniczną (stanowiącą załącznik nr 1 do w/w umowy), Wykonanie odpowiedniej instalacji kablowej, Instalację i konfigurację niezbędnych urządzeń aktywnych, Opracowanie Dokumentacji Powykonawczej. Przedmiot zamówienia obejmował swym zakresem następujące lokalizacje: 12

13 Dworzec autobusowy/parking ul. 24 Kwietnia, Plac Zabaw plac Gwardii Ludowej, Park Pojednania Aleja Jana Pawła II, Plac Zabaw ul. Hugo Kołłątaja, Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle Plac Rady Europy ul. Piramowicza 32, Strefa Rekreacyjno-Sportowa Aleja Jana Pawła II. Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie w/w umowy ustalono na kwotę ,64 zł. Strony umowy termin realizacji prac ustaliły na 45 dni od daty podpisania umowy z zastrzeżeniem ustępów pozostałych paragrafów, który to termin uległ przedłużeniu na podstawie stosownego aneksu do w/w umowy do 80 dni. Potwierdzeniem wykonania prac w terminie przez firmę Q4Net Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu było przesłane do Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle pismo z dnia 16 września 2015 roku dotyczące zgłoszenia gotowości do odbioru końcowego w/w robót. Pismem nr BIO z dnia 17 września 2015 roku Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle wyznaczyło termin na odbiór w/w robót na dzień 22 września 2015 roku. W tym też dniu spisano protokół odbioru końcowego wykonanych robót. Umowę wpisano do rejestru umów Urzędu Miasta w dniu 06 lipca 2015 roku pod nr 133/BIO/2015. Umowa została zaopiniowana przez radcę prawnego Macieja Pająka o czym świadczy jego podpis pod pieczęcią niniejszy dokument nie budzi zastrzeżeń pod względem formalno-prawnym. Ponadto umowę z up. Skarbnika Miasta Kędzierzyn-Koźle podpisał Pan Tadeusz Orlik pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle. Przed zawarciem w/w umowy została sporządzona w dniu 19 czerwca 2015 roku notatka służbowa, o której mowa w 8 ust. 2 Regulaminu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 27 lutego 2015 roku. Wskazana notatka została pozytywnie zaopiniowania przez Kierownika Wydziału Zamówień Publicznych, a następnie zatwierdzona przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle. Wartość w/w zamówienia oszacowano na kwotę ,00 zł netto na podstawie ofert oraz rozmów telefonicznych z przedstawicielami firm oferujących systemy HotSpot. Przy czym przed sporządzeniem w/w notatki Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle zabezpieczyło środki finansowe na ten cel, tj. na realizację zadania pn. Montaż i uruchomienie Systemu HotSpot wraz z dostawą sprzętu. Uchwałą nr XI/72/15 Rada Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 29 kwietnia 2015 roku w sprawie zmian w budżecie miasta na rok 2015 dokonała zwiększenia wydatków o zł z przeznaczeniem na realizację w/w zadania co z kolei znalazło odzwierciedlenie w Zarządzeniu Nr 214/Fn/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 06 maja 2015 roku. W trakcie czynności kontrolnych ustalono także, iż Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle prowadzi ewidencję zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), która to ewidencja obejmuje: 1. Rodzaj zamówienia w podziale na dostawy, usługi i roboty budowlane, 2. Przedmiot zamówienia, 3. Wartość szacunkową zamówienia, 4. Wartość udzielonego zamówienia lub informacje o przyczynach nieudzielenia zamówieni. Nadto w badanym okresie Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle terminowo przedkładał informację, o której mowa w 9 ust. 3. Regulaminu 13

14 postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, o czym świadczy pismo nr BIO z dnia 14 kwietnia 2015 roku oraz pismo nr BIO z dnia 14 lipca 2015 roku. Podsumowanie W trakcie kontroli ustalono, iż podstawą gospodarki finansowej Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle jest przyjęty przez Prezydenta Miasta Kędzierzyn- Koźle plan finansowy Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle zgodnie z 39 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanego zarządzeniem nr 40/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 14 stycznia 2015 roku. W badanym okresie Biuro Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle prawidłowo dokonywało zakupów w skontrolowanych paragrafach, a w szczególności realizowało zamówienia w oparciu o Regulamin postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Gminę Kędzierzyn-Koźle, prowadzonego przez Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle nadanym Zarządzeniem nr 100/Or/2015 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 27 lutego 2015 roku, a wcześniej Zarządzeniem Nr 1936/Or/2014 Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 09 maja 2014 roku. Ponadto faktury na podstawie, których dokonywano wydatków podlegały sprawdzeniu, opisaniu i zaakceptowaniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez pracowników Biura Informatyki i Ochrony Informacji Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle i Wydziału Finansowego Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, a także były prawidłowo i terminowo opłacane. Na tym protokół zakończono. Niniejszy protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym otrzymują: 1. Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji, 2. Kierownik Wydziału Finansowego, 3. a/a Biuro Audytu i Kontroli Wewnętrznej. Do wiadomości: 1. Kserokopie podpisanego protokołu przekazuje się Prezydentowi Miasta Kędzierzyn-Koźle. Na oryginale właściwe podpisy Specjalista ds. audytu i kontroli Kędzierzyn Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku Maciej Wesołowski /-/... podpis kontrolującego SKARBNIK MIASTA Kędzierzyn Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku Joanna Hariasz /-/... podpis kierownika komórki kontrolowanej 14

15 Kierownik Biura Informatyki i Ochrony Informacji, Kędzierzyn Koźle, dnia 09 grudnia 2015 roku Jacek Bednarek /-/... podpis kierownika komórki kontrolowanej Pouczenie: W terminie 7 dni od dnia doręczenia protokołu kontrolowany ma prawo zapoznać się z treścią protokołu, podpisać go lub odmówić podpisania. Odmowa podpisania protokołu wymaga odręcznej adnotacji kierownika/dyrektora jednostki kontrolowanej w protokole, wyjaśniającej przyczyny odmowy oraz dowody potwierdzające to stanowisko. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie zastępującej go w razie nieobecności przysługuje prawo zgłoszenia, w terminie wyznaczonym do podpisania protokołu, umotywowanych zastrzeżeń lub wyjaśnień co do zawartego w protokole kontroli opisu stanu faktycznego. Zastrzeżenia lub wyjaśnienia do protokołu kontroli przekazywane są na piśmie w jednym egzemplarzu kontrolującemu. W zastrzeżeniach lub wyjaśnieniach kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do wskazania konkretnych zapisów protokołu, które budzą zastrzeżenia co do ustaleń stanu faktycznego oraz przedstawić stosowne dowody potwierdzające przedstawione stanowisko. Kierownik jednostki kontrolowanej zatrzymuje jeden egzemplarz protokołu, pozostałe doręczone egzemplarze protokołu, w terminie wyznaczonym do podpisania, zobowiązany jest zwrócić kontrolującemu. Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni. Strony protokołu powinny być parafowane przez kontrolującego i kontrolowanego. 15