ZARZĄDZENIE Nr OR-I PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 19 września 2017 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr OR-I PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 19 września 2017 r. w sprawie zmiany zarządzenia w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. nr 1047 z późniejszymi zmianami) zarządzam co następuje: 1 W Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta Opola, stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr OR-I Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 grudnia 2016 r., zmienionego zarządzeniem nr OR-I z dnia 23 stycznia 2017 r., nr OR-I z dnia 28 lutego 2017 r., nr OR-I z 30 czerwca 2017 r., wprowadza się następujące zmiany: otrzymuje brzmienie: 12 DOWODY DOKUMENTUJĄCE ZALICZKI 1. Zaliczki mogą być udzielane na pokrycie wydatków, które muszą być uiszczone w formie gotówkowej. Zaliczek stałych udziela się także dla wydatków płatnych bezpośrednio z wykorzystaniem służbowych kart płatniczych. 2. Osoby otrzymujące zaliczki są odpowiedzialne za terminowe i prawidłowe ich rozliczenie. 3. Zaliczki nie rozliczone w terminie podlegają potrąceniu przy wypłacie najbliższych wynagrodzeń (lub innych świadczeń). 4. W Urzędzie występują zaliczki gotówkowe: 1) stałe, 2) jednorazowe. 5. Zasady udzielania zaliczek stałych dla pracowników: 1) Pracownicy zatrudnieni w stałym stosunku pracy, którzy w ramach czynności służbowych dokonują bieżących stałych zakupów np. paliwa, części zamiennych do samochodów oraz innych niezbędnych materiałów i usług mogą otrzymać zaliczki stałe na okres całego roku budżetowego. 2) Zaliczki stałe przyznawane są imiennie i kwotowo przez Prezydenta na dany rok obrotowy, w formie zarządzenia. 3) Wykorzystaną część zaliczki stałej należy rozliczyć niezwłocznie, nie później niż 14 dni od dnia wykorzystania (wydatkowania) części lub całości zaliczki, z tym że nie później niż do ostatniego dnia roboczego roku budżetowego. 4) Zaliczki stałe oraz kwoty wynikające z ich rozliczenia w okresie funkcjonowania zaliczki stałej, są przekazywane na rachunek służbowej karty przedpłaconej wydanej pracownikowi, któremu przyznano zaliczkę. W uzasadnionych przypadkach zaliczka może też być wypłacona w całości lub w części w gotówce. Za zaliczkę podlegającą

2 rozliczeniu traktuje się w tym przypadku sumę zaliczki przekazanej gotówkowo jak i udostępnionej poprzez służbową kartę przedpłaconą. 5) Zaliczki stałe rozliczane są na podstawie zestawienia faktur, rachunków lub innych dokumentów stosowanych w Urzędzie prawidłowo opisanych akceptowanych i zatwierdzonych w ogólnym trybie. 6) Kwota pozostała pracownikowi na rachunku karty przedpłaconej po rozliczeniu zaliczki na koniec roku zostaje przekazana na rachunek bankowy wydatków budżetowych najpóźniej w ostatnim dniu roboczym roku budżetowego. Jeżeli zaliczka była udzielona w gotówce, pracownik zwraca niewykorzystaną kwotę do kasy najpóźniej w ostatnim dniu roboczym roku budżetowego. 6. Zasady udzielania zaliczek stałych dla przewodniczących zarządów jednostek pomocniczych Miasta Opola: 1) Przewodniczącemu zarządu jednostki pomocniczej Miasta Opola udziela się zaliczki stałej na okres roku budżetowego, w wysokości dwukrotności miesięcznej diety, funkcjonującej w ramach wydanej mu służbowej przedpłaconej karty płatniczej. Warunkiem udzielenia zaliczki jest złożenie przez przewodniczącego zarządu jednostki pomocniczej Miasta Opola: a) oświadczenia o zgodzie na potrącenie nierozliczonej lub nieprawidłowo rozliczonej zaliczki z przysługującej mu diety; b) oświadczenia o zapoznaniu się z zasadami udzielania i rozliczania zaliczki stałej; c) związanych z wydaniem służbowej przedpłaconej karty płatniczej wypełnionych formularzy bankowych identyfikujących posiadacza karty. 2) Zaliczka jest udzielana poprzez zasilenie służbowej przedpłaconej karty płatniczej. 3) Zaliczka stała może być wykorzystywana wyłącznie w celu zapłaty za nabycie towarów bądź usług związanych z funkcjonowaniem jednostki pomocniczej na zasadach określonych w zarządzeniu Prezydenta Miasta Opola w sprawie form współpracy jednostek pomocniczych Miasta Opola z Urzędem Miasta Opola w zakresie rozliczeń finansowych, oraz w zarządzeniu w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty EURO netto w Urzędzie Miasta Opola. W szczególności nabycie towaru lub usługi na potrzeby jednostki pomocniczej wraz z zapłatą z wykorzystaniem zaliczki stałej, musi być poprzedzone złożeniem i zaakceptowaniem stosownych wniosków, o których mowa w tych zarządzeniach. 4) Przewodniczący zarządu ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wykorzystanie i rozliczanie zaliczki. W przypadku nieprawidłowego wykorzystania zaliczki, podlega ona zwrotowi przez przewodniczącego jednostki pomocniczej, lub potrąceniu z przysługującej mu diety. Dotyczy to także nieterminowego jej rozliczenia. W takim przypadku Prezydent Miasta Opola może podjąć decyzję o zawieszeniu lub wyłączeniu możliwości udzielenia zaliczki stałej dla przewodniczącego zarządu jednostki pomocniczej. 5) Zasady określone w ust 5 pkt 3-6, a także określone w 11 stosuje się odpowiednio. 7. Zaliczki jednorazowe: 1) Zaliczki jednorazowe wypłacane pracownikom zatrudnionym w stałym stosunku pracy, doraźnie, jednorazowo w zależności od potrzeb np. na, zakup materiałów Strona 2 z 6

3 i sprzętu, na poczet podróży służbowej, na dokonanie opłat sądowych bądź notarialnych, i w podobnych uzasadnionych przypadkach. 2) Maksymalna wnioskowana kwota zaliczki nie może przekroczyć 80% wynagrodzenia netto wnioskodawcy. W szczególnych, wyjątkowych przypadkach Prezydent może wyrazić zgodę na pobranie zaliczki ponad ten limit. 3) Zaliczka jednorazowa podlega rozliczeniu w terminie 14 dni od daty jej wypłaty. 4) W szczególnych przypadkach Prezydent może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu rozliczenia, nie później jednak niż do końca roku obrotowego. 5) Rozliczenia zaliczki jednorazowej pracownik dokonuje na formularzu ogólnym Rozliczenie zaliczki załączając rachunki, faktury lub inne dokumenty stosowane w Urzędzie prawidłowo opisane i zatwierdzone pod względem merytorycznym. Powyższe dokumenty przedkładane są w Referacie Rozliczeń Budżetowych celem sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym. Dokumenty te są akceptowane przez Skarbnika i zatwierdzane przez Prezydenta i przekazywane do Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych celem zaewidencjonowania w księgach rachunkowych, wraz z dokumentem rozliczenia zaliczki. 6) Kwota rozliczenia przewyższająca pobraną zaliczkę wypłacana jest w kasie Urzędu na podstawie Polecenia wypłaty (gotówkowej) przygotowanego przez pracownika Referatu Rozliczeń Budżetowych zaakceptowanego przez Skarbnika i zatwierdzonego przez Prezydenta. 7) Kwota pozostała pracownikowi do zwrotu po rozliczeniu zaliczki powinna być niezwłocznie wpłacona do kasy. 8. Zaliczki jednorazowe wypłaca się w oparciu o prawidłowo wypełniony druk (formularz), na którym dokładnie określony został rodzaj zakupu, bądź cel któremu zaliczka ma służyć. Wniosek zawiera: 1) imię i nazwisko, oraz stanowisko służbowe wnioskodawcy, 2) komórkę organizacyjną wnioskodawcy, 3) datę wystawienia, 4) cel pobrania zaliczki, 5) wnioskowaną kwotę, 6) klauzulę o wyrażeniu zgody na potrącenie kwoty nierozliczonej w terminie zaliczki z wynagrodzenia, 7) klasyfikację budżetową, zadanie budżetowe i źródło finansowania zaliczki. Wniosek o zaliczkę jest kontrolowany pod względem merytorycznym przez naczelnika wydziału wnioskodawcy, akceptowany przez Skarbnika, zatwierdzany do wypłaty przez Prezydenta i podlega rejestracji w Referacie Rozliczeń Budżetowych. 9. W przypadku pobierania zaliczki na delegację służbową, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu służbowego wypełnia odcinek wniosek o zaliczkę, na którym uzyskuje akceptację Skarbnika i zatwierdzenie przez Prezydenta. Wniosek ten stanowi podstawę wypłaty zaliczki w kasie. Zaliczki na delegację służbową podlegają rozliczeniu w ciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej. Szczegółowe zasady udzielania i rozliczenie zaliczek z Strona 3 z 6

4 tytułu podróży służbowych określa obowiązująca procedura delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową i zagraniczną. 10. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na podstawie zezwoleń Prezydenta, pracownikom zatrudnionym w Urzędzie w stałym stosunku pracy może być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzeń, jednak nie wyższa niż wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za przepracowany okres w danym miesiącu, pomniejszony o zaliczkę na poczet podatku dochodowego należną od tego wynagrodzenia oraz o potrącenia składek, na które pracownik wyraził zgodę (np. ubezpieczenia itp.) Pobrana na poczet wynagrodzeń zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliższych wynagrodzeń otrzymuje brzmienie: 11. SŁUŻBOWE KARTY PŁATNICZE 1. W Urzędzie Miasta Opola funkcjonują służbowe karty płatnicze. 2. Służbowe karty płatnicze wydaje się osobom uprawnionym do korzystania z zaliczek stałych i w tym zakresie służą do dokonywania płatności z tytułu wydatków związanych z realizacją obowiązków służbowych. 3. Służbowa karta płatnicza ma charakter karty przedpłaconej, powiązanej z dedykowanym rachunkiem bankowym, na który na zasadach określonych w niniejszej instrukcji przelewane są środki pieniężne zaliczki stałej, do wykorzystywania przez użytkownika karty. 4. Środki przekazane na rachunek bankowy karty przedpłaconej, równe wartości udzielonej zaliczki stałej, są limitem do którego mogą być one wykorzystywane przez użytkownika karty. 5. Użytkownik karty jest zobowiązany do stosowania zasad użytkowania kart określonych w niniejszej instrukcji i bankowym regulaminie kart przedpłaconych, w szczególności w zakresie zasad bezpieczeństwa. 6. Wniosek do banku o wydanie karty przedpłaconej przygotowuje pracownik Referatu Rozliczeń Budżetowych. Ilość zamawianych kart przedpłaconych jest zależna od ilości udzielonych zaliczek stałych. 7. Karty przedpłacone przekazane przez bank, a nie wydane użytkownikom kart są przechowywane w szafie metalowej w pomieszczeniu kasowym. 8. Ewidencję kart płatniczych w obrocie, zarówno przechowywanych jak i wydanych użytkownikom kart prowadzi Referat Rozliczeń Budżetowych, według wzoru określonego w załączniku nr 14 do niniejszej Instrukcji. 9. Karta przedpłacona przekazywana jest użytkownikowi karty za pośrednictwem pracowników Referatu Rozliczeń Budżetowych. Odbiór karty płatniczej potwierdza się pisemnie czytelnym podpisem w ewidencji, pełnym imieniem i nazwiskiem. Podpis w ewidencji jest wzorem podpisu użytkownika. Strona 4 z 6

5 10. Użytkownik karty przed odbiorem karty przedpłaconej zapoznaje się z bankowym regulaminem kart przedpłaconych, i składa oświadczenie, wg wzoru określonego w załączniku nr 15 do niniejszej Instrukcji. 11. Karty przedpłacone pozostają w dyspozycji użytkowników kart, którym je przekazano przez cały czas posiadania przez nich uprawnienia do korzystania z zaliczki stałej. Odwołanie z pełnienia funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub utrata prawa do korzystania z zaliczki powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty. Nie dotyczy to sytuacji gdy użytkownikowi kart zostanie udzielona zaliczka stała na kolejny rok budżetowy. 12. Karta przedpłacona może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty, któremu została wydana. 13. Każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty przedpłaconej użytkownik karty dokumentuje oryginałem faktury, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym. 14. Użytkownik karty dokonujący płatności przy użyciu karty przedpłaconej jest obowiązany opisać każdy dowód księgowy potwierdzający operację finansową dokonaną za pomocą karty w sposób umożliwiający jej identyfikację. 15. Za pomocą karty przedpłaconej można przeprowadzać operacje finansowe najpóźniej na trzy dni robocze przed zakończeniem miesiąca grudnia danego roku budżetowego. 16. Zabrania się wykorzystywania karty płatniczej do dokonywania płatności nie związanych z uzasadnionymi wydatkami służbowymi, a szczególnie do dokonywania płatności prywatnych. 17. Nieuzasadnione wydatki zapłacone kartą płatniczą winny być potrącone z najbliższego wynagrodzenia użytkownika karty. 18. Nie dopuszcza się wypłaty gotówki w bankomacie, z wyjątkiem szczególnych sytuacji losowych. Użytkownik karty na okoliczność tych zdarzeń sporządza pisemne wyjaśnienie, a gotówka tak pobrana podlega dalszemu rozliczeniu jak zaliczka udzielona w gotówce. Jeżeli operacja ta nie miała charakteru szczególnej sytuacji losowej użytkownik karty zobowiązany jest do zwrotu pobranych kosztów (prowizji, opłat) bankowych związanych z pobraniem gotówki. 19. Wykorzystanie karty płatniczej niezgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Instrukcji i bankowym regulaminie kart przedpłaconych powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu przez użytkownika karty wydatkowej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaniem tej transakcji. 20. W przypadku nie dokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia. Strona 5 z 6

6 2 Wykonanie zarządzenia powierzam Wydziałowi Finansowo-Księgowemu. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Arkadiusz Wiśniewski Strona 6 z 6