Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz ROZDZIAŁ 7 7.1. Cel ćwiczenia Celem ćwiczenia jest zapoznanie się ze strukturą i ideą działania zintegrowanych systemów zarządzania produkcją klasy ERP. Zaletą systemów tej klasy, w tym również systemu proalpha, jest archiwum pozwalające na prześledzenie historii pracy. Raz wprowadzone dane podstawowe można modyfikować, dodawać nowe. Nie jest konieczne, zatem ich wprowadzanie za każdym razem podczas pracy z systemem, ponieważ są już zdefiniowane. Jest to znaczna pomoc i ułatwienie w pracy z systemem, zwłaszcza przy wszelkich statystykach. Kolejną z zalet jest również możliwość integracji funkcjonalności poszczególnych modułów oprogramowania. Dodanie nowego zlecenia do systemu powoduje automatyczne naliczenie prowizji od sprzedaży, zmiany w danych o zapasach magazynowych oraz zmiany w schemacie produkcji [wprowadzenie nowego zlecenia nie powoduje jeszcze żadnych księgowań, przy czym zlecenie to może być uwzględniane w prognozie płynności finansowej]. System proalpha jest systemem zintegrowanym pozwalającym na automatyczne księgowanie różnych transakcji. Transakcje te, po zarejestrowaniu na przykład w tzw. modułach logistycznych (zakupach, gospodarce materiałowej, produkcji, sprzedaży), dostępne są w module księgowości finansowej w postaci dekretów księgowych. Integracja danych ułatwia ich dostęp w różnych częściach systemu. Wszyscy użytkownicy systemu pracują z tym samym interfejsem i na tej samej bazie danych, dlatego istniejące wzajemne powiązania między częściami systemu dają kompleksową informację o wszelkich zdarzeniach. 7.2. Wprowadzenie System proalpha (produkt firmy proalpha Software A.G.) jest kompleksowym rozwiązaniem klasy ERP dla średnich przedsiębiorstw. Oprogramowanie to zaspokaja wymagania przedsiębiorstwa na poziomie produkcji, logistyki i rachunkowości. Elastyczność systemu pozwala na zakup wszystkich
178 modułów i wykorzystanie ich w przedsiębiorstwie kompleksowo, bądź zakup tylko niektórych elementów. Główne moduły składające się na system proalpha dotyczą poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa. Wyróżnia się: dane podstawowe; sprzedaż; zakupy; gospodarka materiałowa; produkcja; księgowość finansowa; księgowość środków trwałych. Dla potrzeb analizy kosztów oraz wyników przedsiębiorstwa funkcjonują dodatkowe moduły. Są nimi: rachunek kosztów według miejsc powstawania kosztów, rachunek kosztów według nośników kosztów, rachunek wyników, analizy. Oprócz tego istnieje również moduł MIS system informowania kierownictwa, dzięki któremu można uzyskać informacje o wszystkich procesach (zdarzeniach), jakie zaszły w przedsiębiorstwie lub o czynnościach, jakie są zaplanowane. W module tym nie można dokonywać korekty wcześniej wprowadzonych danych. Służy on tylko do sprawdzenia rezultatów operacji gospodarczych. Wszystkie elementy systemu są ze sobą powiązane w logiczną całość. Przy wykonywaniu określonych czynności w systemie można korzystać z ogólnego schematu, który wykorzystuje te powiązania. Można też zrealizować je oddzielnie. 7.2.1. Opis modułów W module Dane podstawowe określa się najważniejsze dane dla przedsiębiorstwa, dane wykorzystywane następnie prawie we wszystkich modułach. Niektóre z nich można również zdefiniować w innych miejscach systemu. Zalicza się do nich dane dotyczące księgowości i rachunków oraz ustalanie cenników i rabatów, które są przyporządkowywane do artykułu lub klienta. Ponadto z każdego modułu, z każdej maski można bezpośrednio przejść do interesujących danych wybierając odpowiednio z paska menu Dane podstawowe i interesujące zagadnienie, np. dostawcy czy artykuły. Najwięcej danych z tego modułu wykorzystywanych jest w module Sprzedaż. Przy sporządzaniu oferty niezbędne jest ustalenie danych podstawowych klientów (adresy, warunki dostaw) i artykułów (numer artykułu, opis, ceny).
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 179 Tak samo przedstawia się to jeśli chodzi o sporządzenie zlecenia, dokumentu dostawy i faktury. Moduł Sprzedaż Moduł Sprzedaż służy do obsługi sprzedaży począwszy od wysłania ofert aż do wystawienia rachunku za sprzedany towar. Między tymi czynnościami należącymi do całego procesu sprzedaży znajdują się jeszcze narzędzia służące do wprowadzenia nowych zleceń od klientów i dostawy towaru. Moduł Zakupy W module Zakupy wyróżnić można takie elementy, jak oferta zakupu czy realizacja zamówienia, gdzie można zarejestrować złożenie zamówienia, przyjęcie towarów, kontrakty czy dostawy zwrotne. Istotną częścią modułu jest także kontrola rachunków. Służy ona do przyrównania wielkości wartościowych będących na rachunku od dostawcy z wielkościami wartościowymi i ilościowymi wynikającymi z dokumentów przyjęcia dostawy na magazyn. Moduł Gospodarka Materiałowa Gospodarka materiałowa dotyczy magazynów i wszelkich operacji, które odbywają się w ramach tego obszaru. Są tu rejestrowane wszelkie ruchy artykułów odbywające się w przedsiębiorstwie, nadawanie numerów seryjnych wyrobów gotowych oraz inwentaryzacja. W module tym możliwe jest również przeprowadzenie planowania materiałowego. Na podstawie zleceń od klientów, określonych stanów meldunkowych i bezpieczeństwa generuje ono propozycje zleceń na produkcje wyrobów oraz ewentualne propozycje zamówień do dostawców na materiały. Moduł Produkcja W module Produkcja definiuje się wszystkie niezbędne detale potrzebne do obsługi, planowania, meldowania dokumentów płacowych i materiałowych. Podstawowymi elementami w tym module są struktura produktu i procesy (działania), które pozwalają na zaplanowanie zapotrzebowania materiałowego, zapotrzebowania na zdolności produkcyjnie dla konkretnej wielkości produkcji lub sprawdzenie czy zdolności są wystarczające i umożliwiają przyjęcie innego zlecenia. Obsługa produkcji polega tutaj na wprowadzaniu, planowaniu i zatwierdzaniu zleceń produkcyjnych oraz na meldowaniu zakończenia poszczególnych operacji składających się na zlecenie. Ważnym instrumentem, który zawiera ten moduł, jest kalkulacja. Kalkulacja związana jest ze strukturą produktów i marszrutami. Umożliwia ona definiowanie wariantów ze względu na różne rodzaje narzutów. Dzięki temu można przeprowadzić kalkulacje kosztów każdego z artykułów w oparciu o ilości, czasy i ceny.
180 Moduł Księgowość finansowa W module Księgowość finansowa odbywają się wszelkie procesy związane z księgowością. Oprócz zakładania kont i definiowania innych składników dokonywane są operacje księgowe na kontach. Mogą one przebiegać w dwojaki sposób raz jako księgowania bezpośrednie, mające swe odzwierciedlenie od razu w postaci zapisów na kontach, oraz księgowania do bufora, które przechodzą na konta dopiero po ich przejęciu. Zdefiniowanie odpowiednich grup kont, grup podatkowych oraz grup przychodów i zakupów w innych modułach pozwala na automatycznie księgowania. Oznacza to, że przy wystąpieniu określonego zdarzenia gospodarczego automatycznie przenoszone jest ono na konta księgowe. W części zwierającej analizy można odpowiednio zdefiniować, a następnie wyświetlać różne ich rodzaje (np. bilans, rachunek zysków i strat, czy prognozę płynności). Moduł Środki trwałe Środki trwałe rejestrowane według rodzaju urządzenia oraz z uwzględnieniem miejsc powstawania kosztów. Można zdefiniować i przypisać im warianty amortyzacji, według których będą rozliczane odpisy w określonym przedziale czasu. W module ustalana jest amortyzacja kalkulacyjna i bilansowa. Moduły rachunku koszów i wyników Rachunek kosztów według rodzajów przedstawia pełną ewidencję ponoszonych lub poniesionych kosztów według ich rodzajów (płaca, materiał, amortyzacja itp.), w jednostkach: rodzaj kosztu/przedział czasu. Rodzaje kosztów częściowo odpowiadają kontom księgowości finansowej (mogą zostać przejęte z systemów FK) ewentualnie muszą zostać zdefiniowane na nowo. Rachunek kosztów według MPK umożliwia księgowanie poniesionych kosztów rzeczywistych pomiędzy miejsca powstania tych kosztów. Jest to odrębny układ ewidencji, mogący funkcjonować oddzielnie od księgowości finansowej. W module tym tworzy się zakładowe miejsca powstawania kosztów, przypisuje się dla nich wielkość odniesienia, a dla tej kombinacji określa się dla nich stawkę kosztów zmiennych i stałych. Tutaj także definiuje się Arkusz Rozliczenia Kosztów (ARK) i związane z nim rodzaje koszów, które są rozkładane na MPK oraz ich agregacje. Dla rodzajów kosztów można określić również koszty planowane, co pozwala na analizę odchyleń kosztów. Rachunek kosztów według nośników kosztów nośniki kosztów służą przede wszystkim do przeprowadzenia kalkulacji kosztów dla produktów. Definiowane są nośniki kosztów, rodzaje kosztów dla nośników i ich agregacja. Jest on bardzo podobny do wcześniej opisywanego rachunku. Jest samodzielnym obszarem oddzielonym od księgowości finansowej.
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 181 Identyczne funkcje, jak w przypadku rachunku kosztów według miejsc powstawania kosztów i rachunku kosztów według nośników kosztów, posiada rachunek wyników. Różnica jest taka, że definiuje się tutaj nośniki wyników. Celem tego rachunku jest analiza wielkości, które wpływają na wynik przedsiębiorstwa. Służy do tego arkusz nośnika wyników. Moduł MIS MIS system informowania kierownictwa jest modułem służącym do wyciągania informacji o procesach zachodzących we wszystkich obszarach przedsiębiorstwa. Otwierając poszczególne okna można przejrzeć wielkości jakie zostały zarejestrowane, jednak nie można ich edytować. Ewentualna edycja może nastąpić tylko w częściach systemu, w których te dane zostały wprowadzone. Istnieje tutaj również możliwość przeglądania statystyk dotyczących określonych elementów. Moduł ten wykorzystywany jest podczas przeglądu danych przez kierownictwo. 7.3. Przykład zastosowania Ze względu na fakt, że system proalpha jest systemem bardzo rozbudowanym, jego działanie przedstawione zostanie na przykładzie modułu Zakupy. W systemie proalpha proces zamawiania materiałów niezbędnych do produkcji wyrobów gotowych można realizować ręcznie lub generować automatycznie w programie planowanie materiałowe (ścieżka dostępu: Gospodarka materiałowa/ Planowanie materiałowe). 7.3.1. Sprawdzenie dostawcy Po określeniu propozycji zamówień materiałów dla danego planu produkcji należy sprawdzić w systemie, który dostawca dostarcza wygenerowane materiały. Dla 15 sztuk napędu 1-120.003 zostały wygenerowane propozycje zakupowe pokazane w tabeli 1. Tabela 1. Propozycje zakupowe Lp. Materiał Ilość 1 1101-053 15 2 1101-06 15 3 1101-073 15 4 1101-083 15 5 1101-093 15 6 1500-01 15 7 2102-05 25 8 2308-15 15 9 2308-18 60 10 4028-20 15 11 4104-15 30 12 5000-50 150 13 5000-51 150
182 W celu sprawdzenia w systemie proalpha, który kontrahent może dostarczyć niezbędnych materiałów należy otworzyć okno Artykuły przedstawione na rys. 1 (Ścieżka dostępu: Zakupy/Dane podstawowe/artykuły). Rys. 1. Okno: Artykuły Następnie w oknie Artykuły wybiera się pożądany artykuł (np. 1101-053) oraz w menu Funkcja wybiera się opcję Dostawca, wskutek czego pojawia się okno pokazane na rys. 2. (Ścieżka dostępu: Zakupy/Dane podstawowe/artykuły/funkcja/dostawca).
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 183 Rys. 2. Okno: Dostawcy artykułu 1101-053 W celu sprawdzenia pozostałych dostawców pożądanych artykułów należy skorzystać z trybu pracy wielookienkowego i wybierając w oknie Artykuł określony artykuł, w oknie Dostawca sprawdzać jednocześnie jego dostawcę. Czynność tę należy wykonać dla wszystkich wygenerowanych artykułów. Zestawienie to jest niezbędne dla wprowadzanych w dalszej kolejności zamówień tychże materiałów. Poniżej przedstawiono zestawienie sporządzone dla celów przykładowej symulacji tab. 2. Tabela 2. Informacja o dostawcach zamawianych artykułów. Dostawca Nr Dostawcy Artykuł Ilość 1. 1101-053 15 Gama 708112 1101-073 1101-093 15 15 General Electric 708701 1500-01 15 Hurtus 708106 2102-05 25 4104-15 30 4028-20 15 Magma 708111 5000-50 150 5000-51 150 Mayer 708114 1101-083 15 2308-15 15 Metalex 708100 2308-18 60 Mostostal 708102 1101-06 15
184 7.3.2. Wprowadzenie zamówienia Aby wprowadzić zamówienie na materiały należy uruchomić okno Zamówienie (Ścieżka dostępu: Zakupy/Realizacja zamówienia/zamówienie) rys. 3. Z paska menu okna Zamówienie należy wybrać funkcję Nowy, która uruchomi okno: Nowe wprowadzenie (rys. 4). W oknie tym należy wybrać w polu Dostawca odpowiedniego dla danego artykułu dostawcę (tutaj Gama - 708112), a w polu Rodzaj zlecenia odpowiedni rodzaj zlecenia (tutaj zamówienie do dostawcy standardowe), korzystając każdorazowo z kombinacji klawiszy Ctrl+A. Następnie zatwierdzamy operację przyciskiem Enter. Rys. 3. Okno: Zamówienie
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 185 Rys. 4. Okno: Nowe wprowadzenie Automatycznie przechodzimy do okna Zamówienie, a następnie wprowadzamy pozycje zamówienia w oknie Pozycje zamówienia (Ścieżka dostępu: Zakupy/Realizacja zamówienia/zamówienie/funkcja/szybkie wprowadzanie), co pokazane jest na rys. 5. Zamiast opcji Szybkie wprowadzanie można też użyć opcji Pozycje (ścieżka dostępu: Zakupy/ Realizacja zamówienia/ Zamówienie/ Funkcja /Pozycje). Po wprowadzeniu pozycji należy wcisnąć klawisz Enter, automatycznie pojawi się okno zamówienie, gdzie należy zapamiętać wprowadzony rekord. Następnego dostawcę wprowadza się poprzez przycisk Nowy. Procedurę powtarzamy. Wprowadzanie kolejnych pozycji materiałów zamawianych u dostawcy przebiega analogicznie do wprowadzania kolejnych pozycji artykułów w zleceniu klienta. Uwaga: Należy pamiętać o spisaniu z pola Wartość towaru wartości zamawianych od dostawcy materiałów. Będzie to potrzebne do późniejszych obliczeń związanych z ewidencją faktur od tychże dostawców. W przypadku dostawcy Gama jest to kwota 4928,21 PLN. Po uzupełnieniu okna należy: Zapisać wprowadzone dane i zamknąć okno Pozycje zamówienia (np. korzystając z przycisków Zapisz i Zamknij) Zapisać dany rekord danych w oknie menu głównego Zamówienie (np. przez użycie klawisza F3) Kontynuować w analogiczny sposób proces zamawiania potrzebnych materiałów od innych dostawców.
186 Rys. 5. Okno: Pozycje zamówienia 7.3.3. Generowanie zamówień z zapytania ofertowego Dokument zapytanie ofertowe służy do zapytania o cenę i warunki dostaw artykułów u jednego lub wielu dostawców. W celu utworzenia dokumentu należy otworzyć okno: Zapytanie ofertowe (Ścieżka dostępu: Zakupy//Zapytania ofertowe/funkcja/pozycje) rys. 6. Rys. 6. Okno: Zapytanie ofertowe Następnie należy z menu wybrać opcję Nowy i określić datę dokumentu oraz pożądany termin dostawy. Wprowadzone dane potwierdzić opcją Zapisz. Do dokumentu należy wprowadzić pozycje artykułów planowanych do zamówienia
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 187 (Ścieżka dostępu: Zakupy//Zapytania ofertowe/funkcja/pozycje). Po pojawieniu się okna: Pozycje zapytania należy wybrać opcję Nowy i wpisać artykuły (rys. 7), a następnie przejść do okna: Zapytanie ofertowe i wybrać opcję Zapisz. Rys. 7. Okno: Pozycje zapytania. Do zapytania ofertowego trzeba także wprowadzić dostawcę lub dostawców, o których warunki dostawy chcemy zapytać. W celu wyboru dostawcy należy otworzyć okno: Dostawca z zapytania (Ścieżka dostępu: Zakupy//Zapytania ofertowe/funkcja/dostawcy). W oknie tym wybieramy opcję: Szczegół (Ścieżka dostępu: Zakupy/Zapytania ofertowe/funkcja/dostawcy/funkcja/szczegół). Pojawia się wówczas okno: Szczegóły dostawcy do zapytania (rys. 8), które służy do wprowadzania podstawowych informacji dotyczących dostawcy. Zapytanie ofertowe można skierować do kilku dostawców. Po wprowadzeniu danych należy wybrać opcję Zapisz. Przedstawione przez dostawców warunki (cena, rabaty, itp.) należy wprowadzić do systemu dla poszczególnych artykułów w oknie: Dane zapytania ofertowego (Ścieżka dostępu: Zakupy//Zapytania ofertowe/pozycje/lista porównań cenowych/dane zapytania ofertowego) po wybraniu opcji: Nowy. Wprowadzone dane należy zapisać.
188 Rys. 8. Okno: Szczegóły dostawcy do zapytania W oknie: Lista porównań cenowych (rys. 9) można obejrzeć ceny oferowane przez różnych dostawców dla danego artykułu. Rys. 9. Okno: Lista porównań cenowych wybranej pozycji zapytania ofertowego Jeżeli przedstawione przez dostawcę warunki są zadowalające i decydujemy się na zamówienie materiałów, można zamówienie generować z zapytania ofertowego. Przy danych zapytania ofertowego muszą być ujęte wówczas dane zapytania ofertowego, które oferuje dostawca na podstawie zapytania ofertowego takie jak: cena jednostkowa,
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 189 czas dostawy, wielkości zamówienia (ilość, jednostka miary), pożądany termin, rabaty, narzuty, itp. W celu sporządzenia zamówienia z zapytania ofertowego należy wybrać opcję: Generowanie zamówienia (Ścieżka dostępu: Zakupy//Zapytania ofertowe/funkcja/dostawcy/narzędzia/generowanie zamówienia) - rys. 10. Rysunek 10. Generowanie zamówienia z zapytania ofertowego. proalpha kontroluje przy generowaniu wielkość zamówienia w stosunku do minimalnej wielkości zamówienia (Relacja artykuły - dostawcy) i w stosunku do ilości podstawowej (Relacja artykuły - dostawcy) artykułu przy dostawcy. Jeśli ujęte w liście porównań cenowych dane odbiegają od danych w relacji artykuły dostawcy (ponieważ np. relacja artykuły - dostawcy została dodatkowo zmieniona), należy zdecydować przy generowaniu zamówienia, czy proalpha generuje zamówienie za pomocą danych zapytania ofertowego czy też generowanie jest anulowane. Generować można także zamówienia dla artykułów, dla których nie istnieje jeszcze relacja artykuły dostawcy. Przy generowaniu proalpha tworzy nową relację artykuły dostawcy za pomocą danych z listy porównań cenowych. pro- ALPHA przejmie przy wprowadzaniu danych również ujęte w danych zapytania ofertowego ceny, rabaty i narzuty w relacji artykuły - dostawcy. Istniejące relacje artykuły - dostawcy proalpha nie zmienia przy generowaniu. Wielkość zamówienia zapytania ofertowego musi być większa niż minimalna wielkość zamówienia (Dane zapytania ofertowe), czyli najmniejsza ilość artykułu, którą można zamówić u dostawcy. Minimalna wielkość zamówienia może, ale nie
190 musi być wielokrotnością ilości podstawowej (Relacja artykuły - dostawcy). Jeśli wielkość zamówienia zapytania ofertowego jest równa zero, proalpha nie generuje zamówienia. Jeśli zamówienie jest generowane z zapytania ofertowego, pro- ALPHA zmienia wielkość zamówienia na zero. Jeśli pożądany termin zapytania ofertowego znajduje się w przeszłości, proalpha proponuje jako pożądany termin zamówienia aktualną datę. proalpha kontroluje przy generowaniu zamówień minimalną wartość zamówienia. Jeśli waluta listy porównań cenowych odbiega od tej w danych podstawowych Dostawcy, proalpha przelicza cenę ogółem z zapytania ofertowego po kursie dnia i porównuje ją z minimalną wartością zamówienia. Lista porównań cenowych zapytania ofertowego, z której jest generowane zamówienie, musi być wprowadzona w tej samej walucie. W tej walucie proalpha generuje zamówienie. Przy generowaniu zamówienia proalpha przejmie dane listy porównań cenowych do pozycji dokumentu zamówienia. Przejmie także rodzaj zlecenia z danych dostawców, którzy są założeni przy zapytaniu ofertowym. Generowane zamówienie można przejrzeć w przeglądzie dostawców i edytować lub przyjąć do monitora działań. Zamówienie, które zostanie utworzone z zapytania wygenerowanego na podstawie propozycji zapotrzebowania, nie wpływa bezpośrednio na planowanie materiałowe: Leżące u podstaw propozycje zapotrzebowania zachowają się do następnego przebiegu planowania. Zapytania ofertowe można archiwizować stale. Zarchiwizowane zapytania ofertowe przechodzą do archiwum dokumentów. Archiwizowania nie można anulować. Z zarchiwizowanych zapytań ofertowych nie można generować zamówień. 7.3.4. Zamówienia ramowe Zamówienia ramowe są terminowymi porozumieniami z dostawcami o dostawach towaru lub świadczeniu usług. Aby utworzyć dokument zamówienia ramowego należy wybrać z menu opcję Nowy rys. 11 (Ścieżka dostępu: Zakupy/Realizacja zamówienia/zamówienie ramowe). Pojawi się okno: Nowe wprowadzenie (rys. 12), w którym określa się informacje o dostawcy. Zapisanie wprowadzonych danych odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza Enter.
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 191 Rys. 11. Okno: Zamówienie ramowe Rys. 12. Okno: Nowe wprowadzenie
192 Aby wprowadzić artykuły do zamówienia ramowego, należy wybrać opcję Pozycje (Ścieżka dostępu: Zakupy/Realizacja zamówienia/zamówienie ramowe/funkcje/pozycje). Po wybraniu opcji Nowy, wpisuje się określony artykuł i każdorazowo zapisuje wprowadzone informacje. Zamówienie ramowe może być archiwizowane. Przechodzą wówczas do archiwum dokumentów. Zamówienie ramowe, które nie zostały przejęte do zamówień lub kontraktów zakupowych mogą być usunięte. Informacje z zamówienia ramowego można pojawiają się w Systemie Informowania Kierownictwa oraz w pozycjach dokumentu zamówienia i kontraktu zakupowego. 7.3.5. Sprawdzenie wprowadzonych zamówień Aby sprawdzić dane dotyczące wprowadzonych zamówień należy wywołać okno Zamówienie (Ścieżka dostępu: MIS/Firma/Dokumenty Zakupowe/Zamówienie). W oknie tym można sprawdzić, do jakich dostawców adresowane jest zamówienie oraz jaka jest wartość zamawianych towarów (rys. 13). W celu sprawdzenia pozycji zamówienia należy z okna Zamówienie wybrać w menu przycisk Funkcje/Pozycje (rys. 14) Rys. 13. Okno: Zamówienie
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 193 Rys.14. Okno: Pozycje zamówienia Uwaga: W powyższym oknie przedstawione są również wartości netto towarów, które należało wcześniej spisać w trakcie wprowadzania zamówień do dostawców. Należy jednak pamiętać, że wartości te zostaną zarchiwizowane w momencie przyjęcia towarów (wywołanie archiwum poprzez odznaczenie pola Otwarte dokumenty). Proces ten zachodzi z reguły wcześniej niż otrzymanie faktury od dostawcy (w rzeczywistości wartość brutto widnieje bezpośrednio na fakturze od dostawcy). 7.3.6. Przyjęcie materiałów W celu przyjęcia zamówionych materiałów należy wywołać okno Przyjęcie z zewnątrz (Ścieżka dostępu: Zakupy/Realizacja zamówienia/przyjęcie towaru). Rys.15. Okno: Przyjęcie z zewnątrz
194 Następnie w oknie tym należy wybrać funkcję Nowy, która uruchomi okno: Nowe wprowadzenie rys. 16. W oknie tym należy wprowadzić numer zamówienia, które zostało zrealizowane. Pozycje zawarte w danym zamówieniu zostaną wówczas przyporządkowane do tworzonego dokumentu PZ. Po uzupełnieniu lub zmiany informacji zawartych w tym oknie należy nacisnąć klawisz Enter. Przyjmowane artykuły można także wprowadzić ręcznie przy użyciu opcji: Pozycje (Ścieżka dostępu: Zakupy/Realizacja zamówienia/przyjęcie towaru/funkcje/pozycje). Pojawi się wówczas okno: Pozycje dokumentu PZ. Uruchomienie opcji: Nowy umożliwi wprowadzenie przyjmowanych artykułów. Rys.16. Okno: Nowe wprowadzenie
Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 195 Rys.17. Okno: Przyjęcie pozycji Po pojawieniu się powyższego okna należy dla pierwszej pozycji w kolumnie SKr wpisać literę K (wybór litery K następuje poprzez użycie kombinacji klawiszy CTRL+A), a następnie przejść tabulatorem do następnej pozycji. Wybór litery K oznacza przyjęcie dostawy kompletnej. W trakcie tego procesu może pojawić się przedstawione poniżej okno informujące o niedoborze artykułu, który odrzucamy przyciskiem Anuluj i wstawiamy literę K dla kolejnych pozycji materiałów. Rys.18. Okno: Niedobory artykułów. Po przejęciu wszystkich pozycji danego dokumentu dostawy, ich przejęcie zatwierdzamy przyciskiem OK (możliwe jest również wykorzystanie funkcji Przejęcie kompletne, która umożliwia nam przejęcie od razu wszystkich pozycji). Po przeprowadzeniu tej czynności pojawia się komunikat, który należy zatwierdzić przyciskiem Tak.
196 Rys. 19. Okno wyboru Następnie zapisujemy dane w oknie Przyjęcie z zewnątrz (przycisk Zapisz lub klawisz F3). 7.4. Ćwiczenia Przed przystąpieniem do wykonywania ćwiczenia należy zapoznać się z opisem programu proalpha. Należy zapoznać się z zasadą obsługiwania menu, funkcjami poszczególnych przycisków wykorzystywanych w programie, strukturą programu oraz sposobami wprowadzania danych i ich modyfikacji. W ramach ćwiczeń należy przeprowadzić w zespołach składających się z kilku studentów symulację działania przedsiębiorstwa obejmującą: wprowadzenie zlecenia od klienta; zamówienie materiałów do produkcji; przyjęcie materiałów; dopuszczenie zleceń produkcyjnych; planowanie MRP; wydanie wyrobów dla klienta; zamknięcie zlecenia produkcyjnego. Przed rozpoczęciem ćwiczenia, należy ustalić zakres odpowiedzialności poszczególnych osób. Przykładowo osoba A jest odpowiedzialna za zakupy, osoba B za magazyny, C za produkcję itd. Każda osoba składa sprawozdanie z prac, które realizowała w ramach własnego zakresu odpowiedzialności
Literatura Krzysztof Bzdyra, Paweł Kużdowicz 197 [1] Adamczewski P., Informatyczne wspomaganie łańcucha logistycznego, Poznań 2001. [2] Kluge P. D. (red.), Komputerowo wspomagany controlling w małych i średnich przedsiębiorstwach, Zielona Góra 2001. [3] Leszczyński Z., Wnuk T., Controlling, Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce, Warszawa 2000, str. 302 314. [4] Saniuk A. Skrypt do modułu zakupy w systemie proalpha, Materiały do laboratorium, Zakład Controllingu i Informatyki Ekonomicznej, Zielona Góra, 2004. [5] Sariusz Wolski Z., System planowania potrzeb materiałowych, Gospodarka Materiałowa & Logistyka, 1997, nr 3. [6] Sierpińska M., Niedbała B., Controlling operacyjny w przedsiębiorstwie, Warszawa 2003. [7] http://www.proalpha.com [8] http://www.sap.com [9] http://www.ifsworld.com/pl/default.asp