Zapytanie ofertowe / Rozeznanie cenowe Nr 18 /EFS/2014 Pasłęk, 3 lutego 2014r. W ramach procedury rozeznania rynku zapraszamy do składania ofert na organizacje warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, nocleg i wyżywienie w ośrodku wczasowym dla uczestników dwudniowych warsztatów z Autoprezentacji w ramach projektu Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową na podstawie umowy z dnia 06.06.2013r. nr POKL.09.01.02-28-141/13-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 EURO. 1. ZAMAWIAJĄCY Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Pasłęku ul. Westerplatte 10 14-400 Pasłęk NIP:578-25-94-446 projekt.poradnia@onet.pl Zamawiający oświadcza, że procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez udziału osób trzecich. 2. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja 8 szkoleń obejmująca wynajem sal szkoleniowych, wyżywienie i nocleg w ośrodkach szkoleniowych zlokalizowanych w odległości do 100 km od Pasłęka. 2.1. Zakres przedmiotu zamówienia: 1) Wynajem 2 sal szkoleniowych na potrzeby realizacji szkolenia 2) Zapewnienie wyżywienia 28 uczestnikom, 2 pedagogom-trenerom, 2 opiekunom i 2 pracownikom ze strony Zamawiającego (kierowca, koordynator lub asystent koordynatora) 3) Zapewnienie noclegu dla uczestników szkolenia, pedagogów i pracowników ze strony Zamawiającego. 2.1.1 Informacje o warsztatach: 1) Czas trwania 1 szkolenia: 2 dni 2) Czas warsztatów - dzień 1: 11:00 19:00, dzień 2: 9:00 13:00. Godziny mogą ulec zmianie.
3) Liczebność grupy: 30 osób (2x15 osób w każdej sali) 4) Liczba noclegów na warsztaty: 34 osoby 5) Terminy warsztatów: 28-29.02.2014, 07-08.03.2014, 14-15.03.2014, 28-29.03.2014, 04-05.04.2014, 11-12.04.2014, 09-10.05.2014, 06-07.06.2014. Terminy mogą ulec zmianie. Warsztaty odbędą się w terminie 28.02.2014r. -14.06.2014r. 2.1.2. Warunki organizacji: 1) Sala szkoleniowa wyposażenie i warunki korzystania: a. sala minimum 15 osób b. liczba miejsc siedzących sali szkoleniowej oraz stołów lub wygodnych krzeseł z pulpitami odpowiada liczbie uczestników; c. możliwość dowolnej aranżacji ustawienia; d. możliwość oznakowania sali szkoleniowej dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami (plakaty, wydruki informacyjne) o wizualizacji zgodnej z wymogami PO KL; e. przynajmniej w jednej sali projektor multimedialny z laptopem (sprawny); f. ekran lub ściana sali, umożliwiające projekcję wyraźnego obrazu z projektora multimedialnego, widocznego dla wszystkich uczestników; g. ze względu na konieczność przygotowania sali do zajęć szkoleniowych Zamawiający ma możliwość dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu; h. w sali zostanie zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu. 2) Wyżywienie a. przerwa kawowa: 1 dziennie na 1 uczestnika/uczestniczkę (minimum: kawa, herbata, woda, ciastka, soki, mleko, cukier, cytryna) jako przerwa ciągła (całodzienna), uzupełniana na bieżąco, dostępna dla uczestniczek/uczestników przez cały czas trwania szkolenia; b. obiad: 1 dziennie na uczestniczkę/uczestnika, minimum: zupa, drugie danie, woda, ciepły lub zimny napój, w pierwszym i drugim dniu szkolenia musi być inny zestaw obiadowy; c. śniadanie; d. menu (śniadanie, obiady, kolacja) powinno uwzględniać dania wegetariańskie; e. Zamawiający każdorazowo poinformuje wybranych Wykonawców o ilości posiłków wegetariańskich podczas przekazywania specyfikacji dotyczącej szkolenia; f. przerwa kawowa musi być zorganizowana w pobliżu Sali w której będzie odbywało się szkolenie lub bezpośrednio w Sali; g. w przypadku organizacji kilku wydarzeń w obiekcie Wykonawcy, Wykonawca ma obowiązek wyraźnego oznakowania przygotowanego dla grupy Zamawiającego cateringu;
h. rozkład posiłków: Dzień 1 Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia Obiad: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Kolacja: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Dzień 2 śniadanie: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów obiad: uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów 3) Zakwaterowanie a. w terminie szkolenia przed zameldowaniem i po wymeldowaniu nocujących osób bezpłatnie dostępna zamykana przechowalnia bagażu; b. w cenie noclegu należy uwzględnić koszt wyżywienia i opłatę miejscową/klimatyczną; c. zapewnienie pokoi z łazienkami (ogrzewane w okresie zimowym); d. ostateczna ilość noclegów zostanie podana minimum 3 dni robocze przed terminem szkolenia; e. ilość noclegów uczestników: 1 x nocleg z 1 na 2 dzień szkolenia na osobę; f. ilość noclegów trenerów i opiekunów: 1 x nocleg z 1 na 2 dzień szkolenia; g. ilość noclegów przedstawicieli Zamawiającego: według zapotrzebowania (nie więcej niż dwie osoby na dany termin (bez względu na ilość realizowanych szkoleń w tym terminie); h. typ pokoi:1, 2, 3 i 4 osobowe. 4) Infrastruktura a. pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia, muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe; b. bezpłatny dostęp do Internetu w sali szkoleniowej i w pokojach, z dostępem do sieci Wi-Fi; c. bezpłatny parking dla autobusu, przywożący uczestników szkolenia; d. zapewnienie odbioru i bezpiecznego przechowania materiałów szkoleniowych i promocyjnych. 5) Pozostałe a. rozliczenie noclegów oraz posiłków nastąpi na podstawie rzeczywistego zużycia (po każdej grupie szkoleniowej); b. Zamawiający ma możliwość bezkosztowej zmiany terminów realizacji zamówienia; c. określenie maksymalnego zapotrzebowania nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku realizacji wszystkich usług w ilościach wskazanych;
d. w przypadku zmniejszenia/zwiększenia ilości zapotrzebowania na usługi, cena jednostkowa zamawianej usługi przedstawiona w formularzu ofertowym nie ulega zmianie; e. Oferent potwierdzi swoją dostępność na kolejne szkolenie na minimum 7 dni przed jego rozpoczęciem. 3. Wymagania wobec oferty: Zainteresowane osoby powinny: 1) Wypełnić FORMULARZ OFERTY stanowiący załącznik nr 1 oraz OŚWIADCZENIE stanowiący załącznik nr 2. 2) Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres projekt.poradnia@onet.pl, faksem na numer 55 248 11 00, lub poczty, kuriera, osobiście na adres Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna, ul. Westerplatte 10, 14-400 Pasłęk, do dnia 10.02.2014. do godz. 15.00. Otwarcie ofert 15:05. 3) Ocena ofert zostanie dokonana 10.02.2014r. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje oferentów poczta elektroniczną, faksem lub telefonicznie oraz na stronie internetowej http://www.ppp-paslek.pl/ 4) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5) Zapytanie ofertowe umieszczona na stronie internetowej http://www.ppppaslek.pl/ 4. Warunki wyboru oferty: 1. Kryterium wyboru projektu będzie cena brutto za zorganizowanie 1 szkolenia według specyfikacji zapytania ofertowego 100% 2. Podane w ofercie ceny powinny być cenami brutto i obejmować wszystkie składniki niezbędne do wykonania przedmiotu zapytania. 3. Cena powinna być określona przez Dostawcę z uwzględnieniem wszystkich upustów, które oferuje Dostawca. 4. Cena nie może ulec zmianie przez okres ważności oferty. 5. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z osobami przedstawiającymi swoje oferty w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 6. Po wyborze najkorzystniejszej oferty/ najkorzystniejszych ofert Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia. 7. Zleceniodawca zastrzega, że całościowa oferta stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez osobę składającą ofertę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona. 8. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
9. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę/wybrane oferty. 10. Zleceniodawca nie zwraca osobom przedstawiającym swoje oferty kosztów przygotowania oferty, będącej odpowiedzią na powyższe zapytanie ofertowe w ramach procedury rozeznania rynku. 5. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1. Zamawiający zleca, a wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia zgodnym z niniejszym zapytaniem. 2. Płatności za zrealizowanie zamówienia dokonywane będą po zrealizowaniu zamówienia na podstawie przedłożonych rachunków/faktur pod warunkiem należytego wykonania zamówienia. 3. Termin płatności wynosi 14 dni od daty dostarczenia rachunku/faktury. W przypadku braku środków finansowych na koncie projektu płatność zostanie dokonana niezwłocznie po wpłynięciu kolejnej transzy dotacji bez odsetek za opóźnienie. 4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy w sposób zgodny z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 Nr 101 poz. 926 z późn. zmianami) oraz z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 5. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych, przekazanych niniejszą Umową wyłącznie w celu udzielenia wsparcia w ramach projektu, stanowiącego przedmiot niniejszej umowy lub w zakresie niezbędnym w realizacji projektu i udzieleniu wsparcia. 6. Wykonawca oświadcza, iż spełnia wymagania określone w rozdziale 5 ustawy o ochronie danych osobowych, dotyczące zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą lub uszkodzeniem. 7. Wykonawca oświadcza, iż sposób prowadzenia dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zastosowane w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych są zgodne z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzeń i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.
8. Wykonawca odpowiada za szkody wyrządzone Zamawiającemu lub osobom trzecim w wyniku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych. 9. Wykonawca zobowiązuje się do przechowania dokumentów związanych realizacją zamówienia w tym także dokumentów finansowych nie krócej niż do 31.12.2020 r. 10. Na wezwanie Zamawiającego lub innych organów kontrolnych Wykonawca niezwłocznie zapewni wgląd do powyższych dokumentów wskazanym w wezwaniu osobom. 6. Osoba do kontaktu: koordynator projektu Edyta Sienkiewicz Tel. 503139054 e-mail: tzui231@poczta.onet.pl.
ZAŁĄCZNIK NR 1 MOJE KOMPETENCJE TRAMPOLINĄ W PRZYSZŁOŚĆ ZAWODOWĄ FORMULARZ OFERTOWY Dane oferenta: Nazwa firmy:.. Adres/siedziba:.. NIP:.. TEL., FAX, MAIL:.. Ja niżej podpisany, składam w imieniu.. którą/e reprezentuję, ofertę wykonania usługi opisanej w zapytaniu ofertowym nr dot. usługi organizacji warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i noclegu dla uczestników w ramach projektu Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową na podstawie umowy z dnia 06.06.2013r. nr POKL.09.01.02-28-141/13-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i zobowiązuje się wykonać je w cenie: L.p. PRZEDMIOT USŁUGI ILOŚĆ CENA JEDNOSTKOWA BRUTTO 1 Usługa - organizacja warsztatów Autoprezentacja wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienie i noclegi. 8 RAZEM WARTOŚĆ BRUTTO Łączna wartość brutto słownie:... 2. Oświadczam, że uzyskałam/em konieczne informacje do przygotowania oferty 3. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony wykonawcy: a) imię i nazwisko:... b) stanowisko:... c) numer telefonu:... d) e-mail:... Załączniki do oferty: 1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu załącznik nr 2...... /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/
ZAŁĄCZNIK NR 2... /Dane adresowe/pieczęć Wykonawcy/... (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM Z DNIA 03.02.2014r. na wykonanie usługi na organizację warsztatów obejmująca wynajem 2 sal szkoleniowych, wyżywienia i noclegu w projekcie pt: Moje kompetencje trampoliną w przyszłość zawodową Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam warunki, określone w zapytaniu ofertowym tj.: 1. Nie jestem powiązana/y z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; 2. Dysponuję potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia. 3. Jestem/ nie jestem (niepotrzebne skreślić) pracownikiem zatrudnionym jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO Kl, a w związku z wykonaniem warunków umowy nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. 4. Obciążenie wynikające z wykonywania innych umów/zobowiązań nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu. 5. Będę prowadził/a i udostępniał/a ewidencję czasu pracy w ramach projektu (co stanowiło będzie protokół odbioru realizowanej usługi). 6. Będę udostępniał/a ewidencję czasu pracy w ramach wszystkich projektów NSRO w odniesieniu do okresu realizacji projektu przez Zamawiającego (jeśli dotyczy).... /pieczątka lub podpis Wykonawcy/