Elektroniczny obieg dokumentów finansowych z wykorzystaniem narzędzi klasy Business Process Management na przykładzie wdrożenia w uczelni publicznej PLAN PREZENTACJI Uniwersytet Medyczny - cechy organizacji Obieg dokumentów finansowych przed BPMS Przesłanki i cele wdrożenia zarządzania procesowego Zakres wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów finansowych Podsumowanie
UNIWERSYTET CECHY ORGANIZACJI Uczelnia w liczbach: Ponad 65 lat funkcjonowania Uczelni 8 500 studentów na 7 Wydziałach i Oddziałach oraz 15 kierunkach 2 200 pracowników etatowych 300 jednostek dydaktycznych i 80 administracyjnych 80 tys. dokumentów finansowych rocznie
UNIWERSYTET CECHY ORGANIZACJI Interesariusze: - studenci - ministerstwa - szpitale - ośrodki naukowe - organizacje lokalne Działalnośd usługowa Działalnośd naukowa Działalnośd dydaktyczna Działalnośd kliniczna Wiele jednostek organizacyjnych Autonomia Wydziałów Wiele źródeł finansowania Kilkadziesiąt lokalizacji
OBIEG DOKUMENTÓW FINANSOWYCH PRZED BPMS Obieg faktur, umów cywilno-prawnych, list płac i innych dokumentów finansowych oparty o obieg papierowy Brak dokumentów zapotrzebowania, dokumenty zamówieo w różnych formach i wzorach Dokumenty spływające do kilkuset miejsc w całej organizacji Rozbudowany system poczty wewnętrznej Brak wiedzy o ilości i rodzaju dokumentów będących w obiegu wewnętrznym Brak wiedzy o aktualnej wartości dostępnych środków na poszczególnych budżetach Brak ujednoliconego systemu generowania zamówieo/umów
PRZESŁANKI I CELE WDROŻENIA ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW Optymalizacja przepływu dokumentów poprzez: skrócenie czasu pracy nad dokumentem zminimalizowanie niewłaściwych obiegów zminimalizowanie pomyłek w rejestracji i opisywaniu dokumentów wyeliminowanie sytuacji zagubienia lub zniszczenia dokumentu wyeliminowanie fizycznego przenoszenia dokumentów pomiędzy wieloma lokalizacjami Posiadanie jednego repozytorium dla wszystkich dokumentów Powiązanie wszystkich dokumentów dotyczących jednej sprawy; poczynając od wniosku, poprzez zamówienie/umowę, koocząc na fakturach, protokołach, innych załącznikach do dokumentu. Posiadanie informacji o wszystkich spływających i oczekiwanych dokumentach finansowych w Uczelni Aktualizacja stanu środków w wewnętrznych budżetach kosztów dokonywana w czasie rzeczywistym, w ramach których są realizowane różnego rodzaju wydatki
ZAKRES WDROŻENIA ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWYCH W UMED Założenia dla systemu obiegu dokumentów: 1. Automatyzacja obiegu z wykorzystaniem narzędzi umożliwiających łatwe modelowanie, bieżące zarządzanie oraz późniejsze modyfikowanie obiegu. Zarządzanie obiegiem dokumentów zgodnie z filozofią zarządzania procesowego: wyznaczanie celów, mierników, ról procesowych 2. Wdrożenia rozwiązania kompletnego; tj. obejmującego pełen obieg sprawy od momentu zapotrzebowania do rozliczenia dokumentów i jego zarchiwizowania 3. Integracja aplikacji z systemem do budżetowania finansów, systemem księgowym oraz elektronicznym repozytorium dokumentów. Wdrożenie Single sign-on oraz identyfikacji pracowników z usługą katalogową Active Directory. 4. Wdrożenie systemu skanowania dokumentów 5. Wdrożenie podpisu elektronicznego
AD.1 NARZĘDZIA INFORMATYCZNE KLASY BPM Narzędzie do modelowania Portal Procesowy Narzędzie do administrowania Narzędzie do tworzenia procesów
AD.2 PRZEPŁYW PROCESU ZAKUPOWEGO Zapotrze bowanie Weryfikacja merytoryczna Procedura przetargowa Zamówie nie/umo wa Procedura przetargowa Akceptacje Wysyłka Faktura Skanowanie Weryfikacja Akceptacja
AD.3 ARCHITEKTURA SYSTEMU
Ad.4 WDROŻENIE SYSTEMU SKANOWANIA Reorganizacja Kancelarii UMED zmiana systemu pracy z fizycznego przenoszenia poczty na rejestrowanie dokumentów elektronicznych w systemie BPMS Proces skanowania zawiera szereg założeo i usprawnieo: 1. Dokument jest skanowany z wykorzystaniem menu na skanerze i/lub szablonów z OCR-a 2. Dokumenty zapisują się automatycznie we właściwym katalogu w SharePoint na którym nasłuchuje proces. 3. Dokument ma automatycznie przypisywane metadane (właściwości) go opisujące 4. Automatycznie drukuje się naklejka z numerem skanowanego dokumentu 5. Automatycznie uruchamia się zadanie procesowe umożliwiające dalszy jego obieg z załączonym skanem dokumentu
Ad.5 WDROŻENIE PODPISU ELEKTRONICZNEGO Dokumenty wymagające akceptacji Dysponenta środków, Dyrektora Biura Zamówieo Publicznych, Działu Finansowego, Księgowości i innych kluczowych ról dla właściwego obiegu dokumentu są podpisywane komercyjnym podpisem certyfikowanym przez wewnętrzne Centrum Certyfikacji UMED opartym o rozwiązanie Microsoft Server 2008R2 zintegrowane z usługą Active Directory. Te same dokumenty są też podpisywane już kwalifikowanym podpisem przez Kwestora, Kanclerza, Rektora. Jako nośnik certyfikatu wykorzystano klucz USB OmniKey wraz z oprogramowaniem kryptograficznym CryptoCard Suite.
Ad.5 WDROŻENIE PODPISU ELEKTRONICZNEGO
PODSUMOWANIE DOŚWIADCZEO 1. Rozwój systemu obiegu dokumentów Rozpoczęliśmy analizę obiegu dokumentów zewnętrznych nienazwanych Rozpoczęliśmy analizę obiegu dokumentów umów z kontrahentami Rozpoczęliśmy analizę obiegu dokumentu OT Wykonaliśmy i wdrażamy aplikację do obiegu wniosków socjalnych i powiązanych oświadczeo Wdrażamy nową wersję podpisu elektronicznego umożliwiającą podpisywanie wielu dokumentów jednym PIN-em 2. Zmiany instytucjonalne: Kancelaria i wszystkie sekretariaty na Uczelni 3. Rozpoczęliśmy pracę nad wdrożeniem w wersji elektronicznej Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt 4. Ciągłe poprawianie i usprawnianie wdrożonych obiegów
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Paweł Zawieja Uniwersytet Medyczny w Łodzi