Zarządzenie nr 96/2009 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 26 sierpnia 2009 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 96/2009 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 26 sierpnia 2009 roku w sprawie: wprowadzenia i stosowania Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych : Nowoczesne techniki analityczne w podnoszeniu jakości kształcenia na studiach ekonomicznych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie Wzmocnienie potencjału dydaktycznego Uczelni Na podstawie art. 66 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz z późniejszymi zmianami) wprowadzam z dniem 1 września 2009 r. Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Projekcie: Nowoczesne techniki analityczne w podnoszeniu jakości kształcenia na studiach ekonomicznych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie Wzmocnienie potencjału dydaktycznego Uczelni stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. REKTOR (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP) Biuro :

2 INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W PROJEKCIE: NOWOCZESNE TECHNIKI ANALITYCZNE W PODNOSZENIU JAKOŚCI KSZTAŁCENIA NA STUDIACH EKONOMICZNYCH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI PODDZIAŁANIE WZMOCNIENIE POTENCJAŁU DYDAKTYCZNEGO UCZELNI UNIWERSYTET EKONOMICZNY W POZNANIU 2009 Biuro : - 2 -

3 I Postanowienia ogólne 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Nowoczesne techniki analityczne w podnoszeniu jakości kształcenia na studiach ekonomicznych, realizowanym na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. W przedmiocie Instrukcji... mają zastosowanie następujące akty prawne i dokumenty: Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. nr 76, poz. 694 ze zm.), Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104, ze zm.), Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. nr 54, poz. 535 ze zm.) Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2005 nr 164 poz. 1365, ze. zm.), Ustawa Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 nr 164 poz ze zm.), Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego: Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 15 września 2008r., Zarządzenie nr 4/2005 Rektora Akademii Ekonomicznej w Poznaniu z dnia 1 lutego 2005r. w sprawie wprowadzenia i stosowania Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. 3. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych. Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych Dowód księgowy powinien zawierać: nazwę i adres wystawcy i odbiorcy dowodu księgowego (określenie stron operacji gospodarczej), datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, nazwę operacji gospodarczej oraz jej wartość, ilość i cenę jednostkową jeżeli jest to możliwe w jednostkach naturalnych, Biuro : - 3 -

4 podpis wystawcy i odbiorcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, numer dowodu księgowego, potwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez nadanie numeru ewidencji księgowej oraz wskazanie miesiąca księgowania, a także kont księgowych, na których dokonano zapisów Dowody księgowe nie mogą posiadać wad i błędów. Błędy w dowodach ch zewnętrznych obcych i własnych - można korygować tylko innym dokumentem zawierającym sprostowanie Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli dowód księgowy dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym, może być wystawiony w języku obcym, jednak opis dowodu powinien być w języku polskim Zakupy rzeczowych składników majątkowych powinny być udokumentowane wyłącznie fakturami lub rachunkami. Dowody zapłaty, wpłaty do kasy lub inne dokumenty nie mogą być uważane za dowody księgowe i nie stanowią podstawy do zaksięgowania zakupu. II Postanowienia szczegółowe Obieg dokumentów potwierdzających poniesione wydatki uzależniony jest od sposobu realizacji zamówienia. Wyróżniamy zamówienia realizowane w ramach zamówień ogólnouczelnianych oraz zamówień celowych dla przedmiotowego. Obieg dokumentacji przedstawia się następująco: Biuro : - 4 -

5 Zakupy realizowane w ramach zamówień ogólnouczelnianych (takich jak np. sprzęt komputerowy, materiały biurowe, standardowe usługi) Lp. według kolejności 1. Opisanie przedmiotu zamówienia ze wskazaniem parametrów technicznych, technologicznych i standardów jakościowych Opiekun merytoryczny zadania, kadra zarządzająca Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię (dostępne w sieci Intranet) Wskazanie źródła finansowania: konto Nowoczesne techniki analityczne (...) i oznaczenie komórki wnioskującej jako Koordynator Nowoczesne techniki analityczne 2. asystentowi ds. finansowoksięgowych w projekcie Opiekun merytoryczny zadania, kadra zarządzająca Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię Wpis do rejestru zapotrzebowań właściwych dla. Pogrupowanie dokumentów według komórek organizacyjnych uprawnionych do dokonania zakupów Pokwitowanie odbioru 3. Przedstawienie pogrupowanych zapotrzebowań koordynatorowi do akceptacji Asystent ds. finansowoksięgowych Pogrupowane formularze zapotrzebowań Pokwitowanie odbioru Biuro : - 5 -

6 według kolejności 4. Akceptacja poprzez złożenie podpisu pod zapotrzebowaniem Koordynator Pogrupowane formularze zapotrzebowań Sprawdzenie zgodności z miesięcznym planem wydatków, budżetem i harmonogramem Możliwość sprawdzenia ceny z komórką uprawnioną 5. zaakceptowanych zapotrzebowań do komórek uprawnionych do dokonania zakupów Asystent ds. finansowoksięgowych Odpowiednie formularze zapotrzebowań z potwierdzeniem środków finansowych przez Dział Księgowości (jeśli jest wymagane) Pokwitowanie odbioru 6. Wydanie opinii przez komórkę uprawnioną, weryfikacja wartości i propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem. Opatrzenie opinii datą, pieczątką i podpisem Komórki uprawnione do realizacji zakupów Formularz Dokonanie przeglądu zrealizowanych wcześniej podobnych zamówień Czynność monitoruje asystent ds. finansowo - księgowych w projekcie poprzez uzgodnienie terminu realizacji czynności zgodnego z harmonogramem Biuro : - 6 -

7 według kolejności 7. do głównego specjalisty ds. zamówień publicznych. Nie dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane w ramach już rozstrzygniętych postępowań lub na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez komórkę uprawnioną na formularzu Komórka uprawniona do realizacja zakupów Formularz Czynność monitoruje asystent ds. finansowo - księgowych w projekcie poprzez uzgodnienie terminu realizacji czynności zgodnego z harmonogramem Biuro : - 7 -

8 według kolejności 8. Wydanie opinii przez głównego specjalistę ds. zamówień publicznych i opatrzenie jej datą, pieczątką i podpisem (w przypadku zamówień powyżej euro również opinia członków Komisji Przetargowej). Nie dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane w ramach już rozstrzygniętych postępowań lub na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez komórkę uprawnioną na formularzu Główny specjalista ds. zamówień publicznych (w przypadku zamówień powyżej euro również członkowie Komisji Przetargowej) Formularz Weryfikacja pod kątem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych Czynność monitoruje asystent ds. finansowo - księgowych w projekcie poprzez uzgodnienie terminu realizacji czynności zgodnego z harmonogramem 9. do kanclerza, rektora lub prorektora Komórka uprawniona do realizacji zakupów lub główny specjalista ds. zamówień publicznych Formularz Biuro : - 8 -

9 według kolejności 10. Akceptacja kanclerza, rektora lub prorektora) Kanclerz, rektor lub prorektor Formularz Weryfikacja zgodności kontroli funkcjonalnej z uregulowaniami wewnętrznymi UEP 11. Realizacja zakupu Komórki uprawnione do realizacji zakupów Umowa z podmiotem zewnętrznym (wykonawcą) lub formularz Umowa/faktura Określenie warunków usługi lub dostawy, Czynność monitoruje asystent ds. finansowo - księgowych w projekcie poprzez uzgodnienie terminu realizacji czynności zgodnego z harmonogramem 12. Wystawienie faktury przez wykonawcę Wykonawca usługi lub dostawy Faktura Faktura Biuro : - 9 -

10 według kolejności 13. Odbiór faktury od wykonawcy zewnętrznego Komórki uprawnione do realizacji zakupów Faktura Wpis do rejestru faktur Identyfikacja faktury według numeru faktury i daty wystawienia faktury. Wpisanie daty wpływu. Kontrola merytoryczna komórki uprawnionej opis faktury poprzez wpisanie numeru wraz z nazwą jednostki wnioskującej, trybem zakupu, potwierdzeniem odbioru dostawy przez komórkę uprawnioną, sprawdzenie faktury pod względem merytorycznym (m.in. co do zgodności cen z podpisaną umową, zgodności rodzajowej dostawy) 14. Odbiór faktury przez asystenta ds. finansowoksięgowych w projekcie Asystent ds. finansowo -księgowych Faktura Wpis do rejestru faktur właściwych dla Potwierdzenie, przez asystenta ds. finansowoksięgowych odbioru faktury z komórki uprawnionej 15. faktury koordynatorowi Asystent ds. finansowoksięgowych Faktura Wstępna akceptacja merytoryczna, złożenie parafki na dokumencie Koordynator Faktura - Sprawdzenie zgodności faktury z zawartą umową, budżetem, zamówieniem - Biuro :

11 według kolejności 17. faktury do pełnomocnika rektora ds. Koordynator lub asystent ds. finansowo -księgowych Faktura Akceptacja merytoryczna faktury - złożenie podpisu i wpisanie daty zdarzenia Pełnomocnik rektora ds. Faktura Sprawdzenie zgodności faktury z zawartą umową, budżetem i zamówieniem Opisanie faktury zgodnie z wytycznymi dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz złożenie podpisu Asystent ds. finansowo -księgowych Faktura - Wpisanie numeru umowy o dofinansowanie, informacji, że projekt jest współfinansowany z EFS, nazwy zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (lub adnotacji, że dotyczy kosztów pośrednich), kwoty kosztu kwalifikowanego faktury do Działu Finansowego Asystent ds. finansowo -księgowych Faktura - Pozostawienie dowodu księgowego do realizacji - Biuro :

12 według kolejności 21. Kontrola formalno - rachunkowa Upoważniony pracownik Działu Finansowego Faktura - Weryfikacja dokumentu pod względem formalnym (sprawdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami) oraz rachunkowym, opieczętowanie dokumentu na dowód przeprowadzonej kontroli (wpisanie daty i podpisu). do zatwierdzenia Zatwierdzenie do zapłaty Kanclerz, kwestor Faktura - Zatwierdzenie dokumentu i przekazanie do zapłaty Dokonanie zapłaty Dział Finansowy Faktura - Dokonanie zapłaty z konta bankowego lub z konta ogólnego z późniejszą refundacją. Dokonanie na dokumencie adnotacji: zapłacono przelewem dnia... i opatrzenie adnotacji parafą dotyczy faktur płaconych przelewem. - Biuro :

13 według kolejności 24. Dekretacja, księgowanie faktury Dział Księgowości Faktura Ewidencja księgowa, rozdzielniki Przeprowadza się pełną kontrolę wtórną dowodu księgowego, sprawdza się, czy została dokonana pełna kontrola i czy zostały złożone wszystkie podpisy zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dokonanie dekretacji faktury wskazując sposób rejestracji na wyodrębnionych dla kontach syntetycznych i na kontach pomocniczych. Zaksięgowanie faktury w programie komputerowym, sporządzenie, przez asystenta ds. finansowoksięgowych w projekcie, kopii faktury potwierdzonej za zgodność Odbiór kopii kompletnej faktury (potwierdzonej za zgodność) przez asystenta ds. finansowo - księgowych Asystent ds. finansowo -księgowych Kopia faktury - Ewidencja prowadzona przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową - Biuro :

14 II. Zakupy celowe dla realizowanego Projektu (określone co do specyfikacji przedmiotu zamówienia, dostawcy i ceny we wniosku o dofinansowanie, np. pakietowe usługi szkoleniowe) Lp. według kolejności 1. Opisanie przedmiotu zamówienia według specyfikacji zawartej we wniosku o dofinansowanie Opiekun merytoryczny zadania, kadra zarządzająca Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię (dostępne w sieci Intranet) Wskazanie źródła finansowania: konto Nowoczesne techniki analityczne (...) i oznaczenie komórki wnioskującej jako Koordynator Nowoczesne techniki analityczne 2. asystentowi ds. finansowoksięgowych w projekcie Opiekun merytoryczny zadania, kadra zarządzająca Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię Wpis do rejestru zapotrzebowań właściwych dla Pokwitowanie odbioru 3. Przedstawienie zapotrzebowań koordynatorowi do akceptacji Asystent ds. finansowo -księgowych Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię Pokwitowanie odbioru Biuro :

15 według kolejności 4. Akceptacja poprzez złożenie podpisu pod zapotrzebowaniem Koordynator Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię Sprawdzenie zgodności z miesięcznym planem wydatków, budżetem i harmonogramem 5. do głównego specjalisty ds. zamówień publicznych. Asystent ds. finansowo -księgowych Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię 6. Wydanie opinii przez głównego specjalistę ds. zamówień publicznych co do właściwego trybu realizacji zamówienia. Główny specjalista ds. zamówień publicznych Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię Weryfikacja pod kątem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych Czynność monitoruje asystent ds. finansowo - księgowych w projekcie poprzez uzgodnienie terminu realizacji czynności zgodnego z harmonogramem 7. do kanclerza, rektora lub prorektora Asystent ds. finansowoksięgowych Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię Biuro :

16 według kolejności 8. Akceptacja kanclerza, rektora lub prorektora) Kanclerz, rektor lub prorektor Zapotrzebowanie na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię Weryfikacja zgodności kontroli funkcjonalnej z uregulowaniami wewnętrznymi UEP 9. Realizacja zakupu Koordynator (lub biuro ) jako komórka uprawniona na podstawie pełnomocnictwa rektora reprezentowana przez asystenta ds. finansowoksięgowych w projekcie Umowa z podmiotem zewnętrznym (wykonawcą) lub formularz Umowa Określenie warunków usługi lub dostawy 10. Wystawienie faktury przez wykonawcę Wykonawca usługi lub dostawy Faktura Faktura Biuro :

17 według kolejności 11. Odbiór faktury od wykonawcy zewnętrznego Asystent ds. finansowo -księgowych Faktura Wpis do rejestru faktur Identyfikacja faktury według numeru faktury i daty wystawienia faktury. Wpisanie daty wpływu. Kontrola merytoryczna komórki uprawnionej koordynatora lub asystenta ds. finansowoksięgowych, opis faktury poprzez wpisanie numeru wraz z nazwą jednostki wnioskującej, trybem zakupu, potwierdzeniem odbioru dostawy przez komórkę uprawnioną, sprawdzenie faktury pod względem merytorycznym (m.in. co do zgodności cen z podpisaną umową, zgodności rodzajowej dostawy) 12. faktury Koordynatorowi Asystent ds. finansowoksięgowych Faktura 13. Wstępna akceptacja merytoryczna, złożenie parafki na dokumencie Koordynator Faktura Sprawdzenie zgodności faktury z zawartą umową, budżetem, zamówieniem Biuro :

18 według kolejności 14. faktury do pełnomocnika rektora ds. Koordynator lub asystent ds. finansowo -księgowych Faktura 15. Akceptacja merytoryczna faktury złożenie podpisu i wpisanie daty zdarzenia Pełnomocnik rektora ds. Faktura Sprawdzenie zgodności faktury z zawartą umową, budżetem i zamówieniem 16. Opisanie faktury zgodnie z wytycznymi dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz złożenie podpisu Asystent ds. finansowo -księgowych Faktura Wpisanie numeru umowy o dofinansowanie, informacji, że projekt jest współfinansowany z EFS, nazwy zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (lub adnotacji, że dotyczy kosztów pośrednich), kwoty kosztu kwalifikowanego 17. faktury do Działu Finansowego Asystent ds. finansowoksięgowych Faktura Biuro :

19 według kolejności 18. Kontrola formalno - rachunkowa Dział Finansowy Faktura Weryfikacja dokumentu pod względem formalnym (sprawdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami) oraz rachunkowym, opieczętowanie dokumentu na dowód przeprowadzonej kontroli (wpisanie daty i podpisu). do zatwierdzenia 19. Zatwierdzenie do zapłaty Kanclerz, kwestor Faktura Zatwierdzenie dokumentu i przekazanie do zapłaty 20. Dokonanie zapłaty Dział Finansowy Faktura - Dokonanie zapłaty z konta bankowego lub z konta ogólnego z późniejszą refundacją. Dokonanie na dokumencie adnotacji: zapłacono przelewem dnia... i opatrzenie adnotacji parafą dotyczy faktur płaconych przelewem.. - Biuro :

20 według kolejności 21. Dekretacja, księgowanie faktury Upoważniony pracownik Działu Księgowego Faktura Ewidencja księgowa Przeprowadza się pełną kontrolę wtórną dowodu księgowego, sprawdza się, czy została dokonana pełna kontrola i czy zostały złożone wszystkie podpisy zgodnie z przepisami prawa i wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dokonanie dekretacji faktury wskazując sposób rejestracji na wyodrębnionych dla kontach syntetycznych i na kontach pomocniczych. Zaksięgowanie faktury w programie komputerowym, sporządzenie, przez asystenta ds. finansowoksięgowych, kopii faktury potwierdzonej za zgodność 22. Odbiór kopii kompletnej faktury (potwierdzonej za zgodność )przez asystenta ds. finansowo - księgowych w projekcie Asystent ds. finansowoksięgowych Kopia faktury Ewidencja prowadzona przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę finansową Biuro :