Strona 1/7 ZAWARTOŚĆ PROCEDURY 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES PROCEDURY 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4. DEFINICJE 5. OPIS POSTĘPOWANIA 6. ALGORYTM POSTĘPOWANIA 7. DOKUMENTY ZWIĄZANE 8. ZAŁĄCZNIKI 9. TABELA ZMIAN Nr egzemplarza: Opracował Sprawdził Zatwierdził Data /Podpis.... Stanowisko: Podinspektor ds. kadr Imię i nazwisko: Robert Szauman Data /Podpis.... Stanowisko: Pełnomocnik ds. SZJ Sekretarz Powiatu Imię i nazwisko: Tadeusz Ler Data /Podpis.... Stanowisko: Starosta Stargardzki Imię i nazwisko: Waldemar Gil
Strona 2/7 1. Cel procedury Celem procedury jest określenie zasad postępowania przy nadzorze nad zapisami jakości. 2. Zakres procedury Niniejsza procedura Obowiązuje wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim. 3. Odpowiedzialność Osoby realizujące niniejsza procedurę odpowiadają za prawidłowa i terminową realizację przypisanych działań. 4. Definicje 4.1. SZJ System Zarządzania Jakością system zarządzania do kierowania organizacją i jej nadzorowania w odniesieniu do jakości. 4.2. Zapis dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań. 4.3. Procedura ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu. 4.4. Księga Jakości dokument, w którym określono system zarządzania jakości w organizacji. 4.5. Instrukcja określony sposób przeprowadzenia działania lub operacji. Instrukcja odnosi się lub jest uzupełnieniem procedury. 4.6. Akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy. 4.7. Pełnomocnik ds. SZJ Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. 4.8. Kierownicy komórek organizacyjnych dyrektorzy i ich zastępcy w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim. 4.9. Urząd Starostwo Powiatowe w Stargardzie Szczecińskim.
Strona 3/7 5. Opis postępowania 5.1. Pełnomocnik ds. SZJ, kierownik komórki organizacyjnej, pracownik na samodzielnym stanowisku pracy sporządza zapis jakości. Każdy zapis sporządza się czytelnie w sposób umożliwiający jego identyfikację i szybkie zlokalizowanie. Identyfikacja może polegać na nadaniu numeru danemu dokumentowi zgodnie z: Instrukcją kancelaryjną dla organów powiatu. Procedurą PS 1 Nadzór nad dokumentacją SZJ. Wszystkie zapisy, które sporządza podpisuje w sposób czytelny. W przypadku posługiwania się pieczątką podpisuje się w dowolnej formie. Na wszystkich zapisach wpisuje się datę złożenia podpisu lub jego sporządzenia. 5.2. Pełnomocnik ds. SZJ, kierownik komórki organizacyjnej, pracownik na samodzielnym stanowisku pracy przechowuje zapisy jakości. Pełnomocnik ds. SZJ przechowuje zapisy związane z Systemem Zarządzania Jakością dotyczące: sprawozdań z przeprowadzonych przeglądów kierowniczych, wniosków aktualizacji dokumentów systemowych i potwierdzeń otrzymania i zapoznania się z dokumentem systemowym, przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych, przeprowadzonych auditów wewnętrznych i zewnętrznych, szkoleń w zakresie SZJ w Urzędzie. Kierownik komórki organizacyjnej nadzoruje zapisy lub ich kopie dotyczące jakości, przesyłane do jego wydziału / biura. Zapisy te przechowywane są przez wyznaczonych pracowników przez okres minimum 2 lat. Pracownicy na samodzielnym stanowisku pracy, pracownicy wydziałów, biur przechowują zapisy dotyczące: wszelkich spraw z jakimi do urzędu zwracają się interesanci (ustalane indywidualnie), dokumentacji realizacji procesu usługowego zgodnie z obowiązującymi procedurami i instrukcjami SZJ zgodnie z załącznikiem do Księgi Jakości, postępowania z wyrobem niezgodnym z wymaganiami przez okres 1 roku, składanych skarg i wniosków dotyczących pracy wydziału, biura lub komórki samodzielnej, przez okres 5 lat, zatrudnienia, szkolenia i podnoszenia kwalifikacji pracowników urzędu, przez okres 5 lat, nadzorowania i zabezpieczenia informacji w sieci komputerowej urzędu, przez okres 5 lat, oprogramowania używanego w urzędzie, przez okres 5 lat. Zapisy, dotyczące swojego zakresu prac, sporządzone lub otrzymane od innych, przechowuje za pomocą najwłaściwszych środków (w formie
Strona 4/7 elektronicznej, segregatorach, teczkach, itp.), aby zapewnić: czytelność i identyfikację (oznaczenie) w odniesieniu do procedur / instrukcji, łatwość wyszukiwania dokumentów, zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Kierownik komórki organizacyjnej / Pracownik samodzielnego stanowiska pracy opracowują i nadzorują Wykaz zapisów stosowanych w komórce (załącznik nr 1/PS-3). 5.3. Pełnomocnik ds. SZJ, kierownik komórki organizacyjnej, samodzielne stanowisko pracy archiwizuje zapisy SZJ. Archiwizacja wszelkich zapisów i dokumentów SZJ odbywa się zgodnie z procedurami procesowymi opisującymi realizację zadań poszczególnych komórek organizacyjnych oraz Instrukcją Kancelaryjną dla Organów Powiatu, stanowiącą załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. (Dz. U. Nr 160 poz. 1074 z 1998 r. z późn. zm.).
Strona 5/7 6. Algorytm postępowania Start Pełnomocnik ds. SZJ / Kierownik komórki organizacyjnej / samodzielne stanowisko pracy 5.1. Sporzadza zapis jakości Pełnomocnik ds. SZJ / Kierownik komórki organizacyjnej / samodzielne stanowisko pracy 5.2. Przechowuje i nadzoruje zapisy jakości Wykaz zapisów Pełnomocnik ds. SZJ / Kierownik komórki organizacyjnej / samodzielne stanowisko pracy 5.3. Archiwizuje zapisy Stop
Strona 6/7 7. Dokumenty związane 7.1. Procedury 7.1.1. PS 1 Nadzór nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością. 7.2. Inne dokumenty 7.2.1. Norma PN-EN ISO 9001:2009 System Zaradzania Jakością Wymagania. 7.2.2. Księga Jakości Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim. 7.2.3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. Nr 160 poz. 1074 z późn. zm.). 8. Załączniki 8.1. Wykaz zapisów stosowanych w komórce (załącznik nr 1 / ).
Strona 7/7 9. Tabela zmian Strona/ pkt nr Nr zmiany Przyczyna zmiany Podpis pełnomocnika ds. SZJ
Załącznik nr 1 / WYKAZ ZAPISÓW STOSOWANYCH W KOMÓRCE Komórka organizacyjna:... Okres przechowywania Lp. Rodzaj dokumentacji Miejsce rejestracji / stanowisko pracy Miejsce przechowywania Osoba odpowiedzialna za nadzór w komórce organizacyj nej w archiwum zakładowym Str..../...
Lp. Rodzaj dokumentacji Miejsce rejestracji / stanowisko pracy Miejsce przechowywania Osoba odpowiedzialna za nadzór Okres przechowywania Str..../...