PROCEDURA ORGANIZACYJNA

Transkrypt

1 Centralny Instytut Ochrony Pracy -Państwowy Instytut Badawczy LAB/LAM PROCEDURA ORGANIZACYJNA WYDANIE 7 SYMBOL: PORG-14 EGZEMPLARZ NR: 2 STRONA/STRON: 1/6 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW I ZAPISÓW DOTYCZĄCYCH BADAŃ I WZORCOWAŃ 1. Cel Celem procedury jest zapewnienie prawidłowego przechowywania dokumentów i zapisów technicznych oraz zapisów dotyczących jakości badań i wzorcowań realizowanych w laboratoriach badawczych i wzorcujących Centralnego Instytutu Ochrony Pracy-Państwowego Instytutu Badawczego na zlecenie klienta zewnętrznego oraz klienta wewnętrznego. 2. Sposób postępowania 2.1. Dokumenty i zapisy techniczne Do dokumentów dotyczących badań realizowanych w laboratoriach badawczych Centralnego Instytutu Ochrony Pracy-Państwowego Instytutu Badawczego zalicza się: korespondencję z klientami i podwykonawcami (pisma, faxy, telegramy, itp.), zlecenia wykonania badań, korespondencję wewnętrzną między komórkami organizacyjnymi CIOP-PIB, zlecenia wewnętrzne dotyczące badań wystawiane przez Dział Planowania, umowy z podwykonawcami (o ile zostały zawarte), programy badań (o ile zostały sporządzone), sprawozdania z badań wykonanych przez podwykonawców, końcowe sprawozdania z badań i ewentualnie wydane poprawki lub uzupełnienia do tych sprawozdań, oświadczenie uczestników badań o bezstronności i zachowaniu poufności (o ile zostały sporządzone), dokumenty dotyczące skarg i reklamacji (korespondencja z klientami i podwykonawcami dotycząca skarg i reklamacji, korespondencja wewnętrzna dotycząca skarg i reklamacji), faktury lub inne dokumenty rozliczające wykonane badania na zlecenia klientów zewnętrznych Do dokumentów dotyczących wzorcowań realizowanych w laboratoriach wzorcujących Centralnego Instytutu Ochrony Pracy i Państwowego Instytutu Badawczego zalicza się: korespondencję z klientami zewnętrznymi (pisma, faxy, telegramy, itp.), zamówienia wewnętrzne wystawiane przez komórki organizacyjne CIOP-PIB, korespondencję wewnętrzną między komórkami organizacyjnymi CIOP-PIB, zlecenia wewnętrzne dotyczące wzorcowań wystawiane przez Dział Planowania (w przypadku klientów zewnętrznych), zlecenie wykonania wzorcowań, sprawozdania z wzorcowań i ewentualnie wydane poprawki lub uzupełnienia do tych sprawozdań, świadectwa wzorcowań i ewentualnie wydane poprawki lub uzupełnienia do tych

2 PORG-14 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: STRONA/STRON: 2/6 świadectw dokumenty dotyczące skarg i reklamacji (korespondencja z klientami oraz korespondencja wewnętrzna dotycząca skarg i reklamacji), faktury lub inne dokumenty rozliczające wykonane wzorcowanie (w przypadku klientów zewnętrznych) Do zapisów technicznych z badań i wzorcowań zalicza się: zapisy zmierzonych wartości, ustalenia z oględzin lub uŝytkowania badanych obiektów lub przyrządów pomiarowych zgłoszonych do wzorcowań, wyniki uzyskane pośrednio lub jakiekolwiek inne rodzaje spostrzeŝeń dokonanych podczas badań i wzorcowań, sporządzone w sposób określony w odpowiednich procedurach badawczych lub pomiarowych, zapisy z wzorcowań wyposaŝenia pomiarowego i badawczego, stosowanego na stanowiskach badawczych lub pomiarowych, zapisy dotyczące niepewności pomiarów, obliczenia wyników, tabele, wykresy, szkice, wydruki komputerowe, zbiory danych pomiarowych na nośnikach elektronicznych, fotografie itp. wykonane podczas badań i wzorcowań, zapisy z pobierania próbek do badań lub zapisy z przyjęcia przyrządów pomiarowych do wzorcowań (o ile były sporządzone) Zgodnie z obiegiem dokumentów związanych z realizacją badań (określonym w procedurze organizacyjnej PORG-8) w jednym egzemplarzu gromadzone i przechowywane są w: a) Dziale Planowania - wszystkie dokumenty dotyczące badań (łącznie z kopiami faktur w przypadku badań wykonywanych na zlecenia klientów zewnętrznych), b) pracowniach wykonujących badania dokumenty dotyczące badań (z wyjątkiem faktur) oraz zapisy techniczne dotyczące badań, c) Dziale Finansowo-Księgowym kopie umów z podwykonawcami, kopie zleceń wewnętrznych wystawianych przez Dział Planowania (w przypadku badań wykonywanych na zlecenia klientów zewnętrznych) oraz kopie faktur za wykonane badania (w przypadku badań wykonywanych na zlecenia klientów zewnętrznych) W przypadku realizacji badań z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów w systemie Workflow, w Dziale Planowania przechowywane są wszystkie dokumenty dotyczące badań, natomiast w pracowniach realizujących badania znajdują się kopie zleceń wykonania badań, odpowiednie egzemplarze sprawozdań oraz zapisy techniczne dotyczące badań. W Dziale Finansowym znajdują się natomiast kopie umów z podwykonawcami oraz kopie faktur za zrealizowane badania Zgodnie z obiegiem dokumentów związanych z realizacją wzorcowań (określonym w procedurze organizacyjnej POM-8) w jednym egzemplarzu gromadzone i przechowywane są w: a) Dziale Planowania dokumenty związane z realizacją wzorcowania na zlecenia klientów zewnętrznych tj.: korespondencję z klientami, zlecenia wewnętrzne dotyczące wzorcowania wystawione przez Dział Planowania, zlecenia wykonania wzorcowania, świadectwa wzorcowania, kopie faktur za wykonane wzorcowania, b) pracowniach wykonujących wzorcowania zarówno na zlecenie klientów zewnętrznych jak i wewnętrznych:

3 PORG-14 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: STRONA/STRON: 3/6 dokumenty dotyczące przeprowadzonych wzorcowań wymienione w punkcie niniejszej procedury (z wyjątkiem faktur), zapisy techniczne dotyczące przeprowadzonych wzorcowań wymienione w punkcie niniejszej procedury, c) Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych: dokumenty dotyczące wzorcowań przeprowadzonych w Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych wymienione w punkcie niniejszej procedury (z wyjątkiem faktur), zapisy techniczne dotyczące wzorcowań przeprowadzonych w Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych wymienione w punkcie niniejszej procedury, zlecenia klientów wewnętrznych, świadectwa wzorcowań, d) Dziale Finansowo-Księgowym: kopie zleceń wewnętrznych (wystawione przez Dział Planowania), kopie faktur za wykonane wzorcowania (na zlecenie klientów zewnętrznych) Do kaŝdego zlecenia badań, przyjętego przez Instytut do realizacji, w pracowniach i w Dziale Planowania zakłada się odrębne teczki. Do kaŝdego zlecenia wzorcowania pochodzącego od klientów zewnętrznych i przyjętego przez Instytut do realizacji, odrębne teczki zakłada się w pracowniach realizujących zlecenia, w Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych w przypadku zlecenia wykonywanego przez Sekcję w oraz w Dziale Planowania. W przypadku realizacji wzorcowania na zlecenia klientów wewnętrznych dopuszcza się nie zakładanie odrębnych teczek, jednakŝe sposób przechowywania dokumentów i zapisów technicznych powinien być jednolity w danej pracowni lub w Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych i powinien zapewniać moŝliwość szybkiej identyfikacji wszystkich dokumentów i zapisów dotyczących danego zlecenia Okładka kaŝdej teczki załoŝonej dla realizacji zlecenia badań lub wzorcowań pochodzącego od klienta zewnętrznego posiada etykietę, która zawiera następujące informacje: numer zlecenia wewnętrznego wystawionego przez Dział Planowania, numer umowy z klientem (o ile została zawarta), nazwę klienta zlecającego badania lub wzorcowanie, nazwę (temat) zlecenia, termin wykonania zleconych badań lub wzorcowania, nazwę pracowni wiodącej, imię i nazwisko głównego wykonawcy, datę załoŝenia teczki, datę przekazania teczki do archiwum (dotyczy tylko teczek zakładanych w Dziale Planowania) Dokumenty dotyczące badań lub wzorcowań gromadzi się w teczkach i numeruje w kolejności ich wpływu w prawym górnym rogu. Umieszczane w teczkach wykazy dokumentów nie są numerowane. Zapisy techniczne dotyczące badań i wzorcowań są umieszczane w znajdujących się w pracowniach teczkach razem z dokumentami. Zapisy te nie są numerowane i są oddzielane od dokumentów Teczki zawierające dokumenty i zapisy techniczne przechowywane są w szafach zabezpieczonych przed dostępem osób nieupowaŝnionych. Teczki dotyczące: badań są przechowywane w pracowniach i w Dziale Planowania, wzorcowań są przechowywane w pracowniach wykonujących wzorcowania, w Dziale Planowania oraz w Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych w przypadku wzorcowań

4 PORG-14 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: STRONA/STRON: 4/6 wykonywanych przez Sekcję Teczki dokumentów i zapisów technicznych dotyczących badań lub wzorcowań znajdujące się w pracowniach lub w Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych są przechowywane przez 5 lat od daty opracowania sprawozdania z badań lub świadectwa wzorcowania. Po tym okresie pracownie i Sekcja Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych przekazują teczki do zniszczenia W przypadku realizacji zlecenia przy wykorzystaniu elektronicznego obiegu dokumentów w systemie Workflow, teczki znajdujące się w pracowniach zawierają kopie zlecenia wykonania badań, sprawozdanie oraz zapisy techniczne z wykonania badań Decyzję o przekazaniu do zniszczenia znajdujących się w pracowni teczek z dokumentami i zapisami technicznymi dotyczącymi badań i wzorcowań podejmuje kierownik zakładu na wniosek kierownika pracowni. W przypadku laboratoriów wzorcujących oraz Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych decyzję o przekazaniu do zniszczenia znajdujących się w tej pracowni teczek z dokumentami i zapisami technicznymi dotyczącymi wzorcowań podejmuje Kierownik Zespołu Laboratoriów Wzorcujących, na wniosek kierownika pracowni lub Sekcji Dział Planowania przekazuje teczki z dokumentami dotyczącymi badań i wzorcowań do własnego archiwum po skompletowaniu wszystkich dokumentów i rozliczeniu finansowym zlecenia Pracownik Działu Planowania, wyznaczony przez kierownika Działu do przechowywania i rejestrowania dokumentów dotyczących badań i wzorcowań, prowadzi ewidencję teczek przyjętych do archiwum w rejestrze archiwizowanych dokumentów dotyczących badań i wzorcowań. Rejestr ten zawiera następujące informacje o kaŝdej teczce: numer zlecenia, nazwę klienta zlecającego badania lub wzorcowania, tytuł zlecenia, datę wykonania badania lub wzorcowań, datę przyjęcia teczki do archiwum, imię, nazwisko i podpis pracownika przyjmującego teczkę do archiwum, datę przekazania teczki do zniszczenia Archiwum Działu Planowania stanowią zamykane na klucz i plombowane szafy, znajdujące się w wydzielonym pomieszczeniu. Klucze i plombownica od szaf archiwum znajdują się u kierownika Działu Planowania lub u pracownika Działu Planowania odpowiedzialnego za przechowywanie i ewidencję dokumentów w archiwum Pomieszczenie archiwum Działu Planowania jest zamykane na klucz i plombowane, a plombownica i klucz od pomieszczenia znajdują się na portierni. Klucz od tego pomieszczenia pobierają wyłącznie osoby upowaŝnione przez kierownika Działu Planowania Dział Planowania teczki z dokumentami przechowuje w archiwum przez 10 lat. Po upływie tego okresu Dział Planowania sporządza wykaz teczek proponowanych do zniszczenia zawierający następujące dane: numer zlecenia, nazwa zleceniodawcy, tytuł zlecenia, datę wykonania badania lub wzorcowania Decyzję o przekazaniu teczek z Działu Planowania do zniszczenia podejmują odpowiednio Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych lub Kierownik Zespołu Laboratoriów Wzorcujących (w przypadku laboratoriów wzorcujących lub Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych) poprzez akceptację w/w. wykazu. Wykaz zniszczonych teczek jest przechowywany w archiwum Dokumenty z teczek przechowywanych w archiwum mogą być wypoŝyczone do wglądu

5 PORG-14 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: STRONA/STRON: 5/6 głównym wykonawcom badań lub wzorcowań i kierownikom zakładów, pracowni lub Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych tylko za pokwitowaniem i na czas określony w pokwitowaniu. Pokwitowania przechowuje się w archiwum przy rejestrze przechowywanych dokumentów dotyczących badań i wzorcowań Zapisy dotyczące jakości Do zapisów dotyczących jakości w laboratoriach badawczych i wzorcujących Centralnego Instytutu Ochrony Pracy-Państwowego Instytutu Badawczego zalicza się: zapisy z auditów wewnętrznych (harmonogramy auditów, pisma wewnętrzne dotyczące auditów, plany auditów, oświadczenia auditorów o zachowaniu poufności, raporty z auditów, zestawienia niezgodności ujawnionych podczas auditów wewnętrznych, formularze oceny auditorów i karty auditorów), zapisy z przeglądów zarządzania (porządek dzienny z przeglądu, sprawozdania z analizą i oceną systemu zarządzania oraz raport z przeglądu zarządzania), zapisy dotyczące działań korygujących i zapobiegawczych (karty działań korygujących i zapobiegawczych, wypełnione formularze zgłoszenia potencjalnych źródeł niezgodności oraz rejestry działań korygujących i zapobiegawczych) Zapisy z auditów wewnętrznych są przechowywane u Kierownika Zespołu Laboratoriów Badawczych lub u Kierownika Zespołu Laboratoriów Wzorcujących oraz u kierowników auditowanych komórek organizacyjnych, zgodnie z procedurą organizacyjną PORG Zapisy z przeglądów zarządzania są przechowywane u Dyrektora Instytutu, Zastępcy Dyrektora ds. Systemów Zarządzania i Certyfikacji oraz u Kierownika Zespołu Laboratoriów Badawczych i Kierownika Zespołu Laboratoriów Wzorcujących, zgodnie z procedurą organizacyjną PORG Zapisy dotyczące działań korygujących i zapobiegawczych są przechowywane u kierowników odpowiednich komórek organizacyjnych, a ich kopie u Kierownika Zespołu Laboratoriów Badawczych lub Kierownika Zespołu Laboratoriów Wzorcujących, zgodnie z procedurą organizacyjną PORG Zapisy dotyczące dostawców Zapisy dotyczące ocen dostawców materiałów pomocniczych do badań i wzorcowań są przechowywane u kierowników pracowni zgodnie z procedurą organizacyjną PORG Zapisy dotyczące wykazu jednostek wykonujących wzorcowanie, zakresu ich usług oraz ich oceny są przechowywane u kierownika Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych zgodnie z procedurą organizacyjną PORG Osoby odpowiedzialne 3.1. Za właściwe przechowywanie i rejestrowanie dokumentów dotyczących badań i wzorcowań w archiwum Działu Planowania jest odpowiedzialny pracownik tego Działu wyznaczony przez kierownika Działu Planowania Za właściwe przechowywanie dokumentów i zapisów dotyczących: badań i wzorcowań w pracowniach są odpowiedzialni kierownicy tych pracowni, wzorcowań w Sekcji Wzorcowania Urządzeń Pomiarowych jest odpowiedzialny kierownik Sekcji. 4. Dokumenty związane 4.1. Norma PN-EN ISO/IEC 17025:2005 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących.

6 PORG-14 DATA WDROśENIA: OSTATNIA ZMIANA: STRONA/STRON: 6/ Zarządzenie nr 13/2005 Dyrektora Centralnego Instytutu Ochrony Pracy Państwowego Instytutu Ochrony Pracy z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w Centralnym Instytucie Ochrony Pracy Państwowym Instytucie Badawczym Procedura organizacyjna PORG-5: Wzorcowanie, sprawdzanie oraz konserwacja i naprawy wyposaŝenia pomiarowego i badawczego 4.4. Procedura organizacyjna PORG-6: Materiały pomocnicze do badań i wzorcowań Procedura organizacyjna PORG-8: Uzgadniania warunków badań i obieg dokumentów związanych z realizacją badań Procedura organizacyjna POM-8: Uzgadniania warunków wzorcowań i obieg dokumentów związanych z realizacją wzorcowań Procedura organizacyjna PORG-17: Audity wewnętrzne systemu zarządzania 4.8. Procedura organizacyjna PORG-18: Przeglądy zarządzania 4.9. Procedura organizacyjna PORG-19: Działania korygujące i zapobiegawcze mgr inŝ. Kinga Makuła mgr inŝ. GraŜyna Szlagowska SPRAWDZIŁ dr inŝ. Daniel Podgórski ZATWIERDZIŁ Załączniki nr 1: Rozdzielnik procedury organizacyjnej PORG-14.

7 Załącznik nr 1 do procedury organizacyjnej PORG-14 strona 1 z 1 Data ostatniej zmiany: Rozdzielnik procedury organizacyjnej PORG-14 Egz. nr 1 Egz. nr 2 Egz. nr 3 - Kierownik Zespołu Laboratoriów Badawczych SLB, - wersja elektroniczna: Procedury, formularze i załączniki, - Kierownik Zespołu Laboratoriów Wzorcujących SLW.