KSIĘGA JAKOŚCI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ STAROSTWA POWIATOWEGO W STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM

Transkrypt

1 STAROSTWO POWIATOWE W STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM KSIĘGA JAKOŚCI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ STAROSTWA POWIATOWEGO W STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM Nr egzemplarza: 2 Użytkownik: Opracował Sprawdził Zatwierdził Stanowisko: POIN, ABI Imię i nazwisko: Robert Szauman Data: Podpis... Stanowisko: Pełnomocnik ds. SZJ - Sekretarz Powiatu Imię i nazwisko: Tadeusz Ler Data: Podpis... Stanowisko: Starosta Stargardzki Imię i nazwisko: Waldemar Gil Data: Podpis...

2 SPIS TREŚCI - 1/2 Spis treści 0. Deklaracja kierownictwa 1. Prezentacja Powiatu i Starostwa Powiatowego 1.1. Prezentacja Powiatu Stargardzkiego 1.2. Najistotniejsze dokumenty wyznaczające kierunki działania Powiatu 1.3. Prezentacja Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim 1.4. Struktura organizacyjna Urzędu 2. Korzystanie z Księgi Jakości 2.1. Postanowienia ogólne 2.2. Przedmiot i zakres Księgi Jakości 2.3. Zarządzanie Księgą Jakości 3. Dokumenty związane 4. System Zarządzania Jakością 4.1. Wymagania ogólne 4.2. Wymagania dotyczące dokumentacji 5. Odpowiedzialność kierownictwa 5.1. Zaangażowanie kierownictwa 5.2. Orientacja na Klienta 5.3. Polityka i cele jakości 5.4. Planowanie 5.5. Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja 5.6. Przegląd zarządzania 6. Zarządzanie zasobami 6.1. Zapewnienie zasobów 6.2. Zasoby ludzkie 6.3. Infrastruktura 6.4. Środowisko pracy 7. Realizacja wyrobu/usługi 7.1. Planowanie realizacji wyrobu / usługi 7.2. Procesy związane z Klientem 7.3. Projektowanie i rozwój 7.4. Zakupy 7.5. Produkcja i dostarczanie usługi 7.6. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów 8. Pomiary, analiza, doskonalenie 8.1. Postanowienia ogólne 8.2. Monitorowanie i pomiary 8.3. Nadzór nad produktem niezgodnym 8.4. Analiza danych 8.5. Doskonalenie 9. Definicje i określenia 8.6. Podstawowe definicje i określenia 8.7. Dodatkowe definicje i określenia 10. Procedury obowiązujące w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim

3 SPIS TREŚCI - 2/2 11. Wykaz załączników w Księdze Jakości 12. Tabela zmian

4 DEKLARACJA KIEROWNICTWA 0 1/2 KSIĘGA JAKOŚCI 0. DEKLARACJA KIEROWNICTWA

5 DEKLARACJA KIEROWNICTWA 0 2/2 0. DEKLARACJA KIEROWNICTWA Deklaruję osobiste zaangażowanie w realizację przyjętej Polityki Jakości oraz kierowanie Starostwem Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim w sposób umożliwiający osiągnięcie przyjętych celów. Zobowiązuję wszystkich pracowników Starostwa do zaangażowania się w realizację Polityki Jakości, postępowanie w sposób zgodny z zasadami określonymi w Księdze Jakości oraz aktywny udział w doskonaleniu wdrożonego systemu zarządzania jakością zgodnego z wszystkimi wymogami normy. Zobowiązuję wszystkich pracowników biorących bezpośredni lub pośredni udział w wykonywaniu zadań będących przedmiotem działania Starostwa do przestrzegania zapisów określonych w Księdze Jakości. Przedstawicielem kierownictwa jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. Jest on odpowiedzialny za nadzór i utrzymanie systemu zarządzania jakości oraz jego nieustanne doskonalenie oraz zapewnienie zgodności systemu zarządzania jakości z wymaganiami zawartymi w normie. Starosta Stargardzki Waldemar Gil

6 Październik 2011 Nr 1.2 PREZENTACJA POWIATU I STAROSTWA POWIATOWEGO 1 1/3 KSIĘGA JAKOŚCI 1. PREZENTACJA POWIATU I STAROSTWA POWIATOWEGO

7 Październik 2011 Nr 1.2 PREZENTACJA POWIATU I STAROSTWA POWIATOWEGO 1 2/3 1. PREZENTACJA POWIATU I STAROSTWA POWIATOWEGO 1.1. Prezentacja powiatu Powiat Stargardzki położony jest w województwie zachodniopomorskim. Jego powierzchnia wynosi 1519 km 2. Powiat jest jednym z największych w Polsce i najbardziej zaludnionym wśród powiatów ziemskich województwa zachodniopomorskiego. W skład powiatu wchodzi: Miasto Stargard Szczeciński; Gmina Stargard Szczeciński, Gmina Dolice, Gmina Chociwel, Gmina Marianowo, Gmina Kobylanka, Gmina Stara Dąbrowa, Gmina Suchań, Gmina Ińsko, Gmina Dobrzany. Powiat usytuowany jest na południe od stolicy województwa zachodniopomorskiego - Szczecina. Przez Stargard Szczeciński i teren Powiatu Stargardzkiego biegnie droga krajowa nr 10, prowadząca ze Szczecina do Bydgoszczy i dalej Torunia i Warszawy. Stolicę powiatu dzieli odległość 40 km od granicy państwa, 36 km od Szczecina, 180 km od Berlina i 120 km od terminalu promowym w Świnoujściu. W odległości około 40 km od Stargardu Szczecińskiego znajduje się Międzynarodowy Port Lotniczy Goleniów, z którego dogodne połączenia umożliwiają komunikację lotniczą ze światem. W Stargardzie Szczecińskim zbiega się pięć linii kolejowych, które zapewniają bezpośrednie połączenie z Wrocławiem, Krakowem, Gdańskiem, Poznaniem, Szczecinem i Warszawą jak również swobodne przemieszczanie się po terenie powiatu i szybkie dotarcie do wszystkich miast i gmin Najistotniejsze dokumenty wyznaczające kierunki działania powiatu: Kierunki działania Powiatu Stargardzkiego wyznaczają: Strategia Rozwoju Powiatu Stargardzkiego do roku 2015 stanowiąca załącznik do Uchwały Nr L/627/10 Rady Powiatu w Stargardzie Szczecińskim z dnia 25 sierpnia 2010 r.,. Wieloletnia Prognoza Finansowa Powiatu Stargardzkiego na lata stanowiąca załącznik do Uchwały Nr III/30/10 Rady Powiatu w Stargardzie Szczecińskim z dnia 29 grudnia 2010 r Prezentacja Starostwa Powiatowego Starostwo jest jednostką organizacyjną powiatu, wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej, przy pomocy której Zarząd Powiatu i Starosta wykonują zadania powiatu. Siedzibą Starostwa jest miasto Stargard Szczeciński ul. Skarbowa 1. Do zakresu działania Starostwa należy zapewnienie warunków należytego wykonania przez Powiat: zadań własnych wynikających z ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym oraz innych ustaw, o ile nie zostały powierzone do wykonania innym powiatowym jednostkom organizacyjnym, zadań zleconych na mocy ustaw szczególnych,

8 Październik 2011 Nr 1.2 PREZENTACJA POWIATU I STAROSTWA POWIATOWEGO 1 3/3 zadań powierzonych na podstawie porozumień zawartych z organami administracji rządowej lub samorządowej, które nie należą do zakresu działania innych powiatowych jednostek organizacyjnych. Do zadań Starostwa należy także kompleksowa obsługa organów Powiatu umożliwiająca im wykonywanie zadań w ramach swoich kompetencji Struktura organizacyjna. Organizację Starostwa określa Regulamin Organizacyjny ustanowiony uchwałą Nr XXVI/251/08 Rady Powiatu w Stargardzie Szczecińskim z dnia 27 sierpnia 2008 r. z późniejszymi zmianami. Struktura organizacyjna dostosowana jest do jak najlepszego wykonywania zadań obsługi Klientów. Kierownikiem Starostwa i zwierzchnikiem służbowym pracowników jest Starosta Stargardzki, który kieruje jego pracą przy pomocy Wicestarosty, Członków Zarządu, Sekretarza Powiatu oraz Skarbnika. Podległość komórek organizacyjnych w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim przedstawia Struktura organizacyjna Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej Księgi Jakości. Zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy został określony w Wewnętrznych Regulaminach Organizacyjnych poszczególnych Wydziałów Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim ustanowionych odpowiednimi zarządzeniami Starosty Stargardzkiego. Regulamin organizacyjny Starostwa dostępny jest dla Klientów zewnętrznych na stronie internetowej powiatu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.

9 KORZYSTANIE Z KSIĘGI JAKOŚCI 2 1/2 KSIĘGA JAKOŚCI 2. KORZYSTANIE Z KSIĘGI JAKOŚCI

10 KORZYSTANIE Z KSIĘGI JAKOŚCI 2 2/2 2. KORZYSTANIE Z KSIĘGI JAKOŚCI 2.1. Postanowienia ogólne. Zasady i ustalenia zawarte w niniejszej Księdze Jakości Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim mają zastosowanie we wszystkich komórkach organizacyjnych oraz na samodzielnych stanowiskach pracy, wchodzących w skład procesów realizowanych w Starostwie Przedmiot i zakres Księgi Jakości Niniejsza Księga Jakości prezentuje Politykę Jakości Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim oraz sposób jej realizacji w warunkach aktualnej organizacji Starostwa. Opisuje ona System Zarządzania Jakością zgodny z wymogami normy PN-EN ISO 9001:2009 oraz określa dokumentację SZJ. Księga Jakości obowiązuje na wszystkich stanowiskach pracy uczestniczących w realizacji procesów wyszczególnionych w niniejszej Księdze Jakości. Księga Jakości jest przeznaczona do użytku wewnętrznego, ale może być udostępniana zainteresowanym Klientom na pisemną prośbę z uzasadnieniem przeznaczenia w wersji egzemplarzy informacyjnych oznaczonych napisem KOPIA NIENADZOROWANA Zarządzanie Księgą Jakości Wydawane są dwa rodzaje Księgi Jakości: egzemplarze podlegające aktualizacji, które są nadzorowane, egzemplarze informacyjne (nie podlegające aktualizacji), które nie są nadzorowane Każdy podlegający aktualizacji egzemplarz Księgi Jakości jest numerowany i zgodnie z rozdzielnikiem udostępniany komórkom organizacyjnym Starostwa. Oryginał Księgi Jakości jest przechowywany przez Pełnomocnika ds. SZJ Egzemplarze informacyjne Księgi Jakości są oznaczone napisem KOPIA NIENADZOROWANA i są aktualne w momencie ich wydruku Przegląd i ewentualną aktualizację Księgi Jakości przeprowadza się w miarę potrzeb, lecz nie rzadziej niż raz w roku Zmiany wprowadzone do podlegających aktualizacji egzemplarzy Księgi Jakości są rejestrowane. Każda zmiana powoduje nowe wydanie odpowiednich stron Księgi Jakości. Szczegółowe zasady aktualizacji i udostępniania Księgi Jakości są uregulowane procedurą PS-1 Nadzór nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością Księgę Jakości oraz zmiany w niej zatwierdza Starosta. Odpowiedzialnym za formułowanie treści, aktualizację i dystrybucję Księgi Jakości jest Pełnomocnik ds. SZJ Pracownicy Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim są zobowiązani do zapoznania się z treścią/ zmianami Księgi Jakości i jej stosowania. Dysponujący podlegającym aktualizacji egzemplarzem Księgi są zobowiązani do: przechowywania kompletnego i aktualnego egzemplarza w warunkach zapewniających jego ochronę przed zniszczeniem, zgubieniem i dostępem osób trzecich, jego zwrotu w przypadku zmiany stanowiska lub zakończenia pracy w Starostwie, jego zwrotu na żądanie Pełnomocnika ds. SZJ.

11 DOKUMENTY ZWIĄZANE 3 1/2 KSIĘGA JAKOŚCI 3. DOKUMENTY ZWIĄZANE

12 DOKUMENTY ZWIĄZANE 3 2/2 1. DOKUMENTY ZWIĄZANE System Zarządzania Jakością opisany w niniejszej Księdze Jakości Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim jest oparty na wymaganiach normy Systemy Zarządzania Jakością Wymagania. Podstawę Systemu Zarządzania Jakością Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim stanowią również normy: - PN-EN ISO 9000:2006 Systemy Zarządzania Jakością Podstawy i terminologia, - PN-EN ISO 9004:2001 Systemy Zarządzania Jakością. Wytyczne doskonalenia funkcjonowania, - PN-EN ISO 19011:2003 Wytyczne do auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego.

13 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4 1/6 KSIĘGA JAKOŚCI 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

14 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4 2/6 4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4.1. Wymagania ogólne Starostwo Powiatowe w Stargardzie Szczecińskim ustanowiło, udokumentowało, wdrożyło i utrzymuje System Zarządzania Jakością zgodnie z wymogami normy PN-EN ISO 9001:2009. Starosta Stargardzki usankcjonował wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością zarządzeniami: - Nr 35/09 z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie powołania Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, - Nr 36/09 z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim, - Nr 38/09 z dnia 9 czerwca 2009 r. w sprawie powołania Zespołu Sterującego wdrożeniem Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim. Z Systemu Zarządzania Jakością wyłączono stosowanie wymagań normy w zakresie: - pkt 7.3 Projektowanie i rozwój Starostwo Powiatowe w Stargardzie Szczecińskim nie prowadzi prac związanych z projektowaniem nowych wyrobów lub prac rozwojowych związanych z wyrobami. Starostwo wykonuje swoje zadania w oparciu o przepisy prawa materialnego i procesowego. - pkt Walidacja procesów produkcji i dostarczania usług procesy zachodzące w Starostwie są na bieżąco weryfikowane w ramach nadzoru sprawowanego przez osoby upoważnione, kontroli wewnętrznej, prowadzonego postępowania administracyjnego oraz nadzoru prawnego i kontroli zewnętrznej dokonywanej przez wyspecjalizowane instytucje kontroli. Nie zachodzi, więc potrzeba dokonywania walidacji dostarczanych usług. Zastosowanie ww. wyłączeń nie wpływa na zdolność Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim do dostarczenia wyrobu, który spełnia wymagania klienta i wymagania mających zastosowanie przepisów prawnych W działalności Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim wyróżniono 3 grupy procesów, którymi Starostwo zarządza zgodnie z wymogami normy PN-EN ISO 9001:2009: I. Główne: a) Planowanie Strategia Programy Budżet b) Realizacja Wydawanie decyzji Wydawanie zaświadczeń Wydawanie zezwoleń Wydawanie opinii Wydawanie uprawnień

15 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4 3/6 Stanowienie aktów prawnych Udzielanie dotacji Zamówienia publiczne Zawierania umów Ochrona praw konsumenta Udzielanie informacji publicznej oraz informacji o środowisku c) Ocena i weryfikacja. Audyty wewnętrzne Monitorowanie i pomiary Nadzorowanie podległych organów II. Pomocnicze: a) Zatrudnianie i zwalnianie pracowników b) Ocena pracowników c) Szkolenia d) Zakupy e) Nadzorowanie infrastruktury IT f) Nadzorowanie wyposażenia pomiarowego g) Nadzorowanie stanu technicznego budynku III. Zarządzania: a) nadzorowanie i doskonalenie SZJ, Kolejność i wzajemne oddziaływanie tych procesów przedstawia Mapa procesów stanowiąca załącznik Nr 2 do Księgi Jakości Przyjęty SZJ zapewnia odpowiednie środki i daje pracownikom niezbędne kompetencje do: - nadzorowania świadczonych usług, - inicjowania działań zapobiegających i korygujących niezgodności, - identyfikowania i rejestrowania problemów jakościowych, - weryfikowania wprowadzonych rozwiązań, - nadzorowania usług niezgodnych z wymogami, - rozpatrywania skarg i wniosków Klientów, - spełnienia wymagań Klientów Powiązania pomiędzy poszczególnymi procesami, dokumenty na wejściu i wyjściu procesu oraz mierniki służące monitorowaniu prawidłowej realizacji zostały przedstawione w załączniku Nr 4 do Księgi Jakości Opis procesów Systemu Zarządzania Jakością Wszyscy pracownicy Starostwa zostali zaznajomieni z Systemem Zarządzania Jakością System podlegać będzie przeglądom dokonywanym przez Starostę i auditom wewnętrznym. Bieżąca analiza wyników tych przeglądów oraz podejmowanie działań korygujących lub zapobiegawczych, pozwoli na stałe doskonalenie usług świadczonych przez Starostwo.

16 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4 4/ Wszyscy pracownicy, którzy biorą udział w zarządzaniu, kierowaniu, wykonywaniu lub kontroli prac mających wpływ na jakość wykonywanych usług są odpowiedzialni za wdrożenie i utrzymanie systemu jakości. Aktualne dokumenty stanowiące elementy Systemu Zarządzania Jakością dostępne są we wszystkich komórkach organizacyjnych oraz na samodzielnych stanowiskach pracy. W Starostwie jako źródło aktów prawnych wykorzystywany jest zbiór przepisów prawnych i komputerowy System Informacji Prawnej LEX dla Samorządu Starostwo Powiatowe w Stargardzie Szczecińskim sprawuje nadzór nad: realizacją, weryfikacją wykonania i odbiorami prac związanych z ustawowymi obowiązkami zlecanymi jednostkom organizacyjnym powiatu oraz zlecanymi innym podmiotom. Zlecanie zakupu, realizacja i nadzór nad realizowanymi zakupami i usługami przebiega zgodnie z procedurą: PP 9 Zakupy, wybór i ocena dostawców - przy zamówieniach publicznych poniżej EURO oraz ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) Zadania powiatu realizują następujące jednostki organizacyjne: 1. I Liceum Ogólnokształcące, 2. II Liceum Ogólnokształcące, 3. Zespół Szkół nr 1, 4. Zespół Szkół nr 2, 5. Zespół Szkół nr 5 CKP, 6. Zespół Szkół Budowlano-Technicznych, 7. Centrum Kształcenia Praktycznego, 8. Zespół Szkół Specjalnych, 9. Dom Dziecka nr 1, 10. Dom Dziecka nr 2, 11. Dom Pomocy Społecznej, 12. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna, 13. Bursa Szkolna, 14. Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej, 15. Zarząd Dróg Powiatowych, 16. Powiatowy Urząd Pracy, 17. Powiatowy Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli, 18. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego, 19. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, 20. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, 21. Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej w Stargardzie Szczecińskim, 22. Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej w likwidacji w Łobzie Wymagania dotyczące dokumentacji Postanowienia ogólne.

17 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4 5/6 Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim zawiera: 1. politykę jakości, cele dotyczące jakości, 2. księgę jakości, 3. udokumentowane procedury systemowe, 4. udokumentowane procedury procesowe, 5. zapisy oraz dokumenty potrzebne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów. Dokumentacja poddawana jest nadzorowi i systematycznej kontroli. Dokumentacja SZJ w połączeniu z aktami normatywnymi, zewnętrznymi i wewnętrznymi opisuje procesy i czynności administracyjne w Starostwie. Wersja elektroniczna dokumentacji SZJ dostępna jest na wszystkich stanowiskach pracy wyposażonych w sprzęt komputerowy pracujący w sieci wewnętrznej Starostwa. Nadzór nad wersją papierową oraz elektroniczną sprawuje Pełnomocnik ds. SZJ. Starostwo realizując swoje zadania działa w oparciu o obowiązujące przepisy prawne oraz unormowania wewnętrzne. W związku z tym, istotną sprawą jest zapewnienie merytorycznym pracownikom dostępu do aktualnych wersji tych dokumentów. Dlatego Starostwo objęło nadzorem: - akty normatywne zewnętrzne: 1. ustawy, 2. rozporządzenia, 3. pozostałe akty prawne, 4. normy. - akty normatywne wewnętrzne: 1. uchwały Zarządu Powiatu, 2. zarządzenia Starosty, 3. uchwały Rady Powiatu. - dokumenty wewnętrzne: 1. Księgę Jakości, 2. procedury. Dokumenty takie jak instrukcje, regulaminy stanowiące wewnętrzne akty prawne Starostwa, omawiające w sposób szczegółowy organizację pracy Starostwa są w zależności od potrzeb i ich stosowania przywoływane w obowiązujących procedurach lub w poszczególnych rozdziałach Księgi Jakości Księga Jakości. Księga Jakości jest opisem opracowanego, wdrożonego, utrzymywanego i ciągle doskonalonego Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim, zgodnie z obowiązującymi wymogami normy. Nadzór nad Księgą Jakości pełni Pełnomocnik ds. SZJ. Odpowiada on za zgodność zapisów w Księdze Jakości z wymaganiami normy, wdrożenie przyjętych postanowień, monitorowanie i doskonalenie. Wszystkie nadzorowane egzemplarze Księgi Jakości wydane w formie papierowej są oznaczone KOPIA NADZOROWANA NR i przekazywane użytkownikom

18 SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4 6/6 zgodnie z Rozdzielnikiem dokumentów Systemu Zarządzania Jakością, stanowiącym załącznik Nr 3 do Księgi Jakości. Potrzebę zmiany istniejącego dokumentu Księgi Jakości procedury lub powstanie nowego dokumentu mogą zgłaszać wszyscy pracownicy Starostwa do Pełnomocnika ds. SZJ zgodnie z procedurą PS 1 Nadzór nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością. Zmiany są rejestrowane w Tabeli zmian znajdującej się w dokumentach Nadzór nad dokumentami. W Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim dokumenty wymagane w Systemie Zarządzania Jakością są nadzorowane. Została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura PS 1 Nadzór nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością. Procedura nadzoru nad dokumentacją obejmuje: - tworzenie i akceptację dokumentów, - rozpowszechnianie dokumentów, - redagowanie, zatwierdzanie i aktualizację dokumentacji, - przechowywanie dokumentów. Dokumentacja Systemu Jakości służy umacnianiu działalności Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim oraz zapewnia konsekwentną realizację procesów w sposób ustalony i znany wszystkim uczestnikom procesu. Bezpośredni nadzór nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością sprawuje Pełnomocnik ds. SZJ. Aktualizację dokumentacji przygotowują kierownicy referatów organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy i przedkładają Pełnomocnikowi do weryfikacji. Pełnomocnik przedstawia dokumentację Staroście do zatwierdzenia. Każda zmiana jest rejestrowana w Tabeli zmian załączonych do opracowanych i wdrożonych procedur oraz Księgi Jakości Nadzór nad zapisami. W Starostwie ustanowiono i utrzymuje się zapisy w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymogami normy i dowodów skuteczności działania Systemu Zarządzania Jakością. Zapisy tworzone są we wszystkich komórkach organizacyjnych oraz na samodzielnych stanowiskach, uczestniczących w Systemie Zarządzania Jakością. Poszczególne procedury obowiązujące w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim oraz postanowienia niniejszej Księgi Jakości określają wymagane zapisy. W Starostwie ustanowiono procedurę PS 3 Nadzór nad zapisami. Nadzór nad zapisami obejmuje: - identyfikację zapisu, - formę zapisu, - osobę odpowiedzialną za sporządzenie zapisów, - zakres rozpowszechniania i udostępniania zapisów, - miejsce i okres przechowywania zapisów.

19 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5 1/5 KSIĘGA JAKOŚCI 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA

20 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5 2/5 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5.1. Zaangażowanie kierownictwa. Najwyższe kierownictwo Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim zaangażowało się we wdrożenie, rozwój oraz ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością według normy PN EN ISO 9001:2009. W trakcie wdrażania Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie odbywały się szkolenia i spotkania informacyjne mające przybliżyć pracownikom ważność znaczenia spełnienia wymagań Klienta zewnętrznego i wewnętrznego, jakim są sami pracownicy. W Starostwie została ustanowiona Polityka Jakości, w której określone są cele dotyczące jakości. Wszyscy pracownicy zostali zapoznani z jej treścią, która jest dostępna we wszystkich komórkach organizacyjnych oraz na tablicach ogłoszeń Starostwa i stronie internetowej. Starosta przeprowadza raz w roku Przegląd Kierowniczy Systemu Zarządzania Jakością (pkt 5.6), podczas którego jest bezpośrednio zaangażowany w sprawy i problemy związane z jakością świadczonych usług wraz z zapewnieniem odpowiednich zasobów Orientacja na Klienta. Kierownictwo Starostwa zapewnia identyfikację oraz spełnienie potrzeb i oczekiwań Klienta poprzez zbieranie i analizę informacji zewnętrznych i wewnętrznych. Zbieranie i analizowanie informacji od Klienta w Starostwie realizowane jest poprzez opracowywanie i analizowanie ankiet adresowanych do Klientów Starostwa, badających ich oczekiwania i satysfakcję oraz analizowanie wpływających do Starostwa skarg i wniosków. Dążymy do tego, aby Klient w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim był obsługiwany z najwyższą starannością, fachowością i w możliwie najkrótszym czasie Polityka i cele jakości. Polityka Jakości została zatwierdzona i wprowadzona w życie Zarządzeniem Starosty Stargardzkiego Nr 36/09 z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim. Nadrzędnym celem Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim jest skuteczna realizacja zadań określonych w przepisach prawa, świadczenie usług o wysokim poziomie jakości poprzez zapewnienie profesjonalnej i przyjaznej obsługi Klientów oraz ciągłe doskonalenie tego procesu z uwzględnieniem potrzeb i zmian sygnalizowanych przez Klientów.

21 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5 3/5 POLITYKA JAKOŚCI STAROSTWA POWIATOWEGO Nadrzędnym celem Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczeciński jest stworzenie w Powiecie Stargardzkim warunków do stabilnego i zrównoważonego rozwoju opartego na przedsiębiorczej, mobilnej i wykształconej społeczności lokalnej. Realizację powyższego celu zamierzamy osiągnąć poprzez skuteczną realizację zadań określonych w przepisach prawa, świadczenie usług o wysokim poziomie jakości poprzez zapewnienie profesjonalnej i przyjaznej obsługi Klientów oraz ciągłe doskonalenie tego procesu z uwzględnieniem potrzeb i zmian sygnalizowanych przez Klientów. W szczególności określony cel zamierzamy osiągnąć przez: 1) wykonywanie zadań Starostwa w sposób sprawny, kompetentny, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i obowiązującymi procedurami, 2) zapewnienie pełnej informacji o sposobie załatwiania spraw w Starostwie, 3) dążenie do jak najpełniejszego zaspokajania wymagań i oczekiwań Klientów przez wykorzystanie wiedzy o potrzebach Klientów do ciągłego doskonalenia świadczonych usług, 4) szkolenie i podnoszenie kwalifikacji oraz kompetencji pracowników zatrudnionych w Starostwie, 5) usprawnianie wewnętrznego i zewnętrznego przepływu informacji, 6) zatrudnianie pracowników posiadających niezbędna wiedzę teoretyczną, kwalifikacje oraz wysokie umiejętności praktyczne, 7) zaangażowanie wszystkich pracowników Starostwa na każdym poziomie organizacyjnym, 8) wprowadzenie, utrzymanie i stałe doskonalenie Systemu Zarządzenia Jakością zgodnie z wymogami normy PN-EN ISO 9001 : Utrzymując i ciągle doskonaląc system zarządzania jakością według normy PN-EN ISO 9001:2009, potwierdzamy wiarygodność podejmowanych przez Starostwo działań w celu uzyskania zadowolenia klienta. Jako Starosta Stargardzki deklaruję zapewnienie zasobów oraz powszechne zaangażowanie wszystkich pracowników w sprawy jakości. Stargard Szczeciński, dnia 1 czerwca 2009 r.

22 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5 4/5 Polityka Jakości została udostępniona i jest zrozumiała dla wszystkich pracowników Starostwa. Podstawowe założenia Polityki Jakości umieszczono na ogólnodostępnych tablicach ogłoszeń i stronie internetowej. Szczegółowe zasady przeglądu i przydatności Polityki Jakości zostały omówione w procedurze PS 1 Nadzór nad dokumentacją Sytemu Zarządzania Jakością Planowanie. Starosta Stargardzki zarządzeniem Nr 36/09 z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie wdrożenia i utrzymania Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim poprzez ustanowienie Polityki Jakości Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim zaakceptował wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim. Starosta uznał, że opracowanie zasad odpowiadających wymaganiom Systemu Zarządzania Jakością wpłynie na poprawę funkcjonowania Starostwa i jest wyjściem naprzeciw wymaganiom i oczekiwaniom Klienta wewnętrznego i zewnętrznego. Wdrażając system przygotowano odpowiednie procedury, instrukcje, cele i Politykę Jakości. Z Polityki Jakości wynikają dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz dla pracowników pracujących na samodzielnych stanowiskach pracy Starostwa konkretne cele. Aby je doprecyzować (dopasować do specyfiki pracy poszczególnych stanowisk) Starostwo podjęło starania zmierzające do określenia efektywności poszczególnych procesów. Uzyskane w ten sposób wyniki służą jako podstawa do określenia wymiernych i możliwych do zrealizowania celów i standardów. W związku z tym postanowiono określić cele ogólne, które będą realizować wszyscy pracownicy Starostwa, pozostawiając jednocześnie możliwość wyboru celów dodatkowych, specyficznych w pracy na poszczególnych stanowiskach pracy. Cele ogólne umieszczono w Polityce Jakości. Cele szczegółowe określone zostały w załączniku nr 5 do Księgi Jakości. Zbiorcze zestawienia sporządzane będą raz w roku do 31 stycznia za dany rok i przekazywane Pełnomocnikowi. W przypadku zmiany Polityki Jakości zmianie ulegają również cele z niej wynikające. W czasie tworzenia projektów zmian uwzględnia się w miarę możliwości opinię zainteresowanych stron. Te elementy zapewniają planowanie Systemu Zarządzania Jakością w celu spełnienia wymagań podanych w punkcie 4.1 normy oraz jego integralność podczas planowania i wdrażania w nim zmian Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Kierownikiem Starostwa jest Starosta Stargardzki, który jest równocześnie przewodniczącym organu wykonawczego Powiatu. Starosta kieruje Starostwem przy pomocy Wicestarosty, Członków Zarządu, Sekretarza Powiatu i Skarbnika. Komórkami organizacyjnymi kierują Dyrektorzy. Starosta na podstawie odpowiednich przepisów pisemnie upoważnia pracowników Starostwa do wykonywania czynności administracyjnych w jego imieniu. Zasady organizacji, funkcjonowania Starostwa oraz uprawnienia i odpowiedzialności pracowników są określone w Regulaminie organizacyjnym, zarządzeniach Starosty,

23 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5 5/5 procedurach i instrukcjach, a także zakresach obowiązków znajdujących się w aktach osobowych pracowników. Zakresy obowiązków są przypisane dla każdego stanowiska. Wzajemne powiązania organizacyjne i funkcjonalne zawiera schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Księgi Jakości W celu zapewnienia wdrożenia, utrzymania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą Starosta Stargardzki Zarządzeniem Nr 35/09 z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie powołania Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością powołał Sekretarza na Pełnomocnika ds. SZJ W Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim zapewniono odpowiednie narzędzia do komunikowania się tj.: - narady kierownictwa Starostwa, - sieć komputerowa, - pocztę elektroniczną, - przepływ dokumentów zgodny z Instrukcją kancelaryjną, - wewnętrzną i zewnętrzną sieć telefoniczną. W/w narzędzia umożliwiają szybki przebieg informacji pomiędzy najwyższym Kierownictwem, kierownikami komórek organizacyjnych oraz pracownikami Przegląd zarządzania. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania oraz ciągłego doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością, Kierownictwo dokonuje jego przeglądu. Przegląd systemu jakości dokonywany jest przez Starostę w okresach rocznych. Pełnomocnik ds. SZJ przygotowuje materiały wejściowe do przeglądu poprzez przedłożenie Staroście danych dotyczących: - wyników auditów, - informacji zwrotnej od Klientów, - funkcjonowania procesów i zgodności wyrobu, - działań zapobiegawczych i korygujących, - działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania, - zmian, które mogą wpłynąć na System Zarządzania Jakością, - zaleceń dotyczących doskonalenia. Z każdego przeglądu są sporządzane sprawozdania omawiające nieprawidłowości, jakie zostały spostrzeżone w czasie przeglądu. Raport sporządza Pełnomocnik ds. SZJ. Wnioski i zalecenia wynikające z przeglądu, dotyczące kierunków doskonalenia systemu jakości Starostwa oraz świadczonych usług stanowią między innymi dane wejściowe i są podstawą do przeprowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych oraz do planowania auditów wewnętrznych. Dane wyjściowe z przeglądu obejmują decyzje i działania związane z: - doskonaleniem skuteczności Systemu Zarządzania Jakością i jego procesów, - doskonaleniem wyrobu/usługi w powiązaniu z wymaganiami Klienta, - potrzebnymi zasobami. Sposób przeprowadzania przeglądów zarządzania przedstawiony został w procedurze PS 8 Przeprowadzanie przeglądów kierowniczych.