PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra DP-AD-II.1711.4.2014 RISS 2581649 Zielona Góra, 3 kwietnia 2014 r. Pan mgr Ireneusz Łuczak Dyrektor Gimnazjum Nr 2 im. Adama Asnyka, ul. Świętych Cyryla i Metodego 9, 65-533 Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Biuro Audytu w Departamencie Prezydenta Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), przeprowadziło w dniach od 11.02.2014 r. do 03.03.2014 r., kontrolę kompleksową w Gimnazjum Nr 2 im. Adama Asnyka w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Gimnazjum. Kontrolą objęto gospodarkę finansową, sprawozdawczość budżetową, inwentaryzację, kadry oraz zamówienia publiczne za rok 2013 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole z kontroli znak: DP-AD -II.1711.4.2014, RISS 2571774, podpisanym dnia 12.03.2014 r., przekazuję Pan Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wyniki przeprowadzonej kontroli pozwalają stwierdzić, że gospodarka finansowa Gimnazjum prowadzona jest poprawnie. Kontrola wykazała następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono między innymi, że: w Regulaminie pracy szkoły w podstawie prawnej opracowania przywołano ustawę z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, podając publikator (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329), podczas gdy od 02.12.2004 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy ogłoszony w publikatorze (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), w Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 30.11.2005 r., w podstawie prawnej opracowania przywołano: o ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych podając publikator (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), podczas gdy od dnia 28.05.2012 r. obowiązuje tekst jednolity ustawy opublikowany w publikatorze (tekst jedn. Dz. U z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.), o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela podając publikator (Dz. U. z 1997 r. Nr 56, poz. 357 z późn. zm.), podczas gdy od dnia 08.06.2006 r. ul. Henryka Sienkiewicza 8a 65-443 Zielona Góra
obowiązuje tekst jednolity ustawy opublikowany w publikatorze (tekst jedn. Dz. U z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.), w Regulaminie wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Gimnazjum z dnia 29.04.2009 r., w podstawie prawnej ustalania wynagrodzeń pracowników samorządowych podano: o w 2 wskazano, że przez rozporządzenie płacowe rozumie się rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398), podczas gdy od dnia 10.09.2013 r. obowiązuje tekst jednolity tej ustawy opublikowany w publikatorze (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 1050 z późn. zm.), o w 3 pkt 3 podano, że dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje na podstawie ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery budżetowej podając publikator (DZ. U. z 1997 r. Nr 160, poz. 1080 ze zm.), podczas gdy od dnia 27.09.2013 r. sprawę tą regulują przepisy określone w ustawie z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 1144), o w 3 pkt 7 podano, że pracownikom przysługuje między innymi: świadczenie pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby... na podstawie i zasadach określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267 ze zm.), podczas gdy od dnia 10.05.2010 r. obowiązuje ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 z późn. zm.), o w 4 pkt 6 przywołano zarządzenie nr 13/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 15 stycznia 2009 r. w sprawie standardów wynagrodzeń w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zielona Góra, które jest załącznikiem nr 2 do regulaminu wynagradzania, podczas gdy w tej sprawie od 13.01.2010 r. obowiązuje zarządzenie nr 26/10 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie standardów wynagrodzeń w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zielona Góra. Do zarządzenia nr 26/10 wprowadzono zmiany zarządzeniem nr 927.2012 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 23 listopada 2012 r. w sprawie zmiany standardów wynagrodzeń w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Zielona Góra, które obowiązują od 1 listopada 2012 r., w podstawie prawnej Instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej zarządzeniem nr 13/2012 Dyrektora Gimnazjum z dnia 25 czerwca 2012 r., przywołano rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), które zostało uchylone z dniem 01.01.2011 r. Od dnia 20.01.2011 r. obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych 2
rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 2. W zakresie rozrachunków stwierdzono, że na niektórych fakturach i rachunkach dotyczących wydatków, brak adnotacji, według jakiej procedury wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), dokonano zamówienia publicznego. Dla wydatków, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, na fakturach dokumentujących te zakupy, brak adnotacji na jakiej podstawie udzielono zamówienia publicznego, co jest niezgodne z zapisami 5 pkt 6 zarządzenia nr 3/2014 Dyrektora Gimnazjum z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie Regulaminu wydatkowania środków finansowych o wartości nieprzekraczającej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4, pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wcześniej obowiązywały zasady wprowadzone zarządzeniem nr 3/2010 Dyrektora Gimnazjum z dnia 01.03.2010 r. wraz z aneksami. niektóre wydatki budżetowe zakwalifikowano i ujęto w analitycznej ewidencji księgowej do paragrafów określających rodzaj wydatku w sposób niezgodny z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Dotyczyło to między innymi wydatków dokonanych na: o opłaty za odprowadzanie ścieków oraz opłaty abonamentowe za utrzymanie w gotowości urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych ujmowano w 2013 roku w ewidencji księgowej stosując podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4260 - zakup energii, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4300 - zakup usług pozostałych. Dotyczyło to wszystkich faktur, jakie ujęto w ewidencji księgowej w 2013 roku. o opłaty za gaz, z których składniki dotyczące opłaty sieciowej stałej i zmiennej, ujęto w ewidencji księgowej stosując podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4300 - zakup usług pozostałych, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4260 - zakup energii. Dotyczyło to faktury VAT nr 3767/13/2013/F z dnia 06.12.2013 r. o opłaty za energię cieplną, z której opłaty z zamówioną moc cieplną i jej przesył, ujęto w ewidencji księgowej stosując podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4300 - zakup usług pozostałych, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4260 - zakup energii. Dotyczyło to wszystkich faktur, jakie ujęto w ewidencji księgowej w pierwszym półroczu 2013 roku. 3. W zakresie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono, że część odpisu podstawowego (kwotę 42.841,00 zł przekazano dnia 31.12.2013 r.), Gimnazjum przekazało na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych po dniu 3
30.09.2012 r., co jest niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.). 4. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń stwierdzono, że w 5 Regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Gimnazjum z dnia 29.04.2009 r., określono wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych podając, że przyjmuje się takie, jakie zawarto w tabeli stanowiącej załącznik nr 3 do rozporządzenia płacowego. Ustawodawca w art. 39 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.), nakazał aby pracodawca w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych, z którymi stosunek pracy nawiązano na podstawie umowy o pracę, określił obligatoryjnie między innymi: wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych, szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego, a ustalając w regulaminie wynagradzania, wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych, należy brać pod uwagę minimalne wymagania kwalifikacyjne, jakie określono w załączniku nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 1050 z późn. zm.). W obowiązujący w Gimnazjum regulaminie wynagradzania, wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych, nie mogą być niższe od tych, jakie określono w przepisach ww. rozporządzenia. Ponadto w 11 Regulamin wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Gimnazjum określono, że Regulamin wchodzi w życie od 01 kwietnia 2009 r. i obowiązuje do 31 grudnia 2009 r., tak więc z tego wynika, że Gimnazjum na dzień dzisiejszy nie posiada aktualnie obowiązującego regulaminu wynagradzania. W związku z powyższymi nieprawidłowościami zalecam: 1. W dokumentach wewnętrznych regulujących funkcjonowanie Gimnazjum zaktualizować i na bieżąco aktualizować podstawy prawne ich opracowań. 2. Na fakturach i rachunkach dotyczących wydatków budżetowych, umieszczać adnotację, według jakiej procedury wynikającej z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (teksy jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), dokonano zamówienia publicznego. 3. Wydatki budżetowe kwalifikować i ujmować w analitycznej ewidencji księgowej Gimnazjum według paragrafów określających rodzaj wydatku w sposób zgodny z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 4. Odpis podstawowy funduszu świadczeń socjalnych przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminach określonych w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 5. Opracować i wprowadzić w życie regulacje dotyczące wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Gimnazjum, w sposób zgodny z ustawą z 21 listopada 2008 r. 4
o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) oraz z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 1050 z późn. zm.). Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 5