WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel ; fax: zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra, RIO. I Pan Eugeniusz Krzyżanowski Wójt Gminy Zwierzyn WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. z. U. z 2012 r. poz. 1113, z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 19 sierpnia do 20 grudnia 2013 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Zwierzyn o statusie wiejskim za 2012 rok. Wyniki kontroli omówiono i protokół podpisano w dniu 20 grudnia 2013 r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych,

2 rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne. Uregulowania organizacyjno-prawne jednostki zawarte zostały w Statucie Gminy Zwierzyn, Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Zwierzyn, oraz pozostałych aktach wewnętrznych, stosowanych w ramach obowiązującego w jednostce systemu kontroli zarządczej. Sprawdzając wykonywanie zadań w zakresie kontroli zarządczej przez Wójta, Skarbnika i pozostałych pracowników stwierdzono brak regulaminu kontroli wewnętrznej oraz rocznego planu kontroli finansowych, do opracowania których zobowiązana była Skarbnik Gminy na podstawie 14 ust. 2 pkt 10 i 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy, wprowadzonego zarządzeniem Nr ZK 0152/2/2009 Wójta Gminy Zwierzyn z dnia 22 czerwca 2009 roku. Ze złożonego przez Skarbnika wyjaśnienia wynika, że brak opracowania przedmiotowego regulaminu oraz planu kontroli na 2012 rok był spowodowany natłokiem pracy. Kontrola wypłacanych wynagrodzeń na podstawie umów zlecenia i o dzieło wykazała w przypadku 4 umów brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co narusza regulację wynikającą z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.). Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości było niedopatrzenie. Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w 2009 r. W skierowanym do Wójta Gminy wystąpieniu pokontrolnym Prezes RIO wniósł o zobowiązanie Skarbnika Gminy do dokonywania kontrasygnaty w zakresie umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Sprawdzając prawidłowość ponoszenia wydatków z tytułu podróży służbowych, kontrola wykazała w przypadku 5 druków poleceń wyjazdów służbowych krajowych oraz 2 poleceń wyjazdów służbowych zagranicznych brak potwierdzeń pobytów służbowych na 2

3 drukach poleceń wyjazdów, co jest wymagane treścią załącznika Nr I/4 Instrukcji obiegu dokumentów i kontroli dokumentów wprowadzonej zarządzeniem Nr 13/2002 Wójta Gminy z dnia 22 stycznia 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy Zwierzyn. Wyjaśnień w tej sprawie udzielili Wójt Gminy oraz Zastępca Wójta. Ze złożonych wyjaśnień wynika, że przyczyną nieprawidłowości były zaniedbania pracowników delegowanych oraz przeoczenia osób sprawdzających polecenia wyjazdów służbowych. W przypadku 3 poleceń wyjazdów służbowych krajowych wydanych dla Wójta Gminy, stwierdzono nieprawidłowość w postaci potwierdzenia dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym przez tą samą osobę, to jest Wójta Gminy, co jest sprzeczne z zasadami dotyczącymi kontroli dowodów księgowych, ujętymi w Instrukcji obiegu dokumentów i kontroli dokumentów w części A - Zasady ogólne pkt IV Kontrola dokumentów księgowych. Ze złożonego przez Wójta wyjaśnienia wynika, że nieprawidłowość powstała przez nieuwagę. Kontrola w zakresie klasyfikacji wydatków wykazała nieprawidłową klasyfikację wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży radnym Gminy w paragrafie 4410 Podróże służbowe krajowe, zamiast w paragrafie Różne wydatki na rzecz osób fizycznych, ujętych w rocznym sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2012 r. Powyższym naruszono regulację zawartą w załączniku Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowości była omyłka. W wyjaśnieniach Skarbnik stwierdziła że wydatki pomyłkowo zostały ujęte w paragrafie 4410 nadmieniając, że od 2013 roku wydatki z tego tytuły są już prawidłowo klasyfikowane w paragrafie W ramach kontroli wydatków z tytułu zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych, stwierdzono brak stosownej umowy na korzystanie przez Wójta Gminy z prywatnego pojazdu do celów służbowych, do czego zobowiązuje 1 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze. zm.). Wyjaśnienie w tej sprawie złożył Zastępca Wójta Gminy, który poinformował, że w trakcie kontroli zostanie podpisana z Wójtem Gminy stosowna 3

4 umowa cywilnoprawna w tym zakresie, co potwierdzono na dzień zakończenia czynności kontrolnych. Kontrola w zakresie osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli określonych w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) wykazała, że sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego za 2012 r. nie zostało przekazane Radzie Gminy, dyrektorom szkół gminnych oraz związkom zawodowym zrzeszającym nauczycieli, do czego zobowiązuje art. 30a ust. 5 w związku z art. 91d pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.). Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy wynika, że przyczyną nieprawidłowość była niewłaściwa interpretacja przepisów prawnych w tym zakresie. W 2012 r. Gmina udzieliła 11 zamówień publicznych o wartości przekraczającej w złotych równowartość kwoty euro, a niższej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.). Kontrolą objęto 3 postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane, dostawy i usługi. W przypadku 3 protokołów z postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane pn. Budowa publicznej biblioteki wiejskie w Górkach Noteckich, dostawy pn. Dostawa samochodu ratowniczo-gaśniczego dla Ochotniczej Straży Pożarnej w Zwierzynie i usługi pn. Udzielenie kredytu długoterminowego w wysokości ,00 zł z przeznaczeniem na finansowanie planowanego deficytu kontrola wykazała, że zostały one podpisane przez niewłaściwą osobę, to jest M.O. - Przewodniczącego komisji przetargowej, zamiast przez sekretarza Komisji, który jest uprawniony do tej czynności na podstawie 12 pkt 1 Regulaminu prac komisji przetargowej. Z wyjaśnienia M.O. - Inspektora ds. zamówień publicznych, dróg i inwestycji wynika, że nieprawidłowość powstała z powodu niewłaściwej interpretacji przepisów. Kontrola w zakresie gospodarowania mieniem Gminy wykazała, że w przypadku 2 postępowań na sprzedaż nieruchomości gruntowych, 2 postępowań na sprzedaż lokali mieszkalnych, 2 postępowań na najem lokali użytkowych oraz 2 postępowań na dzierżawę gruntu nie zostały sporządzone i nie podane do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości, stosownie do art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Z wyjaśnień A.S. - 4

5 Inspektora ds. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej wynika, że przyczyną tej nieprawidłowości było przeoczenie. Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w 2009 r. W skierowanym do Wójta Gminy wystąpieniu pokontrolnym Prezes RIO wniósł o sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i dzierżawy, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W przypadku 2 postępowań na sprzedaż nieruchomości gruntowych, kontrola wykazała szereg nieprawidłowości proceduralnych, tj.: brak potwierdzenia zamieszczenia ogłoszeń o przetargach w siedzibie urzędu oraz podania informacji o ogłoszeniach przetargów do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty, stosownie do art. 38 ust. 2 o gospodarce nieruchomościami; niedotrzymanie 30 dniowego terminu zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej Urzędu, poprzedzającego termin II przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaż nieruchomości o nr ewidencyjnym 172/5 w m. Zwierzyn, wynikającego z 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości ( Dz. U. Nr 207, poz ze zm.). brak w ogłoszeniach o przetargach oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej, terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2, co jest wymagane 13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości w związku z art. 35 ust. 2 pkt 1-5 i 7-11 ustawy o gospodarce nieruchomościami. brak w ogłoszeniach o przetargach informacji o obciążeniach nieruchomości oraz zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość zgodnie z 13 pkt 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości; brak w protokołach z przeprowadzonych przetargów informacji o oznaczeniu nieruchomości będącej przedmiotem przetargu według księgi wieczystej, obciążeniach nieruchomości, zobowiązaniach, których przedmiotem jest nieruchomość, wyjaśnieniach i oświadczeniach złożonych przez oferentów, co jest wymagane 10 ust. 1 pkt 2, 3, 4, 5 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz 5

6 rokowań na zbycie nieruchomości; brak podania do publicznej wiadomości informacji o wynikach przetargów na zbycie nieruchomości, do czego zobowiązuje 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości; brak zawiadomienia przez organizatora przetargu, osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży, stosownie art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wyjaśnienia w sprawie wyżej wymienionych nieprawidłowości złożył A.S. - Inspektor ds. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej, który stwierdził, że przyczyną nieprawidłowości była niewłaściwa interpretacja przepisów prawa. Kontrola w zakresie gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości wykazała brak planu wykorzystania zasobu nieruchomości Gminy do czego zobowiązuje art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami W wyjaśnieniu Wójt e stwierdził, że nieprawidłowość powstała w wyniku niedopatrzenia. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Opracowanie regulaminu kontroli wewnętrznej oraz rocznego planu kontroli finansowych stosownie do 14 ust. 2 pkt 10 i 11 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Zwierzyn. 2. Dokonywanie przez Skarbnika Gminy kontrasygnaty umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych stosownie do art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.). 3. Egzekwowanie od pracowników wymogu potwierdzania na drukach poleceń wyjazdów służbowych pobytu w podróży oraz sprawdzanie poleceń wyjazdów służbowych stosownie do obowiązującej w jednostce Instrukcji obiegu dokumentów i kontroli dokumentów. 4. Prawidłową klasyfikację wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży dla radnych Gminy stosownie do treści załącznika Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz.207). 5. Przekazywanie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na 6

7 poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego zgodnie z 30a ust. 5 w związku z art. 91d pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.). 6. Rzetelne sporządzanie protokołów postępowania o udzielenie zamówień publicznych oraz podpisywanie ich stosownie do 12 pkt 1 Regulaminu prac komisji przetargowej. 7. Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w najem lub dzierżawę, zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). 8. Zamieszczanie ogłoszeń o przetargach w siedzibie Urzędu Gminy oraz podawanie informacji o ogłoszeniach przetargów do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. 9. Przestrzeganie 30 dniowego terminu zamieszczenia ogłoszenia na stronie internetowej urzędu, stosownie do 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości ( Dz. U. Nr 207, poz ze zm.). 10. Zamieszczanie w ogłoszeniach o przetargach wszystkich informacji wymaganych 13 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. 11. Podawanie do publicznej wiadomości informacji o wynikach przetargów, zgodnie z 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. 12. Zawiadamianie osób ustalonych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). 13. Sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości Gminy zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). 7

8 Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Gminy Zwierzyn. 8