Zapytanie ofertowe nr 4/2013/HR z dnia 17.10.2013r. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: USŁUGA WYNAJMU POKOI HOTELOWYCH, SALI WYKŁADOWEJ I CATERING dla UCZESTNIKÓW PROJEKTU WARSZAWA w ramach projektu: PODNIESIENIE KOMPETENCJI KADR ZARZĄDZAJĄCYCH GWARANTEM WZROSTU EFEKTYWNOŚCI SIECI SPRZEDAŻY ZAMAWIAJĄCY (Biuro Projektu): PGB Human Resources sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu 61-888 ul. Składowa 5 POZNAŃ, dnia 17.10.2013 r.
I. INFORMACJE OGÓLNE 1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zwanej dalej ustawą. Zamówienie powyżej 14 tys. EUR netto będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i równego traktowania. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych oferentów oraz zostaje umieszczone na stronie Zamawiającego www. pgbhr.com zakładka ZAPYTANIA OFERTOWE i na tablicy ogłoszeniowej w siedzibie Zamawiającego w celu wybrania najkorzystniejszej oferty. 2. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania w ramach projektu pt. Podniesienie kompetencji kadr zarządzających gwarantem wzrostu efektywności sieci sprzedaży, umowa o dofinansowanie nr: UDA-POKL.02.01.01-00-389/12, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (projekt złożony w odpowiedzi na konkurs nr POKL/2.1.1/2012/HR ogłoszony przez Polską Agencję Przedsiębiorczości w ramach Priorytetu II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach) dalej Projekt. 3. Okres realizacji projektu: 01.08.2013 r. - 31.01.2015 r. 4. Nazwa i adres Zamawiającego: PGB Human Resources sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu 61-888, ul. Składowa 5, strona internetowa: www. pgbhr.com zakładka ZAPYTANIA OFERTOWE; e-mail: info@pgbhr.com. 5. Osoba do kontaktów roboczych w godzinach od 8.00 do 15.00: Maja Gramulińska Specjalista ds. Administracyjno-Finansowych, tel. 61 8533141, e-mail: m.gramulinska@pgbhr.com II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 1) 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe; 2) 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne; 3) 553210000-6 Usługi przygotowywania posiłków; 2. Przedmiotem zamówienia są 3 usługi: 1) wynajmu pokoi hotelowych ze śniadaniem; 2) wynajęcia sali wykładowej; 3) catering; Wszystkie w/w usługi będą świadczone dla łącznie 63 uczestników szkoleń w dwóch grupach: grupa3 (19 osób), grupa 5 (18 osób), 7 (13 osób), grupa 8 (13 osób) w ramach realizacji zadania Szkolenia ogólne dla 130 pracowników stanowiących kadrę zarządzającą sektora MMŚP w projekcie: Podniesienie kompetencji kadr zarządzających gwarantem wzrostu efektywności sieci sprzedaży.
3. Miejsce lokalizacji hotelu przeznaczonego do wykonania przedmiotu zamówienia (wspólny dla wszystkich usług): miasto WARSZAWA, lub w odległości maksymalnie 10 km od centrum. 4. Szkolenia będą odbywały się w cyklach 2 dniowych według poniższego harmonogramu: 1) Grupa 3: a) 27-28.01.2014 b) 10-11.02.2014 c) 24-25.02.2014 d) 10-11.03.2014 e) 24-25.03.2014 f) 7-8.04.2014 g) 5-6.05.2014 h) 19-20.05.2014 i) 2-3.06.2014 j) 16-17.06.2014 2) Grupa 5: a) 18-19.08.2014 b) 1-2.09.2014 c) 15-16.09.2014 d) 29-30.09.2014 e) 13-14.10.2014 f) 27-28.10.2014 g) 24-25.11.2014 h) 1-2.12.2014 i) 12-13.01.2015 j) 26-27.01.2015 3) Grupa 7: a) 11-12.08.2014 b) 25-26.08.2014 c) 8-9.09.2014 d) 22-23.09.2014 e) 6-7.10.2014 f) 20-21.10.2014 g) 3-4.11-2014 h) 17-18.11.2014 i) 8-9.12.2014 j) 19-20.01.2015 4) Grupa 8: a) 28-29.08.2014 b) 11-12.09.2014
c) 25-26.09.2014 d) 9-10.10.2014 e) 23-24.10.2014 f) 6-7.11.2014 g) 20-21.11.2014 h) 11-12.12.2014 i) 15-16.01.2015 j) 29-30.01.2015 5. Ilość Uczestników dla poszczególnych grup: 1) Grupa 3: 19 2) Grupa 5: 18 3) Grupa 7: 13 4) Grupa 8: 13 6. Szczegółowy opis w zakresie poszczególnych usług składających się na przedmiot zamówienia: 1) Wynajem pokoi hotelowych ze śniadaniem: Wykonawca zapewni Uczestnikom danej grupy odpowiednią ilość miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem według poniższej specyfikacji: - pokoje jedno osobowe lub dwu osobowe (do jednoosobowego wykorzystania); - każdy pokój z łazienką; - śniadanie w formie szwedzkiego stołu podczas drugiego dnia szkolenia; - pokoje muszą być dostępne dla Uczestników w pierwszym dniu szkolenia od godz. 7:30 (zakwaterowanie), w drugim dniu szkolenia do godz. 18.30 (wymeldowanie); 2) Wynajem sali szkoleniowej: Wykonawca zapewni w podanych wyżej terminach salę szkoleniową Uczestnikom danej grupy według poniższej specyfikacji: - dostępność sali przez 8h zegarowych (8:00-16:00) w każdym z 2 dni szkolenia, - odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, - krzesła: miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka, - możliwość zorganizowania stanowisk pracy w podgrupach: co najmniej 4 oddzielne stoliki o wysokości umożliwiającej wygodne pisanie i czytanie, z możliwością rozstawienia ich w odległości co najmniej 2 m od siebie, - łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz), - ekran lub przynajmmniej jedna biała ściana (lub bardzo jasna) pionowa ściana, na której można wyświetlać obraz z rzutnika, - dostępny rzutnik,
- flipchart, - dostęp do Internetu bezprzewodowego, - miejsce na catering, - dostęp do toalety (bliski, na tym samym piętrze), - klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury. 3) Catering: Wykonawca podczas każdego cyklu szkoleniowego zapewni catering dla Uczestników danej grupy według poniższej specyfikacji: - 4 przerwy kawowe (2 przerwy kawowe na każdy dzień szkolenia w czasie trwania szkoleń); - 2 obiady (1 obiad na każdy dzień szkolenia w czasie trwania szkoleń); - 1 kolacja (1 kolacja w pierwszym dniu szkolenia po zakończeniu szkolenia); a) przerwa kawowa: Sposób podania w miejscu prowadzenia szkoleń, w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem warnika do grzania wody, filiżanek, talerzyków, szklanek, łyżeczek (niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku) i serwetek w liczbie adekwatnej do liczby uczestników szkoleń w danym dniu szkolenia, w tym także: - ciastka (mieszanka deserowa delicje, wafelki, ciastka kruche, itp.): 5 szt. różnych ciastek na osobę; - kawa rozpuszczalna 1 filiżanka 250 ml na osobę - kawa mielona 1 filiżanka 250 ml na osobę - herbata 1 filiżanka 250 ml na osobę - wody mineralnej niegazowanej - 250 ml na osobę - sok (min. 2 smaki do wyboru) 250 ml na osobę - cukier 4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 gr. na osobę - śmietanka do kawy 50 ml na osobę - cytryna do herbaty 1 plasterek na osobę b) obiad: Sposób podania obiad zasiadany. Menu obiadowe powinno byś odrębnie przygotowane na każdy dzień szkoleń dla danej grupy i powinno składać się przynajmniej z zupy, 1 ciepłego dania głównego (w postaci dania mięsnego lub rybnego, ziemniaków lub zamienników w postaci kaszy, ryżu lub frytek) oraz surówki lub gotowanych warzyw, wody i soku, wg następującej gramatury: - porcja zupy 250 ml na osobę - porcja mięsa lub ryby 150 gr. na osobę - porcja ziemniaków/kaszy/ryżu/frytek 150 gr. na osobę - surówki/gotowane warzywa 150 gr. każdego rodzaju na osobę - wody mineralnej niegazowanej - 250 ml na osobę
- sok (min. 2 smaki do wyboru) 250 ml na osobę c) kolacja: Sposób podania kolacja zasiadana. Menu powinno składać się przynajmniej z 1 ciepłego dania (w postaci dania mięsnego lub rybnego), pieczywa lub zamienników (zamienniki: ryż, frytki), surówki lub warzyw oraz wody i soku, a także ciasta i ciepłych napojów (kawa i herbata) wg następującej gramatury: - porcja mięsa lub ryby 100 gr. na osobę - porcja pieczywa/ryżu/frytek 100 gr. na osobę - surówki 100 gr. każdego rodzaju na osobę - wody mineralnej niegazowanej - 250 ml na osobę - sok (min. 2 smaki do wyboru) 250 ml na osobę - ciasto (min. 2 rodzaje) po 150 gr. Na osobę - kawa rozpuszczalna 1 filiżanka 250 ml na osobę - kawa mielona 1 filiżanka 250 ml na osobę - herbata 1 filiżanka 250 ml na osobę - cukier 4 łyżeczki lub 4 saszetki po 2 gr. na osobę - śmietanka do kawy 50 ml na osobę - cytryna do herbaty 1 plasterek na osobę III. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie powinno zostać wykonane w okresie realizacji projektu, tj. od 01.08.2013 r. do 31.01.2015 r. zgodnie z harmonogramem cykli szkoleniowych przedstawionym powyżej. OFERTY CZĘŚCIOWE I WARIANTOWE Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i/lub wariantowych. V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca spełniający następujące warunki: 1 Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 7. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym (przez odpowiedni potencjał techniczny rozumie się zaszeregowanie hotelu przeznaczonego do wykonania przedmiotu zamówienia do kategorii hotelu 3-gwiazdkowego w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) i osobami zdolnymi do wykonywania usługi zgodnie z przedmiotem zamówienia; 8. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia i w tym względzie udokumentuje, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie
prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 30.000,00 zł (słownie: trzydzieści tysięcy złotych 00/100); 9. Nie otwarto wobec niego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości; 10. Nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 11. Nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 12. Wobec którego sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. 13. Nie będący podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym - PGB Human Resources sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowanych wydatków w ramach POKL. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między PGB Human Resources sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu PGB Human Resources sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu lub osobami wykonującymi w imieniu PGB Human Resources sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) Posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w oparciu o oświadczenie, które stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. VI. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wraz z ofertą (przygotowaną na formularzu ofertowym Załącznik nr 1 Wykonawca przekaże Zamawiającemu: 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego; 5) Parafowany projekt umowy, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. VII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający wybierze do realizacji zamówienia Wykonawcę, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów oraz Wykonawca nie zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta nie będzie podlegać odrzuceniu. 2. Oferty oceniane będą według kryterium ceny. Zamawiający wybierze tego wykonawcę, który zaproponuje najkorzystniejszą cenę za realizację przedmiotu zamówienia: 1) W formularzu ofertowym należy podać cenę brutto w PLN. 2) Do porównania ofert będzie brana pod uwagę całkowita cena brutto w PLN. 3) Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna taką, która uzyska najwyższą punktację spośród oceniających. 4) Wykonawca, który przedstawi najniższą cenę w ofercie otrzyma 100 pkt. Inni Wykonawcy odpowiednio mniej według wzoru: C min A n=----------------------- x 100 C n C min - cena minimalna w zbiorze C n - cena oferty badanej A n - liczba punktów przyznana ofercie 5) Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku 3. Podana cena ofertowa nie może ulec zmianie. 4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który uzyskał najwyższą liczbę punktów zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami. 5. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego). 6. W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. VIII. OPIS PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Ofertę należy sporządzić wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane załączniki i oświadczenia. 4. Całość należy trwale spiąć. 5. Ofertę należy opakować w sposób wskazany w pkt. IX.
IX. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1 Ofertę należy złożyć nie później niż do dnia 31.10.2013 r. do godziny 15.00 w wersji papierowej: pocztą, kurierem lub osobiście na adres Biura Projektu: PGB Human Resources sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu 61-888 ul. Składowa 5 2 Oferta musi być złożona w zamkniętej, nieprzezroczystej kopercie z dopiskiem OFERTA USŁUGĘ WYNAJMU POKOI HOTELOWYCH, SALI WYKŁADOWEJ I CATERING - WARSZAWA PGB HR. 3 O ważności składanej oferty decyduje data i godzina wpływu oferty do Biura Projektu. 4 Oferta winna być wypełniona długopisem lub komputerowo, w języku polskim, czytelnie, w jednym egzemplarzu. 5 Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 6 Oferta powinna zawierać pieczęć nagłówkową Oferenta, jego podpis oraz parafy na wszystkich stronach. X. OGŁOSZENIE WYNIKÓW POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty. 2. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wyniku postępowania. 3. Informacja o wyborze oferty zostanie upubliczniona w terminie 3 dni roboczych od dnia ostatecznego terminu składania ofert poprzez zamieszczenie protokołu na tablicy ogłoszeniowej w siedzibie Zamawiającego oraz na jego stronie internetowej www.pgbhr.com zakładka ZAPYTANIA OFERTOWE. 4. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa na przedmiotową usługę szkoleniową. XI. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert, 3. Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 40% od kwoty którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia), 4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 5. Nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez zamawiającego pieczęci i podpisów. XII. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający unieważni postępowanie, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia i w toku podjętych
negocjacji nie dojdzie do porozumienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. XIII ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 OFERTA NA USŁUGA WYNAJMU POKOI HOTELOWYCH, SALI WYKŁADOWEJ I CATERING WARSZAWA Załącznik nr 2 Oświadczenie Załącznik nr 3 - Wzór umowy W imieniu Zamawiającego: Paweł Korzyński Członek Zarządu