Elektroniczny system obiegu dokumentów WDMS biznes uporządkowany System obiegu dokumentów WDMS to nowoczesne narzędzie, usprawniające proces zarządzania dokumentami w każdej organizacji. Zapanowanie nad pokaźnym bankiem danych zamkniętych w dokumentach, w sposób mądry i przemyślany, pozwala skupić się na tym, co dla biznesu jest kluczowe. Właściwa organizacja obiegu dokumentów, ich odpowiednia klasyfikacja i archiwizacja pozwala skutecznie zwiększyć wydajność, a przez to zaoszczędzić sporą ilość czasu i miejsca, przy jednoczesnym ograniczeniu wydatków na prace biurowe. Oprogramowanie, które Państwu proponujemy wprowadzi do każdej organizacji nowy standard pracy administracyjnej. System WDMS został stworzony z myślą o sprawnym i wygodnym zarządzaniu dokumentami oraz informacjami w celu optymalizacji procesów biznesowych. WDMS to system intuicyjny, elastyczny, skuteczny i dzięki temu POTRZEBNY wszędzie tam, gdzie liczy się czas i efektywne działanie. WDMS to biznes UPORZĄDKOWANY.
2 Co możesz zyskać? Eliminuj papierową formę dokumentu minimalizuj koszty wydruku i ogranicz czas fizycznego obiegu dokumentacji Zamieniaj na obraz i rejestruj w systemie ogranicz wydatki na prace biurowe Projektuj e-obieg zapewnij najszybszą ścieżkę akceptacji bez zbędnego przekazywania formy papierowej Nie trać czasu na szukanie zyskaj błyskawiczny dostęp do dokumentu w oparciu o zaawansowaną wyszukiwarkę Zarządzaj uprawnieniami zapewnij poufność danym zamkniętym w dokumentach, chroń je przed niepowołanym dostępem Kontroluj postępy załatwiania spraw bądź na bieżąco i monitoruj efektywność działania poszczególnych pracowników Podejmuj trafne decyzje skorzystaj z raportów, statystyk i błyskawicznego dostępu do informacji Załatwiaj sprawy papierowe także poza siedzibą firmy akceptacja dokumentów on-line przyspieszy proces załatwiania spraw Wesprzyj procesy zarządzania jakością dzięki modułowi TQM standard pracy z dokumentami będzie zgodny z normami ISO Poznaj całą gamę korzyści umów się na prezentację i dowiedz się więcej o możliwościach WDMS. Funkcjonalność WDMS dzięki modułowej budowie umożliwia elastyczne dopasowanie funkcjonalności do potrzeb użytkownika. Rozwiązania są modelowane każdorazowo pod Klienta, co gwarantuje uzyskanie maksimum korzyści jakie daje system. 1. Elektroniczna rejestracja dokumentów i eliminacja postaci papierowej poprzez zamianę na obraz dokumenty różnego typu: faksy, załączniki e-mail, formularze oraz obrazy elektroniczne dokumentów papierowych zostają zarejestrowane w systemie i opisane za pomocą załączonego formularza elektronicznego złożonego z informacji kluczowych zwanych metadanymi. Dokumenty oczekujące na zarejestrowanie oczekują na opisanie w tzw. poczekalni, czyli katalogu stanowiącym zbiór dokumentów już zeskanowanych, pobranych z załączników wiadomości e-mail czy faksów. eliminacja postaci papierowej minimalizowanie kosztu wydruku dokumentów zebranie wszystkich przychodzących dokumentów do jednej bazy 3. Wyszukiwanie dokumentów wg kryteriów użytkownika tworzenie własnych filtrów wyszukiwania wg zaprojektowanych kryteriów. Filtry działają niezależnie a dodatkową pomocą wyszukiwarki jest okno umożliwiające wyszukiwanie pełnotekstowe. błyskawiczny dostęp do danych poprzez wyszukiwarkę łatwiejsze podejmowanie decyzji dzięki statystykom i raportom oszczędność czasu na szukanie wersji papierowych w tradycyjnym archiwum
2. 4. web document management system Metryka dokumentu dla każdego typu dokumentu jest tworzony indywidualny formularz (administrator systemu w porozumieniu z odpowiednim pracownikiem dobiera kryteria i projektuje jego formę w celu zmaksymalizowania funkcjonalności) w momencie wprowadzenia do ewidencji dokument dostaje metrykę, zawierającą kluczowe dla niego dane. Funkcjonalnością wspierającą opis dokumentu w procesie rejestracji jest moduł OCR (Optical Character Recognition), którego zadaniem jest rozpoznanie kluczowych słów identyfikujących zeskanowany dokument. Pozwala to zaoszczędzić czas i zautomatyzować proces rejestracji. Baza podmiotów proces rejestracji dokumentów przebiega równolegle z tworzeniem bazy podmiotów opisanych wg kluczowych danych. Dokumenty trafiające do systemu zostają podpięte i powiązane z odpowiednim podmiotem, a system gromadzi i porządkuje centralną bazę wszystkich danych dotyczących klientów, dostawców czy partnerów biznesowych. 5. kompleksowa wiedza o dokumencie w momencie wprowadzenia do systemu łatwiejsze wyszukiwanie również wg zaawansowanych kryteriów błyskawiczne opisanie parametrami dzięki modułowi OCR dostęp do podmiotów i kontaktów poprzez wyszukiwarkę uporządkowana baza wszystkich dotyczących partnerów biznesowych Workflow (praca grupowa, obieg dokumentu) automatyzacja procesu przekazywania dokumentów i zadań między kolejnymi osobami zgodnie z zaprojektowaną wcześniej ścieżką (modelowanie zadań do wykonania i przypisanie użytkowników). Wdrożenie takiego systemu zastępuje dokumentację papierową lub w znaczny sposób ją redukuje. Jednocześnie każda pozostawia trwały ślad w systemie, co ułatwia monitorowanie etapu załatwiania danej sprawy. eliminacja przekazywania dokumentów w formie papierowej lepsza organizacja pracy redukcja czasu dekretacji dokumentu, lepsze zarządzanie czasem pracy optymalizacja zadań pracowników administracyjnych, monitorowanie ścieżki obiegu dokumentu wiedza na bieżąco o aktualnym miejscu dokumentu komunikaty systemowe informujące o nowym zadaniu, przypominające o zbliżającym się terminie wykonania większy komfort pracy, nowy porządek w podejmowaniu działań zgodnie z priorytetem wykonania 9. Elektroniczne archiwum połączenie papierowych wersji dokumentu z ich elektronicznymi odpowiednikami - są one skanowane, opisywane i przenoszone do systemu komputerowego. Użytkownik z uprawnieniami Administratora, tworzy strukturę katalogów, a następnie określa za pomocą zdefiniowanych ról dostęp do archiwum, np. administrator tworzy katalog dokumentów pt. Faktury kosztowe, gdzie będą grupowane dokumenty typu faktura kosztowa. Dostęp do dokumentu będą mieli użytkownicy poprzez archiwum lub poprzez zadanie oczekujące na realizacje. 6. Obieg spraw wirtualna teczka, do której są podpinane dokumenty dotyczące danej sprawy, czynności zostają przypisane do odpowiednich osób, system narzuca terminy i wyznacza moment zamknięcia sprawy. 7. Wersjonowanie dokumentu wersjonowanie danych formularza lub załączników, zapamiętywane są wszystkie zmiany dokumentu, system rejestruje kto i kiedy dokonał zmian. Pracownik ma możliwość podglądu historii dokumentu i odtworzenia jego stanu z dowolnego punktu czasowego. 8. łatwiejsze zarządzanie i archiwizowanie automatyzacja procesu dzięki wykorzystaniu kodów kreskowych stały dostęp do wszystkich lub wybranych rodzajów zarchiwizowanych dokumentów są widoczne w systemie i przez to łatwe do odszukania delegowanie odpowiedzialności za konkretne zadanie raportowanie terminowości załatwienia sprawy łatwa weryfikacja statusu sprawy zdefiniowany termin załatwienia pracownik zawsze pracuje na najnowszej, aktualnej wersji dokumentu możliwość śledzenia dokonanych zmian, ze wskazaniem daty i osoby odpowiedzialnej za modyfikację Dziennik rejestracyjny dziennik podawczy i nadawczy korespondencji wraz z modułem integracji z Pocztą Polską. bieżący rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej łatwa komunikacja z Pocztą Polską (zautomatyzowany proces wysyłki dokumentacji) 3
4 Ogólna architektura systemu INFRASTRUKTURA PROCESY ORGANIZACJA Usługi WDMS Usługi zewnętrzne Sekretariat Oferty, umowy, Poczta,... Umowy, CV, Wnioski,... Oferty, umowy,... Faktury, Umowy,... Dokumenty,... Dokumenty,... ISO ITQM Rejestr umów Miękki HR Podpis elektroniczny Faktura elektroniczna Instrukcja kancelaryjna WDMS Web Client SOA / Web Services Microsoft Office (lub inne) Microsoft Sharepoint Kadry Rejestracja dokumentów Dekretacja Sprawa Rejestracja pism Tworzenie nowych dokumentów OCR Dział handlowy Obsługa sprawy Tworzenie notatek Tworzenie innych dokumentów Wyszukiwanie Tworzenie bazy kontaktów ERP Aplikacje biznesowe Tworzenie zadań Monitorowanie Księgowość Weryfikacja sprawy WDMS Search Server Active Directory E-usługi (XML, SOAP, WebServices) Produkcja Archiwum zakładowe Klasyfikacja Nadawanie uprawnień Wyznaczanie zadań Wysłanie odpowiedzi do kontrachentów Poczta tradycyjna Usługi webowe E-mail Procesy biznesowe (workflow) Fax Skaner Oddziały Przedsiębiorstwa współpracujące Dokumenty,... Elektroniczna skrzynka podawcza Drukarki kodów kreskowych Oprogramowanie biurowe Systemy bazodanowe Urządzenia biurowe
5 Wdrożenie i modele licencjonowania Jedną z kluczowych zalet systemu WDMS jest możliwość wyboru formy użytkowania - prosty system licencjonowania lub zamówienie usługi w chmurze my zapewnimy niezbędną infrastrukturę w jednym z najnowocześniejszych centrów danych w Polsce Infomex Data Center. System licencyjny wybierz najkorzystniejszy pakiet funkcjonalny dla Twojej firmy. Tradycyjny system licencjonowania systemu WDMS to dwa pakiety funkcjonalne do wyboru wersja Standard oraz wersja Enterprise. Zakup licencji uprawnia do bezterminowego korzystania z wybranego pakietu, tak więc jeśli posiadasz już własną infrastrukturę serwerową ta opcja spełni Twoje oczekiwania. Pakiety i funkcjonalności: Wersja Standard rejestrowanie dokumentów formularze elektroniczne ścieżki dekretacji i akceptacji dokumentów wyszukiwanie wg kryteriów zadania pracownika i przypomnienia archiwizowanie Wersja Enterprise: rejestrowanie dokumentów formularze elektroniczne ścieżki dekretacji i akceptacji dokumentów wyszukiwanie wg kryteriów zadania pracownika i przypomnienia archiwizacja integracja z innymi systemami firmy moduł OCR integracja z pocztą elektroniczną rozwiązania pod konkretne wymagania Klienta WDMS w modelu SaaS to rozwiązanie oparte platformę Cloud Computing w Data Center Infomex. Skorzystaj z abonamentowego modelu użytkowania systemu, bez konieczności inwestowania w sprzęt czy licencje. Dzięki temu koszty zakupu systemu są rozliczane w formie regularnie płaconego abonamentu. WDMS Cloud to rozwiązanie pozwalające uniknąć czasochłonnej procedury wdrożenia dzięki temu zyskujesz czas a wszelkie problemy sprzętowe zostawiasz po naszej stronie. Więcej o Data Center Infomex znajdziesz na www.dcinfomex.pl SaaS Co możesz zyskać? Obniżenie kosztów Oszczędność czasu na wdrożenie Ograniczenie wydatków na sprzęt Najwyższą gwarancję bezpieczeństwa zasobów (nowoczesne Data Center Infomex) Dostęp on-line non stop Aktualizacje po stronie administratora Skalowalność zwiększanie i zmniejszanie ilości licencji wg potrzeb Mobilny dostęp do systemu wygoda pracy Opieka wykwalifikowanego zespołu inżynierów helpdesk w systemie 24/7 Chcesz wiedzieć więcej o WDMS Cloud skontaktuj się z naszym konsultantem: wdms@infomex.pl Infomex Sp. z o.o. Dział Oprogramowania Biznesowego ul. Strażacka 81 43-382 Bielsko-Biała tel: (+48 33) 484 32 00 fax: (+48 33) 475 11 06 e-mail: biuro@infomex.pl